非同期通信：より多くのことを成し遂げ、燃え尽き症候群を回避する

ライバルがロケット船のように離陸し、あなたよりも速く成長するとき、あなたは答えを探すつもりです。 彼らはより多くの資金を得ましたか、それともとらえどころのないアカウントを獲得しましたか？ あなたはコオロギを見つけるために多くの岩をひっくり返すことができます。

答えははるかに簡単です。 彼らは非同期通信の芸術と科学を習得しました。 これにより、企業は無駄な時間を削減し、より多くの作業をより迅速に行うことができます。

ビジネスコミュニケーションは、すべての企業を成功または失敗させます。 少なすぎると、プロジェクトが停止して脱線します。 しかし、多すぎると、チームが実際の進歩を遂げることができなくなります。

即時の応答を期待せずにチームが作業できるようにすることで、まったく新しいレベルのパフォーマンスが実現します。

GitLabやAsanaのようなスタートアップは、非同期通信を使用してよりスマートに機能するために大物を引き受けます。

分散チームの動作方法を改善するために、その利点、制限、およびベストプラクティスについて詳しく見ていきましょう。

• 非同期通信とは何ですか？
• リアルタイムコミュニケーションの限界
• 非同期通信の利点
• 非同期と同期をより適切に機能させる
• バランスの取れたコミュニケーション戦略の構築
• 非同期通信に関するFAQ

非同期通信とは何ですか？

非同期通信は、リアルタイムのフィードバックを期待せずに情報を交換する方法です。 最初のリクエストに重点を置くことで、さまざまなライブチェックポイントを減らします。

この形式の通信は、出力を阻害することなく、対面でのステータス更新を削減します。 その結果、自分のペースで深い仕事をしている遠隔地の労働者にとっては恩恵でした。

非同期通信の例には、今四半期の予測を更新するために営業担当副社長に電子メールを送信したり、共有ドキュメントに関するフィードバックを提供したりすることが含まれます。 受信者が即座に応答することは期待できません。 代わりに、彼らはそれが彼らにとって理想的であるときに読んで返信することができます。

企業が多くのタイムゾーンでリモートワークを採用するにつれて、非同期への関心が高まっています。 非同期通信は生産性と士気を高めるので、急成長している企業がそれを採用するのは当然のことです。

リアルタイム通信とも呼ばれる同期通信には、チームメイトとのやり取りと即時の応答を期待することが含まれます。 たとえば、会議中にチームメンバーに質問し、今すぐ回答が必要な場合です。 同期とは、対面することだけを意味するのではありません。 Slackチャンネル、ビデオコール、毎週のスタンドアップで見つかります。

表面的には、非同期と同期は単純な区別のように聞こえます。

通常、メールにはすぐに返信する必要はありませんが、対面での会話には必要です。 これらの期待は具体的ではありません。 また、在宅勤務のチームが増えるにつれ、その境界線はかつてないほど曖昧になっています。

たとえば、チャットとインスタントメッセージングは​​、リアルタイムと非同期の両方にすることができます。 メールについても同じです。マネージャーから深夜のメッセージを受け取った人に聞いてください。 次の就業日まで返信を延期するのは魅力的です。

秘密はテクノロジーではなく、あなたの会社の文化と期待です。

残念ながら、あまりにも多くの企業が明確な期待を設定したり、ガイダンスを提供したりしていません。 そして、これは人々が欲求不満になり、信号が交差し、生産性が停止する場所です。

State of Business Communicationsの調査によると、コミュニケーションの問題により、半数以上の企業が毎月以上の危機に直面しています。

ただし、新しいプロジェクト管理ツールを使用する場合とは異なり、企業文化を変えることは困難です。

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リアルタイムコミュニケーションの限界

ほとんどの場合、すでにいくつかの方法で非同期通信を実践しています。 ただし、デフォルトでは、問題やリクエストが発生したときに処理されます。

パンデミックは仕事の未来を劇的に変えましたが、必ずしも良くなるとは限りません。 多くのリモートチームは、彼らが無限の会議に参加していると述べています。 MicrosoftのWorkTrendIndexは、電話と会議の62％が予定外であることを明らかにしました。 この統計は、31,000を超える企業から集計されています。

