異步通信：完成更多工作並避免倦怠

當一個對手像火箭一樣起飛並且發展得比你快時，你就會去尋找答案。 他們是否獲得了更多資金或贏得了一個難以捉摸的賬戶？ 你可以翻很多石頭來尋找蟋蟀。

答案要簡單得多。 他們掌握了異步通信的藝術和科學。 它可以幫助公司減少浪費的時間並更快地完成更多工作。

商務溝通成就或破壞每家公司。 太少了，項目就會停滯不前並脫軌。 但是太多了，你會分散你的團隊取得任何實際進展的注意力。

讓您的團隊能夠在不期望立即響應的情況下開展工作，從而將績效提升到一個全新的水平。

像 GitLab 和 Asana 這樣的初創公司使用異步通信來更智能地工作。

讓我們深入了解它的好處、限制和最佳實踐，以改進分佈式團隊的工作方式。

• 什麼是異步通信？
• 實時通信的局限
• 異步通信的好處
• 使異步和同步更好地工作
• 建立平衡的溝通策略
• 關於異步通信的常見問題

什麼是異步通信？

異步通信是一種無需實時反饋即可交換信息的方法。 它通過更加強調初始請求來減少各種實時檢查點。

這種形式的交流減少了面對面的狀態更新，而不會抑制輸出。 因此，對於按照自己的節奏進行深度工作的遠程工作者來說，這是一個福音。

異步通信的一個示例包括向銷售副總裁發送電子郵件以更新本季度的預測或提供對共享文檔的反饋。 不期望收件人立即回复。 相反，他們可以在適合他們的時候閱讀和回复。

隨著公司在多個時區接受遠程工作，對異步的興趣增加了。 異步通信提高了生產力和士氣，因此增長最快的公司採用它也就不足為奇了。

同步通信，也稱為實時通信，涉及與隊友互動並期望立即響應。 例如，如果您正在開會並向團隊成員提出問題並且現在需要答案。 同步不僅僅意味著面對面。 它可以在 Slack 頻道、視頻通話和每週站立會議中找到。

從表面上看，異步和同步聽起來像是一個簡單的區別。

電子郵件通常不需要立即回复，但面對面的對話卻需要。 這些期望並不具體。 隨著越來越多的團隊遠程辦公，這條線比以往任何時候都更加模糊。

例如，聊天和即時消息既可以是實時的，也可以是異步的。 電子郵件也是如此：詢問任何從經理那裡收到深夜消息的人。 將回复推遲到下一個工作日是不可抗拒的。

秘訣不在於技術，而在於您公司的文化和期望。

不幸的是，太多的公司沒有設定明確的期望或提供指導。 這就是人們感到沮喪、信號交叉、生產力停滯不前的地方。

根據我們的商業通信狀況調查，由於通信問題，超過一半的企業每個月或更多都面臨危機。

但與使用新的項目管理工具不同，公司文化更難改變。

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實時通信的局限

您很可能已經以幾種方式練習異步通信。 但是，默認設置是在問題和請求發生時處理它們。

大流行極大地改變了工作的未來，但不一定會變得更好。 許多遠程團隊引用他們正在進行無休止的會議。 微軟的工作趨勢指數顯示，62% 的電話和會議是計劃外的。 該統計數據來自 31,000 多家公司。

