17 простых советов по экономии времени

Несколько лет назад я увидел в соцсетях фотографию, на которой было написано: «У тебя столько же часов в сутках, сколько у Бейонсе».

Хотя это мотивирует, это верно лишь отчасти — да, даже у самых успешных людей в мире всего 24 часа в сутках, но при этом упускается из виду тот факт, что этим людям не нужно тратить свое время на такие вещи, как стирка или стирка. жду автобус.
Несмотря на то, что у нас не работает вся команда профессионалов, как они, есть вещи, которые мы можем сделать, чтобы сэкономить время.

В этой статье мы рассмотрим 17 советов по экономии времени, которые помогут вам тратить больше вашего самого ценного ресурса на важные для вас вещи.

1. Следите за своим временем

Прежде чем мы перейдем к любому из советов, о которых мы поговорим, в качестве отправной точки важно знать, на что именно вы тратите свое время. Самый простой способ сделать это — отслеживать свое время.

Вы можете сделать это с помощью ручки и бумаги или в электронной таблице, но использование приложения для отслеживания времени займет гораздо меньше времени. Использование приложения позволит вам просматривать все данные в упорядоченном виде, чтобы вы могли анализировать, как вы тратите свое время.
Есть ли что-то, на что вы должны тратить больше/меньше времени? Можете ли вы организовать свое время более эффективно? Какие изменения вы можете внести в свой график, чтобы он лучше соответствовал вашим потребностям?

2. Развивайте навыки тайм-менеджмента

Что бы вы ни делали, важно уметь управлять временем. Это поможет вам сделать больше за меньшее время, достичь своих целей и меньше нервничать.
Вы должны знать, как правильно ставить цели, расставлять приоритеты, фокусироваться, эффективно планировать и организовывать свое время.

Не откладывать на потом — это простой способ сэкономить время.
Постарайтесь начать работать над задачей как можно раньше. Легче работать над чем-то понемногу каждый день, чем ждать в последнюю минуту и ​​изнурять себя.

По натуре я прокрастинатор, но я также отказываюсь работать по ночам вместо того, чтобы спать. Кроме того, я не могу работать под слишком большим давлением, потому что плохо справляюсь со стрессом и начинаю паниковать.
Решение, которое я придумал, состоит в том, чтобы обманом заставить себя быть организованным. Я делаю это, делая из этого игру. Если мне удается выполнить задачу за Х времени, я вознаграждаю себя. У меня также есть система баллов (в зависимости от того, насколько я доволен своей работой; я также получаю дополнительные баллы, если я заканчиваю раньше). Чем больше баллов я наберу, тем больше будет моя награда. Тайм-менеджмент не должен быть серьезным и скучным.

3. Выполните одно большое задание перед обедом

Наш фокус не одинаков в течение дня. Лучше всего утром, когда наш ум еще свеж и хорошо отдохнул. Вы должны использовать это время для работы над самой большой и самой сложной задачей дня: вам будет легче сосредоточиться, и вам потребуется меньше времени, чтобы закончить ее.

Завершение самой большой задачи в течение первых нескольких часов рабочего дня даст вам чувство выполненного долга и мотивирует вас продуктивно работать до конца дня.

4. Знайте, когда вы наиболее продуктивны, и составьте расписание в соответствии с этим

Некоторые люди предпочитают просыпаться рано, и они наиболее продуктивны по утрам. Другие работают лучше ночью. Выясните, кто вы — ранняя пташка или сова — или, может быть, дневной голубь, который любит просыпаться и ложиться спать в разумное время.

Составьте график, соответствующий вашему естественному ритму; если вы «сова», пробуждение в 5 утра только сделает вас сварливым и менее эффективным. Точно так же, если вы жаворонок, вы не сможете ничего сделать поздно ночью.
Убедитесь, что 1) ваш график работает на вас и 2) что вы достаточно спите.

5. Воспользуйтесь преимуществами технологий

Одним из преимуществ жизни в 21 веке является то, что вы можете делать многие вещи, не выходя из собственного дома, используя Интернет.

Воспользуйтесь этим. Оплачивайте счета онлайн вместо того, чтобы идти в банк или почтовое отделение (вы также избежите ожидания в очереди) или даже автоматизируйте это.
Вы также можете делать покупки и, во многих случаях, работать в Интернете. Это не только экономит время, но и намного безопаснее в той ситуации, в которой мы находимся.

Существует множество приложений, которые упрощают вашу жизнь и помогают работать быстрее и продуктивнее. Что бы вам ни понадобилось, для этого наверняка найдется приложение: от списка дел и календаря до различных приложений для автоматизации.