HBRによると、ほとんどの従業員は1日の80％を会議、電話、および電子メールへの返信に費やしています。 しかし、あなたのチームが常に利用可能である場合、彼らはどのようにして深い仕事に集中することができますか？

真実は彼らができないということです。

同期通信に依存することは、チームの焦点を奪います。 それはまた、いくつかの点であなたのビジネスを傷つけています：

• 生産性よりもプレゼンスに報酬を与えます。 速い応答時間が期待される場合、チームは仕事をするよりも出席することを優先します。 50,000人のサラリーマンを対象とした匿名の調査によると、ほとんどの人が6分以内にメールやチャットアプリをチェックしています。
• 売上高を促進する不要なストレスを追加します。 常に利用可能であると、予期的なストレスが発生します。これは常に不安状態です。 ストレスの多い労働者は、辞める可能性が最大3倍高くなります。
• サイロの実用的な情報。 決定のコンテキストがライブ会議中にのみ存在する場合、それは特権になります。 答えを探す場所を知る代わりに、分散したチームは同じ質問をし、自分のペースで進むことはできません。
• チームの流れを制限します。 「流れ」とは、途切れることのない長い期間からのみもたらされる深い焦点の状態です。 10年間の調査で、マッキンゼーは、流れている労働者は、定期的に中断されている労働者よりも5倍生産性が高いことを発見しました。
• さまざまなタイムゾーンの人々を疎外します。 同期通信では、全員が同時に存在する必要があります。 チームがタイムゾーンを越えて作業している場合、これは一部のタイムゾーンのみが存在できることを意味します。 また、チームメンバーが自分の時間を管理することを制限します。

非同期通信の利点

一方、非同期通信により、チームは理想的なスケジュールを自由に回避できます。

非同期通信の文化には、いくつかの注目すべき利点があります。

1. 生産性を高めるために中断を抑制します。 エンジニア、デザイナー、ライターなどの知識労働者は、最善を尽くすために長時間の深い作業サイクルを必要とします。
2. 結果を応答性よりも優先します。 チームの応答時間を評価するのではなく、結果を測定します。 複雑なトピックの場合でも、Loomのようなアプリを使用すると短いスクリーンキャストを簡単に録画できます。
3. 戦略的思考を強調します。 非同期コミュニケーションのペースは、あなたの答えについて深く考えるためのより多くのスペースを提供します。 これは、前後の会話が少なくなり、出力が向上することを意味します。 応答は、情報に基づいていないアドホックなものと比較して、より合理的で考え抜かれたものにすることができます。
4. 明確な期待を確立します。 チームメイトがすぐにあなたに戻ってこないときに、応答を待ったり、動揺したりする必要はもうありません。 代わりに、誰もがいつ応答を期待するかを知っており、それまで仕事を続けることができます。
5. 知識共有の文化を育む。 会議の決定は、出席者だけが利用できるのではなく、全社的な更新になります。 この機能強化により、さまざまなプロジェクトのチェックポイントが高速化されます。 テンプレートは、会議からの持ち帰りをキャプチャするための当て推量を最小限に抑えます。
6. リモートおよびオフィス内のスタッフの競争の場を均等にします。 オフィスの特典から除外されているリモートワーカーから、より包括的な情報を得ることができます。 また、計画外のアイデアがオフィスで成功する可能性も低くなります。
7. 効果的に作業を計画するように強制します。 チームメンバーが特定の時間にしか対応できない場合は、事前に計画を立てる必要があります。 数分前もって追加することで、後で会議を行う時間を節約できます。

同期および非同期通信をより適切に機能させる

同期通信は侵襲的ですが、非同期はチームがいつ応答するかを制御できます。

一部のチームは、非同期通信だけに頼ることはできません。 たとえば、営業またはカスタマーサポートがインバウンドコールを処理する場合です。 同様に、多くの視点を聞き、グループに決定を表明する必要がある状況があります。