據HBR稱，大多數員工一天中 80% 的時間都花在開會、打電話和回復電子郵件上。 但是，如果您的團隊隨時可用，他們如何專注於深度工作？

事實是他們做不到。

依賴同步通信會竊取團隊的注意力。 它還以多種方式損害您的業務：

• 獎勵存在勝於生產力。 當期望快速響應時間時，您的團隊會優先考慮在場而不是工作。 一項針對50,000 名辦公室工作人員的匿名研究發現，大多數人每六分鐘或更短時間檢查一次電子郵件或聊天應用程序！
• 增加不必要的壓力，推動營業額。 隨時可用會產生預期壓力——一種持續的焦慮狀態。 壓力大的員工辭職的可能性要高出三倍。
• 孤島可操作信息。 當決策的上下文僅存在於實時會議期間時，它就具有特權。 您的分佈式團隊不知道在哪裡尋找答案，而是提出相同的問題，並且無法按照自己的節奏進行。
• 限制團隊的流動。 “心流”是一種深度專注的狀態，它只來自於一個漫長的不間斷的時期。 麥肯錫在一項為期 10 年的研究中發現，處於流動狀態的員工的工作效率是經常被打斷的員工的五倍。
• 疏遠不同時區的人。 同步通信需要每個人同時在場。 如果您的團隊跨時區工作，這意味著只有其中一些可以在場。 它還限制了團隊成員管理自己的時間。

異步通信的好處

另一方面，異步通信使您的團隊可以自由地圍繞他們的理想時間表工作。

異步通信文化有幾個值得注意的優點：

1. 遏制中斷以提高生產力。 工程師、設計師和作家等知識工作者需要長時間的深度工作週期才能發揮出最佳水平。
2. 將結果置於響應之上。 衡量結果，而不是評估您的團隊的響應時間。 即使對於復雜的主題，像 Loom 這樣的應用程序也可以輕鬆錄製簡短的截屏視頻。
3. 強調戰略思維。 異步通信的速度為深入思考你的答案提供了更多空間。 這意味著更少的來回對話和更好的輸出。 與不知情和臨時性的反應相比，反應可能更加理性和深思熟慮。
4. 建立明確的期望。 當隊友沒有立即回复您時，您無需再坐等響應或心煩意亂。 取而代之的是，每個人都知道什麼時候可以收到回复，並且可以在此之前繼續他們的工作日。
5. 培養知識共享的文化。 會議決定成為公司範圍內的更新，而不是僅對與會者可用。 此增強功能加快了各個項目的檢查點。 模板最大限度地減少了從會議中獲取要點的猜測。
6. 為遠程和辦公室員工提供公平的競爭環境。 您將從被排除在辦公室福利之外的遠程工作人員那裡獲得更全面的意見。 它還降低了計劃外想法在辦公室蓬勃發展的可能性。
7. 迫使你有效地計劃工作。 當團隊成員僅在特定時間可用時，它會迫使您提前計劃更多。 提前幾分鐘可以節省數小時的會議時間。

使同步和異步通信更好地工作

雖然同步通信具有侵入性，但異步使您的團隊可以控制何時響應。

有些團隊不能單獨依賴異步通信。 例如，當銷售或客戶支持處理呼入電話時。 同樣，在某些情況下，您需要聽取許多觀點並向團隊發表決定。

最好的團隊明白，這兩種溝通方式對於最高生產力都是必不可少的。 研究也支持這一點。

哈佛研究人員觀察到，“爆發式”合作的團隊效率更高，更善於提出獨特和創新的想法，解決複雜問題的時間更少。 這種協作的一個例子是有很短的實時通信時間，然後是長時間的分開。

建立平衡的溝通策略

持久的溝通策略可以平衡工作時間和協作時間。

但是，忘記你以前的溝通習慣需要時間和奉獻精神。 您不僅需要正確的工具，還需要明確的期望和新的工作流程。 這對於遠程員工來說至關重要，儘管每個人都受益於平衡的溝通。

以下是如何從混亂的文化轉變為同步和異步的健康融合：

1）盤點你的溝通“堆棧”

