Comunicación asincrónica: haga más cosas y evite el agotamiento

Cuando un rival despega como un cohete y crece más rápido que tú, vas a buscar respuestas. ¿Obtuvieron más fondos o ganaron una cuenta esquiva? Podrías voltear muchas rocas para encontrar grillos.

La respuesta es mucho más simple. Dominaron el arte y la ciencia de la comunicación asincrónica. Ayuda a las empresas a reducir el tiempo perdido y hacer más trabajo más rápido.

La comunicación empresarial hace o deshace a todas las empresas. Demasiado poco, y los proyectos se estancan y se descarrilan. Pero demasiado , y distrae a su equipo de hacer cualquier progreso real.

Darle a su equipo la capacidad de trabajar sin esperar una respuesta inmediata desbloquea un nivel completamente nuevo de rendimiento.

Startups como GitLab y Asana se enfrentan a pesos pesados ​​mediante la comunicación asíncrona para trabajar de manera más inteligente.

Profundicemos en sus beneficios, limitaciones y mejores prácticas para mejorar la forma en que trabajan los equipos distribuidos.

• ¿Qué es la comunicación asíncrona?
• Los límites de la comunicación en tiempo real
• Beneficios de la comunicación asíncrona
• Hacer que async y sync funcionen mejor
• Construyendo una estrategia de comunicación equilibrada
• Preguntas frecuentes sobre la comunicación asíncrona

¿Qué es la comunicación asíncrona?

La comunicación asíncrona es un método de intercambio de información sin la expectativa de retroalimentación en tiempo real. Reduce varios puntos de control en vivo al poner mayor énfasis en la solicitud inicial.

Esta forma de comunicación reduce las actualizaciones de estado cara a cara sin inhibir la salida. Como resultado, ha sido una bendición para los trabajadores remotos que realizan un trabajo profundo a su propio ritmo.

Un ejemplo de comunicación asincrónica incluye enviar un correo electrónico al vicepresidente de ventas para actualizar las proyecciones de este trimestre u ofrecer comentarios sobre un documento compartido. No se espera que el destinatario responda al instante. En cambio, pueden leer y responder cuando sea ideal para ellos.

A medida que las empresas adoptan el trabajo remoto en muchas zonas horarias, ha aumentado el interés por la sincronización. La comunicación asíncrona aumenta la productividad y la moral, por lo que no sorprende que las empresas de más rápido crecimiento la adopten.

La comunicación sincrónica , también conocida como comunicación en tiempo real, implica relacionarse con un compañero de equipo y esperar una respuesta inmediata. Por ejemplo, si está en una reunión y le hace una pregunta a un miembro del equipo y necesita una respuesta ahora. Sincrónico no solo significa cara a cara. Se encuentra en los canales de Slack, las videollamadas y las reuniones semanales.

En la superficie, async y sync suenan como una simple distinción.

Los correos electrónicos generalmente no necesitan una respuesta inmediata, pero las conversaciones en persona sí. Estas expectativas no son concretas. Y con más equipos teletrabajando , esa línea es más borrosa que nunca.

Por ejemplo, el chat y la mensajería instantánea pueden ser tanto en tiempo real como asíncronos. Lo mismo para el correo electrónico: pregúntele a cualquiera que haya recibido un mensaje nocturno de un gerente. Es irresistible posponer una respuesta hasta el siguiente día laboral.

El secreto no es la tecnología sino la cultura y las expectativas de su empresa.

Desafortunadamente, demasiadas empresas no establecen expectativas claras ni brindan orientación. Y aquí es donde la gente se frustra, las señales se cruzan y la productividad se detiene.

Según nuestra encuesta Estado de las comunicaciones comerciales , más de la mitad de las empresas enfrentan una crisis cada mes o más debido a problemas de comunicación.

Pero a diferencia de usar una nueva herramienta de gestión de proyectos, la cultura de la empresa es más difícil de cambiar.

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Los límites de la comunicación en tiempo real

Lo más probable es que ya esté practicando la comunicación asíncrona de varias maneras. Sin embargo, el valor predeterminado es tratar los problemas y las solicitudes a medida que ocurren.

