17 Kolay zaman kazandıran ipucu

Birkaç yıl önce sosyal medyada “Günde Beyonce ile aynı sayıda saatiniz var” diyen bir resim gördüm.

Bu motive edici olsa da, kısmen doğru – evet, dünyadaki en başarılı insanların bile günde yalnızca 24 saati var, ancak bu insanların zamanlarını çamaşır yıkamak veya çamaşır yıkamak gibi şeylere harcamak zorunda olmadıkları gerçeğini gözden kaçırıyor. otobüs beklemek.
Bizim için çalışan profesyonellerden oluşan tüm ekibimiz olmasa da zaman kazanmak için yapabileceğimiz şeyler var.

Bu makalede, en değerli kaynağınızın daha fazlasını sizin için önemli olan şeylere harcamanıza yardımcı olacak, zaman kazandıran 17'den fazla ipucunu inceleyeceğiz.

1. Zamanınızı takip edin

Başlangıç ​​noktası olarak bahsedeceğimiz ipuçlarından herhangi birine girmeden önce, zamanınızı tam olarak neye harcadığınızı bilmek önemlidir. Bunu yapmanın en kolay yolu, zamanınızı takip etmektir.

Bunu kalem ve kağıt kullanarak veya bir elektronik tabloda yapabilirsiniz, ancak bir zaman izleme uygulamasını kullanmak çok daha az zaman alır. Bir uygulama kullanmak, zamanınızı nasıl harcadığınızı analiz edebilmeniz için tüm verileri düzenli bir şekilde görmenizi sağlar.
Daha fazla/daha az zaman harcamanız gereken bir şey var mı? Zamanınızı daha etkili bir şekilde organize edebilir misiniz? İhtiyaçlarınıza daha iyi uyması için programınızda ne gibi değişiklikler yapabilirsiniz?

2. Zaman yönetimi becerileri geliştirin

Ne yaparsanız yapın, zaman yönetiminde iyi olmak önemlidir. Daha az zamanda daha fazlasını yapmanıza, hedeflerinize ulaşmanıza ve daha az stresli olmanıza yardımcı olur.
Hedefleri nasıl doğru bir şekilde belirleyeceğinizi, önceliklendireceğinizi, odaklanacağınızı, etkili bir şekilde planlayacağınızı ve zamanınızı nasıl düzenleyeceğinizi bilmelisiniz.

Ertelememek, zamandan tasarruf etmenin akıllıca bir yoludur.
Mümkün olduğunca erken bir görev üzerinde çalışmaya başlamaya çalışın. Son dakikayı bekleyip kendinizi strese sokmaktansa, her gün bir şeyler üzerinde biraz çalışmak daha kolaydır.

Ben doğuştan erteleyen biriyim ama uyumak yerine geceleri çalışmayı da reddediyorum. Ayrıca stresle iyi başa çıkamadığım için çok fazla baskı altında çalışamıyorum ve paniklemeye başlıyorum.
Bulduğum çözüm, kendimi organize olmaya kandırmak. Bunu bir oyun yaparak yapıyorum. Bir işi X kadar sürede yapmayı başarırsam, kendimi ödüllendiririm. Ayrıca bir puan sistemim var (işimden ne kadar memnun kaldığıma bağlı olarak; erken bitirirsem de ekstra puan alıyorum). Ne kadar çok puan alırsam, ödülüm o kadar büyük olur. Zaman yönetimi ciddi ve sıkıcı olmak zorunda değildir.

3. Öğle yemeğinden önce büyük bir görev yapın

Odak noktamız gün boyunca aynı değil. En iyisi, zihnimizin hala taze ve dinlenmiş olduğu sabahlardır. Bu zamanı günün en büyük ve en zor işi üzerinde çalışmak için kullanmalısınız: daha kolay odaklanacaksınız ve bitirmeniz daha az zaman alacak.

En büyük görevi iş gününüzün ilk birkaç saatinde bitirmek size bir başarı duygusu verecek ve günün geri kalanında üretken olmanız için sizi motive edecektir.

4. En üretken olduğunuz zamanı bilin ve buna göre bir program yapın

Bazı insanlar erken kalkmayı tercih eder ve sabahları en üretken olanlardır. Diğerleri geceleri daha iyi çalışır. Erkenci bir kuş mu yoksa bir gece kuşu mu - ya da belki uyanmayı ve makul bir zamanda yatmayı seven bir gündüz güvercini olup olmadığınızı anlayın.

