17 dicas fáceis para economizar tempo

Há alguns anos vi uma foto que circulou nas redes sociais que dizia “Você tem o mesmo número de horas em um dia que Beyoncé”.

Embora isso seja motivador, é apenas parcialmente verdade – sim, mesmo as pessoas mais bem-sucedidas do mundo têm apenas 24 horas por dia, mas ignora o fato de que essas pessoas não precisam gastar seu tempo em coisas como lavar roupa ou esperando um ônibus.
Mesmo que não tenhamos toda a equipe de profissionais trabalhando para nós como eles fazem, há coisas que podemos fazer para economizar tempo.

Neste artigo, abordaremos 17 dicas de economia de tempo que ajudarão você a gastar mais do seu recurso mais precioso em coisas que são importantes para você.

1. Acompanhe seu tempo

Antes de entrarmos em qualquer uma das dicas sobre as quais falaremos, como ponto de partida, é importante saber exatamente em que você está gastando seu tempo. A maneira mais fácil de fazer isso é controlar o seu tempo.

Você pode fazer isso usando caneta e papel ou em uma planilha, mas é muito menos demorado usar um aplicativo de controle de tempo. O uso de um aplicativo permitirá que você veja todos os dados de maneira organizada para analisar como gasta seu tempo.
Existe algo em que você deveria gastar mais/menos tempo? Você pode organizar seu tempo de forma mais eficaz? Que mudanças você pode fazer em sua agenda para que ela se adeque melhor às suas necessidades?

2. Desenvolva habilidades de gerenciamento de tempo

Faça o que fizer, ser bom em gerenciamento de tempo é importante. Isso ajuda você a fazer mais em menos tempo, atingir seus objetivos e ficar menos estressado.
Você deve saber como definir corretamente as metas, priorizar, focar, planejar de forma eficaz e organizar seu tempo.

Não procrastinar é uma maneira óbvia de economizar seu tempo.
Tente começar a trabalhar em uma tarefa o mais cedo possível. É mais fácil trabalhar um pouco em algo todos os dias do que esperar pelo último minuto e se estressar.

Sou um procrastinador por natureza, mas também me recuso a trabalhar à noite em vez de dormir. Além disso, não consigo trabalhar sob muita pressão porque não consigo lidar bem com o estresse e começo a entrar em pânico.
A solução que encontrei é me enganar para ser organizado. Eu faço isso fazendo um jogo com isso. Se eu conseguir fazer uma tarefa em um tempo X, eu me recompenso. Também tenho um sistema de pontos (dependendo de quão satisfeito estou com meu trabalho; também ganho pontos extras se terminar antes). Quanto mais pontos eu conseguir, maior será a minha recompensa. O gerenciamento do tempo não precisa ser sério e chato.

3. Faça uma grande tarefa antes do almoço

Nosso foco não é o mesmo ao longo do dia. É melhor de manhã, quando nossa mente ainda está fresca e bem descansada. Você deve usar esse tempo para trabalhar na maior e mais difícil tarefa do dia: você se concentrará mais facilmente e levará menos tempo para terminá-la.

Terminar a maior tarefa nas primeiras horas do seu dia de trabalho lhe dará uma sensação de realização e o motivará a ser produtivo pelo resto do dia.

4. Saiba quando você é o mais produtivo e faça um cronograma em torno disso

Algumas pessoas preferem acordar cedo e são as mais produtivas pela manhã. Outros funcionam melhor à noite. Descubra se você é um madrugador ou uma coruja da noite – ou talvez um pombo diurno que gosta de acordar e ir para a cama em um horário razoável.

Faça um cronograma que complemente seu ritmo natural; se você é uma coruja da noite, acordar às 5 da manhã só o deixará mal-humorado e menos eficiente. Da mesma forma, se você for uma pessoa matinal, não conseguirá realizar nada tarde da noite.
Certifique-se de que 1) sua agenda funciona para você e 2) que você está dormindo o suficiente.

5. Aproveite a tecnologia

Uma das vantagens de viver no século 21 é que você pode fazer muitas coisas no conforto da sua casa, usando a Internet.

Aproveite isso. Pague suas contas online em vez de ir ao banco ou correios (você também evitará esperar na fila) ou até mesmo automatizar.
Você também pode fazer compras e, em muitos casos, trabalhar online. Não só economiza tempo, mas também é muito mais seguro durante a situação em que estamos.