La pandemia ha cambiado drásticamente el futuro del trabajo, pero no necesariamente para mejor. Muchos equipos remotos citan que están en reuniones interminables. El Work Trend Index de Microsoft reveló que el 62% de las llamadas y reuniones no están programadas. Esta estadística se agrega de más de 31,000 empresas.

La mayoría de los empleados pasan el 80 % de su día en reuniones, al teléfono y respondiendo correos electrónicos, según HBR . Pero si su equipo está siempre disponible, ¿cómo pueden concentrarse en el trabajo profundo?

La verdad es que no pueden.

Confiar en la comunicación sincrónica roba el enfoque de su equipo. También está perjudicando su negocio de varias maneras:

• Premia la presencia sobre la productividad. Cuando la expectativa es un tiempo de respuesta rápido, su equipo prioriza estar presente en lugar de hacer su trabajo. ¡Un estudio anónimo de 50,000 trabajadores de oficina encontró que la mayoría de las personas revisan su correo electrónico o aplicación de chat cada seis minutos o menos!
• Agrega estrés innecesario que impulsa la rotación. Estar siempre disponible crea estrés anticipatorio, un estado constante de ansiedad. Los trabajadores con mucho estrés tienen hasta tres veces más probabilidades de renunciar.
• Silos de información procesable. Cuando el contexto de una decisión solo existe durante una reunión en vivo, se vuelve privilegiado. En lugar de saber dónde buscar respuestas, su equipo distribuido hace las mismas preguntas y no puede avanzar a su propio ritmo.
• Limita el flujo de tu equipo. 'Flujo' es el estado de concentración profunda que solo proviene de un largo período ininterrumpido. En un estudio de 10 años, McKinsey encontró que los trabajadores en flujo son cinco veces más productivos que aquellos interrumpidos regularmente.
• Aliena a las personas en diferentes zonas horarias. La comunicación sincrónica requiere que todos estén presentes al mismo tiempo. Si su equipo trabaja en diferentes zonas horarias, esto significa que solo algunos de ellos pueden estar presentes. También impide que los miembros del equipo administren su propio tiempo.

Beneficios de la comunicación asíncrona

Por otro lado, la comunicación asíncrona le da a su equipo la libertad de trabajar en su horario ideal.

Una cultura de comunicación asincrónica tiene varias ventajas destacables:

1. Reduce las interrupciones para una mayor productividad. Los trabajadores del conocimiento, como ingenieros, diseñadores y escritores, necesitan ciclos de trabajo prolongados y profundos para rendir al máximo.
2. Coloca los resultados por encima de la capacidad de respuesta. En lugar de evaluar el tiempo de respuesta de su equipo, mida los resultados. Incluso para temas complejos, una aplicación como Loom facilita la grabación de capturas de pantalla breves.
3. Enfatiza el pensamiento estratégico. El ritmo de la comunicación asíncrona brinda más espacio para pensar profundamente sobre su respuesta. Esto significa menos conversaciones de ida y vuelta y mejores resultados. Las respuestas pueden ser más racionales y pensadas versus desinformadas y ad hoc.
4. Establece expectativas claras. Ya no hay que sentarse a esperar una respuesta o enojarse cuando un compañero de equipo no se comunica contigo de inmediato. En cambio, todos saben cuándo esperar una respuesta y pueden continuar con su jornada laboral hasta entonces.
5. Cultiva una cultura de intercambio de conocimientos. Las decisiones de las reuniones se convierten en actualizaciones para toda la empresa en lugar de estar disponibles solo para los asistentes. Esta mejora acelera los puntos de control en varios proyectos. Las plantillas minimizan las conjeturas para capturar los resultados de las reuniones.
6. Iguala el campo de juego para el personal remoto y en la oficina. Obtendrá información más completa de los trabajadores remotos que están excluidos de las ventajas de una oficina . También reduce las probabilidades de que prosperen ideas no planificadas en la oficina.
7. Te obliga a planificar el trabajo de manera efectiva. Cuando los miembros del equipo solo están disponibles en momentos específicos, lo obliga a planificar con más anticipación. Unos minutos adicionales por adelantado ahorran horas de reuniones posteriores.

Hacer que la comunicación sincronizada y asincrónica funcione mejor

Si bien la comunicación síncrona es invasiva, la asíncrona le da a su equipo control sobre cuándo responder.