6. Убить двух зайцев одним выстрелом

Мы все знаем, что многозадачность — не лучшая идея, если вы хотите быть продуктивным — вы более эффективны, когда сосредотачиваетесь только на одной задаче за раз. Это относится к переключению задач или (как следует из названия) переключению с одной задачи на другую и потере большого количества внимания в процессе.

Многозадачность — это не всегда плохо. Если две задачи не нагружают одни и те же части вашего мозга, это хороший способ сэкономить время. Например, уборка и прослушивание аудиокниги.
Другой пример — прогулка с другом: вы делаете зарядку, наверстываете упущенное и наслаждаетесь хорошей погодой.

Если вам нужно добираться до работы, у вас есть множество вариантов сделать это время более полезным и/или менее скучным: если оно близко, вы можете прогуляться или покататься на велосипеде. Если вы садитесь на автобус или поезд, вы можете читать новости или книгу, слушать подкасты или отвечать на электронные письма.

Если вам нужно больше отдыха, просто расслабиться и послушать музыку или даже выполнить простые упражнения на осознанность во время работы — тоже отличный вариант.

Подумайте, что вам нужно больше, и попытайтесь реализовать это в том, что вы уже делаете.

7. Заблаговременная подготовка — ключ к успеху

Подготовившись заранее, вы с большей вероятностью сможете наилучшим образом использовать свое время. Вот два примера.

Подготовка к встречам

Если вы проводите встречу, убедитесь, что все знают, о чем будет встреча, чтобы они могли прийти подготовленными. Старайтесь, чтобы ваши встречи были максимально краткими и сфокусированными; долгие и ненужные встречи тратят впустую все время. Если все придут подготовленными, вы сможете сразу перейти к делу и решить проблему за значительно меньшее время.

(Кроме того, если собрание может быть по электронной почте, это должно быть по электронной почте.)

Подготовка к урокам в качестве ученика

Если вы студент, вы должны быть готовы к урокам. Я знаю, что успевать в школе нелегко — до недавнего времени я был студентом. Вот откуда я знаю, что это очень помогает.
Вам будет легче учиться во время урока, а значит тратить меньше времени на изучение дома и/или непосредственно перед экзаменом. Вы также будете знать, если вы что-то не понимаете, поэтому вы можете сразу же спросить профессора и избавить себя от проблем в будущем.

Вы уже должны посещать уроки, извлечь из них максимум пользы. Они занимают значительную часть вашего дня: не тратьте это время понапрасну.

8. Научитесь говорить нет

Говорить « да » всему — это верный способ выгореть и переутомиться, а также потратить время на то, что вы не хотите или не должны делать.

Вы не должны раздавать часть своего времени, как будто это бесплатные раздаточные материалы Costco; ваше время и энергия являются ценным, ограниченным ресурсом, и вы должны относиться к ним соответствующим образом.

Вы не можете сказать « нет » при любых обстоятельствах, особенно на работе, но часто можете.
Вы знаете, когда все в вас хочет сказать « нет », но в итоге вы говорите «да », потому что вам плохо? Вот некоторые вещи, которые могут помочь:

1. Будьте настойчивы, но вежливы и дипломатичны: назовите вескую причину (а не оправдание), почему вам нужно сказать « нет ».
   Например: «Спасибо, что подумали обо мне, но я уже работаю над двумя большими проектами, поэтому, к сожалению, у меня нет времени на дополнительную работу. Я не хочу ставить под угрозу качество всего, над чем я работаю».
2. Вам не нужно вдаваться в подробности. Например: «Извините, я не могу, моя сестра находится в городе со своими детьми, и я не видел их несколько месяцев, и мне, честно говоря, так плохо из-за этого, особенно потому, что они живут всего в часе езды, и на самом деле нет никакого оправдания. но я также всегда откладываю починку моей машины и…» — это уже слишком.
   «Спасибо, что пригласили меня, но я не могу — моя сестра с детьми в городе, и я провожу с ними эти выходные» — этого достаточно.
3. Предложите альтернативу или идею, как выполнить работу другим способом (без вашего участия). Это может быть так просто, как «Мое расписание загружено в четверг, но я свободен в воскресенье, если это вас устраивает».
4. Практикуйтесь – чем больше вы практикуетесь, тем легче вам будет и тем лучше у вас будет получаться.

