构建您的电子邮件签名以启动您的业务沟通的最有效方法
已发表: 2022-06-03
1.为什么需要结构良好的电子邮件签名？
2. 在电子邮件签名中选择什么 - 徽标、照片或两者兼而有之
3.如何在电子邮件签名中构造联系信息
4.您应该在签名中添加哪些社交媒体图标？
5.为什么您的电子邮件签名中需要免责声明？
6.电子邮件签名中的促销横幅及其使用方法
7.添加号召性用语按钮
8. 电子邮件签名中要避免的错误
9、如何管理整个团队的邮件签名？
您的企业电子邮件签名是什么样的？ 是在结尾加上你的名字的简单签名，还是对你的商业品牌的结构良好的陈述？
商业签名可以说明您的专业水平和您所代表的公司。 精心设计的电子邮件签名对于各行各业的专业人士和企业主来说是一种出色的营销工具。 无论您是想促进销售、发展您的社交网络、增加网站流量还是提高电子邮件回复率，一个经过深思熟虑的电子邮件页脚都可以帮助您实现所有这些以及更多。
在本文中，我们将了解成功的电子邮件签名的主要成分，并向您展示如何构建它们以使您的业务受益。
为什么需要结构良好的电子邮件签名？
拥有专业的 HTML 电子邮件签名将在许多方面为您提供帮助。 这就是为什么您应该努力创建一个：
- 电子邮件签名让您的信件看起来更专业
- 它是您的数字名片——您的联系信息的来源
- 它可以提高您的品牌知名度
- 它增加了对您的企业电子邮件的信任
- 它为您的网站带来流量
- 它会引起人们对您的内容的关注
- 它可以帮助您推广您的产品或服务
- 它使您能够获得潜在客户
- 它使您可以与人联系
换句话说，结构良好的电子邮件签名将帮助您实现一个或多个业务、营销或销售目标。 它应该包含以下内容：图像（您的照片或公司徽标）、您的联系信息、社交媒体图标、法律免责声明、促销横幅。 让我们深入了解这些元素。
在电子邮件签名中选择什么 - 徽标、照片或两者兼而有之
您需要一些页脚图像来使您的品牌令人难忘，因为纯文本签名可能只会显得乏味。 但是使用什么样的视觉效果更好呢？ 它应该是公司标志、您的照片，还是两者兼而有之？
简短的回答：两者都用。
长答案：这确实取决于您的业务活动、职位和目标。
如果您代表个人品牌，则应在签名中添加您自己的照片。 面部表情友好而轻松的爆头将是一个完美的选择。
人们比文字更能记住视觉效果。 然而，那些想要创建电子邮件签名的人往往想知道它是“专业”的什么样的图片，可以包含在商业电子邮件签名中。
以下是有关选择签名照片的一些建议。
- 添加您的专业照片
添加个人照片可以增加信任并帮助您与客户建立关系。 但请务必仅使用专业、高质量且不模糊的图像。
- 图片不要太大
图片大小取决于电子邮件签名的其余部分有多宽以及它将如何适应现有设计。 但是，在我们的电子邮件签名生成器中，我们建议使用 100-300 像素宽的徽标和照片的最佳尺寸。 您的图像越大，收件人预加载它所需的时间就越多。
- 不要使用不合适的照片
确保使用专业的头像，最好为每个团队成员以相同的风格制作，而不是自拍或裁剪照片。
如果您代表一家公司，使用您的照片也有很多好处：它使您的业务交流更加人性化，建立信任，并帮助您与收件人建立联系。
企业电子邮件签名中的公司徽标有助于提高品牌知名度和认知度。 如果您想更好地宣传您的品牌，请添加徽标。
在编写我们的企业电子邮件营销状况报告时，我们对 750 多名营销人员和企业主进行了调查，发现他们更喜欢公司徽标而不是专业头像。 在所有沟通渠道中使用公司品牌可以使公司在所有利益相关者中得到认可并保持一致性。
因此，最好的解决方案是在签名中使用您的照片（左对齐），并带有较小的公司徽标（除了公司的联系信息）。
