Komunikasi Asinkron: Selesaikan Lebih Banyak & Hindari Kejenuhan

Ketika saingan lepas landas seperti pesawat roket dan tumbuh lebih cepat dari Anda, Anda akan mencari jawaban. Apakah mereka mendapatkan lebih banyak dana atau memenangkan akun yang sulit dipahami? Anda bisa membalik banyak batu untuk menemukan jangkrik.

Jawabannya jauh lebih sederhana. Mereka menguasai seni dan ilmu komunikasi asinkron. Ini membantu perusahaan mengurangi waktu yang terbuang dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan lebih cepat.

Komunikasi bisnis membuat atau menghancurkan setiap perusahaan. Terlalu sedikit, dan proyek terhenti dan tergelincir. Tapi terlalu banyak , dan Anda mengalihkan tim Anda dari membuat kemajuan nyata.

Memberi tim Anda kemampuan untuk bekerja tanpa mengharapkan respons segera membuka tingkat kinerja yang sama sekali baru.

Startup seperti GitLab dan Asana mengambil alih kelas berat menggunakan komunikasi asinkron untuk bekerja lebih cerdas.

Mari selami lebih dalam manfaat, batasan, dan praktik terbaiknya untuk meningkatkan cara kerja tim terdistribusi.

• Apa itu komunikasi asinkron?
• Batasan komunikasi waktu nyata
• Manfaat komunikasi asinkron
• Membuat asinkron dan sinkronisasi berfungsi lebih baik
• Membangun strategi komunikasi yang seimbang
• FAQ tentang komunikasi async

Apa itu komunikasi asinkron?

Komunikasi asinkron adalah metode pertukaran informasi tanpa mengharapkan umpan balik waktu nyata. Ini mengurangi berbagai pos pemeriksaan langsung dengan lebih menekankan pada permintaan awal.

Bentuk komunikasi ini mengurangi pembaruan status tatap muka tanpa menghambat keluaran. Akibatnya, ini menjadi keuntungan bagi pekerja jarak jauh yang melakukan pekerjaan mendalam dengan kecepatan mereka sendiri.

Contoh komunikasi asinkron termasuk mengirim email ke VP Penjualan untuk memperbarui proyeksi kuartal ini atau menawarkan umpan balik pada dokumen bersama. Tidak ada harapan bagi penerima untuk merespons secara instan. Sebaliknya, mereka dapat membaca dan membalas ketika itu ideal untuk mereka.

Karena perusahaan merangkul pekerjaan jarak jauh di banyak zona waktu, minat pada asinkron meningkat. Komunikasi asinkron meningkatkan produktivitas dan moral, jadi tidak mengherankan jika perusahaan dengan pertumbuhan tercepat mengadopsinya.

Komunikasi sinkron , juga dikenal sebagai komunikasi waktu nyata, melibatkan keterlibatan dengan rekan satu tim dan mengharapkan tanggapan segera. Misalnya, jika Anda sedang rapat dan mengajukan pertanyaan kepada anggota tim dan membutuhkan jawaban sekarang. Sinkron tidak hanya berarti tatap muka. Ini ditemukan di seluruh saluran Slack, panggilan video, dan standup mingguan.

Di permukaan, asinkron dan sinkron terdengar seperti perbedaan sederhana.

Email biasanya tidak membutuhkan tanggapan langsung, namun percakapan langsung membutuhkannya. Harapan ini tidak konkret. Dan dengan lebih banyak tim yang melakukan telecommuting , garis itu lebih kabur dari sebelumnya.

Misalnya, obrolan dan pesan instan dapat dilakukan secara real-time dan asinkron. Hal yang sama untuk email: tanyakan siapa saja yang mendapat pesan larut malam dari manajer. Sangat menarik untuk menunda balasan sampai hari kerja berikutnya.

Rahasianya bukanlah teknologinya tetapi budaya dan harapan perusahaan Anda.

Sayangnya, terlalu banyak perusahaan tidak menetapkan harapan yang jelas atau memberikan panduan. Dan di sinilah orang menjadi frustrasi, sinyal dilanggar, dan produktivitas terhenti.