Doğal ritminizi tamamlayan bir program yapın; Eğer bir gece kuşuysanız, sabah 5'te uyanmak sizi yalnızca huysuz ve daha az verimli yapacaktır. Benzer şekilde, sabah insanıysanız, gece geç saatlerde hiçbir şey başaramazsınız.
1) programınızın sizin için çalıştığından ve 2) yeterince uyuduğunuzdan emin olun.

5. Teknolojiden Yararlanın

21. yüzyılda yaşamanın avantajlarından biri de interneti kullanarak birçok şeyi evinizin rahatlığında yapabilmenizdir.

Bundan yararlanın. Faturalarınızı bankaya veya postaneye gitmek yerine çevrimiçi olarak ödeyin (sırada beklemekten de kurtulacaksınız) hatta otomatikleştirin.
Ayrıca alışveriş yapabilir ve birçok durumda çevrimiçi çalışabilirsiniz. Sadece zaman kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda içinde bulunduğumuz durumda çok daha güvenlidir.

Hayatınızı kolaylaştıran ve daha hızlı ve daha üretken olmanıza yardımcı olan birçok uygulama var. İhtiyacınız ne olursa olsun, yapılacaklar ve takvim uygulamalarından çeşitli otomasyon uygulamalarına kadar muhtemelen bunun için bir uygulama vardır.

6. Bir taşla iki kuş vurun

Üretken olmak istiyorsanız, çoklu görevin mükemmel bir fikir olmadığını hepimiz biliyoruz - aynı anda yalnızca bir göreve odaklandığınızda daha etkili olursunuz. Bu, görevi değiştirmek veya (adından da anlaşılacağı gibi) bir görevden diğerine geçmek ve süreçte çok fazla odağı kaybetmek için geçerlidir.

Çoklu görev her zaman kötü değildir. İki görev beyninizin aynı kısımlarını zorlamıyorsa, zamandan tasarruf etmenin iyi bir yolu. Örneğin, bir sesli kitabı temizlemek ve dinlemek.
Başka bir örnek, bir arkadaşınızla yürüyüşe çıkmaktır: biraz fiziksel egzersiz yaparsınız, yetişirsiniz ve güzel havanın tadını çıkarırsınız.

İşe gidip gelmek zorundaysanız, bu zamanı daha kullanışlı ve/veya daha az sıkıcı hale getirmek için birçok seçeneğiniz vardır: yakınsa yürüyüşe çıkabilir veya bisiklete binebilirsiniz. Bir otobüse veya trene biniyorsanız, haber veya kitap okuyabilir, podcast'leri dinleyebilir veya e-postaları yanıtlayabilirsiniz.

Daha fazla dinlenmeye ihtiyacınız varsa, sadece rahatlamak ve müzik dinlemek, hatta işe giderken basit farkındalık egzersizleri yapmak da mükemmel seçeneklerdir.

Daha fazla neye ihtiyacınız olduğunu düşünün ve bunu halihazırda yaptığınız bir şeye uygulamaya çalışın.

7. Anahtar, önceden hazırlanmaktır

Önceden hazırlayarak, zamanınızı en iyi şekilde değerlendirmeniz daha olasıdır. İşte iki örnek.

Toplantılar için hazırlanıyor

Bir toplantı düzenliyorsanız, herkesin toplantının ne hakkında olacağını bildiğinden emin olun ki hazırlıklı gelebilsinler. Toplantılarınızı mümkün olduğunca özlü ve odaklı tutun; uzun ve gereksiz toplantılar herkesin zamanını boşa harcar. Herkes hazırlıklı gelirse, doğrudan konuya girebilir ve bir sorunu çok daha kısa sürede çözebilirsiniz.

(Ayrıca, toplantı bir e-posta olabilirse, bir e-posta olmalıdır.)

Öğrenci olarak derslere hazırlanmak

Eğer öğrenciyseniz, derslere biraz hazırlıklı görünmelisiniz. Okul çalışmalarının zirvesinde kalmanın kolay olmadığını biliyorum - yakın zamana kadar öğrenciydim. Bu yüzden bunun çok yardımcı olduğunu biliyorum.
Ders sırasında öğrenmenizi kolaylaştırır, bu da evde ve/veya sınavdan hemen önce çalışmak için daha az zaman harcamak anlamına gelir. Ayrıca bir şeyi anlamadığınızı da bileceksiniz, böylece hemen profesöre sorabilir ve yolun aşağısındaki zahmetten kendinizi kurtarabilirsiniz.

