17 เคล็ดลับง่ายๆ ที่ช่วยประหยัดเวลา

ไม่กี่ปีที่ผ่านมา ฉันเห็นภาพที่เผยแพร่บนโซเชียลมีเดียว่า "คุณมีจำนวนชั่วโมงในหนึ่งวันเท่ากับบียอนเซ่"

แม้ว่าจะเป็นสิ่งจูงใจ แต่ก็เป็นความจริงเพียงบางส่วนเท่านั้น ใช่ แม้แต่คนที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดในโลกมีเวลาเพียง 24 ชั่วโมงในหนึ่งวัน แต่กลับมองข้ามข้อเท็จจริงที่ว่าคนเหล่านั้นไม่ต้องใช้เวลากับสิ่งต่างๆ เช่น ซักผ้าหรือ รอรถบัส
แม้ว่าเราจะไม่มีทีมงานมืออาชีพทั้งหมดที่ทำงานแทนเรา แต่ก็มีหลายสิ่งที่เราสามารถทำได้เพื่อประหยัดเวลา

ในบทความนี้ เราจะพูดถึง 17 เคล็ดลับที่ช่วยประหยัดเวลาซึ่งจะช่วยให้คุณใช้ทรัพยากรที่มีค่าที่สุดไปกับสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณมากขึ้น

1. ติดตามเวลาของคุณ

ก่อนที่เราจะพูดถึงเคล็ดลับใด ๆ เราจะพูดถึงจุดเริ่มต้น สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าคุณกำลังใช้เวลากับอะไรกันแน่ วิธีที่ง่ายที่สุดคือการติดตามเวลาของคุณ

คุณสามารถทำได้โดยใช้ปากกาและกระดาษหรือในสเปรดชีต แต่การใช้เวลาน้อยลงในการใช้แอปติดตามเวลา การใช้แอพจะช่วยให้คุณเห็นข้อมูลทั้งหมดอย่างเป็นระเบียบ เพื่อให้คุณสามารถวิเคราะห์ว่าคุณใช้เวลาอย่างไร
มีอะไรที่คุณควรใช้ให้มากขึ้น/น้อยลงหรือไม่? คุณสามารถจัดระเบียบเวลาของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่? คุณสามารถเปลี่ยนแปลงกำหนดการอะไรได้บ้างเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณมากขึ้น

2. สร้างทักษะการบริหารเวลา

ไม่ว่าคุณจะทำอะไร การจัดการเวลาให้ดีเป็นสิ่งสำคัญ ช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง บรรลุเป้าหมาย และเครียดน้อยลง
คุณควรทราบวิธีการกำหนดเป้าหมาย จัดลำดับความสำคัญ มุ่งเน้น วางแผนอย่างมีประสิทธิภาพ และจัดเวลาของคุณอย่างเหมาะสม

การไม่ผัดวันประกันพรุ่งเป็นวิธีที่ไม่ต้องคิดมากในการประหยัดเวลาของคุณ
พยายามเริ่มทำงานให้เร็วที่สุด การทำงานวันละนิดวันละหน่อยง่ายกว่ารอนาทีสุดท้ายและเครียดกับตัวเอง

ฉันเป็นคนผัดวันประกันพรุ่งโดยธรรมชาติแต่ฉันก็ปฏิเสธที่จะทำงานตอนกลางคืนแทนที่จะนอน นอกจากนี้ ฉันไม่สามารถทำงานภายใต้ความกดดันมากเกินไป เพราะฉันไม่สามารถจัดการกับความเครียดได้ดี และฉันก็เริ่มตื่นตระหนก
วิธีแก้ปัญหาที่ฉันคิดคือหลอกตัวเองให้เป็นระเบียบ ฉันทำมันโดยการสร้างเกมจากมัน ถ้าฉันจัดการงานในระยะเวลา X ฉันจะให้รางวัลตัวเอง ฉันมีระบบคะแนนด้วย (ขึ้นอยู่กับว่าฉันพอใจกับงานแค่ไหน ฉันยังได้คะแนนพิเศษถ้าฉันเสร็จเร็วด้วย) ยิ่งฉันได้รับคะแนนมาก รางวัลของฉันก็ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น การบริหารเวลาไม่จำเป็นต้องจริงจังและน่าเบื่อ

