Komunikacja asynchroniczna: zrób więcej i unikaj wypalenia

Kiedy rywal startuje jak rakieta i rośnie szybciej od ciebie, będziesz szukać odpowiedzi. Czy otrzymali więcej środków lub wygrali nieuchwytne konto? Możesz przewrócić wiele kamieni, aby znaleźć świerszcze.

Odpowiedź jest znacznie prostsza. Opanowali sztukę i naukę komunikacji asynchronicznej. Pomaga firmom skrócić zmarnowany czas i szybciej wykonać więcej pracy.

Komunikacja biznesowa tworzy lub niszczy każdą firmę. Za mało, a projekty stają w martwym punkcie i wykolejone. Ale za dużo i odwracasz uwagę swojego zespołu od robienia prawdziwych postępów.

Zapewnienie zespołowi możliwości pracy bez oczekiwania na natychmiastową reakcję odblokowuje zupełnie nowy poziom wydajności.

Startupy, takie jak GitLab i Asana, stawiają czoła ważkim, korzystając z komunikacji asynchronicznej, aby pracować mądrzej.

Przyjrzyjmy się bliżej jego zaletom, ograniczeniom i sprawdzonym metodom, aby ulepszyć sposób pracy rozproszonych zespołów.

• Co to jest komunikacja asynchroniczna?
• Granice komunikacji w czasie rzeczywistym
• Korzyści z komunikacji asynchronicznej
• Poprawa działania asynchroniczności i synchronizacji
• Budowanie zrównoważonej strategii komunikacyjnej
• Często zadawane pytania dotyczące komunikacji asynchronicznej

Co to jest komunikacja asynchroniczna?

Komunikacja asynchroniczna to metoda wymiany informacji bez oczekiwania na informacje zwrotne w czasie rzeczywistym. Zmniejsza różne punkty kontrolne na żywo, kładąc większy nacisk na początkowe żądanie.

Ta forma komunikacji ogranicza bezpośrednie aktualizacje statusu bez blokowania wyjścia. W rezultacie było to dobrodziejstwem dla pracowników zdalnych, którzy wykonują głęboką pracę we własnym tempie.

Przykładem komunikacji asynchronicznej jest wysyłanie wiadomości e-mail do wiceprezesa ds. sprzedaży w celu aktualizacji prognoz na ten kwartał lub oferowanie opinii na temat udostępnionego dokumentu. Nie oczekuje się, że odbiorca odpowie natychmiast. Zamiast tego mogą czytać i odpowiadać, kiedy jest to dla nich idealne.

Ponieważ firmy stosują pracę zdalną w wielu strefach czasowych, wzrosło zainteresowanie async. Komunikacja asynchroniczna zwiększa produktywność i morale, więc nie jest niespodzianką, że przyjęły ją najszybciej rozwijające się firmy.

Komunikacja synchroniczna , znana również jako komunikacja w czasie rzeczywistym, polega na nawiązaniu kontaktu z kolegą z zespołu i oczekiwaniu natychmiastowej odpowiedzi. Na przykład, jeśli jesteś na spotkaniu i zadajesz członkowi zespołu pytanie i potrzebujesz odpowiedzi teraz. Synchroniczny to nie tylko spotkanie twarzą w twarz. Można go znaleźć na kanałach Slack, rozmowach wideo i cotygodniowych spotkaniach.

Na pierwszy rzut oka asynchronizacja i synchronizacja brzmią jak proste rozróżnienie.

Wiadomości e-mail zwykle nie wymagają natychmiastowej odpowiedzi, ale rozmowy na żywo już tak. Te oczekiwania nie są konkretne. A ponieważ więcej zespołów pracuje zdalnie , ta granica jest bardziej rozmyta niż kiedykolwiek.

Na przykład czat i wiadomości błyskawiczne mogą odbywać się zarówno w czasie rzeczywistym, jak i asynchronicznie. To samo w przypadku e-maili: zapytaj każdego, kto otrzymał późną nocną wiadomość od kierownika. Odłożenie odpowiedzi do następnego dnia roboczego jest nie do odparcia.

Sekretem nie jest technologia, ale kultura i oczekiwania Twojej firmy.