9. Если это занимает менее 5 минут, сделайте это прямо сейчас

Небольшие задачи могут быстро накапливаться, особенно если мы склонны откладывать их на потом. Вы можете избежать этого, выработав привычку выполнять задачи немедленно, если они занимают менее 5 минут.
Помыть кофейную кружку или тарелку можно всего за минуту, а то и за две; если вы подождете, пока ваша раковина не будет перегружена грязной посудой, это займет у вас значительно больше времени (и они будут портить вам настроение каждый раз, когда вы на них смотрите).

Поначалу трудно отвыкнуть от фразы «сделаю за 10 минут… Я знаю, что тоже говорил это 10 минут назад, но на этот раз по-настоящему».
Мне помогло правило пяти секунд Мела Роббинса: когда у вас есть инстинкт что-то сделать, реагируйте в течение 5 секунд, иначе ваш мозг убедит вас, что вы сделаете это за 5 минут… или 10… или 110.

Возможно, вы не почувствуете инстинкта оплатить счет, но когда вспомните, сделайте это сразу.

Да, это относится и к вставанию с постели. Не откладывайте будильник. По мнению экспертов, многократное нажатие кнопки повтора может привести к длительным периодам инерции сна (ощущению сонливости после пробуждения). Это также мешает вашим циклам сна, что плохо как для вашего разума, так и для вашего тела.

10. Подготовьтесь накануне

Утро может быть беспокойным — чтобы избежать дополнительного стресса и сэкономить значительное количество времени, подготовьте все накануне вечером.

• Напишите список дел, чтобы, когда вы проснетесь, вы уже знали, что вам нужно сделать.
• Подготовьте накануне вечером то, что собираетесь надеть, и при необходимости прогладьте. Нет ничего более неприятного, чем в спешке понять, что то, что вы хотели надеть, помято или имеет пятно.
• Вы даже можете приготовить себе завтрак накануне вечером, например, овсяные хлопья или кексы.
• Если вам нравится менять сумочки в соответствии с нарядами, убедитесь, что вы упаковали все, что вам нужно в течение дня. Вы также можете купить несколько мелких вещей, которые всегда носите с собой (салфетки, жевательную резинку, маски, бальзам для губ и т. д.), и положить их в каждую сумку.

Утром нам предстоит принять множество решений, и мы можем принять лишь ограниченное количество решений, прежде чем наступим утомление от решений. Вдобавок к этому труднее думать, когда ты еще в полусне. Вот почему утро проходит намного ровнее и быстрее, если вы готовите все накануне вечером.

11. Ограничьте количество решений, которые вы принимаете

Говоря об усталости от принятия решений, еще один способ сэкономить ваше время и умственную энергию — просто ограничить свой выбор.

Когда они спросили Марка Цукерберга, почему он носит одно и то же каждый день, он сказал: «Я действительно хочу очистить свою жизнь, чтобы мне приходилось принимать как можно меньше решений ни о чем, кроме того, как лучше всего служить этому сообществу».

Я не говорю, что вы должны начать носить одно и то же каждый день. Однако было бы неплохо ограничить количество решений, которые вам необходимо принять, выполнив следующие действия:

• Составьте распорядок дня, чтобы вам не приходилось ломать голову, решая, когда вы проснетесь, какие средства по уходу за кожей вы будете использовать или какие упражнения делать.
• Вы можете либо 1) составить капсульный гардероб из вещей, которые вам нравятся и в которых вы чувствуете себя хорошо. Убедитесь, что все они сочетаются друг с другом, чтобы независимо от того, как вы их комбинируете, у вас был собранный наряд, или
  2) если вам нравится мода и вам нравится иметь много одежды, попробуйте сделать из нее наряды заранее, чтобы у вас были варианты, когда вы спешите.
• Имейте контрольный список продуктов, которые вы всегда покупаете, вместо того, чтобы каждый раз писать новый список и думать, не забыли ли вы что-то добавить.
• Имейте список здоровых, сытных и быстрых вариантов для каждого приема пищи. Я люблю экспериментировать и пробовать новую еду, но когда у меня мало времени, проще выбрать из 3-4 вариантов обеда в зависимости от настроения, чем выбирать из всего, что я когда-либо ел.

12. Готовьте оптом

Еще один способ сэкономить время, связанный с едой, — готовить навалом.
Вы потратите одинаковое количество времени на приготовление пищи независимо от того, приготовите ли вы одну или 5 порций, но, приготовив большее количество еды и отложив ее на потом, вы сократите время приготовления в течение следующих нескольких дней.