Algunos equipos no pueden confiar únicamente en la comunicación asíncrona. Por ejemplo, cuando las ventas o la atención al cliente manejan las llamadas entrantes. Del mismo modo, hay situaciones en las que necesita escuchar muchos puntos de vista y expresar una decisión a un grupo.

Los mejores equipos entienden que ambos estilos de comunicación son esenciales para alcanzar la máxima productividad. Y la investigación respalda esto también.

Los investigadores de Harvard observaron que los equipos que colaboraban en 'ráfagas' eran más productivos, mejores para generar ideas únicas e innovadoras, y dedicaban menos tiempo a resolver problemas complejos. Un ejemplo de esta colaboración es tener momentos breves de comunicación en tiempo real seguidos de un tiempo prolongado de separación.

Construyendo una estrategia de comunicación equilibrada

Una estrategia de comunicación duradera equilibra el tiempo de trabajo y colaboración.

Pero desaprender sus hábitos de comunicación anteriores requiere tiempo y dedicación. No solo necesita las herramientas adecuadas, sino también expectativas claras y nuevos flujos de trabajo. Esto es crucial para los empleados remotos, aunque todos se benefician de una comunicación equilibrada.

Así es como puede pasar de una cultura de caos a una combinación saludable de sincronización y asincronía:

1) Haga un balance de su 'pila' de comunicación

Las empresas utilizan más herramientas de comunicación que nunca, desde sistemas telefónicos virtuales hasta chat y videoconferencia . Pero, desafortunadamente, difundir la comunicación a través de docenas de canales genera confusión.

Haga la transición a la comunicación asincrónica haciendo primero un balance de todas sus herramientas de comunicación . Esto incluye:

• Teléfono
• Chat
• Correo electrónico
• SMS/mensajes de texto
• Videoconferencias
• Gestión de proyectos
• Colaboración de documentos
• Compartición de archivos

Para cada uno de estos canales, escriba cómo los trata normalmente su equipo.

¿Usan el chat principalmente para conversaciones en tiempo real? Si no, ¿cuánto tiempo esperan una respuesta antes de seguir o frustrarse?

Obtenga una comprensión sólida de las prácticas de comunicación actuales de su equipo para que pueda optimizarlas.

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2) Crear una pirámide de capacidad de respuesta

A continuación, planifique cómo desea que su equipo utilice cada uno de sus canales de comunicación.

Piense en esto como un plan de comunicaciones . Por ejemplo, en el mundo de TI, usan runbooks para manejar situaciones como un bloqueo del servidor.

Para otros problemas, su runbook describe cuándo usar cada herramienta, el tiempo de respuesta esperado y el estilo para usarlas. Estos tres estilos son:

• Sincrónicos: estos son urgentes y deben ocurrir en persona o usando una herramienta en tiempo real (como chat o videoconferencia).
• Asíncrono: Estos no necesitan una respuesta inmediata. Sin embargo, ha establecido expectativas claras para el tiempo de respuesta. Cada persona responde a su tiempo.
• Semi-asincrónico: hay algunas situaciones en las que te irá mejor con una combinación de ambos estilos. Antes de que todos participen en una reunión en vivo, proporcione el contexto por correo electrónico. Invítelos a asistir a la reunión con un conjunto específico de resultados deseados. De esta manera, todos se ponen al día y pueden hacer una contribución significativa. Después, circule las decisiones tomadas en un resumen.

Ver todas las comunicaciones de su empresa en un solo lugar demuestra cuán pocas conversaciones deben ocurrir en tiempo real.

Los que requieren un enfoque en tiempo real, como emergencias, creación de equipos o decisiones complejas, solo deben representar el 10 % del tiempo de su equipo.

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3) Desarrollar una cultura de async-first

Ahora es el momento de cerrar la brecha entre cómo se involucra hoy y su flujo de trabajo ideal.

¿Dónde puede agregar claridad al tiempo de respuesta o cambiar hábitos para adoptar la comunicación asíncrona?

Por ejemplo, en lugar de usar el chat como una herramienta síncrona, proporcione más contexto a los mensajes para que puedan responder sin su presencia.

En lugar de usar herramientas separadas como Slack, Trello y Zoom, Nextiva reúne a todos con chat y reuniones de video en un solo lugar.

