10 أدوات لإدارة المهام للحفاظ على فريقك يعمل بكفاءة عالية

على الرغم من أن الأمر قد يبدو مضحكًا ، إلا أن اختيار تطبيق إدارة المهام المناسب لإدارة المهام يكون أحيانًا أكثر صعوبة من إنجاز المهام في قائمتك.

هناك مائة أداة متاحة لإدارة المهام يمكنك الاختيار من بينها لإدارة المشاريع وتبعيات المهام وإنشاء قوائم مهام لتحقيق أقصى استفادة من فريقك وعملك.

باستخدام هذه الأدوات ، ستتمكن من إنشاء حقول مخصصة وتقليل الجهد اليدوي وزيادة المرونة في جدولك وتوفير الكثير من الوقت على نفسك.

ولكن كيف يمكنك معرفة الحل المناسب لعملك والفرق البعيدة إذا كانت هناك العديد من الخيارات المتاحة؟

لمساعدتك على تجنب الغرق في جميع الخيارات المتاحة ، إليك قائمة بأفضل عشرة أدوات تنظيمية ومراجعات مفصلة لاتخاذ قرار مستنير.

للبدء ، دعنا نلقي نظرة على بعض الميزات الرئيسية التي يجب أن تبحث عنها عند اختيار برنامج تخطيط المهام الجديد.

ما هي السمات الرئيسية لأداة إدارة المهام الجيدة؟

عندما يتعلق الأمر باختيار نظام أساسي جيد لإدارة المهام ، فهناك أشياء معينة تريد البحث عنها. ضع في اعتبارك هذه الميزات الرئيسية عند اختيار برنامج إدارة المهام الجديد ؛ ستجعل حياتك أنت وفريقك بأكمله أسهل.

مراقبة المهام : بعد عملية تعيين المهمة ، يمكنك بسهولة إدارة تقدم كل مهمة عن طريق تعيين ميزانية كل ساعة.

طرق عرض مهام متعددة: اعرض مهامك بطرق متعددة: كانبان وجانت والنموذج والقائمة والتقويم.

قوالب المشروع : استخدم قوالب المشاريع المعدة مسبقًا بدلاً من كتابة المهام يدويًا في كل مرة.

المرونة : استخدم الأداة لحالات الاستخدام المختلفة وابق على اطلاع بجميع مهامك المعقدة.

تكامل كامل : إمكانية التكامل مع العديد من التطبيقات مثل تقويم Google و Slack و Salesforce و Zapier.

سهولة الاستخدام : مناسب للفرق التي لا تحتوي على أكواد وبدون صعوبة كبيرة.

تحديثات المنتج المنتظمة: الاستماع إلى تعليقات المستخدمين وتحديث الخدمات وإصلاح الأخطاء بشكل متكرر

لماذا يجب عليك استخدام أدوات إدارة المهام؟

يوفر برنامج إدارة المهام قابلية التوسع والمرونة في إنشاء وتخصيص سير عمل المشروع من أجل تلبية توقعات عملك.

يقلل تركيز نشاط عملك من مخاطر فقدان البيانات ويوفر أدوات تعاون أفضل بين أعضاء فريقك. كما أنه يسهل الاتصال غير المنقطع ، ونتيجة لذلك ، يزيد الإنتاجية.

باستخدام أدوات إدارة المهام ، يمكن تحديد أولويات المهام وفقًا لاحتياجات عملك ، ويمكن تعيين التذكيرات لضمان اكتمالها في الوقت المحدد.

كل ما تحتاجه هو اتصال إنترنت موثوق به لإدارة المهام والأحداث عن بُعد في أي مكان وفي أي وقت. في هذه المرحلة ، لا يمكنك ببساطة عدم الاستثمار في أداة إدارة المهام!

أفضل 10 أدوات لإدارة المهام

1- Monday.com

تتميز لوحات Monday.com بصفوف ملونة تمثل أي شيء من مهمة إلى حملة أو عميل متوقع.