Menurut survei State of Business Communications kami, lebih dari separuh bisnis menghadapi krisis setiap bulan atau lebih karena masalah komunikasi.

Namun tidak seperti menggunakan alat manajemen proyek baru, budaya perusahaan lebih sulit diubah.

Terkait: Komunikasi Tim Virtual: Apa Itu, Tantangan Teratas, & Praktik Terbaik

Batasan komunikasi waktu nyata

Anda kemungkinan besar sudah mempraktikkan komunikasi asinkron dalam beberapa cara. Namun, defaultnya adalah menangani masalah dan permintaan saat terjadi.

Pandemi telah secara dramatis mengubah masa depan pekerjaan, tetapi tidak selalu menjadi lebih baik. Banyak tim jarak jauh mengatakan bahwa mereka berada dalam pertemuan tanpa akhir. Indeks Tren Kerja oleh Microsoft mengungkapkan bahwa 62% panggilan dan rapat tidak terjadwal. Statistik ini dikumpulkan dari lebih dari 31.000 perusahaan.

Sebagian besar karyawan menghabiskan 80% hari mereka dalam rapat, di telepon, dan menanggapi email, menurut HBR . Tetapi jika tim Anda selalu tersedia, bagaimana mereka bisa fokus pada pekerjaan yang mendalam?

Yang benar adalah mereka tidak bisa.

Mengandalkan komunikasi sinkron mencuri fokus tim Anda. Ini juga merugikan bisnis Anda dalam beberapa cara:

• Menghargai kehadiran daripada produktivitas. Ketika waktu respons yang cepat adalah harapan, tim Anda memprioritaskan kehadiran daripada melakukan pekerjaan mereka. Sebuah studi anonim terhadap 50.000 pekerja kantor menemukan bahwa kebanyakan orang memeriksa email atau aplikasi obrolan mereka setiap enam menit atau kurang!
• Menambahkan stres yang tidak perlu yang mendorong pergantian. Menjadi selalu tersedia menciptakan stres antisipatif - keadaan kecemasan yang konstan. Pekerja stres tinggi hingga tiga kali lebih mungkin untuk berhenti.
• Silo informasi ditindaklanjuti. Ketika konteks keputusan hanya ada selama pertemuan langsung, itu menjadi hak istimewa. Alih-alih mengetahui di mana mencari jawaban, tim terdistribusi Anda mengajukan pertanyaan yang sama dan tidak dapat melanjutkan dengan langkah mereka sendiri.
• Membatasi aliran tim Anda. 'Aliran' adalah keadaan fokus mendalam yang hanya berasal dari periode panjang tanpa gangguan. Dalam studi 10 tahun, McKinsey menemukan bahwa pekerja yang mengalir lima kali lebih produktif daripada mereka yang terganggu secara teratur.
• Mengasingkan orang di zona waktu yang berbeda. Komunikasi sinkron menuntut setiap orang untuk hadir pada waktu yang sama. Jika tim Anda bekerja melintasi zona waktu, ini berarti hanya beberapa dari mereka yang dapat hadir. Ini juga membatasi anggota tim untuk mengatur waktu mereka sendiri.

Manfaat komunikasi asinkron

Di sisi lain, komunikasi asinkron memberi tim Anda kebebasan untuk mengerjakan jadwal ideal mereka.

Budaya komunikasi asinkron memiliki beberapa keunggulan penting:

1. Mengekang gangguan untuk produktivitas yang lebih tinggi. Pekerja berpengetahuan seperti insinyur, desainer, dan penulis membutuhkan siklus kerja mendalam yang berkepanjangan untuk melakukan yang terbaik.
2. Menempatkan hasil di atas daya tanggap. Daripada menilai tim Anda untuk waktu respons, ukur hasilnya. Bahkan untuk topik yang kompleks, aplikasi seperti Loom memudahkan untuk merekam screencasts pendek.
3. Menekankan pemikiran strategis. Kecepatan komunikasi asinkron memberi lebih banyak ruang untuk berpikir mendalam tentang jawaban Anda. Ini berarti lebih sedikit percakapan bolak-balik dan hasil yang lebih baik. Tanggapan bisa lebih rasional dan dipikirkan dengan matang versus tanpa informasi dan ad hoc.
4. Menetapkan harapan yang jelas. Tidak ada lagi duduk-duduk menunggu tanggapan atau marah ketika rekan satu tim tidak segera membalas Anda. Sebaliknya, semua orang tahu kapan harus mengharapkan tanggapan dan dapat melanjutkan hari kerja mereka sampai saat itu.
5. Menumbuhkan budaya berbagi pengetahuan. Keputusan dari rapat menjadi pembaruan di seluruh perusahaan daripada hanya tersedia untuk peserta. Peningkatan ini mempercepat pos pemeriksaan di berbagai proyek. Template meminimalkan dugaan untuk menangkap takeaways dari rapat.
6. Meratakan lapangan bermain untuk staf jarak jauh dan di kantor. Anda akan mendapatkan masukan yang lebih komprehensif dari pekerja jarak jauh yang tidak termasuk dalam fasilitas kantor . Ini juga mengurangi kemungkinan ide-ide yang tidak direncanakan untuk berkembang di kantor.
7. Memaksa Anda untuk merencanakan pekerjaan secara efektif. Ketika anggota tim hanya tersedia pada waktu tertentu, itu memaksa Anda untuk merencanakan lebih awal. Beberapa menit ekstra di muka menghemat jam rapat nanti.

Membuat komunikasi sinkronisasi dan asinkron bekerja lebih baik

Meskipun komunikasi sinkron bersifat invasif, asinkron memberikan kontrol kepada tim Anda kapan harus merespons.

Beberapa tim tidak dapat mengandalkan komunikasi asinkron saja. Misalnya, saat penjualan atau dukungan pelanggan menangani panggilan masuk. Demikian juga, ada situasi di mana Anda perlu mendengar banyak sudut pandang dan menyuarakan keputusan kepada kelompok.

Tim terbaik memahami bahwa kedua gaya komunikasi itu penting untuk produktivitas puncak. Dan penelitian mendukung hal ini juga.

Peneliti Harvard mengamati bahwa tim yang berkolaborasi dalam 'meledak' lebih produktif, lebih baik dalam menghasilkan ide-ide unik dan inovatif, dan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memecahkan masalah yang kompleks. Contoh dari kolaborasi ini adalah memiliki momen pendek komunikasi real-time diikuti dengan waktu terpisah yang diperpanjang.

Membangun strategi komunikasi yang seimbang

Strategi komunikasi yang langgeng menyeimbangkan waktu untuk bekerja dan berkolaborasi.

Namun, menghilangkan kebiasaan komunikasi Anda sebelumnya membutuhkan waktu dan dedikasi. Anda tidak hanya membutuhkan alat yang tepat, tetapi juga harapan yang jelas dan alur kerja baru. Ini sangat penting bagi karyawan jarak jauh, meskipun semua orang mendapat manfaat dari komunikasi yang seimbang.

Inilah cara Anda dapat beralih dari budaya kekacauan ke perpaduan yang sehat antara sinkronisasi dan asinkron:

1) Catat 'tumpukan' komunikasi Anda

Bisnis menggunakan lebih banyak alat komunikasi daripada sebelumnya, mulai dari sistem telepon virtual hingga obrolan dan konferensi video . Namun, sayangnya, menyebarkan komunikasi di lusinan saluran menyebabkan kebingungan.

Transisi ke komunikasi asinkron dengan terlebih dahulu mengambil stok semua alat komunikasi Anda. Ini termasuk:

• Telepon
• Mengobrol
• Surel
• SMS/pesan teks
• Rapat video
• Manajemen proyek
• Kolaborasi dokumen
• File sharing

Untuk masing-masing saluran ini, tuliskan bagaimana tim Anda biasanya memperlakukan mereka.

Apakah mereka kebanyakan menggunakan obrolan untuk percakapan waktu nyata? Jika tidak, berapa lama mereka menunggu tanggapan sebelum menindaklanjuti atau menjadi frustrasi?

Dapatkan pemahaman yang kuat tentang praktik komunikasi tim Anda saat ini sehingga Anda dapat mengoptimalkannya.