Niestety zbyt wiele firm nie stawia jasnych oczekiwań ani nie udziela wskazówek. I tutaj ludzie są sfrustrowani, sygnały się krzyżują, a produktywność się zatrzymuje.

Według naszego badania State of Business Communications ponad połowa firm co miesiąc boryka się z kryzysem spowodowanym problemami z komunikacją.

Jednak w przeciwieństwie do korzystania z nowego narzędzia do zarządzania projektami, trudniej jest zmienić kulturę firmy.

Powiązane: Komunikacja w zespole wirtualnym: co to jest, najważniejsze wyzwania i najlepsze praktyki

Granice komunikacji w czasie rzeczywistym

Najprawdopodobniej już ćwiczysz komunikację asynchroniczną na kilka sposobów. Jednak domyślnie zajmuje się problemami i prośbami na bieżąco.

Pandemia radykalnie zmieniła przyszłość pracy, ale niekoniecznie na lepsze. Wiele zdalnych zespołów podaje, że odbywają niekończące się spotkania. Work Trend Index firmy Microsoft wykazał , że 62% połączeń i spotkań jest nieplanowanych. Ta statystyka jest agregowana z ponad 31 000 firm.

Według HBR większość pracowników spędza 80% dnia na spotkaniach, telefonach i odpowiadaniu na wiadomości e-mail. Ale jeśli Twój zespół jest zawsze dostępny, jak może skupić się na głębokiej pracy?

Prawda jest taka, że ​​nie mogą.

Poleganie na komunikacji synchronicznej kradnie koncentrację Twojego zespołu. Szkodzi również Twojej firmie na kilka sposobów:

• Premiuje obecność nad produktywnością. Gdy oczekiwany jest szybki czas reakcji, Twój zespół priorytetowo traktuje obecność, zamiast wykonywać swoją pracę. Anonimowe badanie 50 000 pracowników biurowych wykazało, że większość ludzi sprawdza pocztę e-mail lub aplikację do czatu co sześć minut lub mniej!
• Dodaje niepotrzebnego stresu, który napędza obroty. Bycie zawsze dostępnym tworzy stres antycypacyjny – ciągły stan niepokoju. Pracownicy o wysokim poziomie stresu są do trzech razy bardziej skłonni do rezygnacji.
• Informacje przydatne w silosach. Kiedy kontekst decyzji istnieje tylko podczas spotkania na żywo, staje się uprzywilejowany. Zamiast wiedzieć, gdzie szukać odpowiedzi, Twój rozproszony zespół zadaje te same pytania i nie może działać we własnym tempie.
• Ogranicza przepływ Twojego zespołu. „Przepływ” to stan głębokiego skupienia, który pochodzi tylko z długiego, nieprzerwanego okresu. W 10-letnim badaniu McKinsey odkrył, że pracownicy w przepływie są pięć razy bardziej wydajni niż ci, którym regularnie przerywano pracę.
• Alienuje ludzi w różnych strefach czasowych. Komunikacja synchroniczna wymaga, aby wszyscy byli obecni w tym samym czasie. Jeśli Twój zespół działa w różnych strefach czasowych, oznacza to, że tylko niektóre z nich mogą być obecne. Ogranicza również członków zespołu do zarządzania własnym czasem.

Korzyści z komunikacji asynchronicznej

Z drugiej strony komunikacja asynchroniczna daje zespołowi swobodę pracy z idealnym harmonogramem.

Kultura komunikacji asynchronicznej ma kilka godnych uwagi zalet:

1. Ogranicza przerwy w pracy, zapewniając wyższą produktywność. Pracownicy umysłowi, tacy jak inżynierowie, projektanci i pisarze, potrzebują długich, głębokich cykli pracy, aby osiągać najlepsze wyniki.
2. Umieszcza wyniki nad responsywnością. Zamiast oceniać swój zespół pod kątem czasu reakcji, mierz wyniki. Nawet w przypadku złożonych tematów aplikacja taka jak Loom ułatwia nagrywanie krótkich screencastów.
3. Podkreśla myślenie strategiczne. Tempo komunikacji asynchronicznej daje więcej miejsca na głębokie przemyślenie odpowiedzi. Oznacza to mniej rozmów w obie strony i lepsze wyniki. Odpowiedzi mogą być bardziej racjonalne i przemyślane niż niedoinformowane i doraźne.
4. Ustala jasne oczekiwania. Nie musisz już czekać na odpowiedź ani denerwować się, gdy kolega z drużyny nie odezwie się od razu. Zamiast tego każdy wie, kiedy oczekiwać odpowiedzi i do tego czasu może kontynuować swój dzień pracy.
5. Kultywuje kulturę dzielenia się wiedzą. Decyzje podejmowane na spotkaniach stają się aktualizacjami dla całej firmy, a nie są dostępne tylko dla uczestników. To ulepszenie przyspiesza wykonywanie punktów kontrolnych w różnych projektach. Szablony minimalizują zgadywanie przy przechwytywaniu danych ze spotkań.
6. Wyrównuje szanse dla pracowników zdalnych i biurowych. Otrzymasz bardziej wszechstronne informacje od pracowników zdalnych, którzy są wykluczeni z przywilejów biura . Zmniejsza również szanse na rozkwit nieplanowanych pomysłów w biurze.
7. Zmusza do efektywnego planowania pracy. Gdy członkowie zespołu są dostępni tylko w określonych godzinach, zmusza to do planowania z większym wyprzedzeniem. Kilka dodatkowych minut z góry pozwala zaoszczędzić godziny późniejszych spotkań.

Poprawa działania synchronizacji i komunikacji asynchronicznej

Podczas gdy komunikacja synchroniczna jest inwazyjna, asynchroniczna daje zespołowi kontrolę nad tym, kiedy ma odpowiedzieć.

Niektóre zespoły nie mogą polegać wyłącznie na komunikacji asynchronicznej. Na przykład, gdy sprzedaż lub obsługa klienta obsługuje połączenia przychodzące. Podobnie są sytuacje, w których musisz wysłuchać wielu punktów widzenia i wyrazić decyzję grupie.

Najlepsze zespoły rozumieją, że oba style komunikacji są niezbędne do osiągnięcia maksymalnej produktywności. Badania również to potwierdzają.

Badacze z Harvardu zaobserwowali , że zespoły współpracujące w "wybuchach" były bardziej produktywne, lepiej wymyślały unikalne i innowacyjne pomysły i spędzały mniej czasu na rozwiązywaniu złożonych problemów. Przykładem tej współpracy są krótkie chwile komunikacji w czasie rzeczywistym, po których następuje dłuższy odstęp czasu.

Budowanie zrównoważonej strategii komunikacyjnej

Trwała strategia komunikacji zapewnia równowagę między czasem przeznaczonym na pracę a współpracą.

Ale oduczenie się poprzednich nawyków komunikacyjnych wymaga czasu i poświęcenia. Potrzebujesz nie tylko odpowiednich narzędzi, ale także jasnych oczekiwań i nowych przepływów pracy. Ma to kluczowe znaczenie dla pracowników zdalnych, choć wszyscy czerpią korzyści ze zrównoważonej komunikacji.

Oto jak możesz przejść od kultury chaosu do zdrowej mieszanki synchronizacji i asynchronii:

1) Oceń swój „stos” komunikacji

Firmy używają więcej narzędzi komunikacyjnych niż kiedykolwiek, od wirtualnych systemów telefonicznych po czat i wideokonferencje . Niestety, rozpowszechnianie komunikacji na dziesiątki kanałów prowadzi do zamieszania.

Przejdź do komunikacji asynchronicznej, najpierw dokonując przeglądu wszystkich narzędzi komunikacyjnych . To zawiera:

• Telefon
• Czat
• E-mail
• SMS/wiadomości tekstowe
• Spotkania wideo
• Zarządzanie projektami
• Współpraca przy dokumentach
• Udostępnianie plików

Dla każdego z tych kanałów zapisz, jak zazwyczaj traktuje je Twój zespół.

Czy używają czatu głównie do rozmów w czasie rzeczywistym? Jeśli nie, jak długo czekają na odpowiedź, zanim podejmą działania następcze lub poczują się sfrustrowani?

Uzyskaj solidną wiedzę na temat obecnych praktyk komunikacyjnych swojego zespołu, aby móc je zoptymalizować.

Powiązane: Jak stworzyć i wdrożyć plan ciągłości działania firmy?