في كل صف ، تمثل بعض الأعمدة الميزات الأساسية لإدارة المهام: المستخدمون والميزانيات بالساعة وتتبع الوقت والتبعيات. يتيح لك برنامج إدارة المشاريع سهل الاستخدام والحائز على جوائز تخصيص اللوحات وإنشاء قوالب مخصصة لتناسب عمليات عملك.

يمكنك أيضًا أتمتة مهام سير العمل المعقدة باستخدام قواعد الأتمتة وقائمة طويلة من عمليات الدمج.

لماذا Monday.com؟

Monday.com هو أحد أفضل تطبيقات إدارة المهام في قائمتنا ، وإليك السبب:

يركز برنامج تعقب المهام هذا على التخطيطات المرئية والبديهية التي تساعد في توضيح تسلسل العمل لمهام متعددة وتتبع التقدم في المشاريع. تشبه واجهته القابلة للتخصيص بدرجة كبيرة جدول البيانات. ومع ذلك ، فإنه يحتوي على ميزات إضافية تجعله أكثر تفاعلية وجاذبية بصريًا.

مع يوم الاثنين ، يمكنك إنشاء مهام غير محدودة وخرائط طريق عالية المستوى للمشروع في دقائق ، وإدارة مواردك ، والتعامل مع جوانب أخرى من عملك. يمكن التعامل مع عملية التعاون بسهولة من خلال التعليقات المترابطة والإشارات والأدوات الأخرى التي تسهل تتبع المهام.

دلائل الميزات:

• قوالب قابلة للتخصيص
• أتمتة
• لوحات المعلومات في الوقت الفعلي
• سهولة التكامل مع التطبيقات الأخرى

Monday.com إيجابيات وسلبيات

التسعير Monday.com

الخطة الفردية : 0 دولار مجانًا للأبد (حتى مقعدين)

الخطة الأساسية : 6 دولارات لكل مقعد / شهريًا (إجمالي 18 دولارًا شهريًا للفواتير سنويًا)

الخطة القياسية : 10 دولارات لكل مقعد / شهريًا (إجمالي 30 دولارًا شهريًا للفواتير سنويًا)

الخطة الاحترافية : 22 دولارًا لكل مقعد / شهريًا (إجمالي 66 دولارًا شهريًا للفواتير سنويًا)

خطة المؤسسة : للحصول على السعر الدقيق لجميع الميزات على مستوى المؤسسة ، تواصل مع قسم المبيعات.

2- سمارت شيت

Smartsheet هي أداة سهلة الاستخدام لإدارة المهام على شبكة الإنترنت تتيح للمؤسسات من جميع الأحجام إدارة مشاريعها وإدارة المهام والتعهيد الجماعي وإعداد التقارير وغير ذلك الكثير.

يشبه البرنامج أداة إدارة مهام تشبه جدول البيانات توفر وظائف أساسية مثل تعيين المهام والمهام الفرعية والأنشطة. تقدم Smartsheet وظائف جداول البيانات مع الجداول الزمنية المرئية وأتمتة سير العمل والملفات والمناقشات المشتركة بشكل تعاوني.

إنه تطبيق لإدارة المهام قائم على السحابة ويمكن دمجه مع Google Apps و Salesforce و Dropbox والمزيد.

إيجابيات وسلبيات Smartsheet

تسعير Smartsheet

الخطة الاحترافية: 7 دولارات لكل مستخدم شهريًا

خطة العمل: 25 دولارًا للمستخدم / شهريًا

خطة المؤسسة : يمكنك الاتصال بفريق مبيعات Smartsheet لمعرفة المزيد حول هذه الخطة.

3- Tasklog

Tasklog هو تطبيق قائمة مهام آخر قائم على السحابة في قائمتنا يتتبع وقتك ونفقاتك. يعد هذا البرنامج أداة ممتازة للعاملين لحسابهم الخاص أو المنظمات التي لديها عمال عن بعد يرغبون في تحسين الإنتاجية من خلال تنظيم سير العمل وتحديد أولوياته.

