5 elementos esenciales de un contrato de agencia de marketing bien redactado

Las empresas importantes conllevan riesgos. Este es especialmente el caso cuando se trata de aportes de más de una parte. En estos casos, se necesita una garantía de compromiso con la tarea y desempeño a un nivel acordado. Esto, en esencia, es de lo que se trata un contrato.

Tan importante como tener un contrato, es tener el contrato correcto que cubra todo. Si no ofrece lo que usted requiere respaldando la dedicación de su socio al proyecto, también podría haberles ahorrado a todos la molestia de firmarlo.

Hoy examinaremos los cinco requisitos esenciales para un buen contrato de agencia de marketing. Primero, examinaremos por qué son esenciales en el trabajo de una agencia de marketing.

¿Por qué las agencias de marketing necesitan contratos?

Hay tres razones por las que los contratos de marketing son tan cruciales, independientemente del área de servicios de marketing que se esté discutiendo:

1. Evitan que el cliente de una agencia intente variar los principios acordados. Las personas pueden tratar de manipular los recuerdos a su favor, por lo que tener un registro objetivo en el que se pueda demostrar que se inscribieron puede ser invaluable para mantener a raya a los clientes más descarriados. Los consiguientes beneficios de no tener que discutir sobre lo acordado son enormemente significativos.
2. Aseguran a los clientes la consistencia de la posición y el enfoque de la agencia. Desde esta perspectiva, pueden convertirse en una especie de ayuda de ventas: se le da al cliente la seguridad de que lo que se prometió en las reuniones iniciales es en realidad lo que se va a suministrar. Aquí es donde la agencia debe explicar que el contrato es una herramienta útil para todos los interesados.
3. Funcionan como ayuda para la memoria. Con la mejor voluntad del mundo, las personas y las empresas pueden tener dificultades para recordar las condiciones precisas que se aplicaron al acuerdo, especialmente cuando esos acuerdos pueden diferir de un cliente a otro (como es el caso del 83% de las agencias). Es de gran ayuda tener a mano las directivas más destacadas del acuerdo, y los contratos pueden satisfacer esta necesidad.

Pasemos ahora a los cinco elementos clave de un contrato de agencia de marketing.

1. Presenta a todos

El contrato debe tener una sección dedicada a quién entra en el arreglo. Esta tiene que ser su identidad legalmente correcta, junto con su dirección y, a veces, el medio de comunicación preferido.

Puede parecer un poco redundante mencionar esto; después de todo, es un punto bastante básico. Sin embargo, es probablemente la parte más importante del contrato. Muchos son los casos en los que los detalles incorrectos anularon un contrato o, al menos, lo inutilizaron.

Una vez incluidos los nombres correctos, se pueden sustituir los términos “cliente” y “contratista” para simplificar las cosas, siempre que esta sustitución se haga explícita en la redacción del contrato.

También es posible que desee incluir algunas palabras sobre su negocio y lo que está en el negocio de ofrecer en general. No importa en qué área de operaciones de marketing estés, nunca está de más enfatizar.

2. Los fines y medios

Aquí es donde comienza el meollo del asunto. Tiene que haber un registro claro de lo que el acuerdo está diseñado para lograr. Esto puede comenzar como un deseo general de ver, por ejemplo, un mayor tráfico al sitio web del cliente. Luego debe seguir una lista de cómo se logrará esto.

Como parte de esto, debe haber una representación sólida de quién hará qué en el curso de la entrega de los bienes.

Esta sección debe incluir:

1. El alcance de lo que está cubierto

Este es un resumen completo de lo que la agencia traerá a la mesa. Debe haber una idea de las estrategias de marketing (incluidos los materiales necesarios), los conceptos creativos y los servicios de terceros que se requerirán. Puede incluir lo que está proponiendo en forma de análisis del sitio web, análisis de la competencia, etc.

También debe tener lo que necesita ver del cliente y cuántas revisiones del resumen se permitirán.

No tenga miedo de incluir demasiados detalles. Cuanta más información determinante pueda incluir en esta sección del contrato, menos margen de maniobra para un cliente que no coopera más adelante.

Tenga cuidado con la jerga: el marketing tiene su parte justa, y estos términos están abiertos a debate, especialmente cuando se refieren a personas que desconocen el lenguaje de la industria.

2. Duración

Las fechas de inicio y finalización son válidas aquí si el contrato cubre una relación de duración determinada. Debe quedar claro que la fecha de finalización determina el cese de los arreglos, no el estado del proyecto. En otras palabras, si el proyecto no está terminado, todavía es un adiós.

Alternativamente, si su agencia se contrata de manera retenida, con el acuerdo de obtener hasta que se complete el proyecto, esto debe especificarse, junto con una idea clara y acordada de lo que constituye la finalización del proyecto.

Por supuesto, el cliente a menudo necesita que el proyecto esté terminado para una fecha en particular, por lo que no tiene opción de dejar el proyecto sin terminar, incluso si la fecha de finalización está sobre usted. Para este tipo de compromiso, generalmente es aceptable cobrar una tarifa más alta.

Incluya también cualquier información relativa a las renovaciones. ¿Son posibles? En cuyo caso, ¿qué debe hacer el cliente?

3. Extras

Definitivamente vale la pena tomar nota de lo que no está cubierto. Por ejemplo, si está comprometido a hacer algún trabajo en el sitio web pero no se compromete a realizar ningún análisis de SEO o PPC, será sensato mencionar esto aquí. Además, incluya cuánto será este servicio adicional, junto con información sobre el período de notificación que se aplica antes de la implementación.

Puede ser una buena idea volver a la propuesta inicial que se le hizo al cliente para enumerar lo que se está entregando.