Terkait: Cara Membuat & Menerapkan Rencana Kesinambungan Bisnis Perusahaan Anda

2) Buat piramida daya tanggap

Selanjutnya, petakan bagaimana Anda ingin tim Anda menggunakan setiap saluran komunikasi Anda.

Pikirkan ini sebagai rencana komunikasi . Misalnya, di dunia TI, mereka menggunakan runbook untuk menangani situasi seperti server crash.

Untuk masalah lain, runbook Anda menguraikan kapan harus menggunakan setiap alat, waktu respons yang diharapkan, dan gaya untuk menggunakannya. Ketiga gaya tersebut adalah:

• Sinkron: Ini mendesak dan harus dilakukan secara langsung atau menggunakan alat waktu nyata (seperti obrolan atau konferensi video).
• Asynchronous: Ini tidak memerlukan tanggapan segera. Namun, Anda telah menetapkan harapan yang jelas untuk waktu respons. Setiap orang menjawab pada waktunya sendiri.
• Semi-async: Ada beberapa situasi di mana Anda paling cocok dengan kombinasi kedua gaya. Sebelum mengajak semua orang ke rapat langsung, berikan konteksnya melalui email. Undanglah mereka untuk menghadiri pertemuan dengan serangkaian hasil tertentu yang diinginkan. Dengan cara ini, setiap orang dapat mempercepat dan dapat memberikan kontribusi yang berarti. Setelah itu, mengedarkan keputusan yang dibuat dalam rekap.

Melihat semua komunikasi perusahaan Anda di satu tempat menunjukkan betapa sedikit percakapan yang perlu terjadi secara real time.

Yang membutuhkan pendekatan waktu nyata, seperti keadaan darurat, pembangunan tim, atau keputusan kompleks, hanya boleh menghabiskan 10% dari waktu tim Anda.

Terkait: Template Rencana Komunikasi Untuk Pesan & Perencanaan yang Lebih Baik

3) Kembangkan budaya async-first

Sekarang saatnya menjembatani kesenjangan dari cara Anda terlibat hari ini dengan alur kerja ideal Anda.

Di mana Anda dapat menambahkan kejelasan waktu respons atau mengubah kebiasaan untuk merangkul komunikasi asinkron?

Misalnya, alih-alih menggunakan obrolan sebagai alat sinkron, berikan lebih banyak konteks pada pesan sehingga mereka dapat merespons tanpa kehadiran Anda.

Daripada menggunakan alat terpisah seperti Slack, Trello, dan Zoom, Nextiva menyatukan semua orang dengan obrolan, rapat video di satu tempat.

Selain menggunakan platform yang tepat, kami telah mengumpulkan cara-cara yang telah terbukti untuk berkomunikasi secara asinkron:

• Delegasikan seolah-olah Anda sedang berlibur. Misalnya, rapat apa yang dapat diubah menjadi email atau dokumen bersama? Minta tim Anda untuk melakukan hal yang sama dan buat daftar alternatif untuk skenario langsung. Apakah ada jalan khusus ke depan yang dapat diikuti orang saat Anda tidak ada?
• Mengkomunikasikan rencana proyek secara berlebihan. Hindari ketidakjelasan di semua biaya. Setiap pesan harus menetapkan harapan, memberikan garis waktu yang jelas, dan membagikan tautan ke sumber daya untuk mengurangi percakapan bolak-balik. Antisipasi kesenjangan pengetahuan dan atasi sebelum mereka menunda proyek.
• Mintalah 'pembulatan' dari setiap keputusan yang dibuat. Jadikan praktik mendokumentasikan dan membagikan hasil percakapan. Simpan ini di ruang kerja virtual yang dapat diakses semua orang. Tetapkan pemilik untuk setiap item di daftar tugas Anda.
• Tetapkan 'jam kantor' untuk ketersediaan langsung. Waktu memblokir momen di hari ketika mereka perlu tersedia di obrolan. Jika tidak, tetapkan waktu yang wajar untuk menanggapi setiap saluran dan biarkan mereka menandatangani atau menonaktifkan notifikasi.

Terkait: Apa itu Telepon Awan & Bagaimana Cara Kerjanya?