توفر أداة تعقب المهام هذه ميزة توقيت متقدمة تسمى بومودورو ، وهي طريقة رائعة للمساعدة في التركيز.

تعد تقنية بومودورو Tasklog ، التي تقسم العمل إلى فترات زمنية محددة ، واحدة من أكثر ميزاتها قيمة.

من الممكن مراقبة إنتاجية الموظف وتحديد أولويات المهام وتعيين المشاريع لأعضاء الفريق. تتيح لوحة معلومات Tasklog للمستخدمين تتبع تقدمهم ومراجعة التقارير.

إيجابيات وسلبيات Tasklog

تسعير سجل المهام

يقدم Tasklog رسمًا ثابتًا واحدًا لكل شيء بما في ذلك نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا: 20 دولارًا / شهريًا

4- تودويست

Todoist هو تطبيق قائمة مهام شائع بواجهة بسيطة تتيح لك إدارة المهام عبر مشاريع متعددة.

لجعل قوائم المهام أكثر تنظيمًا ، يمكنك مشاركة قوائمك مع الآخرين وتعيين مهام لهم ؛ التسميات وعلامات ميزات الأولوية مفيدة أيضًا. يتيح لك التطبيق إضافة المهام وتعيينها لأعضاء فريقك بسرعة. بالإضافة إلى ذلك ، سيمكنك عرض المهمة من عرض كافة التفاصيل الأساسية حول مهمة ما ، بما في ذلك عنوان المهمة وتاريخ الاستحقاق والمهام الفرعية.

علاوة على ذلك ، يمكن لفريقك استخدام Todoist أينما كانوا ، لأنه متوافق مع macOS و Android و Windows و iOS.

يمكنك أيضًا إجراء اختبار " أهداف الإنتاجية " على موقع الويب الخاص بهم لتحديد الميزات التي ستستفيد منها.

تودويست إيجابيات وسلبيات

تسعير Todoist:

خطة مجانية : 0 دولار للمبتدئين مع 5 مشاريع نشطة

الخطة الاحترافية : 3 دولارات للمستخدمين المتميزين

خطة العمل : 5 دولارات للفرق

5- خلية النحل

Hive هي أداة لإدارة العمليات والمشاريع مناسبة للفرق من أي حجم. يمكنك مشاركة الملفات وتعيين المهام والتواصل ودعوة المستخدمين الخارجيين للتعاون.

يجمع برنامج تعقب المهام هذا بين مجموعة متنوعة من الأدوات الفريدة لتبسيط عملية تخطيط المهام وتنفيذها وإكمالها. يعتبر Hive أكثر فائدة كفريق لأنك ستختبر كل ميزات الإنتاجية والتعاون في التطبيق.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إضافة تعليقات مباشرة إلى بطاقات المهام للتواصل مع زملائك في الفريق.

الايجابيات :

سلبيات :

تسعير الخلية

خطة Hive Solo : 0 دولار - مجانًا إلى الأبد للأفراد والفرق الصغيرة

خطة فريق Hive : 12 دولارًا للفرق التي تدير مشاريع متعددة

Hive Enterprise : يمكنك الاتصال بفريق مبيعات Hive لمعرفة المزيد حول هذه الخطة.

6- أسانا

بالنسبة لأولئك الذين يهتمون بتنظيم المهام والوفاء بالمواعيد النهائية على أساس منتظم ، يعد Asana خيارًا جيدًا.

تتيح لك قائمة مهام Asana إنشاء مهام كبيرة وقابلة للتطوير وتقسيمها إلى أقسام وعناصر فرعية ، والتي يمكن ترتيبها بعد ذلك في لوحات وقوائم.

باستخدام Asana ، يمكنك تحديد أولويات مهام مشروعك ، حتى يعرف فريقك المهام الأكثر أهمية لإكمالها أولاً. بالإضافة إلى ذلك ، توفر لك الأداة نطاقًا واسعًا من طرق العرض لعرض مهامك ، بما في ذلك ملف عرض القائمة وعرض اللوحة وعرض المخطط الزمني .

Asana من بين أدوات إدارة المشاريع في السوق لبعض الوقت.

