비동기식 통신: 더 많은 작업을 수행하고 번아웃 방지

라이벌이 로켓처럼 이륙하고 당신보다 빠르게 성장하면 당신은 답을 찾게 될 것입니다. 그들은 더 많은 자금을 조달했습니까, 아니면 애매모호한 계정을 얻었습니까? 귀뚜라미를 찾기 위해 많은 돌을 뒤집을 수 있습니다.

대답은 훨씬 간단합니다. 그들은 비동기식 커뮤니케이션의 기술과 과학을 마스터했습니다. 기업이 낭비되는 시간을 줄이고 더 많은 작업을 더 빨리 수행할 수 있도록 도와줍니다.

비즈니스 커뮤니케이션은 모든 회사를 만들거나 망가뜨립니다. 너무 적으면 프로젝트가 중단되고 탈선합니다. 하지만 너무 많으면 팀이 실질적인 진전을 이루지 못하게 됩니다.

팀에 즉각적인 응답을 기대 하지 않고 작업할 수 있는 기능을 제공하면 완전히 새로운 수준의 성능을 얻을 수 있습니다.

GitLab 및 Asana와 같은 스타트업은 더 스마트하게 작업하기 위해 비동기 통신을 사용하여 헤비급에 도전합니다.

분산된 팀의 작업 방식을 개선하기 위한 이점, 제한 사항 및 모범 사례를 자세히 살펴보겠습니다.

• 비동기 통신이란 무엇입니까?
• 실시간 커뮤니케이션의 한계
• 비동기식 통신의 이점
• 비동기 및 동기화 작업 개선
• 균형 잡힌 커뮤니케이션 전략 구축
• 비동기 통신에 대한 FAQ

비동기 통신이란 무엇입니까?

비동기식 통신 은 실시간 피드백을 기대하지 않고 정보를 교환하는 방법입니다. 초기 요청에 더 중점을 두어 다양한 라이브 체크포인트를 줄입니다.

이러한 형태의 통신은 출력을 억제하지 않고 대면 상태 업데이트를 줄입니다. 결과적으로 자신의 속도로 심층 작업을 수행하는 원격 작업자에게 큰 도움이 되었습니다.

비동기식 커뮤니케이션의 예로는 이번 분기의 예측을 업데이트하기 위해 영업 부사장에게 이메일을 보내거나 공유 문서에 대한 피드백을 제공하는 것이 포함됩니다. 받는 사람이 즉시 응답할 것이라는 기대는 없습니다. 대신, 자신에게 이상적일 때 읽고 답장할 수 있습니다.

기업이 여러 시간대에 걸쳐 원격 작업을 수용함에 따라 비동기식에 대한 관심이 높아졌습니다. 비동기식 통신은 생산성과 사기를 높이므로 가장 빠르게 성장하는 회사에서 이를 채택하는 것은 놀라운 일이 아닙니다.

실시간 커뮤니케이션이라고도 하는 동기 커뮤니케이션 에는 팀원과 소통하고 즉각적인 응답을 기대하는 것이 포함됩니다. 예를 들어, 회의 중이고 팀원에게 질문을 하고 지금 답변이 필요한 경우입니다. 동기는 대면만을 의미하지 않습니다. Slack 채널, 화상 통화 및 주간 스탠드업에서 찾을 수 있습니다.

표면적으로 async와 sync는 단순한 구별처럼 들립니다.

이메일은 일반적으로 즉각적인 응답이 필요하지 않지만 대면 대화는 필요합니다. 이러한 기대는 구체적이지 않습니다. 그리고 더 많은 팀이 재택 근무 하면서 그 경계는 그 어느 때보다 흐려집니다.

예를 들어 채팅 및 인스턴트 메시징은 실시간 및 비동기식 모두일 수 있습니다. 이메일도 마찬가지입니다. 관리자로부터 심야 메시지를 받은 사람에게 물어보십시오. 답장을 다음 근무일로 미루는 것은 참을 수 없습니다.

비결은 기술이 아니라 기업의 문화와 기대에 있습니다.

불행히도 너무 많은 회사가 명확한 기대치를 설정하거나 지침을 제공하지 않습니다. 여기에서 사람들이 좌절하고 신호가 교차하며 생산성이 중단됩니다.