最高のチームは、両方のコミュニケーションスタイルが最高の生産性に不可欠であることを理解しています。 そして、研究はこれも裏付けています。

ハーバード大学の研究者は、「バースト」で共同作業を行うチームの方が生産性が高く、独自の革新的なアイデアを思いつくのに優れており、複雑な問題の解決に費やす時間が少ないことを観察しました。 このコラボレーションの例としては、リアルタイムのコミュニケーションの短い瞬間と、それに続く長い時間の間隔があります。

バランスの取れたコミュニケーション戦略の構築

永続的なコミュニケーション戦略は、仕事とコラボレーションの時間のバランスを取ります。

しかし、以前のコミュニケーションの習慣を学ぶのをやめるには、時間と献身が必要です。 適切なツールが必要なだけでなく、明確な期待と新しいワークフローも必要です。 これはリモートの従業員にとって非常に重要ですが、誰もがバランスの取れたコミュニケーションの恩恵を受けています。

混沌とした文化から同期と非同期の健全なブレンドに移行する方法は次のとおりです。

1）コミュニケーションの「スタック」をストックする

企業は、仮想電話システムからチャットやビデオ会議まで、これまでになく多くのコミュニケーションツールを使用しています。 しかし、残念ながら、数十のチャネルに通信を広げると混乱が生じます。

最初にすべてのコミュニケーションツールを検討して、非同期コミュニケーションに移行します。 これも：

• 電話
• チャット
• Eメール
• SMS/テキストメッセージング
• ビデオ会議
• プロジェクト管理
• ドキュメントコラボレーション
• ファイル共有

これらのチャネルごとに、チームが通常どのように扱うかを書き留めます。

彼らは主にリアルタイムの会話にチャットを使用していますか？ そうでない場合、フォローアップまたはイライラする前に、どのくらいの期間応答を待ちますか？

チームの現在のコミュニケーション慣行をしっかりと理解して、それらを最適化できるようにします。

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2）応答性のピラミッドを作成する

次に、チームが各コミュニケーションチャネルをどのように使用するかを計画します。

これを通信計画と考えてください。 たとえば、ITの世界では、サーバーのクラッシュなどの状況を処理するためにRunbookを使用しています。

その他の問題については、Runbookで、各ツールをいつ使用するか、予想される応答時間、およびそれらを使用するためのスタイルについて概説しています。 これらの3つのスタイルは次のとおりです。

• 同期：これらは緊急であり、直接またはリアルタイムツール（チャットやビデオ会議など）を使用して行う必要があります。
• 非同期：これらは即時の応答を必要としません。 ただし、応答時間について明確な期待値を設定しました。 一人一人が自分の時間に答えます。
• 半非同期：両方のスタイルの組み合わせが最適な状況がいくつかあります。 全員をライブミーティングに参加させる前に、電子メールでコンテキストを提供します。 希望する特定の結果を持って会議に出席するように招待します。 このようにして、誰もがスピードを上げ、有意義な貢献をすることができます。 その後、要約で下された決定を回覧します。