Existem muitos aplicativos que facilitam sua vida e ajudam você a ser mais rápido e produtivo. Tudo o que você precisa, provavelmente há um aplicativo para isso, desde aplicativos de tarefas e calendário até uma variedade de aplicativos de automação.

6. Mate dois coelhos com uma cajadada só

Todos sabemos que a multitarefa não é uma boa ideia se você deseja ser produtivo – você é mais eficaz quando se concentra em apenas uma tarefa por vez. Isso se aplica a mudar de tarefa ou (como o nome diz) mudar de uma tarefa para outra e perder muito foco no processo.

Multitarefa nem sempre é ruim. Se duas tarefas não sobrecarregam as mesmas partes do seu cérebro, é uma boa maneira de economizar tempo. Por exemplo, limpar e ouvir um audiolivro.
Outro exemplo é passear com um amigo: você faz exercícios físicos, coloca o papo em dia e aproveita o clima agradável.

Se você tem que se deslocar para chegar ao trabalho, você tem muitas opções para tornar esse tempo mais útil e/ou menos chato: se estiver perto, você pode caminhar ou andar de bicicleta. Se estiver a apanhar um autocarro ou comboio, pode ler as notícias ou um livro, ouvir podcasts ou responder a e-mails.

Se você precisar de mais descanso, apenas relaxar e ouvir música ou até mesmo fazer exercícios simples de atenção plena enquanto vai trabalhar também são opções perfeitamente boas.

Pense no que você precisa mais e tente implementá-lo em algo que você já está fazendo.

7. Preparar-se com antecedência é a chave

Ao se preparar com antecedência, é mais provável que você tire o melhor proveito do seu tempo. Aqui estão dois exemplos.

Preparação para reuniões

Se você estiver realizando uma reunião, certifique-se de que todos saibam sobre o que será a reunião para que possam vir preparados. Mantenha suas reuniões o mais concisas e focadas possível; reuniões longas e desnecessárias desperdiçam o tempo de todos. Se todos vierem preparados, você pode ir direto ao ponto e resolver um problema em muito menos tempo.

(Além disso, se a reunião pode ser um e-mail, deve ser um e-mail.)

Preparando-se para as aulas como estudante

Se você é um estudante, você deve estar um pouco preparado para as aulas. Eu sei que ficar em dia com seus trabalhos escolares não é fácil – eu era um estudante até recentemente. É assim que eu sei que isso ajuda muito.
Facilita o aprendizado durante a aula, o que significa gastar menos tempo estudando em casa e/ou logo antes do exame. Você também saberá se não entender alguma coisa, então você pode perguntar ao professor imediatamente e evitar problemas no futuro.

Você já tem que assistir às aulas, aproveite-as ao máximo. Eles tiram uma parte significativa do seu dia: não perca esse tempo.

8. Aprenda a dizer não

Dizer sim a tudo é uma maneira segura de se esgotar e se sobrecarregar, além de gastar seu tempo em coisas que você não quer ou precisa fazer.

Você não deve dar partes do seu tempo como se fossem folhetos gratuitos da Costco; seu tempo e energia são recursos valiosos e limitados e você deve tratá-los como tal.

Você não pode dizer não em todas as circunstâncias, especialmente no trabalho, mas muitas vezes você pode.
Sabe quando tudo em você quer dizer não , mas você acaba dizendo sim porque se sente mal? Aqui estão algumas coisas que podem ajudar:

1. Seja assertivo, mas educado e diplomático: dê uma boa razão (não uma desculpa) para dizer não .
   Por exemplo, “Obrigado por pensar em mim por isso, mas já estou trabalhando em dois grandes projetos, então, infelizmente, não tenho tempo para nenhum trabalho adicional. Não quero comprometer a qualidade de nada em que estou trabalhando”.
2. Você não precisa entrar em muitos detalhes. Por exemplo: “Desculpe, não posso, minha irmã está na cidade com os filhos e não os vejo há meses e sinceramente me sinto muito mal por isso, especialmente porque eles moram a apenas uma hora de distância e realmente não há desculpa mas também sempre demoro a consertar meu carro e…” é demais.
   “Obrigado por me convidar, mas não posso – minha irmã e seus filhos estão na cidade e vou passar este fim de semana com eles” é o suficiente.
3. Ofereça uma alternativa ou uma ideia de como fazer o trabalho de outra forma (sem envolvê-lo). Pode ser tão simples como “Minha agenda está lotada na quinta-feira, mas estou livre no domingo, se isso funcionar para você”.
4. Pratique – quanto mais você praticar, mais fácil será e melhor você ficará.