비즈니스 커뮤니케이션 현황 조사에 따르면 절반 이상의 기업이 커뮤니케이션 문제로 인해 매달 또는 그 이상 위기에 직면하고 있습니다.

그러나 새로운 프로젝트 관리 도구를 사용하는 것과 달리 회사 문화는 바꾸기가 더 어렵습니다.

관련 항목: 가상 팀 커뮤니케이션: 정의, 주요 과제 및 모범 사례

실시간 커뮤니케이션의 한계

이미 몇 가지 방법으로 비동기 통신을 연습하고 있을 가능성이 큽니다. 그러나 기본적으로 문제 및 요청이 발생하는 대로 처리하는 것입니다.

팬데믹은 직업의 미래를 극적으로 변화시켰지만 반드시 더 나은 것은 아닙니다. 많은 원격 팀은 끝없는 회의를 한다고 말합니다. Microsoft의 Work Trend Index에 따르면 통화 및 회의의 62%가 예정에 없는 것으로 나타났습니다. 이 통계는 31,000개 이상의 회사에서 집계되었습니다.

HBR 에 따르면 대부분의 직원은 하루 중 80%를 회의, 전화 통화 및 이메일 응답에 보냅니다. 하지만 당신의 팀이 항상 가용하다면 그들이 어떻게 딥 워크에 집중할 수 있습니까?

진실은 그들이 할 수 없다는 것입니다.

동기식 통신에 의존하면 팀의 초점을 훔칩니다. 또한 다음과 같은 여러 면에서 비즈니스에 피해를 줍니다.

• 생산성보다 존재감을 보상합니다. 빠른 응답 시간이 예상되는 경우 팀은 작업을 수행하는 대신 참석하는 것을 우선시합니다. 50,000명의 사무실 직원 을 대상으로 한 익명 연구에 따르면 대부분의 사람들이 6분 이내에 이메일이나 채팅 앱을 확인하는 것으로 나타났습니다!
• 회전율을 높이는 불필요한 스트레스를 추가합니다. 항상 이용 가능하다는 것은 예상되는 스트레스, 즉 끊임없는 불안 상태를 만듭니다. 스트레스를 많이 받는 근로자는 회사를 그만둘 확률이 최대 3배 더 높습니다.
• 사일로 실행 가능한 정보. 결정 컨텍스트가 라이브 미팅 중에만 존재하는 경우 특권이 부여됩니다. 답을 찾을 위치를 아는 대신 분산된 팀이 동일한 질문을 하고 자신의 속도로 진행할 수 없습니다.
• 팀의 흐름을 제한합니다. '흐름'은 쉼 없이 긴 시간 속에서만 나오는 딥 포커스의 상태다. McKinsey는 10년 동안의 연구에서 유동적인 근로자가 정기적으로 중단된 근로자보다 5배 더 생산적 이라는 사실을 발견했습니다.
• 다른 시간대에 있는 사람들을 소외시킵니다. 동기식 통신은 모든 사람이 동시에 참석해야 합니다. 팀이 여러 시간대에서 작업하는 경우 이는 일부만 참석할 수 있음을 의미합니다. 또한 팀원들이 자신의 시간을 관리하지 못하도록 제한합니다.

비동기식 통신 이점

반면에 비동기식 커뮤니케이션을 사용하면 팀이 이상적인 일정에 따라 자유롭게 작업할 수 있습니다.

비동기식 통신 문화에는 다음과 같은 몇 가지 주목할만한 이점이 있습니다.