2) Stwórz piramidę responsywności

Następnie zaplanuj, w jaki sposób chcesz, aby Twój zespół korzystał z każdego z Twoich kanałów komunikacji.

Pomyśl o tym jako o planie komunikacyjnym . Na przykład w świecie IT używają runbooków do radzenia sobie z sytuacjami, takimi jak awaria serwera.

W przypadku innych problemów element runbook określa, kiedy należy używać poszczególnych narzędzi, oczekiwany czas odpowiedzi i styl ich używania. Te trzy style to:

• Synchroniczne: są pilne i muszą odbywać się osobiście lub za pomocą narzędzia czasu rzeczywistego (takiego jak czat lub wideokonferencja).
• Asynchroniczne: nie wymagają natychmiastowej odpowiedzi. Jednak masz jasno określone oczekiwania dotyczące czasu odpowiedzi. Każda osoba odpowiada w swoim czasie.
• Semi-async: w niektórych sytuacjach najlepiej jest połączyć oba style. Zanim zaprosisz wszystkich na spotkanie na żywo, podaj kontekst w wiadomości e-mail. Zaproś ich do wzięcia udziału w spotkaniu z konkretnym zestawem pożądanych rezultatów. W ten sposób wszyscy nabierają tempa i mogą wnieść znaczący wkład. Następnie roześlij podjęte decyzje w podsumowaniu.

Widząc całą komunikację Twojej firmy w jednym miejscu, uświadamia Ci, jak niewiele rozmów musi odbywać się w czasie rzeczywistym.

Te, które wymagają podejścia w czasie rzeczywistym, takie jak sytuacje awaryjne, budowanie zespołu lub złożone decyzje, powinny stanowić tylko 10% czasu Twojego zespołu.

Powiązane: Szablon planu komunikacji dla lepszego przesyłania wiadomości i planowania

3) Rozwijaj kulturę async-first

Teraz nadszedł czas, aby wypełnić lukę między obecnym zaangażowaniem a idealnym przepływem pracy.

Gdzie możesz zwiększyć przejrzystość czasu reakcji lub zmienić nawyki, aby objąć komunikację asynchroniczną?

Na przykład zamiast używać czatu jako narzędzia synchronicznego, zapewnij więcej kontekstu wiadomościom, aby mogły odpowiadać bez Twojej obecności.

Zamiast używać oddzielnych narzędzi, takich jak Slack, Trello i Zoom, Nextiva łączy wszystkich w jednym miejscu dzięki czatowi i spotkaniom wideo.

Oprócz korzystania z odpowiedniej platformy opracowaliśmy sprawdzone sposoby komunikacji asynchronicznej:

• Deleguj tak, jakbyś jechał na wakacje. Na przykład, jakie spotkania można przekształcić w e-mail lub udostępniony dokument? Poproś swój zespół, aby zrobił to samo i przygotował listę alternatyw dla scenariuszy na żywo. Czy istnieją konkretne ścieżki, którymi ludzie mogą podążać podczas Twojej nieobecności?
• Nadmiernie komunikuj plany projektów. Za wszelką cenę unikaj niejasności. Każda wiadomość powinna określać oczekiwania, jasno określać harmonogram i udostępniać łącza do zasobów, aby ograniczyć rozmowy w obie strony. Przewiduj luki w wiedzy i eliminuj je, zanim wstrzymają projekt.
• Poproś o podsumowanie wszelkich podjętych decyzji. Niech to będzie praktyka dokumentowania i dzielenia się wynikami rozmów. Przechowuj je w wirtualnej przestrzeni roboczej, do której każdy ma dostęp. Przypisz właściciela do każdego elementu na liście rzeczy do zrobienia.
• Ustaw „godziny pracy” dla dostępności na żywo. Zablokuj czasowe chwile w ciągu dnia, w których muszą być dostępne na czacie. W przeciwnym razie ustal rozsądny czas na odpowiedź każdemu kanałowi i pozwól mu się wylogować lub wyłączyć powiadomienia.

Powiązane: Co to jest telefonia w chmurze i jak to działa?

4) Wiedz, kiedy najlepiej używać komunikacji synchronicznej

Przy każdej zmianie kulturowej istnieje szansa, że ​​nie wszyscy będą na pokładzie.