9. Se demorar menos de 5 minutos, faça imediatamente

Pequenas tarefas podem se acumular rapidamente, especialmente se tendemos a procrastinar. Você pode evitar isso adquirindo o hábito de fazer as tarefas imediatamente se elas demorarem menos de 5 minutos.
Lavar sua caneca de café ou um prato leva apenas um minuto, talvez dois; se você esperar até que sua pia esteja sobrecarregada com pratos sujos, levará muito mais tempo (e eles arruinarão seu humor toda vez que você olhar para eles).

No começo, é difícil perder o hábito de dizer “vou fazer em 10 minutos… eu sei que já disse isso 10 minutos atrás também, mas dessa vez pra valer”.
O que me ajudou é a regra dos 5 segundos de Mel Robbins: quando você tem o instinto de fazer algo, reaja em 5 segundos ou seu cérebro o convencerá de que você faz isso em 5 minutos… ou 10… ou 110.

Talvez você não sinta o instinto de pagar uma conta, mas quando se lembrar, faça isso imediatamente.

Sim, isso se aplica a sair da cama também. Não adie o alarme. De acordo com especialistas, apertar repetidamente o botão soneca pode levar a longos períodos de inércia do sono (sensação de sonolência após acordar). Também mexe com seus ciclos de sono, o que é ruim para sua mente e seu corpo.

10. Prepare-se na noite anterior

As manhãs podem ser agitadas – para evitar estresse adicional e economizar uma quantidade significativa de tempo, prepare tudo na noite anterior.

• Escreva uma lista de tarefas para que, quando acordar, já saiba o que tem que fazer.
• Prepare o que vai vestir na noite anterior e passe a ferro, se necessário. Não há nada mais frustrante do que estar com pressa e perceber que o que você queria vestir está amassado ou manchado.
• Você pode até preparar seu café da manhã na noite anterior, por exemplo, aveia ou muffins durante a noite.
• Se você gosta de trocar suas bolsas para combinar com suas roupas, certifique-se de levar tudo o que precisa para o dia. Você também pode comprar várias coisas pequenas que você sempre carrega com você (lenços de papel, chicletes, máscaras, protetor labial, etc) e colocá-los em cada bolsa.

De manhã, somos confrontados com muitas decisões a tomar – e só podemos tomar uma quantidade limitada antes de chegarmos à fadiga da decisão. Além disso, é mais difícil pensar quando você ainda está meio adormecido. É por isso que as manhãs são muito mais suaves e rápidas quando você prepara tudo na noite anterior.

11. Limite o número de decisões que você toma

Falando sobre fadiga de decisão, outra maneira de economizar seu tempo e energia mental é simplesmente limitar suas escolhas.

Quando perguntaram a Mark Zuckerberg por que ele está usando a mesma coisa todos os dias, ele disse: “Eu realmente quero limpar minha vida para que eu tenha que tomar o menor número possível de decisões sobre qualquer coisa, exceto como melhor servir essa comunidade”.

Não estou dizendo que você deve começar a usar a mesma coisa todos os dias também. No entanto, seria uma boa ideia limitar o número de decisões que você precisa tomar fazendo o seguinte:

• Crie rotinas para que você não precise quebrar a cabeça decidindo quando vai acordar, quais produtos de cuidados com a pele usar ou quais exercícios deve fazer.
• Você pode 1) fazer um guarda-roupa cápsula com peças que você gosta e com as quais se sente bem.
  2) se você gosta de moda e gosta de ter muitas roupas, tente fazer looks com elas com antecedência, para ter opções quando estiver com pressa.
• Tenha uma lista de verificação para os mantimentos que você sempre compra, em vez de escrever uma nova lista toda vez e se perguntar se esqueceu de adicionar algo.
• Tenha uma lista de opções saudáveis, fartas e rápidas para cada refeição. Adoro experimentar e experimentar novas comidas, mas quando estou com pouco tempo, é mais fácil escolher entre 3-4 opções que tenho para o almoço, dependendo do meu humor, em vez de escolher tudo o que já comi.

12. Cozinhe a granel

Outra dica de economia de tempo relacionada aos alimentos é cozinhar a granel.
Você gastará a mesma quantidade de tempo cozinhando se fizer uma ou 5 porções, mas ao fazer a maior quantidade de comida e guardá-la para mais tarde, você reduzirá o tempo de cozimento nos próximos dias.