1. 더 높은 생산성을 위해 중단을 억제합니다. 엔지니어, 디자이너, 작가와 같은 지식 근로자는 최선을 다하기 위해 장기간의 심층 작업 주기가 필요합니다.
2. 응답성보다 결과를 우선시합니다. 응답 시간에 대해 팀을 평가하는 대신 결과를 측정하십시오. 복잡한 주제의 경우에도 Loom과 같은 앱을 사용하면 짧은 스크린캐스트를 쉽게 녹화할 수 있습니다.
3. 전략적 사고를 강조합니다. 비동기식 커뮤니케이션의 속도는 답변에 대해 깊이 생각할 수 있는 더 많은 공간을 제공합니다. 이것은 더 적은 앞뒤 대화와 더 나은 결과를 의미합니다. 응답은 정보가 없고 임시적인 것보다 더 합리적이고 신중할 수 있습니다.
4. 명확한 기대치를 설정합니다. 더 이상 앉아서 응답을 기다리거나 팀원이 즉시 연락하지 않을 때 화를 낼 필요가 없습니다. 대신, 모든 사람은 응답을 예상할 때를 알고 그때까지 업무를 계속할 수 있습니다.
5. 지식 공유 문화를 조성합니다. 회의의 결정은 참석자에게만 제공되는 것이 아니라 회사 전체에 업데이트됩니다. 이 개선 사항은 다양한 프로젝트에서 검사점의 속도를 높입니다. 템플릿은 회의 내용을 캡처하기 위한 추측을 최소화합니다.
6. 원격 및 사무실 직원을 위한 경기장을 고르게 합니다. 사무실의 특혜 에서 제외된 원격 작업자로부터 보다 포괄적인 정보를 얻을 수 있습니다. 또한 계획되지 않은 아이디어가 사무실에서 번성할 가능성도 줄어듭니다.
7. 일을 효과적으로 계획하도록 강요합니다. 팀 구성원이 특정 시간에만 가능하면 미리 더 많은 계획을 세워야 합니다. 미리 몇 분을 추가하면 나중에 회의 시간을 절약할 수 있습니다.

동기화 및 비동기 통신이 더 잘 작동하도록 만들기

동기식 통신은 침입적이지만 비동기식은 팀이 응답할 시기에 대한 제어를 제공합니다.

일부 팀은 비동기식 통신에만 의존할 수 없습니다. 예를 들어 영업 또는 고객 지원에서 인바운드 통화를 처리할 때. 마찬가지로 여러 견해를 듣고 그룹에 결정을 표명해야 하는 상황이 있습니다.

최고의 팀은 두 가지 커뮤니케이션 스타일이 생산성을 극대화하는 데 필수적 이라는 것을 이해합니다. 그리고 연구도 이를 뒷받침합니다.

하버드 연구원 들은 '폭발적인' 방식으로 협력하는 팀이 더 생산적이고 독특하고 혁신적인 아이디어를 더 잘 내며 복잡한 문제를 해결하는 데 더 적은 시간을 할애한다는 사실을 관찰했습니다. 이러한 협업의 예는 실시간 의사소통의 짧은 순간과 장기간의 간격을 갖는 것입니다.

균형 잡힌 커뮤니케이션 전략 구축

지속적인 커뮤니케이션 전략은 작업과 협업을 위한 시간의 균형을 유지합니다.

그러나 이전의 의사 소통 습관을 잊는 데는 시간과 노력이 필요합니다. 올바른 도구뿐만 아니라 명확한 기대치와 새로운 워크플로도 필요합니다. 이는 원격 직원에게 매우 중요하지만 모든 사람이 균형 잡힌 의사 소통의 이점을 얻습니다.

혼돈의 문화에서 동기화와 비동기의 건강한 혼합으로 전환하는 방법은 다음과 같습니다.

1) 당신의 커뮤니케이션 '스택'을 재고하라

기업은 가상 전화 시스템에서 채팅 및 화상 회의 에 이르기까지 그 어느 때보다 많은 커뮤니케이션 도구를 사용합니다. 그러나 불행히도 수십 개의 채널을 통해 커뮤니케이션을 퍼뜨리는 것은 혼란을 야기합니다.

먼저 모든 통신 도구 를 검토하여 비동기식 통신으로 전환합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 핸드폰
• 채팅
• 이메일
• SMS/문자 메시지
• 화상 회의
• 프로젝트 관리
• 문서 협업
• 파일 공유

이러한 각 채널에 대해 팀에서 일반적으로 채널을 처리하는 방법을 기록하십시오.

채팅을 실시간 대화에 주로 사용합니까? 그렇지 않은 경우 후속 조치를 취하거나 좌절하기 전에 응답을 얼마나 오래 기다립니까?