企業使用比以往更多的通信工具，從虛擬電話系統到聊天和視頻會議。 但是，不幸的是，跨數十個渠道傳播溝通會導致混亂。

首先評估所有通信工具，過渡到異步通信。 這包括：

• 電話
• 聊天
• 電子郵件
• 短信/短信
• 視頻會議
• 項目管理
• 文檔協作
• 文件共享

對於這些渠道中的每一個，寫下您的團隊通常如何對待它們。

他們是否主要使用聊天進行實時對話？ 如果沒有，他們在跟進或感到沮喪之前要等待多長時間？

深入了解團隊當前的溝通實踐，以便優化它們。

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2）創建響應金字塔

接下來，規劃出您希望您的團隊如何使用您的每個溝通渠道。

將此視為一個通信計劃。 例如，在 IT 領域，他們使用運行手冊來處理服務器崩潰等情況。

對於其他問題，您的操作手冊概述了何時使用每個工具、預期的響應時間以及使用它們的方式。 這三種風格是：

• 同步：這些是緊急的，必須親自或使用實時工具（如聊天或視頻會議）進行。
• 異步：這些不需要立即響應。 但是，您已經對響應時間設定了明確的期望。 每個人都在自己的時間回答。
• 半異步：在某些情況下，您最好同時使用兩種樣式。 在讓每個人都參加實時會議之前，請通過電子郵件提供上下文。 邀請他們以期望的特定結果參加會議。 這樣，每個人都可以跟上進度並做出有意義的貢獻。 之後，在回顧中傳閱所做的決定。

在一個地方查看您公司的所有通信，讓您明白需要實時進行的對話是多麼少。

那些需要實時方法的，例如緊急情況、團隊建設或複雜的決策，應該只佔團隊時間的 10%。

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3) 培養異步優先的文化

現在是時候彌合從您今天的參與方式到理想工作流程的差距了。

您可以在哪裡增加響應時間的清晰度或改變習慣以接受異步通信？

例如，不要將聊天用作同步工具，而是為消息提供更多上下文，以便它們可以在您不在場的情況下做出響應。

Nextiva沒有使用 Slack、Trello 和 Zoom 等單獨的工具，而是將所有人與聊天、視頻會議聚集在一個地方。

除了使用正確的平台外，我們還收集了經過驗證的異步通信方式：

• 就像你去度假一樣委派。 例如，哪些會議可以變成電子郵件或共享文檔？ 要求您的團隊也這樣做，並列出現場場景的替代方案。 在您不在的情況下，人們是否可以遵循特定的前進道路？
• 過度溝通項目計劃。 不惜一切代價避免含糊不清。 每條消息都應設定期望，給出明確的時間表，並共享資源鏈接以減少來回對話。 預測知識差距並在他們擱置項目之前解決它們。
• 要求對所做的任何決定進行“匯總”。 讓它成為記錄和分享對話結果的一種做法。 將這些存儲在每個人都可以訪問的虛擬工作空間中。 為您的待辦事項列表中的每個項目分配一個所有者。
• 為實時可用性設置“辦公時間”。 一天中需要在聊天中可用的時間塊。 否則，請設置合理的時間來響應每個頻道並讓他們退出或關閉通知。

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4）知道什麼時候最好使用同步通信

隨著任何文化轉變，有可能不是每個人都會參與其中。

實時對話對於頭腦風暴、建立融洽關係和處理敏感話題至關重要。

雖然您的目標是盡量減少它們的頻率，但在以下四種情況下，實時、同步交互更受青睞：

• 一對一：經理和他們的報告之間的對話幫助員工保持正軌。 與其進行漫無目的的討論，不如提出一些有針對性的一對一問題。
• 建立融洽關係：儘管異步交流有好處，但它缺乏語言和非語言暗示和慶祝成就的影響。
• 項目啟動：當你需要讓每個人都在同一個頁面上時，通過一個計劃。 例如，當您在推出新產品之前對銷售團隊進行培訓時。
• 做出緊急或高風險的決定時：當響應能力至關重要時，您需要避免溝通不暢。 實時對話可以確保每個人都在同一頁面上。 （但不要忘記酌情在內部記錄和分享。）