إيجابيات وسلبيات Asana

التسعير Asana

الخطة الأساسية : $ 0 مجانًا إلى الأبد

الخطة المميزة : $ 10.99 UDS

خطة العمل : 24.99 دولارًا أمريكيًا

7- Wrike

باستخدام نظام إدارة المهام في Wrike ، يمكنك مشاركة البيانات بشكل انتقائي مع أعضاء الفريق ، بالإضافة إلى إشراك العملاء والمقاولين حسب الحاجة. من الممكن منح أشخاص محددين حق الوصول إلى المهام ، بينما لا يُسمح للآخرين.

باستخدام Wrike ، يمكنك مراقبة جدول فريقك عن كثب من خلال عرض Workload في الوقت الفعلي.

بفضل قائمة الميزات الشاملة ، تعد هذه الأداة واحدة من أكثر الأدوات تقييمًا لإدارة المهام.

Wrike إيجابيات وسلبيات

تسعير Wrike

• خطة مجانية : 0 دولار مناسب لمستخدمي 1-5
• الخطة الاحترافية : 9.80 دولارًا لكل مستخدم في الشهر ، ومناسبة لـ5-200 مستخدم
• خطة العمل : 24.80 دولارًا لكل مستخدم في الشهر ، ومناسبة لـ5-200 مستخدم

8- طاولة هوائية

Airtable عبارة عن نظام أساسي للتعاون يأتي مع العديد من ميزات إدارة المشاريع وتتبع المهام. الواجهة بسيطة للغاية وتتيح لك إدارة مهامك بسهولة.

Airtable هو نوع مختلف من برامج إدارة المهام التي تجمع بين قدرات معالجة البيانات في جداول البيانات وقابلية التوسع والمرونة في برامج قواعد البيانات.

يقدم هذا البرنامج في قائمتنا بعض أدوات إدارة المهام المألوفة ، مثل مخططات جانت ، إلى جانب بعض الإضافات المثيرة مثل ترميز الصور ومقتطفات الفيديو ومعاينة عنوان URL ومحرر JSON واللوح الأبيض التعاوني. بصرف النظر عن ذلك ، يقدم Airtable أكثر من 150 تطبيقًا مفتوح المصدر على GitHub.

إيجابيات وسلبيات Airtable

تسعير Airtable

خطة مجانية: $ 0 حتى 5 من المبدعين أو المحررين

خطة بلس: 10 دولارات لكل مقعد / شهر (يتم دفعها سنويًا)

الخطة الاحترافية: 20 دولارًا لكل مقعد / شهر (يتم دفعها سنويًا)

خطة المؤسسة: يمكنك الاتصال بفريق مبيعات Airtable لمعرفة المزيد حول هذه الخطة.

9- تريلو

تعد Trello واحدة من أكبر أدوات إدارة مهام Kanban وأكثرها شيوعًا. لذلك ليس من المستغرب أن تكون لوحة Kanban هي بطاقة الاتصال الخاصة بهم.

تسمح واجهة كانبان في Trello للمستخدمين بإعداد بطاقات لمشاريع مختلفة بنفس الطريقة التي يقومون بها بعد ذلك. مع تصميم Trello البسيط ، يمكنك استغلال الميزات على الفور دون خبرة كبيرة في استخدام تطبيق إدارة المهام.

باستخدام بطاقات ولوحات Trello الشهيرة ، يمكنك تنظيم عملك وإدارة المشاريع في الوقت الفعلي. يمكن أن تحتوي كل بطاقة على ملصقات وقوائم مرجعية ومواعيد نهائية ومهام متخصصة وتعليقات وروابط وملفات لزيادة الإنتاجية.