如何在电子邮件签名中构建联系信息
如果您只是放置所有信息而没有正确组织它，即使是最完整和优化的签名也会显得不专业。 请遵循以下四个提示，以保持您的签名结构良好。
限制联系信息的数量。 仅添加必要的详细信息。 说，如果您不经常使用它，请不要包含您的 Skype 名称。
合理安排信息。 首先使用您的电话号码和公司的网址，然后使用所有其他详细信息。 确保您的社交图标出现在最后（除非您的社交资料是与您保持联系的主要方式）。
使用分隔线。 不要从新行开始每个联系方式。 您可以使用垂直线符号将不同的元素分隔在一行中。
使用文本颜色。 利用您品牌的颜色来突出特定的内容片段。 它可能是您或您公司的名称或“电话”或“电子邮件”等词。
请记住，出色的电子邮件签名不一定要复杂。 越简单越好。 它应该提供有关您的基本信息。
- 姓名
您会感到惊讶，但大约 30% 的电子邮件页脚甚至没有名称，这可能会对您公司的形象产生负面影响。
- 位置
重要的是要包含您的职位，以便让收件人知道他们正在与谁打交道并处理他们的问题。
- 公司名称
如果您代表一家公司，您的电子邮件页脚也应该包含您公司的名称。
- 公司标志
您也可以使用您的公司徽标，但要确保它符合您电子邮件页脚的其余部分的美感。
- 公司网站
如果您有一个网站并正在寻找为其带来流量的方法，请考虑将网站 URL 添加到您的公司电子邮件签名中。
- 联系信息
电子邮件地址
有些文章建议不要包含您的电子邮件地址，因为收件人可以点击“回复”来回复您的消息，但有些电子邮件客户端会在“发件人”字段中显示姓名而不是电子邮件地址。 当有人转发您的消息时，收件人会看到您的姓名，而不是地址。
电话号码
避免使用过多的电话号码。 这可能会让读者感到恼火，尤其是当他们使用移动设备阅读您的电子邮件时。
地址
基本的电子邮件签名可能无法提供您的地址。 在包含您的公司地址之前，请确保它不会使您的签名过载。
您应该在签名中添加哪些社交媒体图标？
如果您拥有管理良好的企业社交资料，那么您应该在签名中链接到它们。 它将帮助您将流量吸引到这些平台，并最终增加您的关注者数量。
与网站不同，您不能只在此处使用 URL。 他们会让你的签名太乱。 改为添加图标。 它们占用的空间很小，您可以整齐地组织它们。
那么，您需要在签名中包含哪些个人资料？ 当然不是您与朋友和家人联系的个人帐户（并分享您的政治观点或猫视频）。
如果您专业使用 Facebook 和 Twitter，请随时链接到它们。 但是，您可以添加您的个人 LinkedIn。 通常，将您的业务联系人推荐给您公司的社交资料。
顺便说一句，借助我们的签名生成工具，您可以毫不费力地创建带有社交媒体图标的 HTML 电子邮件签名。
为什么您的电子邮件签名中需要免责声明？
在许多国家/地区，公司电子邮件都需要电子邮件免责声明（也称为电子邮件披露、保密通知、页脚或签字）。 不要让您的公司面临罚款的风险，请获取有关您所在国家/地区的法律要求的信息。
请记住，大多数精心设计的电子邮件签名示例都有简短易读的免责声明。
从技术上讲，为电子邮件签名添加免责声明通常是法律要求，尤其是在欧盟和北美。 但是，要求可能因国家/地区而异。 通常，您需要提及公司的注册地址、注册号和注册机构。
对于是否应在免责声明中包含保密声明等内容，存在不同的意见。 如果有这种情况，它可以帮助您解决法律纠纷。
您可以为整个公司提供通用电子邮件签名免责声明示例，也可以为您的部门创建单独的免责声明示例。 在后一种情况下，您可以根据部门的活动和需求选择要包含哪些信息。
