Cara Menggunakan Otomatisasi Pemasaran & CRM untuk Kualifikasi Prospek

Kita semua mengharapkan penjualan dan pemasaran menjadi lebih mudah dengan teknologi. Platform CRM dan otomasi pemasaran yang kuat adalah alat yang terbukti untuk menghemat waktu dan menghasilkan hasil yang lebih baik, baik mengotomatiskan bagian dari manajemen media sosial kami, melacak analitik pemasaran secara real-time, atau mengelola situs web kami tanpa perlu bergantung pada ketersediaan tim TI (atau kurangnya daripadanya).

Jadi, bagaimana dengan pelacakan dan kualifikasi prospek? Kita berbicara tentang lebih dari menggeneralisasi mereka menjadi "prospek panas", "prospek dingin", dan kategori "lainnya" yang terkenal tidak jelas.

Platform CRM yang kuat dan alat otomatisasi pemasaran adalah cara terbaik untuk menentukan dan mengelola prospek serta menghilangkan proses manual. Tidak hanya itu, mereka juga merupakan cara terbaik untuk mencapai ROI yang lebih besar.

Langkah-Langkah untuk Memenuhi Syarat Leads

Pertama-tama mari kita lihat langkah-langkah yang diperlukan untuk memenuhi syarat prospek baru untuk melihat apakah mereka cocok. Ini jelas tergantung pada jenis dan ukuran bisnis Anda, ukuran tim Penjualan Anda, dan seberapa bersemangat mereka untuk mendapatkan prospek baru. Untuk klien industri kami yang kompleks, proses ini biasanya memiliki dua langkah utama.

LANGKAH 1: Tentukan Prospek

Antara Pemasaran dan Penjualan, sepakati kriteria apa yang akan digunakan untuk menentukan Prospek, Prospek yang Memenuhi Syarat Pemasaran (MQL), dan Prospek yang Memenuhi Syarat Penjualan (SQL). Tim Penjualan Anda akan segera putus asa jika "prospek" Pemasaran yang diteruskan tidak memenuhi syarat untuk menjadi pelanggan potensial, dan Pemasaran akan putus asa jika prospek ini tidak menghasilkan penjualan yang sebenarnya.

Sebagai penyegaran cepat, MQL adalah prospek yang lebih mungkin menjadi pelanggan daripada yang lain berdasarkan seberapa baik mereka memenuhi kriteria tertentu dari profil pelanggan ideal Anda, seperti ukuran perusahaan, geografi, industri, tipe persona pembeli, dll.

SQL melangkah lebih jauh dengan mengkategorikan apakah mereka memenuhi kriteria penjualan minimum Anda atau telah menunjukkan melalui keterlibatan mereka bahwa mereka mungkin siap untuk menyelesaikan masalah, mempelajari lebih lanjut tentang apa yang Anda tawarkan, atau mendekati keputusan pembelian.

LANGKAH 2: Sejajarkan Formulir Konversi Anda

Kembangkan strategi formulir konversi situs web yang mengajukan pertanyaan yang tepat untuk memenuhi syarat prospek berdasarkan kriteria kualifikasi prospek yang Anda setujui. Pastikan untuk tidak mengajukan terlalu banyak pertanyaan karena bagian dari proses kualifikasi prospek atau prospek Anda akan dimatikan dan meninggalkan formulir.

Melacak Prospek saat Mereka Menjadi Berkualitas

Setelah Anda menentukan cara memenuhi syarat prospek, langkah selanjutnya adalah membuat protokol tentang cara melacak MQL dan SQL, menindaklanjutinya, dan melaporkan kembali ke Pemasaran tentang statusnya. Dengan begitu kedua tim tahu apakah mereka perlu dibina lebih lanjut, apakah mereka telah berubah menjadi peluang baru atau, lebih baik lagi, jika mereka menjadi pelanggan baru!

LANGKAH 1: Sentralisasi Data

Tanpa CRM terpusat yang benar-benar digunakan oleh tim Penjualan, dan formulir konversi situs web yang terintegrasi dengan CRM Anda, melacak prospek situs web baru bisa menjadi proses yang cukup membosankan. Ini terutama benar jika Anda mengonversi banyak prospek setiap hari dan jika mereka kembali untuk kedua atau ketiga kalinya.

CRM terpusat yang terintegrasi dengan perangkat lunak otomatisasi pemasaran memungkinkan Anda menyimpan, mengurutkan, dan mengatur prospek dalam satu sistem.

Jika Anda belum menggunakan CRM, solusi potensial adalah menggunakan Google Spreadsheet yang dapat dilihat dan digunakan kedua tim secara real-time. Saat prospek baru datang melalui situs web Anda, Pemasaran dapat menambahkannya dan memperingatkan Penjualan jika mereka merasa memenuhi syarat. Pastikan juga untuk menambahkan prospek offline, baik menggunakan spreadsheet atau CRM. Penjualan kemudian dapat memperbarui status prospek secara manual saat mereka memulai upaya koneksi mereka.

Namun, tentang upaya penyambungan tersebut...Anda dapat mengirim prospek yang dikumpulkan secara manual melalui email, tetapi pastikan Anda mematuhi persyaratan hukum CAN-SPAM. Beberapa persyaratan untuk pemasaran email termasuk tidak menggunakan informasi tajuk yang menyesatkan atau baris subjek yang menipu, memberi penerima cara untuk memilih keluar dari email mendatang dan segera memenuhi keinginan tersebut, memberi tahu mereka lokasi Anda, dan banyak lagi.

Terlalu mudah untuk mengabaikan permintaan penyisihan saat mengelola prospek secara manual. Otomatisasi pemasaran CRM + dapat membantu Anda mematuhi Undang-Undang CAN-SPAM dan dapat membuat investasi menjadi sepadan, mengingat pelanggaran dapat dikenakan denda hingga $43.792 per instans.