Junto con el uso de la plataforma adecuada, hemos reunido formas comprobadas de comunicarse de forma asíncrona:

• Delega como si fueras de vacaciones. Por ejemplo, ¿qué reuniones se pueden convertir en un correo electrónico o en un documento compartido? Pídale a su equipo que haga lo mismo y haga una lista de alternativas para escenarios en vivo. ¿Existen caminos específicos que las personas puedan seguir en su ausencia?
• Comunicar en exceso los planes del proyecto. Evite la vaguedad a toda costa. Cada mensaje debe establecer expectativas, brindar una línea de tiempo clara y compartir enlaces a recursos para reducir las conversaciones de ida y vuelta. Anticípese a las lagunas de conocimiento y abórdelas antes de que detengan un proyecto.
• Pida un "redondeo" de las decisiones tomadas. Convierta en una práctica el documentar y compartir los resultados de las conversaciones. Guárdelos en un espacio de trabajo virtual al que todos puedan acceder. Asigne un propietario a cada elemento de su lista de tareas pendientes.
• Establezca 'horario de oficina' para disponibilidad en vivo. Momentos de bloques de tiempo en el día en los que deben estar disponibles en el chat. De lo contrario, establezca un tiempo razonable para responder a cada canal y permítales cerrar sesión o desactivar las notificaciones.

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4) Sepa cuándo es mejor usar la comunicación sincrónica

Con cualquier cambio cultural, existe la posibilidad de que no todos estén de acuerdo.

Las conversaciones en tiempo real son esenciales para la lluvia de ideas, la creación de una buena relación y el tratamiento de temas delicados.

Si bien su objetivo es minimizar su frecuencia, hay cuatro escenarios en los que se prefiere la interacción síncrona en tiempo real:

• Uno a uno: las conversaciones entre gerentes y sus informes ayudan a los empleados a mantenerse al día. En lugar de una discusión sin objetivo, introdúzcala con algunas preguntas directas de uno a uno .
• Establecer una buena relación: a pesar de los beneficios de la comunicación asincrónica, carece de la influencia de las señales verbales y no verbales y de la celebración de los logros.
• Comienzos del proyecto: Recorra un plan cuando necesite mantener a todos en la misma página. Por ejemplo, cuando está educando a su equipo de ventas antes de lanzar un nuevo producto .
• Al tomar decisiones urgentes o de alto riesgo: cuando la capacidad de respuesta es vital, deberá evitar la falta de comunicación. Las conversaciones en tiempo real pueden garantizar que todos estén en sintonía. (Pero no olvide documentarlo y compartirlo internamente según corresponda).

Una regla fácil de seguir es que las reuniones en tiempo real son necesarias para temas que dependen de una respuesta emocional. De lo contrario, incorpore autonomía en el flujo de trabajo de su equipo.

5) Lleve la comunicación asíncrona a sus clientes

La comunicación asíncrona mejora la experiencia de sus empleados. Pero también puede usarlo para fortalecer la experiencia de sus clientes .

Los puntos de contacto con los clientes más comunes incluyen llamadas telefónicas y chat en vivo. Estos son sincrónicos y en tiempo real y necesitan que usted cuente con personal para satisfacer la demanda del cliente.

Gartner descubrió que solo el 13 % de los clientes pueden resolver sus inquietudes por completo a través del autoservicio. ¿El resto? Aterrizan en su sitio web y requieren contacto en vivo asistido. Esta ineficiencia es costosa: más de $ 8,01 por interacción en vivo en comparación con $ 0,10.

Aquí hay algunas formas de ofrecer prácticas de trabajo asincrónicas para los clientes.

• Simplifique su navegación y documentos de ayuda. Muchos sitios web tienen una navegación desordenada que dificulta obtener ayuda. Además, los documentos de ayuda deben ser súper fáciles de leer, evitando la jerga y las complejidades. Escuche las conversaciones entrantes de su centro de llamadas para tener una idea de la palabrería y el nivel de habilidad.
• Optimice los recursos de autoservicio para la búsqueda. La búsqueda es el primer punto de contacto para las personas, por lo que es mejor producir una documentación extensa que los motores de búsqueda muestren a los usuarios. Asegúrese de que los documentos de soporte sean accesibles, use las preguntas frecuentes, incluya videos e imágenes. Audite el rendimiento de su sitio para que las páginas se carguen en menos de dos segundos.
• Ofrecer soluciones automatizadas para el cliente. Las soluciones como los chatbots y los IVR pueden ayudarlo a desviar el volumen de ayuda en vivo y ayudar a las personas. Las soluciones de centros de contacto actuales satisfacen las crecientes necesidades de los clientes y conservan sus recursos.
• Implemente mensajes proactivos para controladores de llamadas conocidos. Cuando sepa que un problema afecta a muchos clientes, envíe mensajes sencillos al respecto. Esto incluye actualizar su sitio web, agregar un mensaje a su sistema telefónico y revisar los artículos de soporte. Sin embargo, un correo electrónico masivo puede asustar a más clientes que ayudar, así que elija sabiamente.