4) Ketahui kapan waktu terbaik untuk menggunakan komunikasi sinkron

Dengan pergeseran budaya apa pun, ada kemungkinan tidak semua orang akan bergabung.

Percakapan waktu nyata sangat penting untuk bertukar pikiran, membangun hubungan baik, dan berurusan dengan subjek sensitif.

Meskipun tujuan Anda adalah meminimalkan frekuensinya, ada empat skenario di mana interaksi sinkron waktu nyata lebih disukai:

• Satu-satu: Percakapan antara manajer dan laporan mereka membantu karyawan tetap pada jalurnya. Alih-alih diskusi tanpa tujuan, masuklah ke dalamnya dengan beberapa pertanyaan satu lawan satu .
• Membangun hubungan: Terlepas dari manfaat komunikasi asinkron, itu tidak memiliki pengaruh isyarat verbal dan non-verbal dan pencapaian prestasi.
• Kickoffs proyek: Jalankan rencana saat Anda perlu menjaga semua orang di halaman yang sama. Misalnya, ketika Anda sedang mendidik tim penjualan Anda sebelum meluncurkan produk baru .
• Saat membuat keputusan yang mendesak atau berisiko tinggi: Ketika daya tanggap sangat penting, Anda harus menghindari miskomunikasi. Percakapan waktu nyata dapat memastikan semua orang berada di halaman yang sama. (Tapi jangan lupa untuk mendokumentasikan dan membagikannya secara internal sebagaimana mestinya.)

Aturan yang mudah diikuti adalah bahwa rapat waktu nyata diperlukan untuk topik yang bergantung pada respons emosional. Jika tidak, bangun otonomi ke dalam alur kerja tim Anda.

5) Bawa komunikasi asinkron ke pelanggan Anda

Komunikasi asinkron meningkatkan pengalaman karyawan Anda. Tetapi Anda juga dapat menggunakannya untuk memperkuat pengalaman pelanggan Anda.

Titik kontak pelanggan yang paling umum melibatkan panggilan telepon dan obrolan langsung. Ini sinkron dan real-time dan membutuhkan Anda untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Gartner menemukan bahwa hanya 13% pelanggan yang dapat sepenuhnya menyelesaikan masalah melalui layanan mandiri. Sisanya? Mereka mendarat di situs web Anda dan memerlukan kontak langsung yang dibantu. Inefisiensi ini mahal — lebih dari $8,01 per interaksi langsung dibandingkan dengan $0,10.

Berikut adalah beberapa cara untuk memberikan praktik kerja asinkron bagi pelanggan.

• Sederhanakan navigasi Anda dan bantu dokumen. Banyak situs web memiliki navigasi yang berantakan sehingga sulit mendapatkan bantuan. Selain itu, dokumen bantuan harus sangat mudah digunakan, menghindari jargon dan kerumitan. Dengarkan percakapan pusat panggilan masuk Anda untuk merasakan kata-kata dan tingkat keahlian.
• Optimalkan sumber daya swalayan untuk pencarian. Penelusuran adalah titik kontak pertama bagi orang-orang, jadi sebaiknya buat dokumentasi ekstensif yang ditampilkan mesin telusur kepada pengguna. Pastikan bahwa dokumen pendukung dapat diakses, gunakan FAQ, sertakan video dan gambar. Audit kinerja situs Anda sehingga halaman dimuat dalam waktu kurang dari dua detik.
• Menawarkan solusi pelanggan otomatis. Solusi seperti chatbot dan IVR dapat membantu Anda menangkis volume bantuan langsung dan membantu orang lain. Solusi pusat kontak hari ini memenuhi kebutuhan pelanggan yang meningkat saat ini dan menghemat sumber daya Anda.
• Terapkan pesan proaktif ke driver panggilan yang dikenal. Saat Anda mengetahui suatu masalah berdampak pada banyak pelanggan, berikan pesan sederhana tentangnya. Ini termasuk memperbarui situs web Anda, menambahkan pesan ke sistem telepon Anda, dan merevisi artikel dukungan. Namun, email massal mungkin mengejutkan lebih banyak pelanggan daripada membantu, jadi pilihlah dengan bijak.