Consejo profesional: la mejor manera de obtener una propuesta clara es usar un software de redacción de propuestas.

3. Tuercas y tornillos

Esta es la información del contrato que efectivamente mantiene unido el contrato. Hay una amplia gama de posibles inclusiones aquí, pero algunas de las claves son las siguientes.

1. Calendario de pagos

El cliente debe pagar cantidades específicas en determinadas fechas.

Los pagos atrasados ​​son un flagelo de todas las industrias, no solo del marketing. Puede tener la mejor oportunidad de obtener esos pagos vitales cuando los necesite y supervisar una operación de ingresos saludable si tiene claro cuándo los espera.

El cronograma de pagos puede estar basado en pagos mensuales o en el logro de alcanzar diferentes etapas. Si es lo último, esos hitos deben trazarse.

Además de esto, puede usar esta sección del contrato para ilustrar lo que sucede en un escenario de pago atrasado. ¿Qué cargos adicionales podrían cobrarse? ¿Qué restricciones en el servicio podrían resultar? Pinte la imagen infeliz aquí y no deje al cliente ninguna duda sobre la gravedad de un pago atrasado para ellos y el acuerdo en su conjunto.

Mientras realiza los pagos, no olvide un ingrediente elemental pero crucial: ¿qué moneda se prefiere? Es un mundo interconectado, lo que puede llevar a todo tipo de confusión.

2. Informes y comentarios

El cliente querrá estar actualizado sobre el progreso del proyecto. Incluya con qué frecuencia se emitirán los informes y qué áreas se cubrirán. Además, incluya lo que el cliente debe hacer para obtener los datos personalizados y si se le cobrará algún cargo por ello.

3. Disponibilidad del contratista

Incluye el horario de apertura de tu negocio. Si el cliente quiere comunicarse un domingo por la noche cuando su empresa no está normalmente en funcionamiento, esto podría resultar un problema a menos que se le informe al cliente que esto no es sostenible desde el principio y se represente como tal en el contrato.

Alternativamente, el contrato puede dejar en claro que usted, a cambio de un compromiso financiero adicional del cliente, acordó brindar un servicio fuera del horario de atención. Nuevamente, sea preciso. Si esto solo continúa hasta las 9 p. m., asegúrese de que eso es lo que dice el contrato. O si el único contacto que estará disponible es por correo electrónico, especifíquelo.

4. Disputas y Terminaciones

Los acuerdos, como la vida, no siempre salen según lo planeado. Incluso el contrato mejor diseñado puede dar lugar a que los arreglos se desmoronen. Esto puede deberse a un cambio de personal oa un deterioro de las circunstancias que haga insostenible el nivel de compromiso acordado.

En ocasiones, estas variaciones pueden resolverse con un contrato modificado. A veces, sin embargo, las cosas no salen tan amistosamente. Para estos tiempos, tiene que haber una ruta trazada por la cual se puedan abordar los desacuerdos.

Esto podría incluir la provisión de un enlace directo entre los jefes de negocios y/o la presentación de una serie de reuniones en presencia de un mediador.

Los próximos pasos a partir de entonces suelen incluir acciones legales y, si bien es del interés de todos evitar estos asuntos costosos y que consumen mucho tiempo, debe indicarse en el contrato que su empresa se reserva el derecho de seguir este camino en caso de que se agoten otros medios.

Si todo termina un poco distópico, deberá estar preparado para presionar el botón de finalización. Si parece que la rescisión es el único camino a seguir, debe haber una descripción inequívoca de qué hacer para lograrlo y cuándo puede ser invocado por cualquiera de las partes. Nuevamente, no es una opción a favor, pero todos tenemos que esperar lo mejor y prepararnos para lo peor.

5. Elementos legales

Hay tres áreas legales importantes que debe incluir.

1. Confidencialidad

Un contrato incluirá información confidencial para ambas partes, por lo que todos los signatarios deben comprometerse a mantener segura esa información. Cualquier información que cualquiera de las partes desee mantener confidencial debe exponerse. Esto podría incluir tarifas de agencia, por ejemplo, o los objetivos comerciales o secretos comerciales del cliente.

2. Derechos de autor

Cuando el trabajo esté terminado, ¿quién será el dueño de qué? Tiene que haber claridad sobre esto, ya que las disputas de derechos de autor mantienen a los tribunales bastante ocupados. De hecho, hay aproximadamente 12,000 casos de derechos de propiedad intelectual presentados en los EE. UU. cada año.

Además, incluya cualquier propiedad de terceros del producto o proceso.

3. Indemnización

Aquí es donde se incluye en el contrato alguna cláusula de protección en caso de que se produzca un desarrollo imprevisto que tenga un impacto negativo y por el cual su empresa pueda ser responsable.

Supongamos que completó un proyecto de redes sociales para su cliente, pero debido a un desarrollo global fuera de su control, hay aspectos de su trabajo que ahora son contraproducentes.

Puede protegerse contra tales sucesos con el uso de una cláusula de indemnización. Asegúrese de obtener su respaldo legal para revisarlo y asegurarse de que le brinde la protección que desea. Una excelente forma de avanzar es utilizar una plantilla de contrato, como este ejemplo de acuerdo de indemnización de PandaDoc.

Conclusión

Entonces, eso es prácticamente todo cubierto. Corrección: esas son las áreas clave cubiertas. Cada contrato de marketing tendrá su propia área de interés, y depende de usted asegurarse de que la actividad que se inicia esté cubierta adecuadamente por el contrato que se aplica.

Sin embargo, al adherirse a estos cinco elementos esenciales, estará en un buen punto de partida.