电子邮件签名中的促销横幅以及如何使用它们
在您的电子邮件签名中添加促销横幅将帮助您的公司实现其销售和营销目标。 如果您想到那些曾经让您从许多网站上的内容中分心的烦人的动画广告，那么是时候改变您对横幅的想法了。
查看下面的电子邮件签名横幅示例。 它只包含一张背景照片、一个标签和一个网站地址，而且非常少。
如果您希望横幅为您服务（增加流量、产生潜在客户、增加销售额等），请遵循我们的三个横幅相关提示。
1.使签名横幅醒目
使用生动的图像、简短而中肯的短语以及您的品牌色彩。
2. 保持简单。
您的横幅不需要太大或太亮而不会引起注意。 使其与您的签名和信息保持一致。
3. 添加 CTA。
清晰的 CTA 将帮助您实现目标。 无论是阅读您的最新文章还是注册网络研讨会，请在您的横幅中说明。 否则，它可能毫无用处。
电子邮件签名中的横幅非常适合展示您的专业知识并增加您的促销活动。 您应该在横幅中插入什么？
- 使用警告词
考虑使用鼓励用户点击您的横幅的警告词。 例如，“终身访问 1000 多个视频课程”、“获取我们表现最佳的广告模板”、“前 3 个未被发现的美食摄影技巧”。 - 提供有价值的东西
为人们提供有价值的电子书、清单、视频、提示和操作方法。 - 邀请收件人参加活动
通知人们他们可以参加的即将举行的活动。 此外，请务必提供以下信息：什么、何时、何地等。 - 介绍销售报价
您可能还想在电子邮件页脚中添加促销横幅，以促进即将到来的销售。 - 展示贵公司的奖项
横幅可以帮助您展示您的专业知识，以便您的潜在客户知道您是他们可以依赖的人。 - 发布全公司公告
员工在内部发送的每封电子邮件都有机会分享您的内部新闻和公告、营销更新、入职实践等。 - 推出新产品
您可以使用横幅来宣传您的新产品。 - 用假期祝贺收件人
许多公司在圣诞节期间在他们的电子邮件页脚中添加横幅，希望他们的读者度过一个愉快的假期。
添加号召性用语按钮
当您查看出色的签名示例时，您会注意到其中的 CTA 非常简单，不太咄咄逼人，并且通常与消息的主题保持一致。
继续阅读以了解一些提示您的电子邮件阅读器采取行动的想法。
- 将您的社交媒体资料链接到按钮
将较长的社交媒体链接浓缩成简短易懂的单词或短语，只需点击一下鼠标，即可立即将收件人带到他们需要的地方。 - 使用按钮共享您的 AppStore 或 Google Play 应用程序
让任何与您一起发送电子邮件的人查看和下载您的应用程序。 - 邀请收件人注册
通过在您的电子邮件页脚中放置超链接号召性用语，您可以将每个读者变成订阅者。 - 鼓励人们给你打电话
告诉人们你愿意与他们交流。 - 添加约会计划程序
让收件人可以选择快速与您预约。 - 宣传您的产品演示
包括一个视频链接，以展示您的产品/服务或提供安排演示。 - 让收件人订阅您的博客
写得好、内容丰富的博客文章可能会让收件人相信您提供的产品或服务是可信的和值得信赖的。 在您的在线名片设计中包含博客文章链接可能是展示您的专业知识的绝佳方式。
电子邮件签名中要避免的错误
现在您已经知道如何构建您的电子邮件签名以及在其中使用哪些元素，让我们看看您不应该做什么。 了解电子邮件签核中最常见的七个错误。
- 联系信息无效
您的公司可能会更改其地址或电话号码。 一旦发生这种情况，请确保您已更新所有通信渠道中的相关信息，包括您的电子邮件签名。
- 使用图像作为签名
切勿使用图像作为签名。 在最好的情况下，您的收件人将无法一键拨打您的电话或复制您的网站地址。 在最坏的情况下，您的签名将显示为附件，这将触发收件人的垃圾邮件过滤器。 请改用 HTML。