3. ทำภารกิจใหญ่ก่อนอาหารกลางวัน

โฟกัสของเราไม่เหมือนกันตลอดทั้งวัน ดีที่สุดในตอนเช้าเมื่อจิตใจของเรายังสดชื่นและได้พักผ่อนอย่างเต็มที่ คุณควรใช้เวลานี้เพื่อทำงานที่ใหญ่ที่สุดและยากที่สุดของวัน: คุณจะโฟกัสได้ง่ายขึ้นและใช้เวลาน้อยลงในการทำงานให้เสร็จ

ทำงานที่ยิ่งใหญ่ที่สุดให้เสร็จภายในสองสามชั่วโมงแรกของวันทำงาน จะทำให้คุณรู้สึกถึงความสำเร็จและกระตุ้นให้คุณทำงานอย่างมีประสิทธิผลตลอดวันที่เหลือ

4. รู้ว่าเมื่อใดที่คุณมีประสิทธิผลมากที่สุดและจัดตารางเวลาให้เหมาะสม

บางคนชอบตื่นเช้าและจะทำงานได้ดีที่สุดในตอนเช้า คนอื่นทำงานได้ดีขึ้นในเวลากลางคืน ลองคิดดูว่าคุณเป็นนกตื่นเช้าหรือนกฮูกกลางคืน หรืออาจจะเป็นนกพิราบกลางวันที่ชอบตื่นนอนและเข้านอนในเวลาที่เหมาะสม

จัดตารางเวลาที่เข้ากับจังหวะที่เป็นธรรมชาติของคุณ หากคุณเป็นนกฮูกกลางคืน การตื่นนอนตอนตี 5 จะทำให้คุณหงุดหงิดและมีประสิทธิภาพ น้อยลง ในทำนองเดียวกัน หากคุณเป็นคนตื่นเช้า คุณจะไม่สามารถทำอะไรตอนดึกได้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่า 1) ตารางงานเหมาะกับคุณ และ 2) นอนหลับพักผ่อนให้เพียงพอ

5. ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี

ข้อดีของการใช้ชีวิตในศตวรรษที่ 21 คือ คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ มากมายจากบ้านของคุณเองอย่างสะดวกสบาย โดยใช้อินเทอร์เน็ต

ใช้ประโยชน์จากสิ่งนั้น ชำระค่าใช้จ่ายของคุณทางออนไลน์แทนที่จะไปที่ธนาคารหรือที่ทำการไปรษณีย์ (คุณจะไม่ต้องรอคิวด้วย) หรือแม้แต่ดำเนินการอัตโนมัติ
คุณยังสามารถซื้อของและทำงานออนไลน์ได้ในหลายกรณี ไม่เพียงแต่ประหยัดเวลา แต่ยังปลอดภัยกว่ามากในระหว่างสถานการณ์ที่เราเผชิญ

มีแอพมากมายที่ทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นและช่วยให้คุณทำงานเร็วขึ้นและมีประสิทธิผลมากขึ้น สิ่งที่คุณต้องการ อาจมีแอปสำหรับสิ่งนั้น ตั้งแต่แอปสิ่งที่ต้องทำและปฏิทินไปจนถึงแอปการทำงานอัตโนมัติที่หลากหลาย

6. ยิงปืนนัดเดียวได้นกสองตัว

เราทุกคนทราบดีว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันนั้นไม่ใช่แนวคิดที่ยอดเยี่ยมหากคุณต้องการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ – คุณจะมีประสิทธิผลมากขึ้นเมื่อคุณมุ่งความสนใจไปที่งานเพียงงานเดียวในแต่ละครั้ง ที่ใช้กับการ เปลี่ยนการมอบหมายงาน หรือ (ตามที่ชื่อระบุไว้) การเปลี่ยนจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งและสูญเสียการโฟกัสไปมากในกระบวนการ

การทำงานหลายอย่างพร้อมกันไม่ได้แย่เสมอไป หากงานสองอย่างไม่ได้เก็บภาษีในส่วนเดียวกันของสมอง ก็เป็นวิธีที่ดีในการประหยัดเวลา เช่น การทำความสะอาดและการฟังหนังสือเสียง
อีกตัวอย่างหนึ่งคือการไปเดินเล่นกับเพื่อน: คุณออกกำลังกายบ้าง ไล่ตามให้ทัน และสนุกกับอากาศดีๆ