إيجابيات وسلبيات Trello

تسعير Trello

خطة مجانية : مع عدد غير محدود من البطاقات وما يصل إلى 10 لوحات لكل مساحة عمل

الخطة القياسية : 5 دولارات أمريكية (لكل مستخدم شهريًا يتم إصدار فاتورة به سنويًا)

الخطة المميزة: 10 دولارات أمريكية (لكل مستخدم شهريًا يتم دفع الفاتورة سنويًا)

خطة المؤسسة : 17.50 دولارًا أمريكيًا التكلفة المبدئية لـ 25 مستخدمًا (يتم دفع الفواتير لكل مستخدم شهريًا)

10- Basecamp

Basecamp هو برنامج آخر لإدارة المهام عبر الإنترنت يسمح للفرق من أي حجم بإدارة مشاريع غير محدودة ومهام معقدة بسهولة وفعالية.

يحتوي هذا البرنامج على مجموعة واسعة من الوظائف ، بما في ذلك تعيين قائمة المهام وإنشاء قوائم المهام وجدولة الاجتماعات وتتبع التقدم والمزيد. كما يوفر ميزة الدردشة الجماعية في الوقت الفعلي وطريقة للعميل لعرض تقدم المشروع.

كما هو الحال مع العديد من الخدمات الأخرى في هذه القائمة ، يمكن أيضًا دمج Basecamp مع منتجات أخرى مثل google drive أو تقويم google لإعداد التقارير والتحليل وتتبع الوقت.

بغض النظر عن عدد الأشخاص أو المهام أو الملفات أو المستندات لديك ، يمكن لـ Basecamp إدارتها جميعًا دون عناء.

إيجابيات وسلبيات Basecamp

تسعير Basecamp

Basecamp Personal : خطة مجانية محدودة بقيمة 0 دولار

Basecamp Business: 99 دولارًا شهريًا بمعدل ثابت مع مشاريع غير محدودة

استنتاج

يعلم الجميع أن مفتاح الكفاءة هو التخطيط السليم الذي يبدأ بتحديد عملية عملك ومن ثم تحديد الأدوات التي يمكن أن تساعدك على أتمتة مهامك على طول الطريق.

يتضح من قائمة 10 أدوات لإدارة المهام أعلاه أن عددًا كبيرًا منها متوفر حاليًا في السوق يمكن أن يساعد أصحاب الأعمال والفرق على تحقيق أهدافهم.

أفضل طريقة لتحديد الأداة الأكثر فاعلية لاحتياجاتك هي تحديد الطريقة التي تريد بها تنظيم مهامك ثم إلقاء نظرة على الأدوات المتوفرة لسير العمل هذا.

للتأكد من أنك تنجز كل شيء على صحنك وتقدم تقريرًا دقيقًا عن تقدمك للآخرين ، ستحتاج إلى استخدام أي من هذه الأدوات.

في النهاية ، كل هذا يتلخص في هذا: توقف عن الاعتماد على الآخرين ، توقف عن الاعتماد على الآخرين وابدأ في تحقيق الأهداف وإنشاء أعمال تصميم فعالة باستخدام أداة إدارة المهام الرقمية المناسبة.

أسئلة مكررة

ما هي أداة إدارة المهام؟

تتيح أداة إدارة المهام للمستخدمين تخطيط المهام وتنظيمها وتحديد أولوياتها لحلها بكفاءة ضمن جدول زمني محدد. تم تصميم البرنامج لتلبية متطلبات مديري المشاريع واستبعاد احتمال فقدان المواعيد النهائية أو تجاوز الميزانيات.

ما هي أفضل أداة لإدارة المهام؟

Monday.com هي واحدة من أفضل أدوات إدارة المهام التي تمد الفرق لتشغيل المشاريع ومهام سير العمل بثقة. إنها أداة بسيطة ولكنها بديهية مع مجموعة واسعة من ميزات إدارة المهام ، من عروض اللوحة ولوحات المعلومات إلى تتبع الوقت والأتمتة لتحسين إدارة المهام.

ما هي بعض الأمثلة على أدوات إدارة العمل؟

فيما يلي قائمة بأفضل أدوات إدارة العمل:

1. Monday.com
2. أسانا
3. خلية نحل
4. تودويست
5. سجل المهام
6. ورقة ذكية
7. معسكر القاعدة
8. وريك
9. طاولة هوائية
10. تريلو