13. Сократите потребление социальных сетей

Бесконечная прокрутка часто является причиной большей части времени, которое мы тратим впустую.

Единственный способ борьбы с ним — ограничить время, которое мы проводим в социальных сетях. Вот как:

1. Проверьте время, проведенное за экраном, и сколько из этого времени вы проводите в социальных сетях. Предупреждение: цифры могут быть непростыми.
2. Выключить уведомления. Мало того, что у вас будет меньше отвлекающих факторов, вы также избежите сценария «Я разблокировал свой телефон только для того, чтобы ответить на сообщение, а через час я все еще в социальных сетях».
3. Установите для себя правила, когда вы можете и не можете проверять свой телефон. Например, «Я не могу зайти в социальные сети, пока не закончу утреннюю рутину» или «Я не могу зайти в Instagram, когда работаю, кроме обеденного перерыва».
4. С глаз долой, из сердца вон – по возможности не держите телефон рядом с собой. Положите его в другую комнату или в сумочку.

14. Тратьте меньше времени на электронные письма

Как и в случае с ограниченными временными рамками для социальных сетей, вы должны установить время, когда вы отвечаете на электронные письма. Это может быть один, два или четыре раза в день, в зависимости от количества писем, которые вы обычно получаете. Выбирайте это время с умом: не тратьте период своего наилучшего внимания на электронные письма, а лучше на более важную и/или более сложную задачу.
Другие способы тратить меньше времени на электронные письма:

1. Используйте шаблоны. Если вы ловите себя на том, что отвечаете на одно и то же снова и снова, создайте шаблон вместо того, чтобы постоянно печатать одно и то же.
2. Имейте в виду, что проще найти нужное электронное письмо с помощью панели поиска, чем вручную упорядочивать электронные письма в папках.
3. Не отвечайте, если вам это не нужно. Звучит очевидно, но иногда нам нужно напоминание.
4. Отпишитесь от рассылки, которая вам больше не интересна.

15. Объединяйте похожие задачи в пакеты

Если вам нужно распечатать несколько вещей, распечатайте их одновременно. Если вам нужно сделать несколько телефонных звонков, сделайте их все за один присест. Если вам нужно купить несколько вещей, покупайте их за один поход. Если вам нужно создать контент для социальных сетей на одну неделю, выберите один день и сделайте все сразу.

Вы не только сделаете это более эффективно, потому что будете находиться в правильном пространстве, но и сэкономите много времени на, казалось бы, мелочах, которые в противном случае складывались бы. Зачем вам идти к принтеру и возвращаться к своему рабочему столу, входить в систему и выходить из нее, готовиться, ехать в торговый центр и т. д. 5 раз, когда вы можете сделать это один раз?

16. Имейте специальное рабочее место

Если вы работаете из дома, не работайте из своей постели. Найдите специальное место для работы, желательно письменный стол. Таким образом, когда вы сидите за столом, ваш мозг понимает, что вы настроены серьезно, и вы быстрее входите в рабочий режим. Работа в постели также может снизить качество сна: ваш мозг должен ассоциировать кровать со сном и отдыхом, а не с бодрствованием, концентрацией и работой.

Держите свое рабочее место в чистоте и порядке. В нем должно быть только то, что вам нужно для работы, без лишних предметов, чтобы не отвлекаться.

То же самое, если вы студент: если вы хотите учиться эффективно, занимайтесь за столом, а не лежа в постели.

17. Наймите кого-нибудь

Вам следует подумать о том, чтобы нанять кого-нибудь, чтобы помочь вам, если вы в финансовом положении, чтобы сделать это. Будь то кто-то на длительный срок (виртуальный помощник, экономка, финансовый консультант) или просто время от времени (ремонтник или служба общественного питания), время, которое вы сэкономите, стоит денег, которые вы тратите.

Особенно это касается владельцев малого бизнеса. Когда вы только начинаете, вы должны делать почти все самостоятельно, но по мере роста вашего бизнеса старайтесь делегировать все больше и больше дел профессионалам.

Вывод

Несмотря на то, что наша жизнь часто беспокойна, есть способы тратить меньше времени на ненужные вещи и больше времени на то, что мы ценим. Самое важное — это работа над нашими навыками тайм-менеджмента, от умения говорить « нет » до уверенности, что мы всегда готовы. Иногда это может показаться невозможным, но все, что для этого нужно, — это хорошая организация и дисциплина.
(По крайней мере, до тех пор, пока мы не станем достаточно богатыми, чтобы нанимать людей для выполнения всего, чего мы не хотим.)