이벤트 장소를 찾는 방법: 확인해야 할 6가지 중요한 상자

요즘 참석자들은 이벤트 경험에서 많은 것을 기대합니다. 호텔 회의실이 Dreamforce의 대형 유람선으로 탈바꿈하여 참석자들은 경외감을 느꼈습니다. 그러나 이러한 놀라운 장소는 장소를 이벤트에 적합하게 만드는 기본적인 측면 없이는 아무 것도 아닙니다.

이벤트 장소를 선택하는 것보다 적절한 크기의 장소를 찾는 것보다 더 많은 것이 있습니다(프로세스의 일부이긴 하지만).

이벤트 장소를 결정하기 전에 확인해야 하는 몇 가지 상자가 있습니다. 기술 요구 사항, 물류 문제, 물론 비용입니다.

장소를 잘못 선택해서 불편한 위치나 값비싼 장소에서 열리는 이벤트에 누가 참석하고 싶습니까? 헤드라인을 사로잡는 스피커는 이러한 요소를 고려하지 않고는 별 의미가 없습니다.

장소를 선택할 때 고려해야 할 6가지 중요한 요소 목록과 함께 선택 과정을 더 쉽게 만드는 데 사용할 수 있는 도구 및 목록을 작성했습니다.

1. 참석자를 위한 편리한 위치

이벤트의 위치는 계획 단계에서 고려해야 할 가장 중요한 요소 중 하나입니다. 잠재적인 등록자는 참석 여부를 결정할 때 여행 비용과 편의를 고려할 것입니다.

아직 초기 계획 단계에 있고 어떤 도시를 컨퍼런스로 선택해야 할지 잘 모르겠다면 SmartAsset은 경제성, 공항과의 거리, 폭력 범죄를 기준으로 2017년 기준으로 미국의 상위 10개 컨퍼런스 목적지 목록을 제공합니다. 요금 및 숙박 가능 여부:

SmartAsset의 상위 25개 회의 대상 목록(출처)

지리적 위치를 결정했으면 다음 기준에 따라 장소를 선택해야 합니다.

• 가격
• 공항과의 거리
• 교통 옵션(나중에 자세히 설명)
• 용량(나중에 자세히 설명)
• 시내 접근성(레스토랑, 바, 호텔 등)

소규모 지역 행사를 주최하는 경우 수십 명의 타주 참석자를 주최하거나 공항에 쉽게 접근할 수 있는 호텔이 필요하지 않습니다. 지역 공연장을 볼 때 주요 관심사는 공연장의 크기, 비용 및 교통 수단입니다.

Cvent, SocialTables 및 EventUp 장소 검색 엔진은 전국 장소에 대해 알아야 할 모든 것을 찾는 완벽한 도구입니다.

2. 행사장 수용인원 및 추가객실

이벤트 장소를 선택할 때 필요한 수용 인원을 과소평가하는 것보다 과대평가하는 것이 좋습니다.

예를 들어 이벤트에 최소 300명의 참석자가 참석할 것으로 예상되는 경우 행사장 수용 인원은 350~400명에 적합해야 합니다. 이것은 일부 참석자가 당일에 나타나 등록하는 경우 추가 참석자를 수용하는 데 필요한 호흡 공간을 제공합니다.

추가 소회의실을 제공하는 장소를 선택하는 것도 도움이 됩니다. 이러한 종류의 유연성은 용량 문제가 발생할 때 도움이 됩니다. 이상적이지는 않지만 이벤트에 더 많은 사람들이 편안하게 모일 수 있도록 메인 이벤트를 이러한 소규모 회의실로 스트리밍할 수 있습니다.

Cvent 공연장 검색 엔진과 같은 도구 덕분에 잠재 공연장과 접촉하기 전에 공연장 수용 인원을 조사할 수 있습니다. 이 방법을 사용하면 모든 정보를 얻기 전에 커밋해야 한다는 압박 없이 장소 후보 목록을 만들 수 있습니다.

3. 대규모 그룹을 위한 WiFi 기능

우리는 더욱 연결된 세상에 살고 있으며 Wi-Fi 연결은 이벤트를 포함한 모든 형태의 비즈니스에서 생산성을 위한 필수 요소입니다. 이벤트 플래너와 호스트가 인터넷에 일관되게 연결하는 것이 중요합니다. 최고의 장소에서는 행사 당일 Wi-Fi를 사용할 수 있습니다.

그러나 모든 호텔 투숙객이 사용할 수 있는 표준 호텔 연결로는 게스트의 모든 트래픽을 처리하기에 충분하지 않을 수 있습니다. 그렇기 때문에 참석자를 위한 전용 WiFi 신호에 대해 문의하는 것이 중요합니다. 대부분의 호텔에는 이벤트 전용 WiFi 신호가 있지만 반드시 확인해야 합니다.

WiFi 속도도 중요합니다. 특히 비디오 스트리밍을 계획하거나 라이브 트윗 및 기타 소셜 미디어 사용을 위해 이벤트 기간 동안 많은 전화 사용량이 예상되는 경우에 중요합니다. 더 높은 수준의 트래픽을 처리하려면 데이터 전송 속도가 8~12Mbps(초당 메가비트) 이상으로 유지되어야 합니다. 장소에 속도에 대해 문의하고 이벤트 네트워크에서 속도 테스트를 실행해도 괜찮은지 확인하십시오.

장소의 인터넷 속도를 테스트해야 하는 경우 이를 위해 만들어진 무료 도구가 있습니다.

• 속도 테스트
• Fast.com
• 스펙트럼 속도 테스트

마지막으로 비용에 대해 알아보겠습니다. 이벤트에서 Wi-Fi는 무료가 아니지만 많은 비용을 들일 필요는 없습니다. ASAE에 따르면 이러한 비용을 완화하는 데 도움이 되는 몇 가지 방법이 있습니다.