팀의 현재 커뮤니케이션 방식을 확실히 이해하여 최적화할 수 있습니다.

관련: 회사의 비즈니스 연속성 계획을 만들고 구현하는 방법

2) 응답성 피라미드 만들기

다음으로, 팀이 각 커뮤니케이션 채널을 어떻게 사용하기를 원하는지 계획하십시오.

이것을 통신 계획 이라고 생각하십시오. 예를 들어 IT 세계에서는 Runbook 을 사용하여 서버 충돌과 같은 상황을 처리합니다.

다른 문제의 경우 Runbook은 각 도구를 사용하는 시기, 예상 응답 시간 및 사용 스타일에 대해 간략하게 설명합니다. 이 세 가지 스타일은 다음과 같습니다.

• 동기식: 긴급한 상황이며 직접 방문하거나 실시간 도구(예: 채팅 또는 화상 회의)를 사용하여 발생해야 합니다.
• 비동기식: 즉각적인 응답이 필요하지 않습니다. 그러나 응답 시간에 대한 명확한 기대치를 설정했습니다. 각 사람은 자신의 시간에 답변합니다.
• 반비동기: 두 스타일의 조합이 가장 좋은 상황이 있습니다. 모든 사람을 실시간 회의에 참여시키기 전에 이메일을 통해 컨텍스트를 제공하세요. 원하는 특정 결과를 가지고 회의에 참석하도록 초대하십시오. 이렇게 하면 모든 사람이 속도를 높이고 의미 있는 기여를 할 수 있습니다. 그런 다음 요약에서 내린 결정을 회람하십시오.

회사의 모든 커뮤니케이션을 한 곳에서 확인하면 실시간으로 발생하는 대화가 얼마나 적은지 알 수 있습니다.

긴급 상황, 팀 구성 또는 복잡한 결정과 같이 실시간 접근이 필요한 것은 팀 시간의 10%만 차지해야 합니다.

관련: 더 나은 메시징 및 계획을 위한 커뮤니케이션 계획 템플릿

3) 비동기 우선 문화 개발

이제 현재의 참여 방식과 이상적인 워크플로 간의 격차를 해소할 때입니다.

응답 시간에 명확성을 추가하거나 비동기식 통신을 수용하도록 습관을 변경할 수 있는 곳은 어디입니까?

예를 들어, 채팅을 동기 도구로 사용하는 대신 메시지에 더 많은 컨텍스트를 제공하여 사용자 없이도 응답할 수 있도록 합니다.

Slack, Trello 및 Zoom과 같은 별도의 도구를 사용하는 대신 Nextiva 는 채팅, 화상 회의를 한 곳에서 모두 함께 제공합니다.

올바른 플랫폼을 사용하는 것과 함께 비동기식으로 통신하는 입증된 방법을 모았습니다.

• 휴가를 떠나는 것처럼 위임하십시오. 예를 들어 이메일이나 공유 문서로 전환할 수 있는 회의는 무엇입니까? 팀에 동일한 작업을 수행하고 라이브 시나리오에 대한 대안 목록을 만들도록 요청하십시오. 사람들이 당신의 부재를 따라갈 수 있는 구체적인 경로가 있습니까?
• 프로젝트 계획을 과도하게 전달합니다. 무슨 수를 써서라도 모호함을 피하십시오. 각 메시지는 기대치를 설정하고, 명확한 일정을 제시하고, 주고받는 대화를 줄이기 위해 리소스에 대한 링크를 공유해야 합니다. 지식 격차를 예상하고 프로젝트를 중단하기 전에 해결하십시오.
• 모든 결정에 대해 '정리'를 요청하십시오. 대화 결과를 문서화하고 공유하는 습관을 들이십시오. 모든 사람이 액세스할 수 있는 가상 작업 공간에 저장합니다. 할 일 목록의 각 항목에 소유자를 지정하십시오.
• 실시간 가용성을 위해 '영업 시간'을 설정합니다. 하루 중 채팅이 가능해야 하는 시간을 차단합니다. 그렇지 않으면 각 채널에 응답할 적절한 시간을 설정하고 알림을 승인하거나 끌 수 있습니다.

관련: 클라우드 전화 통신이란 무엇이며 어떻게 작동합니까?