หากคุณต้องเดินทางไปทำงาน คุณมีตัวเลือกมากมายที่จะทำให้ช่วงเวลานั้นมีประโยชน์มากขึ้นและ/หรือน่าเบื่อน้อยลง: หากใกล้แล้ว คุณสามารถเดินหรือขี่จักรยานได้ หากคุณกำลังนั่งรถประจำทางหรือรถไฟ คุณสามารถอ่านข่าวหรือหนังสือ ฟังพอดแคสต์ หรือตอบอีเมลได้

หากคุณต้องการพักผ่อนมากขึ้น เพียงแค่ผ่อนคลายและฟังเพลง หรือแม้แต่ทำแบบฝึกหัดฝึกสมาธิง่ายๆ ขณะทำงานก็เป็นทางเลือกที่ดีเช่นกัน

ลองนึกถึงสิ่งที่คุณต้องการมากกว่าและพยายามนำไปใช้ในสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่แล้ว

7. การเตรียมตัวล่วงหน้าคือสิ่งสำคัญ

การเตรียมตัวล่วงหน้าจะทำให้คุณใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด นี่คือตัวอย่างสองตัวอย่าง

เตรียมประชุม

หากคุณกำลังจัดการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าการประชุมจะเกี่ยวกับอะไร เพื่อที่จะได้เตรียมพร้อม ให้การประชุมของคุณกระชับและเน้นให้มากที่สุด การประชุมที่ยาวนานและไม่จำเป็นทำให้ทุกคนเสียเวลา หากทุกคนพร้อม คุณก็จะสามารถตรงประเด็นและแก้ปัญหาได้ในเวลาที่สั้นลงอย่างเห็นได้ชัด

(นอกจากนี้ หากการประชุมสามารถเป็นอีเมลได้ ก็ควรเป็นอีเมลด้วย)

การเตรียมตัวเรียนในฐานะนักเรียน

หากคุณเป็นนักเรียน คุณควรเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับบทเรียนบ้าง ฉันรู้ว่าการอยู่เหนือการบ้านของคุณไม่ใช่เรื่องง่าย ฉันเป็นนักเรียนจนกระทั่งเมื่อไม่นานมานี้ นั่นเป็นวิธีที่ฉันรู้ว่าสิ่งนี้ช่วยได้มาก
ช่วยให้คุณเรียนรู้ ระหว่าง บทเรียนได้ง่ายขึ้น ซึ่งหมายความว่าใช้เวลาเรียนที่บ้านน้อยลงและ/หรือก่อนสอบ คุณจะรู้ด้วยว่าไม่เข้าใจอะไรบางอย่าง ดังนั้นคุณสามารถถามอาจารย์ได้ทันทีและช่วยตัวเองให้พ้นจากปัญหาที่เกิดขึ้น

คุณต้องเข้าร่วมบทเรียนแล้วใช้ประโยชน์สูงสุดจากมัน พวกเขาใช้ส่วนสำคัญของวันของคุณ: อย่าเสียเวลานั้น

8. เรียนรู้ที่จะ ปฏิเสธ

การ ตอบ ตกลงกับทุกสิ่งเป็นวิธีที่แน่นอนในการทำให้ตัวเองเหนื่อยหน่ายและทำงานหนักเกินไป รวมทั้งใช้เวลากับสิ่งที่คุณไม่ต้องการหรือจำเป็นต้องทำ

คุณไม่ควรแบ่งเวลาบางส่วนให้เหมือนกับว่าเป็นเอกสารแจกของ Costco ฟรี เวลาและพลังงานของคุณเป็นทรัพยากรที่มีค่าและจำกัด และคุณควรปฏิบัติต่อพวกเขาเช่นนั้น

คุณ ไม่ สามารถปฏิเสธได้ในทุกสถานการณ์ โดยเฉพาะในที่ทำงาน แต่บ่อยครั้งที่คุณทำได้
คุณรู้ไหมว่าเมื่อทุกอย่างในตัวคุณต้องการที่จะ ปฏิเสธ แต่สุดท้ายคุณก็ ตอบตกลง เพราะคุณรู้สึกแย่? ต่อไปนี้คือบางสิ่งที่อาจช่วยได้:

1. กล้าแสดงออก แต่สุภาพและมีมารยาท: ให้เหตุผลที่ดี (ไม่ใช่ข้อแก้ตัว) ว่าทำไมคุณถึงต้อง ปฏิเสธ
   ตัวอย่างเช่น “ขอบคุณที่คิดถึงฉันในเรื่องนี้ แต่ฉันกำลังทำงานอยู่ในสองโครงการใหญ่ โชคไม่ดีที่ฉันไม่มีเวลาทำงานเพิ่มเติม ฉันไม่ต้องการประนีประนอมคุณภาพของสิ่งที่ฉันกำลังทำอยู่”
2. คุณไม่จำเป็นต้องลงรายละเอียดมากเกินไป ตัวอย่างเช่น: “ขออภัย ฉันทำไม่ได้ พี่สาวของฉันอยู่ในเมืองกับลูกๆ ของเธอ และฉันไม่ได้เจอพวกเขามาหลายเดือนแล้ว และฉันรู้สึกแย่กับมันจริงๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพราะพวกเขาอยู่ห่างออกไปเพียงชั่วโมงเดียว และไม่มีข้อแก้ตัวเลยจริงๆ แต่ฉันก็มักจะล่าช้าในการซ่อมรถและ…” มากเกินไป
   “ขอบคุณที่เชิญฉัน แต่ฉันทำไม่ได้ น้องสาวและลูกๆ ของเธออยู่ในเมือง และฉันจะใช้เวลาช่วงสุดสัปดาห์นี้กับพวกเขา” ก็เพียงพอแล้ว
3. เสนอทางเลือกหรือแนวคิดเกี่ยวกับวิธีการทำงานในลักษณะอื่น (โดยไม่เกี่ยวข้องกับคุณ) อาจเป็นเรื่องง่ายๆ อย่าง “ตารางงานของฉันแน่นในวันพฤหัสบดี แต่วันอาทิตย์ฉันว่าง ถ้าคุณทำได้”
4. ฝึกฝน – ยิ่งฝึกฝนมากเท่าไหร่ มันก็จะยิ่งง่ายขึ้นและดีขึ้นเท่านั้น

9. หากใช้เวลาน้อยกว่า 5 นาที ให้ดำเนินการทันที

งานเล็กๆ อาจเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเรามักจะผัดวันประกันพรุ่ง คุณสามารถหลีกเลี่ยงสิ่งนั้นได้โดยการทำเป็นนิสัยทันทีหากใช้เวลาน้อยกว่า 5 นาที
การล้างแก้วกาแฟหรือจานของคุณใช้เวลาเพียงหนึ่งนาที อาจจะเป็นสองนาที ถ้าคุณรอจนจานสกปรกล้นอ่างล้างจาน คุณจะต้องใช้เวลามากขึ้น (และมันจะทำลายอารมณ์ของคุณทุกครั้งที่คุณมองดู)

ตอนแรก ยากที่จะเลิกนิสัยพูดว่า “ฉันจะทำมันใน 10 นาที… ฉันรู้ว่าฉันพูดไปแล้วเมื่อ 10 นาทีที่แล้วด้วย แต่คราวนี้เอาจริง”
สิ่งที่ช่วยฉันได้คือ กฎ 5 วินาทีของ เมล ร็อบบินส์ เมื่อคุณมีสัญชาตญาณที่จะทำอะไรบางอย่าง ให้ตอบสนองภายใน 5 วินาที มิฉะนั้นสมองของคุณจะโน้มน้าวใจคุณว่าคุณจะทำมันใน 5 นาที… หรือ 10… หรือ 110

บางทีคุณอาจไม่รู้สึก สัญชาตญาณ ในการจ่ายบิล แต่เมื่อนึกขึ้นได้ จงทำทันที

ใช่ สิ่งนี้ใช้ได้กับการลุกจากเตียงด้วย อย่าเลื่อนการปลุก ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่า การกดปุ่มเลื่อนซ้ำหลายครั้งอาจนำไปสู่ความเฉื่อยในการนอนหลับเป็นเวลานาน (ความรู้สึกมึนงงหลังจากตื่นนอน) นอกจากนี้ยังรบกวนวงจรการนอนหลับของคุณ ซึ่งส่งผลเสียต่อทั้งจิตใจและร่างกายของคุณ