一個容易遵循的規則是，對於依賴於情緒反應的主題，實時會議是必要的。 否則，在團隊的工作流程中建立自主權。

5) 為您的客戶帶來異步通信

異步通信可改善您的員工體驗。 但您也可以使用它來加強您的客戶體驗。

最常見的客戶接觸點包括電話和實時聊天。 這些是同步和實時的，需要您根據客戶需求配備人員。

Gartner發現，只有 13% 的客戶可以通過自助服務完全解決問題。 其餘的部分？ 他們登陸您的網站並需要輔助實時聯繫。 這種低效率的代價是昂貴的——每次實時交互要 8.01 美元以上，而 0.10 美元。

以下是為客戶提供異步工作實踐的一些方法。

• 簡化您的導航和幫助文檔。 許多網站的導航混亂，很難獲得幫助。 此外，幫助文檔應該超級容易使用，避免行話和復雜性。 聆聽您的呼入呼叫中心對話，了解措辭和技能水平。
• 優化自助搜索資源。 搜索是人們的第一個接觸點，因此最好生成搜索引擎呈現給用戶的大量文檔。 確保支持文檔可訪問，使用常見問題解答，包括視頻和圖像。 審核您的網站性能，以便在不到兩秒的時間內加載頁面。
• 提供自動化的客戶解決方案。 聊天機器人和 IVR 等解決方案可以幫助您轉移實時幫助量並幫助人們。 當今的聯絡中心解決方案可滿足當今不斷增長的客戶需求並節省您的資源。
• 向已知的呼叫驅動程序部署主動消息傳遞。 當您知道某個問題會影響許多客戶時，請發布有關它的簡單消息。 這包括更新您的網站、向您的電話系統添加消息以及修改支持文章。 但是，群發電子郵件可能會嚇到更多的客戶而不是幫助，因此請明智地選擇。

異步通信從你開始

除非您這樣做，否則並非所有人都會立即採用新的商務溝通方式。

相反，專注於進步——而不是完美。 每天尋找一些小方法來為團隊的工作流程引入更多的異步通信。

抵制每天擠在一起的衝動。 相反，在共享文檔中寫下您的想法、數據點並尋求反饋。

你的行動很重要。 研究表明，公司領導者會對您的團隊產生重大的連鎖反應。 如果您在任何時間都發消息，期待即時響應，並且不尊重界限，那麼您的團隊也不會。

掌握團隊溝通需要正確的心態

有很多人願意告訴你異步通信是工作的未來。 但是，實際上，這只是您可以使用的另一種工作方式。 由您決定何時以及如何最好地使用它。

功能豐富的統一通信平台緩解了同步通信的不確定性。 有了上面提到的建議，您可以充分利用它。

你僱傭你的團隊來完成他們的工作，而不是全職發郵件、聊天和參加會議。 使用異步通信為他們提供完成最佳工作所需的時間和空間。

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異步通信常見問題

異步和同步通信有什麼區別？

異步和同步通信的主要區別在於交互的速度。 同步實時發生，但需要更多“開銷”來表達想法和期望。 另一方面，異步無需實時交互即可傳達完整的想法。

什麼是異步通信的例子？

異步通信的示例包括參考資料、錄製的視頻和文檔協作。 如果人們按照自己的節奏做出貢獻而不影響他人，那就是異步通信。 相反，視頻會議、實時聊天和來回電子郵件等功能使用同步通信。

哪些工具提供異步通信？

異步通信是一種可以通過軟件變得更容易的過程或思維方式。 當您在初始通信中預先加載需求和上下文時，您將採用異步通信原則。

以下工具提供異步通信：

• 體式
• 谷歌文檔
• 織機
• Nextiva
• 雲應用
• 投遞箱
• 合流

在上述通信工具中，依靠不需要實時交互的功能。

異步通信的缺點是什麼？

您應該知道異步通信的一些缺點。

1. 不熟悉——對於許多習慣於與同事和上級實時聊天和參與的人來說，異步可能不熟悉。
2. 變更管理——異步需要在初始請求上付出更多的努力。 這種變化意味著需要提前收集更多數據。
3. 速度——由於存在較少的實時交互，因此校準和獲得實時反饋的機會較少。

為了克服這些缺點，公司需要將異步工具與統一通信解決方案配對。