会社のすべてのコミュニケーションを1か所で確認することで、リアルタイムで行う必要のある会話が少なくなります。

緊急事態、チームビルディング、複雑な意思決定など、リアルタイムのアプローチが必要なものは、チームの時間の10％しか占めてはなりません。

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3）非同期優先の文化を発展させる

今度は、今日の取り組みから理想的なワークフローへのギャップを埋めるときです。

応答時間を明確にしたり、非同期通信を採用するために習慣を変更したりできる場所はどこですか？

たとえば、チャットを同期ツールとして使用する代わりに、メッセージにより多くのコンテキストを提供して、メッセージがあなたの存在なしで応答できるようにします。

Nextivaは、Slack、Trello、Zoomなどの個別のツールを使用するのではなく、チャットやビデオ会議で全員を1か所にまとめます。

適切なプラットフォームを使用することに加えて、非同期で通信するための実証済みの方法をまとめました。

• あなたが休暇に行くかのように委任します。 たとえば、どの会議を電子メールまたは共有ドキュメントに変換できますか？ チームに同じことをして、ライブシナリオの代替案のリストを作成するように依頼します。 あなたの不在時に人々がたどることができる特定の道はありますか？
• プロジェクト計画を過剰に伝達します。 あいまいさは絶対に避けてください。 各メッセージは、期待を設定し、明確なタイムラインを提供し、リソースへのリンクを共有して、やり取りを減らす必要があります。 プロジェクトを進める前に、知識のギャップを予測して対処します。
• 行われた決定の「切り上げ」を求めます。 会話の結果を文書化して共有する練習をしてください。 これらは、誰もがアクセスできる仮想ワークスペースに保存します。 やることリストの各項目に所有者を割り当てます。
• ライブ可用性のために「営業時間」を設定します。 チャットで利用できるようにする必要がある1日の時間ブロックの瞬間。 それ以外の場合は、各チャネルに応答する適切な時間を設定し、通知をサインオフまたはオフにします。

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4）同期通信を使用するのが最適な時期を知る

文化の変化に伴い、全員が参加するわけではない可能性があります。

ブレーンストーミング、信頼関係の構築、デリケートなテーマへの対処には、リアルタイムの会話が不可欠です。

あなたの目標はそれらの頻度を最小限に抑えることですが、リアルタイムの同期相互作用が好まれる4つのシナリオがあります。

• 1対1：マネージャーとそのレポート間の会話は、従業員が順調に進むのに役立ちます。 目的のない議論の代わりに、いくつかの指摘された1対1の質問でそれに入る。
• 信頼関係の構築：非同期通信の利点にもかかわらず、それは言語的および非言語的手がかりの影響を欠き、成果を祝います。
• プロジェクトのキックオフ：全員が同じページにいる必要がある場合は、計画をウォークスルーします。 たとえば、新製品を発売する前に営業チームを教育している場合です。
• 緊急またはハイステークの決定を行う場合：応答性が重要な場合は、誤解を避ける必要があります。 リアルタイムの会話により、全員が同じページにいることを確認できます。 （ただし、必要に応じて、文書化して社内で共有することを忘れないでください。）

従うのが簡単なルールは、感情的な反応に依存するトピックにはリアルタイムの会議が必要であるということです。 それ以外の場合は、チームのワークフローに自律性を組み込みます。

5）非同期通信を顧客に提供する

非同期通信により、従業員のエクスペリエンスが向上します。 ただし、これを使用してカスタマーエクスペリエンスを強化することもできます。

最も一般的な顧客のタッチポイントには、電話とライブチャットが含まれます。 これらは同期的かつリアルタイムであり、顧客の要求に応じてスタッフを配置する必要があります。

ガートナーは、セルフサービスで懸念を完全に解決できるのは顧客の13％にすぎないことを発見しました。 残り？ 彼らはあなたのウェブサイトに着陸し、支援されたライブコンタクトを必要とします。 この非効率性は高くつきます—ライブインタラクションあたり$ 0.10と比較して、$8.01以上です。

顧客に非同期の作業慣行を提供するいくつかの方法があります。

• ナビゲーションとヘルプドキュメントを簡素化します。 多くのウェブサイトは、助けを得るのを難しくしている雑然としたナビゲーションを持っています。 さらに、ヘルプドキュメントは、専門用語や複雑さを避けて、非常に使いやすいものにする必要があります。 インバウンドコールセンターの会話を聞いて、言葉遣いとスキルレベルの感触をつかんでください。
• 検索用にセルフサービスリソースを最適化します。 検索は人々にとって最初のタッチポイントであるため、検索エンジンがユーザーに提示する広範なドキュメントを作成するのが最善です。 サポートドキュメントにアクセスできることを確認し、FAQを使用し、ビデオと画像を含めます。 サイトのパフォーマンスを監査して、ページが2秒未満で読み込まれるようにします。
• 自動化された顧客ソリューションを提供します。 チャットボットやIVRなどのソリューションは、ライブヘルプの量を減らし、人々を支援するのに役立ちます。 今日のコンタクトセンターソリューションは、今日の高まる顧客のニーズを満たし、リソースを節約します。
• 既知のコールドライバーにプロアクティブメッセージングを展開します。 問題が多くの顧客に影響を与えることがわかっている場合は、その問題について簡単なメッセージを送信します。 これには、Webサイトの更新、電話システムへのメッセージの追加、およびサポート記事の改訂が含まれます。 ただし、大量のメールはヘルプよりも多くの顧客を驚かせる可能性があるため、賢明に選択してください。