Komunikasi asinkron dimulai dengan Anda

Tidak semua orang akan langsung mengadopsi gaya baru komunikasi bisnis sampai Anda melakukannya.

Sebaliknya, fokuslah pada kemajuan — bukan kesempurnaan. Temukan cara kecil untuk memperkenalkan lebih banyak komunikasi asinkron ke alur kerja tim Anda setiap hari.

Tahan keinginan untuk ngerumpi setiap hari. Alih-alih, tuliskan pemikiran Anda, poin data dalam dokumen bersama dan mintalah umpan balik.

Tindakan Anda penting. Studi menunjukkan bahwa pemimpin perusahaan menyebabkan efek riak yang signifikan dengan tim Anda. Jika Anda mengirim pesan setiap saat, mengharapkan tanggapan instan, dan tidak menghormati batasan, tim Anda juga tidak.

Menguasai komunikasi tim membutuhkan pola pikir yang benar

Ada banyak orang di luar sana yang ingin memberi tahu Anda bahwa komunikasi asinkron adalah masa depan pekerjaan. Namun, pada kenyataannya, itu hanyalah gaya kerja lain yang Anda inginkan. Terserah Anda untuk memutuskan kapan dan bagaimana menggunakannya dengan baik.

Platform komunikasi terpadu yang kaya fitur mengurangi ketidakpastian komunikasi sinkron. Dengan saran yang disebutkan di atas, Anda dapat menggunakannya secara maksimal.

Anda mempekerjakan tim Anda untuk melakukan pekerjaan mereka, bukan untuk menjadi pengirim email penuh waktu, obrolan, dan peserta rapat. Gunakan komunikasi asinkron untuk memberi mereka waktu dan ruang yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka.

Terkait: Pemimpin Harus Berhenti Khawatir Tentang Masa Depan Bisnis — Inilah Alasannya

FAQ komunikasi asinkron

Apa perbedaan antara komunikasi asinkron dan sinkron?

Perbedaan utama antara komunikasi asinkron dan sinkronisasi adalah kecepatan interaksi. Sinkronisasi terjadi secara real time tetapi membutuhkan lebih banyak "overhead" untuk mengekspresikan ide dan harapan. Di sisi lain, Asynchronous menyampaikan ide-ide lengkap tanpa interaksi langsung.

Apa saja contoh komunikasi async?

Contoh komunikasi asinkron termasuk materi referensi, rekaman video, dan kolaborasi dokumen. Jika orang berkontribusi dengan kecepatan mereka sendiri tanpa mempengaruhi orang lain, itu komunikasi asinkron. Sebaliknya, fungsi seperti konferensi video, obrolan langsung, dan email bolak-balik menggunakan komunikasi sinkron.

Alat mana yang menyediakan komunikasi asinkron?

Komunikasi asinkron adalah proses atau pola pikir yang dapat dipermudah dengan perangkat lunak. Saat Anda memuat persyaratan dan konteks di awal dalam komunikasi awal Anda, Anda akan mengadopsi prinsip-prinsip komunikasi asinkron.

Alat berikut menyediakan komunikasi asinkron:

• asana
• Google Dokumen
• Mesin tenun
• selanjutnya
• CloudApp
• Dropbox
• Pertemuan

Dalam alat komunikasi di atas, bersandar pada fitur yang tidak memerlukan interaksi langsung.

Apa kerugian dari komunikasi asinkron?

Ada beberapa kelemahan komunikasi async yang harus Anda ketahui.

1. Ketidakakraban — Async mungkin asing bagi banyak orang yang terbiasa dengan obrolan waktu nyata dan keterlibatan dari kolega dan atasan mereka.
2. Manajemen Perubahan — Async membutuhkan lebih banyak upaya pada permintaan awal. Perubahan ini berarti lebih banyak pengumpulan data di muka.
3. Kecepatan — Karena lebih sedikit interaksi langsung, ada lebih sedikit peluang untuk mengkalibrasi dan mendapatkan umpan balik waktu nyata.

Untuk mengatasi kelemahan ini, perusahaan perlu memasangkan alat async dengan solusi komunikasi terpadu .