La comunicación asíncrona comienza contigo

No todo el mundo adoptará instantáneamente el nuevo estilo de comunicación empresarial hasta que usted lo haga.

En su lugar, concéntrese en el progreso, no en la perfección. Encuentre pequeñas formas de introducir más comunicación asíncrona en los flujos de trabajo de su equipo todos los días.

Resista la tentación de reunirse todos los días. En su lugar, escriba sus pensamientos, puntos de datos en un documento compartido y solicite comentarios.

Tus acciones importan. Los estudios sugieren que los líderes de la empresa causan efectos dominó significativos con su equipo. Si envía mensajes a todas horas, espera respuestas instantáneas y no respeta los límites, tampoco lo hará su equipo.

Dominar la comunicación en equipo requiere la mentalidad adecuada

Hay mucha gente a la que le encantaría decirle que la comunicación asíncrona es el futuro del trabajo. Pero, en realidad, es solo otro estilo de trabajo a tu disposición. Depende de usted decidir cuándo y cómo usarlo mejor.

Una plataforma de comunicaciones unificadas rica en funciones alivia la incertidumbre de la comunicación sincrónica. Con los consejos mencionados anteriormente, puedes aprovecharlo al máximo.

Contrató a su equipo para hacer su trabajo, no para enviar correos electrónicos, chatear y asistir a reuniones a tiempo completo. Use la comunicación asíncrona para darles el tiempo y el espacio que necesitan para hacer su mejor trabajo.

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Preguntas frecuentes sobre comunicación asíncrona

¿Cuál es la diferencia entre comunicación asíncrona y síncrona?

La principal diferencia entre la comunicación asíncrona y sincronizada es la velocidad de la interacción. Synchronous ocurre en tiempo real pero requiere más "sobrecarga" para expresar ideas y expectativas. Por otro lado, Asynchronous transmite ideas completas sin interacción en vivo.

¿Cuáles son ejemplos de comunicación asíncrona?

Los ejemplos de comunicación asíncrona incluyen materiales de referencia, videos grabados y colaboración de documentos. Si las personas contribuyen a su propio ritmo sin afectar a los demás, eso es comunicación asincrónica. Por el contrario, funciones como la videoconferencia, el chat en vivo y los correos electrónicos de ida y vuelta utilizan la comunicación sincrónica.

¿Qué herramientas proporcionan comunicación asíncrona?

La comunicación asíncrona es un proceso o mentalidad que se puede facilitar con el software. Cuando cargue los requisitos y el contexto en su comunicación inicial, estará adoptando principios de comunicación asíncrona.

Las siguientes herramientas proporcionan comunicación asíncrona:

• ásana
• Documentos de Google
• Telar
• Nextiva
• aplicación en la nube
• buzón
• Confluencia

Dentro de las herramientas de comunicación anteriores, apóyate en características que no requieren interacción en vivo.

¿Cuáles son las desventajas de la comunicación asíncrona?

Hay algunas desventajas de la comunicación asíncrona que debe conocer.

1. Falta de familiaridad : Async puede ser desconocido para muchos que están acostumbrados al chat en tiempo real y al compromiso de sus colegas y superiores.
2. Gestión de cambios : Async requiere más esfuerzo en la solicitud inicial. Este cambio significa más recopilación de datos por adelantado.
3. Velocidad : dado que existen menos interacciones en vivo, hay menos oportunidades para calibrar y obtener comentarios en tiempo real.

Para contrarrestar estos inconvenientes, las empresas deben combinar herramientas asíncronas con una solución de comunicaciones unificadas .