Zaten derslere katılmanız, onlardan en iyi şekilde yararlanmanız gerekiyor. Gününüzün önemli bir bölümünü alırlar: o zamanı boşa harcamayın.

8. Hayır demeyi öğrenin

Her şeye evet demek , kendinizi tüketmenin ve gereğinden fazla çalışmanın yanı sıra zamanınızı istemediğiniz veya yapmanız gerekmeyen şeylere harcamanın kesin bir yoludur.

Zamanınızın bölümlerini ücretsiz Costco bildirileriymiş gibi vermemelisiniz; zamanınız ve enerjiniz değerli, sınırlı bir kaynaktır ve onlara öyle davranmalısınız.

Her koşulda, özellikle iş yerinde hayır diyemezsiniz, ancak çoğu zaman söyleyebilirsiniz.
Bilirsin, içindeki her şey hayır demek istediğinde ama sonunda kendini kötü hissettiğin için evet mi diyorsunuz? İşte yardımcı olabilecek bazı şeyler:

1. İddialı olun, ancak kibar ve diplomatik olun: neden hayır demeniz gerektiğine dair iyi bir sebep (mazeret değil) verin.
   Örneğin, “Beni bunun için düşündüğün için teşekkür ederim, ama zaten iki büyük proje üzerinde çalışıyorum, bu yüzden ne yazık ki ek iş için zamanım yok. Üzerinde çalıştığım hiçbir şeyin kalitesinden ödün vermek istemiyorum”.
2. Çok fazla detaya girmenize gerek yok. Örneğin: “Üzgünüm, yapamam, kız kardeşim çocukları ile birlikte şehirde ve onları aylardır görmüyorum ve gerçekten bu konuda çok kötü hissediyorum, özellikle de sadece bir saat uzaklıkta yaşadıkları ve gerçekten hiçbir mazereti olmadığı için ama aynı zamanda arabamı tamir ettirmeyi de hep ertelerim ve…” çok fazla.
   “Beni davet ettiğiniz için teşekkür ederim ama yapamam – ablam ve çocukları şehirdeler ve ben bu hafta sonunu onlarla geçiriyorum” yeterli.
3. İşin başka bir şekilde (sizi dahil etmeden) nasıl yapılacağına dair bir alternatif veya fikir sunun. “Perşembe günü programım tıklım tıklım dolu ama işinize yararsa Pazar günü boşum” kadar basit olabilir.
4. Pratik yapın – ne kadar çok pratik yaparsanız, o kadar kolay olacak ve o kadar iyi olacaksınız.

9. 5 dakikadan az sürerse hemen yapın

Özellikle erteleme eğilimindeysek, küçük görevler hızla birikebilir. 5 dakikadan az süren görevleri hemen yapma alışkanlığı edinerek bundan kaçınabilirsiniz.
Kahve kupanızı veya tabağınızı yıkamak sadece bir, belki iki dakikanızı alır; lavabonuz kirli bulaşıklarla doluncaya kadar beklerseniz, çok daha fazla zaman harcar (ve onlara her baktığınızda ruh halinizi bozarlar).

İlk başlarda “10 dakika sonra yaparım… Bunu 10 dakika önce söylediğimi biliyorum ama bu sefer gerçek” deme alışkanlığından kurtulmak zor.
Bana yardımcı olan şey Mel Robbins'in 5 saniye kuralı : Bir şeyi yapmak için içgüdünüz olduğunda, 5 saniye içinde tepki verin, yoksa beyniniz sizi 5 dakika içinde yaptığınıza ikna edecektir… veya 10… veya 110.

Belki bir fatura ödeme içgüdüsü hissetmeyeceksiniz, ama hatırladığınızda hemen yapın.

Evet, bu yataktan kalkmak için de geçerlidir. Alarmı ertelemeyin. Uzmanlara göre, erteleme düğmesine art arda basmak, uzun süreli uyku ataletine (uyandıktan sonra sersemlik hissi) yol açabilir. Ayrıca hem zihniniz hem de vücudunuz için kötü olan uyku döngülerinizi bozar.

10. Bir gece önceden hazırlanın

Sabahları yoğun olabilir - ek stresten kaçınmak ve önemli miktarda zaman kazanmak için her şeyi bir gece önceden hazırlayın.