非同期通信はあなたから始まります

あなたがそうするまで、誰もがすぐに新しいスタイルのビジネスコミュニケーションを採用するわけではありません。

代わりに、完璧ではなく進歩に焦点を合わせます。 チームのワークフローに毎日より多くの非同期通信を導入するための小さな方法を見つけてください。

毎日の密談への衝動に抵抗してください。 代わりに、共有ドキュメントに自分の考えやデータポイントを記入し、フィードバックを求めてください。

あなたの行動は重要です。 調査によると、会社のリーダーはチームに重大な波及効果をもたらします。 常にメッセージを送り、即座の応答を期待し、境界を尊重しない場合、チームもそうしません。

チームのコミュニケーションをマスターするには、正しい考え方が必要です

非同期通信は仕事の未来であるとあなたに伝えたいと思う人はたくさんいます。 しかし、実際には、それはあなたが自由に使える別のスタイルの仕事です。 いつ、どのようにそれを最適に使用するかを決めるのはあなた次第です。

機能豊富なユニファイドコミュニケーションプラットフォームは、同期通信の不確実性を軽減します。 上記のアドバイスで、あなたはそれを最大限に使うことができます。

あなたは、フルタイムのメール送信者、おしゃべり、会議の出席者ではなく、仕事をするためにチームを雇いました。 非同期通信を使用して、最高の仕事をするために必要な時間とスペースを提供します。

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非同期通信に関するFAQ

非同期通信と同期通信の違いは何ですか？

非同期通信と同期通信の主な違いは、対話の速度です。 同期はリアルタイムで行われますが、アイデアや期待を表現するには、より多くの「オーバーヘッド」が必要です。 一方、非同期は、ライブの相互作用なしで完全なアイデアを伝えます。

非同期通信の例は何ですか？

非同期通信の例には、参考資料、録画されたビデオ、およびドキュメントのコラボレーションが含まれます。 人々が他の人に影響を与えることなく自分のペースで貢献する場合、それは非同期通信です。 逆に、ビデオ会議、ライブチャット、メールのやり取りなどの機能は、同期通信を使用します。

どのツールが非同期通信を提供しますか？

非同期通信は、ソフトウェアを使用して簡単に行えるプロセスまたは考え方です。 最初の通信で要件とコンテキストをフロントロードするときは、非同期通信の原則を採用することになります。

次のツールは非同期通信を提供します。

• アサナ
• Googleドキュメント
• 織機
• Nextiva
• CloudApp
• ドロップボックス
• 合流

上記のコミュニケーションツール内で、ライブインタラクションを必要としない機能に頼ります。

非同期通信の欠点は何ですか？

非同期通信には、知っておくべきいくつかの欠点があります。

1. 不慣れ— Asyncは、同僚や上司からのリアルタイムのチャットやエンゲージメントに慣れている多くの人にとってはなじみがないかもしれません。
2. 変更管理—非同期では、最初の要求でより多くの労力を費やす必要があります。 この変更は、より多くのデータを事前に収集することを意味します。
3. スピード—ライブインタラクションが少ないため、リアルタイムのフィードバックを調整して取得する機会が少なくなります。

これらの欠点に対処するために、企業は非同期ツールをユニファイドコミュニケーションソリューションと組み合わせる必要があります。