Rozmowy w czasie rzeczywistym są niezbędne do burzy mózgów, budowania relacji i radzenia sobie z delikatnymi tematami.

Chociaż Twoim celem jest zminimalizowanie ich częstotliwości, istnieją cztery scenariusze, w których preferowana jest interakcja synchroniczna w czasie rzeczywistym:

• Jeden na jednego: Rozmowy między menedżerami i ich raporty pomagają pracownikom pozostać na dobrej drodze. Zamiast bezcelowej dyskusji, wejdź w to z kilkoma celnymi pytaniami jeden na jednego .
• Budowanie relacji: Pomimo korzyści płynących z komunikacji asynchronicznej, brakuje w niej wpływu sygnałów werbalnych i niewerbalnych oraz celebrowania osiągnięć.
• Rozpoczęcie projektu: zapoznaj się z planem, gdy musisz utrzymać wszystkich na tej samej stronie. Na przykład, gdy edukujesz swój zespół sprzedaży przed wprowadzeniem nowego produktu .
• Podejmując pilne lub ważkie decyzje: Kiedy szybkość reakcji jest kluczowa, musisz unikać nieporozumień. Rozmowy w czasie rzeczywistym mogą zapewnić, że wszyscy będą na tej samej stronie. (Nie zapomnij jednak odpowiednio udokumentować i udostępnić go wewnętrznie).

Prostą zasadą do przestrzegania jest to, że spotkania w czasie rzeczywistym są niezbędne w przypadku tematów, które zależą od reakcji emocjonalnej. W przeciwnym razie wbuduj autonomię w przepływ pracy swojego zespołu.

5) Zapewnij asynchroniczną komunikację swoim klientom

Komunikacja asynchroniczna poprawia wrażenia pracowników. Ale możesz również użyć go do wzmocnienia obsługi klienta .

Najczęstsze punkty styku z klientami to rozmowy telefoniczne i czat na żywo. Są one synchroniczne i działające w czasie rzeczywistym i wymagają dostosowania personelu do wymagań klientów.

Firma Gartner stwierdziła , że ​​tylko 13% klientów może w pełni rozwiązać problemy za pomocą samoobsługi. Reszta? Trafiają do Twojej witryny i wymagają asystowanego kontaktu na żywo. Ta nieefektywność jest droga — powyżej 8,01 USD za interakcję na żywo w porównaniu do 0,10 USD.

Oto kilka sposobów dostarczania klientom asynchronicznych praktyk pracy.

• Uprość nawigację i pomoc w dokumentach. Wiele stron internetowych ma zaśmieconą nawigację, co utrudnia uzyskanie pomocy. Ponadto dokumenty pomocy powinny być bardzo łatwe w użyciu, bez żargonu i zawiłości. Słuchaj rozmów przychodzących w call center , aby poznać język i poziom umiejętności.
• Zoptymalizuj zasoby samoobsługowe pod kątem wyszukiwania. Wyszukiwarka jest pierwszym punktem kontaktu dla ludzi, dlatego najlepiej jest sporządzić obszerną dokumentację, którą wyszukiwarki udostępniają użytkownikom. Upewnij się, że dokumenty pomocy technicznej są dostępne, skorzystaj z często zadawanych pytań, dołącz filmy i obrazy. Kontroluj wydajność swojej witryny, aby strony ładowały się w mniej niż dwie sekundy.
• Oferuj zautomatyzowane rozwiązania dla klientów. Rozwiązania takie jak chatboty i IVR mogą pomóc zarówno w ograniczeniu ilości pomocy na żywo, jak i pomocy ludziom. Dzisiejsze rozwiązania contact center odpowiadają rosnącym potrzebom klientów i oszczędzają Twoje zasoby.
• Wdróż proaktywne wiadomości do znanych kierowców połączeń. Gdy wiesz, że problem dotyczy wielu klientów, wyślij proste komunikaty na jego temat. Obejmuje to aktualizowanie witryny, dodawanie wiadomości do systemu telefonicznego i poprawianie artykułów pomocy technicznej. Jednak masowa wiadomość e-mail może zaskoczyć więcej klientów niż pomóc, więc wybieraj mądrze.