4) 동기 통신을 사용하는 것이 가장 좋은 때를 안다.

문화가 바뀌면 모든 사람이 참여하지 않을 가능성이 있습니다.

실시간 대화는 브레인스토밍, 관계 구축 및 민감한 주제를 다루는 데 필수적입니다.

목표는 빈도를 최소화하는 것이지만 실시간 동기 상호 작용이 선호되는 네 가지 시나리오가 있습니다.

• 일대일: 관리자와 보고서 간의 대화는 직원이 일정을 유지하는 데 도움이 됩니다. 목적 없는 토론 대신 몇 가지 요점을 가진 일대일 질문 으로 토론에 임하십시오.
• 관계 형성: 비동기식 의사소통의 이점에도 불구하고 언어적 및 비언어적 신호와 성취 축하의 영향이 부족합니다.
• 프로젝트 시작: 모든 사람이 같은 페이지를 유지해야 하는 경우 계획을 살펴보세요. 예를 들어, 새 제품을 출시 하기 전에 영업 팀을 교육할 때 .
• 긴급하거나 중대한 결정을 내릴 때: 대응이 중요할 때 잘못된 의사소통을 피해야 합니다. 실시간 대화를 통해 모든 사람이 같은 페이지에 있는지 확인할 수 있습니다. (그러나 문서화하고 적절하게 내부적으로 공유하는 것을 잊지 마십시오.)

따르기 쉬운 규칙은 감정적 반응에 의존하는 주제에 대해 실시간 회의가 필요하다는 것입니다. 그렇지 않으면 팀의 워크플로에 자율성을 구축하십시오.

5) 고객에게 비동기식 통신 제공

비동기식 커뮤니케이션은 직원 경험을 향상시킵니다. 그러나 이를 사용하여 고객 경험 을 강화할 수도 있습니다.

가장 일반적인 고객 접점에는 전화 통화와 실시간 채팅이 포함됩니다. 이는 동기식이며 실시간이며 고객 요구에 맞게 인력을 배치해야 합니다.

Gartner 는 13%의 고객만이 셀프 서비스를 통해 문제를 완전히 해결할 수 있음을 발견 했습니다. 나머지? 그들은 귀하의 웹 사이트에 도착하고 실시간 지원이 필요합니다. 이 비효율성은 비용이 많이 듭니다. 실시간 상호작용당 $0.10에 비해 $8.01 이상입니다.

다음은 고객에게 비동기식 작업 방식을 제공하는 몇 가지 방법입니다.

• 탐색 및 도움말 문서를 단순화합니다. 많은 웹 사이트에는 탐색이 복잡하여 도움을 받기가 어렵습니다. 또한 도움말 문서는 전문 용어와 복잡성을 피하면서 사용하기 매우 쉬워야 합니다. 인바운드 콜 센터 대화를 듣고 말과 기술 수준에 대한 느낌을 얻으십시오.
• 검색을 위해 셀프 서비스 리소스를 최적화합니다. 검색은 사람들의 첫 번째 접점이므로 검색 엔진이 사용자에게 표시할 수 있는 광범위한 문서를 생성하는 것이 가장 좋습니다. 지원 문서에 액세스할 수 있는지 확인하고, FAQ를 사용하고, 비디오 및 이미지를 포함합니다. 페이지가 2초 이내에 로드되도록 사이트 성능을 감사합니다.
• 자동화된 고객 솔루션을 제공합니다. 챗봇 및 IVR과 같은 솔루션은 실시간 지원 볼륨을 줄이고 사람들을 지원하는 데 도움이 될 수 있습니다. 오늘날의 컨택 센터 솔루션 은 오늘날 증가하는 고객의 요구 사항을 충족하고 리소스를 절약합니다.
• 알려진 호출 드라이버에 사전 메시징을 배포합니다. 문제가 많은 고객에게 영향을 미친다는 것을 알게 되면 이에 대한 간단한 메시지를 보내십시오. 여기에는 웹사이트 업데이트, 전화 시스템에 메시지 추가, 지원 문서 수정이 포함됩니다. 그러나 대량 이메일은 도움보다 더 많은 고객을 놀라게 할 수 있으므로 현명하게 선택하십시오.