LANGKAH 2: Handoff yang Efektif

Saat prospek yang dilacak mengubah kembali atau memberikan informasi tambahan, CRM dapat memperbarui informasinya secara otomatis sehingga prospek yang baru memenuhi syarat (MQL atau SQL) dapat diteruskan ke Penjualan.

Jika Anda masih terjebak menggunakan Google Spreadsheet dan tim Penjualan Anda tidak mendapatkan cukup SQL, mereka harus bekerja pada MQL yang lebih maju. Demikian juga, jika mereka tidak memiliki cukup MQL, mereka harus bekerja untuk mengevaluasi lebih lanjut prospek baru yang bisa menjadi MQL, jika mereka tahu lebih banyak tentang mereka.

Bagian tersulit saat menggunakan Google Spreadsheet jelas adalah pemeliharaan manual — membuat Penjualan benar-benar menggunakan alat ini, dan menjaganya agar tetap diperbarui dan akurat.

Kedengarannya menyakitkan sebagai proses manual, bukan? Mungkin ini adalah kenyataan Anda dan, jika demikian, saya merasakan sakit Anda.

PELAJARI LEBIH LANJUT: 7 Tips untuk Implementasi HubSpot CRM yang Efektif

Bagaimana Otomasi Pemasaran Membuat Kualifikasi Prospek dan Pelacakan Prospek Lebih Mudah dan Lebih Cepat

Seperti yang telah kami tunjukkan, ada cara yang lebih baik untuk melakukan semua ini, dan sudah ada untuk sementara waktu.

Platform terintegrasi seperti HubSpot CRM mencakup otomatisasi pemasaran yang dapat menghilangkan sebagian besar pekerjaan manual dan mengotomatiskan proses secara real-time, memungkinkan Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mempersiapkan panggilan penjualan dan mengirim email, dan memberi Anda lebih banyak waktu untuk benar-benar melakukannya.

Anda dapat menemukan informasi yang Anda butuhkan dengan cepat untuk tindak lanjut atau personalisasi karena panggilan penjualan, email, atau catatan dapat dipublikasikan secara otomatis ke garis waktu kontak di HubSpot CRM. Mampu melihat seluruh riwayat komunikasi prospek, keterlibatan, dan informasi perusahaan secara sekilas adalah keuntungan utama dan memberikan wawasan yang tak ternilai tentang di mana prospek berada dalam perjalanan pembeli mereka.

Inilah bagaimana manajemen prospek dan proses penjualan berubah saat Anda memanfaatkan kekuatan otomatisasi.

KUALIFIKASI LEAD OTOMATIS

Kriteria Anda untuk definisi Prospek, MQL, dan SQL dibangun ke dalam perangkat lunak otomatisasi Anda, sehingga saat prospek baru dikonversi, perangkat lunak dapat secara otomatis memperbarui tahap siklus hidup prospek berdasarkan informasi yang dia berikan.

CRM dapat melacak keterlibatan prospek dengan situs web dan email Anda untuk menentukan apakah mereka memenuhi syarat penjualan, dan mereka juga dapat diberi skor prospek secara otomatis. Skor prospek dihitung menggunakan kriteria khusus yang Anda tetapkan berdasarkan perilaku , seperti terlibat dengan tautan email, melihat halaman web tertentu, mengunduh konten, dll. Jika prospek memenuhi serangkaian tindakan yang ditentukan dan mencapai skor prospek tertentu, alur kerja dapat dipicu yang memberi tahu perwakilan Penjualan Anda.

TANGKAP LEAD OTOMATIS

Alih-alih mengimpor prospek secara manual ke CRM Anda atau menambahkannya ke Google Spreadsheet, perangkat lunak otomatisasi pemasaran memungkinkan Anda menggunakan formulir khusus yang secara otomatis menangkap konversi prospek baru dari situs web Anda. Anda bahkan dapat membuat formulir progresif yang mengajukan pertanyaan kualifikasi tambahan dari waktu ke waktu. Ini bisa sangat kuat!

PELACAKAN & PELAPORAN LEAD OTOMATIS

Riwayat prospek dan perubahan dalam tahapan siklus hidup, seperti dari MQL ke SQL, berkembang dengan sendirinya dan sistem dapat mengirimkan peringatan yang disesuaikan ke staf penjualan yang sesuai untuk ditindaklanjuti. Penjualan kemudian memiliki wawasan real-time tentang prospek apa yang menarik minat dan dapat membuat komunikasi mereka sangat relevan dan paling membantu — meningkatkan kemungkinan untuk menutup kesepakatan.

CRM memberi tahu tim Pemasaran Anda apakah prospek telah menjadi peluang atau pelanggan tertutup, atau apakah mereka perlu dikembangkan lebih lanjut.

Ini adalah ikhtisar tingkat tinggi tentang manfaat yang Anda peroleh menggunakan otomatisasi. Ya, otomatisasi tidak gratis, tetapi jika Anda memperhitungkan waktu manual yang Anda hemat antara Pemasaran dan Penjualan dikombinasikan dengan lebih sedikit peluang yang hilang, dan jika itu membebaskan tim Penjualan Anda untuk bertindak berdasarkan prospek yang paling memenuhi syarat, itu pasti membayar untuk dirinya sendiri !

Kualifikasi dan pelacakan prospek hanyalah satu dimensi dari strategi pemasaran dan penjualan masuk. Untuk mempelajari lebih lanjut, lihat sumber daya kami, Perjanjian Tingkat Layanan Pemasaran & Penjualan: Tur Terpandu dan temukan bagaimana SLA dapat menyelaraskan pemasaran dan penjualan untuk mencapai tujuan bisnis.