13. Reduza seu consumo de mídia social

A rolagem sem fim é muitas vezes a culpada pela maior parte do tempo que perdemos.

A única maneira de combatê-lo é limitar o tempo que passamos nas mídias sociais. Veja como:

1. Verifique seu tempo de tela e quanto desse tempo é gasto nas mídias sociais. Aviso: os números podem não ser fáceis de enfrentar.
2. Desligar notificações. Não só você terá menos distrações, mas também evitará o cenário “Desbloqueei meu telefone só para responder a mensagem e uma hora depois ainda estou nas redes sociais”.
3. Defina regras para si mesmo para quando você pode e não pode verificar seu telefone. Por exemplo, “não posso entrar nas redes sociais antes de fazer minha rotina matinal” ou “não posso entrar no Instagram quando estou trabalhando, exceto na hora do almoço”.
4. Fora da vista, fora da mente – se puder, não deixe o telefone perto de você. Coloque-o em outro cômodo ou em sua bolsa.

14. Gaste menos tempo com e-mails

Da mesma forma que ter um prazo limitado para as mídias sociais, você deve definir o horário em que responde aos e-mails. Pode ser uma, duas ou quatro vezes por dia, dependendo do número de e-mails que você normalmente recebe. Escolha esses horários com sabedoria: não desperdice o período do seu melhor foco em e-mails, mas sim em uma tarefa mais importante e/ou mais difícil.
Outras maneiras de gastar menos tempo em e-mails são:

1. Use modelos. Se você se pegar respondendo a mesma coisa várias vezes, faça um modelo em vez de sempre digitar a mesma coisa.
2. Lembre-se de que é mais fácil encontrar o e-mail desejado usando a barra de pesquisa do que organizando manualmente os e-mails em pastas.
3. Não responda se não precisar. Parece óbvio, mas às vezes precisamos de um lembrete.
4. Cancele a assinatura do boletim informativo no qual você não está mais interessado.

15. Agrupe tarefas semelhantes

Se você tiver que imprimir várias coisas, imprima-as ao mesmo tempo. Se você tiver que fazer várias ligações, faça todas de uma vez. Se você tiver que comprar várias coisas, compre-as em uma viagem de compras. Se você tiver que criar conteúdo para uma semana de mídia social, escolha um dia e faça tudo de uma vez.

Não apenas você fará isso com mais eficiência porque estará no espaço certo, mas também economizará muito tempo em coisas aparentemente pequenas que, de outra forma, seriam somadas. Por que você iria para a impressora e voltaria para sua mesa, entrar e sair, se preparar, dirigir até o shopping, etc. 5 vezes quando você pode fazer isso uma vez?

16. Tenha um espaço de trabalho designado

Se você está trabalhando em casa, não trabalhe na sua cama. Encontre um lugar específico para trabalhar, de preferência uma mesa. Dessa forma, quando você se senta em sua mesa, seu cérebro sabe que você está falando sério e você entrará no modo de trabalho mais rapidamente. Trabalhar na cama também pode diminuir a qualidade do sono: seu cérebro deve associar a cama ao sono e ao descanso, não à vigília, concentração e trabalho.

Mantenha seu espaço de trabalho limpo e organizado. Deve conter apenas as coisas que você precisa para o trabalho, sem itens desnecessários para evitar distrações.

O mesmo vale se você for um estudante: se quiser estudar de forma eficaz, estude em sua mesa, não deitada na cama.

17. Contrate alguém

Você deve considerar a contratação de alguém para ajudá-lo se estiver em uma posição financeira para fazê-lo. Quer se trate de alguém para o longo prazo (assistente virtual, governanta, consultor financeiro) ou apenas ocasionalmente (conserto ou serviço de catering), o tempo que você economiza vale o dinheiro que você gasta.

Isso se aplica especialmente aos proprietários de pequenas empresas. Quando você está apenas começando, você tem que fazer quase tudo sozinho, mas à medida que seu negócio cresce, procure delegar cada vez mais coisas para profissionais.

Conclusão

Mesmo que nossas vidas sejam muitas vezes agitadas, existem maneiras de gastar menos tempo com coisas desnecessárias e mais tempo com aquelas que valorizamos. O mais importante é trabalhar em nossas habilidades de gerenciamento de tempo, desde aprender a dizer não até ter certeza de que estamos sempre preparados. Pode parecer impossível às vezes, mas tudo o que é preciso é boa organização e disciplina.
(Pelo menos até ficarmos ricos o suficiente para contratar pessoas para fazer tudo o que não queremos.)