- 使用太多颜色
切勿使用太多颜色，因为它们会分散收件人的注意力。 或者，您的签名只会显得不专业。
- 在您的企业电子邮件签名中添加引号
励志名言在商务信函中没有任何用途。 如果你涉及到一个特定的报价，这并不意味着你的收藏家也会这样做。
- 使用低质量图像
请记住，现在几乎每个人的手机上都有 4k 或 Retina 屏幕。 确保您的图像很小但质量很高。 在您的电子邮件中使用它之前，请先在桌面和移动设备上进行测试。
- 使用不同的字体
具有多种字体的签名看起来与具有太多颜色的签名相同。 这将是分散注意力和业余的。 改用您的公司字体。
- 不让您的签名适合移动设备
现在有这么多人在手机上阅读他们的电子邮件，不让它响应是不可原谅的。 为了确保您的签名在任何地方看起来都很好，请使用 HTML 电子邮件签名生成器并在使其生效之前对其进行测试。
- 添加太多社交图标
如果您为组织使用的每个社交媒体网络添加一个图标，您的电子邮件页脚会显得杂乱无章。 我们建议仅包含最经常更新的频道。
- 允许员工自己创建签名
损害公司形象的最简单方法之一是要求您的员工发挥创意并自行设计电子邮件标志。 可以肯定的是，他们不会就标准化的电子邮件签名模板达成一致。 再见，品牌一致性，你好，混乱！
- 让你的签名太长
在选择应包含哪些信息时，请遵循“少即是多”的规则。 请记住，最好的电子邮件签名示例大约是五行文本。
- 忽略电子邮件签名大小
如果您知道您的受众通常使用哪些设备，您就可以更轻松地以正确的方式显示您的签名。 例如，移动用户应使其宽度不超过 320 像素（像素）。 对于桌面用户，一个 600px 宽的电子邮件页脚可以很好地工作。
如何管理整个团队的电子邮件签名？
无论您是自由职业者、小型企业还是大型组织，您的签名设计都应该反映您企业的专业标准。 虽然对于自由职业者和小团队来说，创建一致且完美的品牌签名可能非常容易，但为大量员工制作和管理多个电子邮件页脚可能会成为一项复杂的任务。 有哪些事项需要考虑？
为所有团队使用一个电子邮件签名模板
一致性是您的电子邮件签名模板的第一要务。 不一致的签名给人一种混乱和不专业的印象。
为不同的部门创建不同的签名
因此，您决定在整个公司范围内设置电子邮件签名，并了解它们需要保持一致才能以最佳方式代表您的品牌。 没错。 但是，这并不意味着不同的部门不能包含其他信息。 例如，与管理财务的员工相比，您的营销团队更有可能在签名中需要社交媒体链接。
在您的电子邮件签名中创建营销活动
使用您的电子邮件页脚来支持您的营销活动。 例如，添加指向社交媒体的链接、指向最新内容的链接、指向您将参加的网络研讨会或活动的链接以及时事通讯订阅链接。
使用电子邮件签名管理软件
为确保您的签名在各种设备和电子邮件客户端上正确显示，请使用付费或免费电子邮件签名生成器。 它提供不同的模板和良好的技术支持，由专业设计师创建，并且与几乎所有电子邮件客户端兼容。 此外，您可以更快地进行多个签名，因为您可以创建一个主签名，然后上传包含联系人数据的文件，系统将自行处理签名。
结论
为了在您的商务沟通中显得专业，请始终在电子邮件末尾签名。 创建一个时，请牢记必要的结构。 除了您的姓名和公司联系方式外，请务必使用图片。 总而言之，人是视觉动物。 选择一张您自己的友好照片来个性化您的信息并与您的收件人建立信任的联系。 如果您有公司资料，请包括社交媒体图标。 此外，不要忘记法律要求的免责声明以及贵公司的注册详细信息。 添加漂亮的横幅以帮助您的企业达到其 KPI。 合理安排所有这些组件并跟踪您的进度。