Komunikacja asynchroniczna zaczyna się od Ciebie

Nie każdy od razu przyjmie nowy styl komunikacji biznesowej, dopóki tego nie zrobisz.

Zamiast tego skup się na postępie — nie na perfekcji. Znajdź proste sposoby na wprowadzenie większej ilości asynchronicznej komunikacji do przepływów pracy Twojego zespołu każdego dnia.

Oprzyj się pokusie codziennych spotkań. Zamiast tego opisz swoje przemyślenia, punkty danych w udostępnionym dokumencie i poproś o opinię.

Twoje działania mają znaczenie. Badania sugerują, że liderzy firmy powodują znaczące efekty domina w twoim zespole. Jeśli wysyłasz wiadomości o każdej porze, oczekuj natychmiastowych odpowiedzi i nie przestrzegaj granic, Twój zespół też tego nie zrobi.

Opanowanie komunikacji w zespole wymaga odpowiedniego nastawienia

Istnieje wiele osób, które chciałyby powiedzieć, że komunikacja asynchroniczna to przyszłość pracy. Ale w rzeczywistości jest to po prostu inny styl pracy do Twojej dyspozycji. Od Ciebie zależy, kiedy i jak najlepiej z niego korzystać.

Bogata w funkcje platforma zunifikowanej komunikacji łagodzi niepewność komunikacji synchronicznej. Dzięki powyższym radom możesz w pełni go wykorzystać.

Wynająłeś swój zespół, aby wykonywał swoją pracę, a nie był pełnoetatowymi e-mailami, czatownikami i uczestnikami spotkań. Korzystaj z komunikacji asynchronicznej, aby zapewnić im czas i przestrzeń, których potrzebują do jak najlepszej pracy.

Powiązane: Liderzy powinni przestać się martwić o przyszłość biznesu — oto dlaczego

Często zadawane pytania dotyczące komunikacji asynchronicznej

Jaka jest różnica między komunikacją asynchroniczną a synchroniczną?

Podstawową różnicą między komunikacją asynchroniczną i synchronizowaną jest szybkość interakcji. Synchroniczne dzieje się w czasie rzeczywistym, ale wymaga większego „narzutu”, aby wyrazić pomysły i oczekiwania. Z drugiej strony Asynchronous przekazuje kompletne pomysły bez interakcji na żywo.

Jakie są przykłady komunikacji asynchronicznej?

Przykłady komunikacji asynchronicznej obejmują materiały referencyjne, nagrane filmy i współpracę nad dokumentami. Jeśli ludzie wnoszą wkład we własnym tempie, nie wpływając na innych, jest to komunikacja asynchroniczna. I odwrotnie, funkcje takie jak wideokonferencje, czat na żywo i wiadomości e-mail w tę i z powrotem wykorzystują komunikację synchroniczną.

Jakie narzędzia zapewniają komunikację asynchroniczną?

Komunikacja asynchroniczna to proces lub sposób myślenia, który można uprościć za pomocą oprogramowania. Kiedy w początkowej komunikacji ładujesz wymagania i kontekst, będziesz stosować zasady komunikacji asynchronicznej.

Następujące narzędzia zapewniają komunikację asynchroniczną:

• Asany
• Dokumenty Google
• Warsztat tkacki
• Nextiva
• Aplikacja w chmurze
• Dropbox
• Zbieg

W ramach powyższych narzędzi komunikacyjnych oprzyj się na funkcjach, które nie wymagają interakcji na żywo.

Jakie są wady komunikacji asynchronicznej?

Jest kilka wad komunikacji asynchronicznej, o których powinieneś wiedzieć.

1. Nieznajomość — Async może być nieznana dla wielu osób przyzwyczajonych do czatu w czasie rzeczywistym i zaangażowania współpracowników i przełożonych.
2. Zarządzanie zmianą — Async wymaga większego wysiłku włożonego w początkowe żądanie. Ta zmiana oznacza zbieranie większej ilości danych z góry.
3. Szybkość — ponieważ istnieje mniej interakcji na żywo, istnieje mniej możliwości kalibracji i uzyskiwania informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym.

Aby przeciwdziałać tym wadom, firmy muszą łączyć narzędzia asynchroniczne z rozwiązaniem ujednoliconej komunikacji .