• 광고주에게 WiFi 후원 판매
• Wi-Fi를 사용하는 손님에 대한 요금 추가

4. 교통 및 주차 옵션

아무도 거기에 갈 수 없다면 이벤트가 무슨 소용이 있습니까?

장소를 선택할 때 다음과 같이 사용 가능한 모든 교통편 옵션을 명확히 하십시오.

• 지하철 서비스
• 버스 노선
• 호텔에서 도보 거리
• 승차 공유 가능(Uber, Lyft, Fasten, Sidecar 등)

대중 교통 지도 앱에 대한 대중 교통 시간 및 권장 사항과 함께 이 교통 정보를 게스트에게 제공하십시오.

워싱턴 DC, 뉴욕시, 보스턴 지하철 노선도(출처)

이러한 교통 수단 중 일부는 이벤트 참석자에게 특별 할인과 할인을 제공할 수도 있습니다. 예를 들어 Uber는 참석자를 위한 승차권을 생성할 수 있는 UberEvents 시스템을 제공합니다. 이 라이드 패스는 귀하가 설정한 특정 한도까지 교통비를 충당하므로 참석자가 이벤트에 쉽게 참석할 수 있습니다.

일부는 걷거나, 대중 교통을 이용하거나, 승차 공유를 이용하여 행사에 참석할 수 있지만 많은 사람들은 여전히 ​​운전할 것입니다.

장소를 고려할 때 주차는 주의해야 할 또 다른 기능입니다. 장소에 지정 주차장이 없다면 어떤 종류의 지역 주차 옵션을 이용할 수 있습니까? 주차장이 있습니까? 넓은 노상 주차장?

지역 주차장과 거래하여 특정 공간을 예약하고 그 비용을 운전할 계획인 사람들을 위한 티켓 거래에 포함할 수 있습니다. 이는 주차 비용이 전체 비용 또는 할인된 가격(후자가 바람직함)으로 서비스로 추가되는 장소 소유의 유료 차고에도 적용됩니다.

주차를 확보하기 위해 그렇게 멀리 갈 필요는 없지만 여전히 손님이 운전하기 편리하도록 만들고 싶다면 행사 웹사이트에서 행사장 주변에 저렴한 주차 공간을 찾는 데 도움이 되는 주차 앱을 추천해 보십시오.

5. 어메니티

귀하의 행사장은 행사를 주최할 공간 외에 무엇을 제공해야 합니까? 이러한 추가 편의 시설에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• A/V 장비 : A/V 장비를 빌리거나 구입하는 것은 비용이 많이 들고 이벤트 장소에 사용할 수 있는 조명, 스피커, 마이크 및 비디오 장비가 이미 있는 경우 비용을 절약하는 데 도움이 됩니다. 그렇다면 행사장은 패키지 거래의 일부로 장비를 제공할 가능성이 큽니다.
• 테이블과 의자 : A/V 장비와 마찬가지로 테이블과 의자를 직접 제공하면 주머니에서 더 많은 돈을 빌릴 수 있습니다. 이 테이블과 의자를 모두 행사장으로 옮기는 데 드는 교통비는 말할 것도 없습니다. 이러한 편의 시설이 이미 갖춰져 있는 장소를 찾는 것이 좋습니다.
• 케이터링 : 손님에게 음식을 제공할 계획이라면 외부 케이터링 서비스와 계약하거나 가능한 경우 장소의 케이터링을 이용할 수 있습니다. 장소에 따라 음식 서비스는 장소 예약과 함께 포장되는 경우 비용이 저렴할 수 있습니다. 요금을 비교하려면 지역 케이터링 업체에 문의하세요.

이러한 편의 시설은 모두 외부 소스를 사용하여 사용할 수 있지만 앞에서 언급한 것처럼 장래의 장소에서 제공하는 경우 장기적으로 비용을 절약할 수 있는 패키지 거래를 실행하는 것이 가장 좋습니다.

6. 이벤트 날짜 유연성

일이 항상 계획한 대로 이루어지지는 않습니다. 긴급 상황이 발생하고 날씨가 항상 협조하지 않으며 일정이 항상 맞지 않습니다.

그렇기 때문에 일정을 유연하게 계획할 수 있는 장소를 선택하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 이벤트에 날짜 변경이 필요할 수 있는 경우 비가 오는 날짜로 사용할 해당 시간에 몇 개의 오픈 날짜가 있는 장소를 예약하는 것이 도움이 됩니다.

이것은 모든 장소에 대한 어려운 요청이며 장소가 청구서를 지불하기 위해 전체 일정이 필요하기 때문에 거래를 성사하거나 파기해서는 안 된다는 점을 이해하십시오.

그러나 빈 날짜가 몇 개 있는 장소를 발견하면 할인된 가격으로 나중 날짜로 일정 조정 정책을 시도하십시오. 이렇게 하면 장소에서 추가 날짜를 잡아도 돈을 잃지 않고 문제가 발생할 경우 이벤트를 취소할 필요가 없습니다.

주요 행사는 항상 몇 개월에서 1년 전에 미리 계획하기 때문에 예상 장소에 유연한 날짜 목록을 제공하면 피크가 아닌 날짜를 찾고 비용을 가장 많이 절약할 수 있는 날짜를 찾는 데 도움이 됩니다.

다른 이벤트 계획 리소스를 확인하십시오.

이제 이벤트 장소를 선택했으므로 최고의 이벤트 경험을 보장하기 위해 "이벤트 계획을 위한 10단계 가이드"의 나머지 단계를 따르십시오.