• Bir yapılacaklar listesi yazın, böylece uyandığınızda ne yapmanız gerektiğini bilirsiniz.
• Ne giyeceğinizi bir gece önceden hazırlayın ve gerekirse ütüleyin. Acele edip giymek istediğinin kırışmış veya lekeli olduğunu fark etmekten daha sinir bozucu bir şey olamaz.
• Hatta kahvaltınızı bir gece önceden hazırlayabilirsiniz, örneğin gecelik yulaf veya kekler.
• Çantalarınızı kıyafetlerinize göre değiştirmeyi seviyorsanız, gün için ihtiyacınız olan her şeyi topladığınızdan emin olun. Ayrıca her zaman yanınızda taşıdığınız birçok küçük şeyi (kağıt mendil, sakız, maske, dudak kremi vb.) satın alabilir ve her çantaya koyabilirsiniz.

Sabahları birçok kararla karşı karşıyayız ve karar yorgunluğuna ulaşmadan önce ancak sınırlı bir miktar verebiliyoruz. Buna ek olarak, hala yarı uykudayken düşünmek daha zordur. Bu nedenle, her şeyi bir gece önceden hazırladığınızda sabahlar çok daha yumuşak ve hızlı geçer.

11. Verdiğiniz kararların sayısını sınırlayın

Karar yorgunluğundan bahsetmişken, zamanınızı ve zihinsel enerjinizi korumanın başka bir yolu da seçimlerinizi sınırlandırmaktır.

Mark Zuckerberg'e neden her gün aynı şeyi giydiğini sorduklarında, "Bu topluluğa en iyi nasıl hizmet edeceğimiz dışında her şey hakkında mümkün olduğunca az karar vermek zorunda kalabilmek için gerçekten hayatımı boşaltmak istiyorum" dedi.

Her gün aynı şeyi giymeye başlamalısın demiyorum. Bununla birlikte, aşağıdakileri yaparak vermeniz gereken kararların sayısını sınırlamak iyi bir fikir olacaktır:

• Rutinler oluşturun, böylece ne zaman uyanacağınıza, hangi cilt bakım ürünlerini kullanacağınıza veya hangi egzersizleri yapacağınıza karar vermekle uğraşmanıza gerek kalmaz.
• 1) Beğendiğiniz ve içinde kendinizi iyi hissettiğiniz parçalarla bir kapsül gardırop yapabilirsiniz. Hepsinin birbiriyle uyumlu olduğundan emin olun, böylece onları nasıl kombinlerseniz kombinleyebileceğiniz bir kıyafetiniz olur ya da
  2) Modayı seviyorsanız ve bir sürü kıyafete sahip olmaktan hoşlanıyorsanız, onlardan kıyafet yapmayı önceden deneyin, böylece aceleniz olduğunda seçenekleriniz olur.
• Her seferinde yeni bir liste yazmak ve bir şey eklemeyi unuttunuz mu diye düşünmek yerine, her zaman satın aldığınız yiyecekler için bir kontrol listeniz olsun.
• Her öğün için sağlıklı, doyurucu ve hızlı seçeneklerin bir listesini yapın. Denemeyi ve yeni yiyecekler denemeyi seviyorum, ancak zamanım kısıtlı olduğunda, şimdiye kadar yediğim her şey arasından seçim yapmak yerine, ruh halime bağlı olarak öğle yemeği için 3-4 seçenek arasından seçim yapmak daha kolay.

12. Toplu olarak pişirin

Yemekle ilgili zaman kazandıran bir diğer ipucu da toplu yemek pişirmek.
İster bir ister 5 porsiyon yapın, yemek pişirmek için aynı miktarda zaman harcarsınız, ancak daha fazla miktarda yemek yapıp sonraya saklayarak, sonraki birkaç gün için pişirme süresini kısaltırsınız.

13. Sosyal medya tüketiminizi azaltın

Sonsuz kaydırma, çoğu zaman harcadığımız zamanın çoğundan sorumlu olandır.

Bununla mücadele etmenin tek yolu sosyal medyada geçirdiğimiz zamanı sınırlamak. İşte nasıl:

1. Ekran başında geçirdiğiniz süreyi ve bu sürenin ne kadarının sosyal medyada harcandığını kontrol edin. Uyarı: Rakamlarla yüzleşmek kolay olmayabilir.
2. Bildirimleri kapat. Sadece dikkatiniz daha az dağılmakla kalmayacak, aynı zamanda “Mesajı cevaplamak için telefonumun kilidini açtım ve bir saat sonra hala sosyal medyadayım” senaryosundan da kaçınacaksınız.
3. Telefonunuzu ne zaman kontrol edebileceğiniz ve ne zaman kontrol edemeyeceğiniz konusunda kendinize kurallar belirleyin. Örneğin, “Sabah rutinimi yapmadan sosyal medyaya giremiyorum” veya “Çalışırken öğle arası dışında Instagram'a giremiyorum”.
4. Gözden uzakta, akıldan uzakta – yapabiliyorsanız telefonunuzu yanınızda tutmayın. Başka bir odaya veya çantanıza koyun.