비동기 통신은 당신과 함께 시작됩니다

모든 사람이 새로운 스타일의 비즈니스 커뮤니케이션을 즉시 채택하는 것은 아닙니다.

대신, 완벽이 아닌 진행에 초점을 맞추십시오. 매일 팀의 워크플로에 더 많은 비동기식 커뮤니케이션을 도입할 수 있는 작은 방법을 찾으십시오.

매일 모이는 것에 대한 충동을 억제하십시오. 대신 공유 문서에 자신의 생각과 데이터 포인트를 기록하고 피드백을 요청하세요.

당신의 행동이 중요합니다. 연구에 따르면 회사 리더는 팀에 상당한 파급 효과 를 일으킵니다. 모든 시간에 메시지를 보내고 즉각적인 응답을 기대하고 경계를 존중하지 않으면 팀도 마찬가지입니다.

팀 커뮤니케이션을 마스터하려면 올바른 사고 방식이 필요합니다

비동기식 통신이 업무의 미래라고 말하고 싶어하는 사람들이 많이 있습니다. 그러나 실제로는 다른 스타일의 작업일 뿐입니다. 언제 어떻게 사용하는 것이 가장 좋은지 결정하는 것은 사용자의 몫입니다.

기능이 풍부한 통합 커뮤니케이션 플랫폼 은 동기식 커뮤니케이션의 불확실성을 완화합니다. 위에서 언급한 조언을 통해 최대한 활용할 수 있습니다.

당신은 풀 타임 이메일, 수다 및 회의 참석자가 아닌 업무를 수행하기 위해 팀을 고용했습니다. 비동기식 통신을 사용하여 최상의 작업을 수행하는 데 필요한 시간과 공간을 제공합니다.

관련: 리더는 비즈니스의 미래에 대해 걱정하지 않아야 합니다. — 여기에 이유가 있습니다.

비동기 통신 FAQ

비동기 통신과 동기 통신의 차이점은 무엇입니까?

비동기 통신과 동기 통신의 주요 차이점은 상호 작용 속도입니다. 동기는 실시간으로 발생하지만 아이디어와 기대치를 표현하는 데 더 많은 "오버헤드"가 필요합니다. 반면에 Asynchronous는 실시간 상호 작용 없이 완전한 아이디어를 전달합니다.

비동기 통신의 예는 무엇입니까?

비동기 통신의 예로는 참조 자료, 녹화된 비디오 및 문서 공동 작업이 있습니다. 사람들이 다른 사람들에게 영향을 미치지 않고 자신의 속도로 기여한다면 그것은 비동기식 커뮤니케이션입니다. 반대로 화상 회의, 라이브 채팅 및 주고받는 이메일과 같은 기능은 동기식 통신을 사용합니다.

어떤 도구가 비동기식 통신을 제공합니까?

비동기식 통신은 소프트웨어로 더 쉽게 만들 수 있는 프로세스 또는 사고 방식입니다. 초기 통신에서 요구 사항과 컨텍스트를 미리 로드할 때 비동기 통신 원칙을 채택하게 됩니다.

다음 도구는 비동기 통신을 제공합니다.

• 아사나
• 구글 문서
• 직조기
• 넥스티바
• 클라우드앱
• 드롭 박스
• 합류

위의 커뮤니케이션 도구 내에서 실시간 상호 작용이 필요하지 않은 기능에 의존하십시오.

비동기 통신의 단점은 무엇입니까?

알아야 할 비동기 통신의 몇 가지 단점이 있습니다.

1. 낯설음 — 실시간 채팅과 동료 및 상사의 참여에 익숙한 많은 사람들에게는 비동기식이 낯설 수 있습니다.
2. 변경 관리 — 비동기는 초기 요청에 더 많은 노력이 필요합니다. 이 변경은 더 많은 데이터를 사전에 수집함을 의미합니다.
3. 속도 — 라이브 상호 작용이 더 적기 때문에 보정하고 실시간 피드백을 얻을 기회가 더 적습니다.

이러한 단점을 해결하기 위해 기업은 비동기 도구를 통합 커뮤니케이션 솔루션 과 페어링해야 합니다.