10. เตรียมคืนก่อน

ตอนเช้าอาจเป็นเรื่องวุ่นวาย – เพื่อหลีกเลี่ยงความเครียดเพิ่มเติมและประหยัดเวลาได้มาก ให้เตรียมทุกอย่างในคืนก่อนหน้า

• เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อที่เมื่อตื่นนอน คุณก็รู้แล้วว่าต้องทำอะไร
• เตรียมสิ่งที่คุณจะใส่ในคืนก่อนและรีดถ้าจำเป็น ไม่มีอะไรน่าผิดหวังมากไปกว่าการเร่งรีบและรู้ว่าเสื้อผ้าที่คุณอยากใส่มีรอยย่นหรือมีรอยเปื้อน
• คุณยังสามารถเตรียมอาหารเช้าในคืนก่อน เช่น ข้าวโอ๊ตหรือมัฟฟินค้างคืน
• ถ้าคุณชอบเปลี่ยนกระเป๋าเงินให้เข้ากับเสื้อผ้า อย่าลืมเตรียมทุกอย่างที่จำเป็นสำหรับวันนี้ คุณยังสามารถซื้อของเล็กๆ น้อยๆ ที่คุณพกติดตัวเสมอ (กระดาษทิชชู่ หมากฝรั่ง มาสก์ ลิปบาล์ม ฯลฯ) ได้หลายชิ้น และใส่ไว้ในกระเป๋าทุกใบ

ในตอนเช้า เราต้องเผชิญกับการตัดสินใจหลายอย่าง และเราสามารถตัดสินใจได้ในจำนวนที่จำกัดเท่านั้นก่อนที่เราจะตัดสินใจได้ นอกจากนั้น มันจะยากกว่าที่จะคิดเมื่อคุณยังครึ่งหลับครึ่งตื่น นั่นเป็นสาเหตุว่าทำไมตอนเช้าจึงราบรื่นและเร็วขึ้นเมื่อคุณเตรียมทุกอย่างในคืนก่อนหน้า

11. จำกัดจำนวนการตัดสินใจของคุณ

การพูดเกี่ยวกับความเหนื่อยล้าในการตัดสินใจ อีกวิธีหนึ่งในการประหยัดเวลาและพลังงานทางจิตของคุณก็คือการจำกัดทางเลือกของคุณ

เมื่อพวกเขาถาม Mark Zuckerberg ว่าทำไมเขาถึงใส่ชุดเดิมทุกวัน เขากล่าวว่า “ผมอยากเคลียร์ชีวิตตัวเองให้รอด เพื่อที่ผมต้องตัดสินใจเรื่องต่างๆ ให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ ยกเว้นว่าจะให้บริการชุมชนนี้อย่างไรให้ดีที่สุด”

ฉันไม่ได้บอกว่าคุณควรเริ่มใส่สิ่งเดียวกันทุกวันด้วย อย่างไรก็ตาม จะเป็นความคิดที่ดีที่จะจำกัดจำนวนการตัดสินใจที่คุณต้องทำโดยทำสิ่งต่อไปนี้:

• สร้างกิจวัตรเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเสียเวลากับการตัดสินใจว่าจะตื่นเมื่อไร ใช้ผลิตภัณฑ์ดูแลผิวชนิดใด หรือออกกำลังกายแบบไหนที่ควรทำ
• คุณสามารถ 1) ทำตู้เสื้อผ้าแคปซูลด้วยชิ้นส่วนที่คุณชอบและรู้สึกดี ให้แน่ใจว่าพวกมันทั้งหมดเข้ากันได้ดี ไม่ว่าคุณจะรวมมันเข้าด้วยกันอย่างไร คุณก็จะได้เสื้อผ้าที่เข้ากัน หรือ
  2) ถ้าคุณชอบแฟชั่นและสนุกกับการมีเสื้อผ้าเยอะ ๆ ให้ลองทำเสื้อผ้าจากมันล่วงหน้า เพื่อให้คุณมีตัวเลือกที่ต้องไปให้ได้เมื่อคุณรีบร้อน
• มีรายการตรวจสอบของของชำที่คุณมักจะซื้อแทนที่จะเขียนรายการใหม่ทุกครั้งและสงสัยว่าคุณลืมเพิ่มบางอย่างหรือไม่
• มีรายการตัวเลือกที่ดีต่อสุขภาพ อิ่มท้อง และรวดเร็วสำหรับอาหารทุกมื้อ ฉันชอบทดลองและลองอาหารใหม่ๆ แต่เมื่อมีเวลาน้อย ฉันเลือกรับประทานอาหารกลางวันได้ 3-4 อย่างขึ้นอยู่กับอารมณ์ แทนที่จะเลือกจากทุกอย่างที่ฉันเคยกิน