14. E-postalara daha az zaman ayırın

Sosyal medya için sınırlı bir zaman dilimine sahip olmak gibi, e-postaları cevapladığınız zamanı da ayarlamalısınız. Genellikle aldığınız e-posta sayısına bağlı olarak günde bir, iki veya dört kez olabilir. Bu zamanları akıllıca seçin: En iyi odak noktanızı e-postalara değil, daha önemli ve/veya daha zor bir göreve harcamayın.
E-postalara daha az zaman ayırmanın diğer yolları şunlardır:

1. Şablonları kullanın. Kendinizi aynı şeyi tekrar tekrar cevaplarken yakalarsanız, her zaman aynı şeyi yazmak yerine bir şablon yapın.
2. Arama çubuğunu kullanarak istediğiniz e-postayı bulmanın, e-postaları klasörlerde manuel olarak düzenlemekten daha kolay olduğunu unutmayın.
3. İhtiyacın yoksa cevap verme. Kulağa bariz geliyor, ancak bazen bir hatırlatmaya ihtiyacımız var.
4. Artık ilgilenmediğiniz haber bülteni aboneliğinden çıkın.

15. Benzer görevleri bir araya toplayın

Birden fazla şey yazdırmanız gerekiyorsa, bunları aynı anda yazdırın. Birden fazla telefon görüşmesi yapmanız gerekiyorsa, hepsini bir oturuşta yapın. Birden fazla şey satın almanız gerekiyorsa, bunları bir alışveriş gezisinde satın alın. Sosyal medya için bir haftalık içerik oluşturmanız gerekiyorsa, bir gün seçin ve hepsini aynı anda yapın.

Bunu yalnızca doğru boşlukta olduğunuz için daha verimli yapmakla kalmayacak, aynı zamanda aksi takdirde eklenecek görünen küçük şeyler için çok zaman kazanacaksınız. Neden yazıcıya gidip masanıza geri dönüyorsunuz, oturum açıp kapatıyorsunuz, hazırlanıyorsunuz, alışveriş merkezine gidiyorsunuz, vb. 5 kez yapabilirken?

16. Belirlenmiş bir çalışma alanınız olsun

Evden çalışıyorsanız yatağınızdan çalışmayın. Özellikle çalışmak için bir yer, tercihen bir masa bulun. Bu şekilde, masanızda oturduğunuzda beyniniz ciddi olduğunuzu anlar ve çalışma moduna daha hızlı geçersiniz. Yataktan çalışmak da uyku kalitesini düşürebilir: beyniniz yatağı uyanıklık, konsantrasyon ve çalışma ile değil, uyku ve dinlenme ile ilişkilendirmelidir.

Çalışma alanınızı temiz ve düzenli tutun. Dikkatin dağılmasını önlemek için gereksiz öğeler olmadan yalnızca iş için ihtiyacınız olan şeyleri içermelidir.

Aynı şey öğrenciyseniz de geçerlidir: etkili bir şekilde çalışmak istiyorsanız, yatağınızda değil, masanızda çalışın.

17. Birini işe alın

Bunu yapmak için finansal bir pozisyondaysanız, size yardım etmesi için birini işe almayı düşünmelisiniz. İster uzun vadeli biri (sanal asistan, kahya, mali müşavir) ister ara sıra (tamirci veya yemek servisi) biri olsun, kazandığınız zaman harcadığınız paraya değer.

Bu özellikle küçük işletme sahipleri için geçerlidir. Yeni başladığınızda, hemen hemen her şeyi kendiniz yapmanız gerekir, ancak işiniz büyüdükçe, profesyonellere daha fazla şey devretmeyi hedefleyin.

Çözüm

Hayatlarımız genellikle telaşlı olsa da, gereksiz şeylere daha az, değer verdiklerimize daha fazla zaman ayırmanın yolları var. En önemli şey, hayır demeyi öğrenmekten her zaman hazırlıklı olduğumuzdan emin olmaya kadar zaman yönetimi becerilerimiz üzerinde çalışmaktır. Bazen imkansız görünebilir, ancak tek gereken iyi bir organizasyon ve disiplindir.
(En azından istemediğimiz her şeyi yapmaları için insanları işe alacak kadar zengin oluncaya kadar.)