12. ทำอาหารเป็นกลุ่ม

เคล็ดลับที่ช่วยประหยัดเวลาอีกประการหนึ่งเกี่ยวกับอาหารคือการปรุงอาหารจำนวนมาก
คุณจะใช้เวลาเท่ากันในการปรุงอาหารไม่ว่าจะทำ 1 หรือ 5 ส่วน แต่ด้วยการทำอาหารจำนวนมากขึ้นและเก็บไว้ใช้ภายหลัง คุณจะลดเวลาในการปรุงอาหารในอีกสองสามวันข้างหน้า

13. ลดการบริโภคโซเชียลมีเดียของคุณ

การเลื่อนที่ไม่รู้จบมักจะเป็นสิ่งที่ต้องโทษส่วนใหญ่ที่เราเสียเวลาไปเปล่าๆ

วิธีเดียวที่จะต่อสู้กับสิ่งนี้คือจำกัดเวลาที่เราใช้ไปกับโซเชียลมีเดีย โดยใช้วิธีดังนี้:

1. ตรวจสอบเวลาอยู่หน้าจอและเวลาที่ใช้ไปกับโซเชียลมีเดีย คำเตือน ตัวเลขอาจจะดูไม่ง่าย
2. ปิดการแจ้งเตือน ไม่เพียงแต่คุณจะมีสิ่งรบกวนน้อยลงเท่านั้น แต่คุณยังจะหลีกเลี่ยงสถานการณ์ "ฉันปลดล็อกโทรศัพท์เพื่อตอบข้อความและ อีก หนึ่งชั่วโมงต่อมาฉันยังอยู่ในโซเชียลมีเดีย"
3. ตั้งกฎสำหรับตัวคุณเองว่าเมื่อใดที่ทำได้และไม่สามารถตรวจสอบโทรศัพท์ของคุณได้ ตัวอย่างเช่น “ฉันไม่สามารถเล่นโซเชียลก่อนทำกิจวัตรตอนเช้าได้” หรือ “ฉันไม่สามารถเล่น Instagram ได้ในขณะที่ทำงาน ยกเว้นช่วงพักกลางวัน”
4. ให้พ้นสายตา ให้พ้นความคิด – ถ้าทำได้ อย่าวางโทรศัพท์ไว้ใกล้ตัว วางไว้ในห้องอื่นหรือในกระเป๋าเงินของคุณ

14. ใช้เวลากับอีเมลน้อยลง

เช่นเดียวกับการมีกรอบเวลาที่จำกัดสำหรับโซเชียลมีเดีย คุณควรกำหนดเวลาเมื่อคุณตอบอีเมล อาจเป็นวันละครั้ง สองครั้ง หรือสี่ครั้ง ขึ้นอยู่กับจำนวนอีเมลที่คุณได้รับโดยทั่วไป เลือกเวลาเหล่านั้นอย่างฉลาด: อย่าเสียเวลาจดจ่อกับอีเมลให้คุ้มค่าที่สุด แต่ให้ใช้เวลาที่สำคัญกว่าและ/หรือหนักกว่าเสียมากกว่า
วิธีอื่นๆ ในการใช้เวลากับอีเมลน้อยลง ได้แก่:

1. ใช้เทมเพลต หากคุณพบว่าตัวเองกำลังตอบสิ่งเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่า ให้สร้างเทมเพลตแทนที่จะพิมพ์สิ่งเดียวกันเสมอ
2. โปรดทราบว่าการค้นหาอีเมลที่คุณต้องการโดยใช้แถบค้นหานั้นง่ายกว่าการจัดระเบียบอีเมลในโฟลเดอร์ด้วยตนเอง
3. อย่าตอบถ้าไม่จำเป็น ฟังดูชัดเจน แต่บางครั้งเราต้องการการเตือนความจำ
4. ยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวที่คุณไม่สนใจอีกต่อไป

15. รวมงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกัน

หากคุณต้องพิมพ์หลายรายการ ให้พิมพ์พร้อมกัน หากคุณต้องโทรหลายสาย ให้โทรทั้งหมดในคราวเดียว ถ้าต้องซื้อหลายอย่าง ให้ซื้อในทริปเดียว หากคุณต้องสร้างเนื้อหาสำหรับโซเชียลมีเดียเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ ให้เลือกวันเดียวและทำทุกอย่างในคราวเดียว

ไม่เพียงแต่คุณจะทำมันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพราะคุณจะอยู่ในพื้นที่ว่างที่เหมาะสมเท่านั้น แต่คุณยังประหยัดเวลาได้มากสำหรับสิ่งเล็กๆ ที่ดูเหมือนจะรวมกัน ทำไมคุณถึงไปที่เครื่องพิมพ์และกลับไปที่โต๊ะทำงาน เข้าและออก เตรียมพร้อม ขับรถไปที่ห้างสรรพสินค้า ฯลฯ 5 ครั้งเมื่อคุณทำได้ครั้งเดียว?

16. มีพื้นที่ทำงานที่กำหนด

หากคุณกำลังทำงานจากที่บ้าน อย่าทำงานจากเตียงของคุณ หาที่สำหรับทำงานโดยเฉพาะ โดยเฉพาะโต๊ะ ด้วยวิธีนี้ เมื่อคุณนั่งที่โต๊ะทำงาน สมองของคุณจะรู้ว่าคุณหมายถึงธุรกิจ และคุณจะเข้าสู่โหมดการทำงานได้เร็วขึ้น การทำงานจากเตียงยังลดคุณภาพการนอนหลับอีกด้วย: สมองของคุณควรเชื่อมโยงเตียงกับการนอนและการพักผ่อน ไม่ใช่ความตื่นตัว สมาธิ และการทำงาน

รักษาพื้นที่ทำงานของคุณให้สะอาดและเป็นระเบียบ ควรมีเฉพาะสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงาน โดยไม่มีสิ่งที่ไม่จำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน

เช่นเดียวกับถ้าคุณเป็นนักเรียน: หากคุณต้องการเรียนอย่างมีประสิทธิภาพ เรียนที่โต๊ะทำงานของคุณ ไม่นอนบนเตียงของคุณ

17. จ้างใครสักคน

คุณควรพิจารณาจ้างคนมาช่วยหากคุณมีฐานะทางการเงินที่จะทำเช่นนั้น ไม่ว่าจะเป็นคนทำงานระยะยาว (ผู้ช่วยเสมือน แม่บ้าน ที่ปรึกษาทางการเงิน) หรือเป็นครั้งคราว (ช่างซ่อมหรือบริการจัดเลี้ยง) เวลาที่คุณประหยัดได้ก็คุ้มกับเงินที่จ่ายไป

สิ่งนี้ใช้ได้กับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กโดยเฉพาะ เมื่อคุณเพิ่งเริ่มต้น คุณต้องทำเกือบทุกอย่างด้วยตัวเอง แต่เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น ตั้งเป้าที่จะมอบหมายสิ่งต่างๆ ให้กับมืออาชีพมากขึ้นเรื่อยๆ

บทสรุป

แม้ว่าชีวิตของเรามักจะวุ่นวาย แต่ก็มีวิธีที่จะใช้เวลาน้อยลงกับสิ่งที่ไม่จำเป็นและมีเวลามากขึ้นกับสิ่งที่เราให้ความสำคัญ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการทำงานกับทักษะการบริหารเวลาของเรา ตั้งแต่การเรียนรู้ที่จะ ปฏิเสธ ไปจนถึงการเตรียมพร้อมเสมอ บางครั้งอาจดูเหมือนเป็นไปไม่ได้ แต่สิ่งที่ต้องทำคือจัดระเบียบและวินัยที่ดี
(อย่างน้อยก็จนกว่าเราจะรวยพอที่จะจ้างคนมาทำทุกอย่างที่เราไม่ต้องการ)