Cara menyiapkan manajemen pengeluaran yang efisien

Mengoptimalkan manajemen pengeluaran Anda akan membantu menghemat waktu dan uang Anda. Jika Anda berencana untuk meningkatkan skala bisnis Anda atau memperluas ke beberapa lokasi, memiliki struktur pengeluaran yang baik akan memberi Anda landasan yang kokoh untuk dibangun.

Kami berbicara dengan Patricia MacCarthy, Senior Financial Planning & Growth Associate di Juni, yang membagikan panduan langkah demi langkah untuk menciptakan manajemen pengeluaran yang efisien untuk bisnis perdagangan digital Anda.

‍

Ciptakan struktur kebijakan yang solid

Menetapkan kebijakan pengeluaran yang terkenal dalam bisnis Anda adalah kunci manajemen yang baik. Proses standar dalam format yang tersedia, seperti dokumen, halaman web internal, atau perangkat lunak seperti Notion, akan memudahkan karyawan Anda untuk mematuhinya.

Dalam struktur polis Anda, Anda dapat membuat daftar vendor yang direkomendasikan dan batas pengeluaran untuk pengeluaran seperti tunjangan harian untuk perjalanan bisnis. Penting juga untuk mengklarifikasi apa yang dapat dan tidak dapat diterima, misalnya, seputar perjalanan kelas satu atau kelas bisnis. Anda juga harus memasukkan informasi tentang bagaimana karyawan harus membayar pengeluaran dan bagaimana mendapatkan penggantian jika perlu. Apa pun isi polis Anda, pastikan polis Anda mudah ditemukan, terkenal, dan mudah dipahami.

‍

Mendistribusikan kartu kredit perusahaan

Memberikan kartu perusahaan kepada karyawan dapat mengurangi jumlah pengeluaran tim keuangan admin untuk manajemen pengeluaran. Saat karyawan cukup menggunakan kartu dan mengunggah kuitansi mereka sendiri, tidak perlu admin tambahan untuk penggantian, mengejar kuitansi, atau mengisi formulir.

Kartu perusahaan biasanya disertai dengan kemampuan untuk menetapkan batas pengeluaran dan dengan mudah mengaktifkan atau menonaktifkan kartu, membuat kontrol otomatis menjadi lebih lancar.

Dengan Juni, Anda dapat membuat kartu virtual dalam SEK, GBP, EUR, atau USD sebanyak yang Anda butuhkan dan mengatur kontrol untuk memantau, membatasi, atau memblokir pengeluaran media di tingkat kartu. Manajer dan tim keuangan Anda akan mendapat manfaat dari peningkatan visibilitas dan kontrol pengeluaran. Anda bisa mendapatkan pembiayaan yang cepat dan fleksibel dengan Juni Capital jika Anda perlu meningkatkan arus kas Anda. Baca lebih lanjut tentang Juni Capital dan lihat ketersediaan untuk negara Anda di sini.

‍

Pilih sistem manajemen pengeluaran dengan otomatisasi

Saat memilih sistem manajemen pengeluaran, pastikan itu menyertakan otomatisasi untuk membantu Anda menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan alur kerja Anda. Perangkat lunak mana yang Anda gunakan bergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Namun, terkait pembelanjaan media, Juni adalah platform keuangan yang dapat menghemat waktu Anda dengan otomatisasi.

Juni dapat mengumpulkan dan memindai faktur Google Ads dan Facebook Ads Anda secara otomatis dan mengisi semua detail pembayaran dengan integrasi kami terlebih dahulu. Kami juga mencocokkan faktur berbayar Anda dengan transaksi yang tepat, jadi Anda tidak perlu melakukannya. Anda juga bisa mendapatkan keuntungan dari wawasan otomatis dan data real-time pada pembelanjaan iklan Anda di satu dasbor cerdas. Beragam integrasi Juni dapat membantu merampingkan pengelolaan pengeluaran Anda.

‍

Integrasikan dengan perangkat lunak akuntansi Anda

Alat manajemen pengeluaran Anda harus terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi Anda. Ini akan memotong tugas mengunggah transaksi, kwitansi, dan informasi lain secara manual untuk membuat entri jurnal, menghemat banyak waktu Anda.

Juni terintegrasi dengan Xero untuk menyinkronkan umpan bank Anda secara otomatis. Anda juga dapat melakukan ekspor mulus ke perangkat lunak seperti Netsuite atau Fortnox. Segera, kami akan meluncurkan ekspor file SIE dan alat lainnya untuk menyederhanakan proses akuntansi Anda sehingga Anda dapat menghemat lebih banyak waktu yang berharga.

‍

Pastikan Anda melacak dan melaporkan

Pelacakan dan pelaporan reguler dalam perangkat lunak akuntansi Anda, ERP atau platform keuangan seperti Juni sangat penting untuk manajemen pengeluaran yang efektif. Melacak pengeluaran memungkinkan Anda melihat tren dan membuat keputusan berdasarkan tren tersebut lebih cepat daripada nanti.

Pelacakan reguler sebenarnya dapat menghemat uang Anda – jika Anda melihat pembelanjaan terlalu tinggi di area tertentu seperti perjalanan, Anda dapat bertindak cepat untuk menguranginya. Atau, jika Anda melihat pengeluaran lebih rendah dari yang diperkirakan, mungkin Anda memiliki sisa uang untuk diinvestasikan di tempat lain dalam bisnis.

Manfaat lain dari pelacakan reguler adalah menemukan penipuan atau klaim biaya tidak sah, yang mungkin lebih sulit ditangkap jika Anda menjalankan bisnis besar dengan banyak karyawan. Mengidentifikasi transaksi yang tidak biasa lebih mudah bila Anda memiliki sistem otomatis yang terpusat.

‍

Bekerja dengan pemangku kepentingan Anda

Saat menyiapkan kebijakan pengeluaran Anda dan mengoptimalkannya dari waktu ke waktu, melibatkan pemangku kepentingan di seluruh bisnis itu penting. Siapa yang Anda ajak bicara akan berbeda dari satu bisnis ke bisnis lainnya, tetapi berikut adalah beberapa contohnya:

Komersial atau Penjualan

Kepala Komersial atau Penjualan dapat menawarkan pedoman tentang anggaran yang masuk akal untuk perwakilan penjualan yang mungkin perlu bertemu dengan klien dan sering bepergian. Mereka juga dapat memberikan masukan berharga dari aspek pengembangan bisnis dan keuangan: mereka akan memiliki pengetahuan yang baik tentang pengeluaran historis di departemen mereka. Mereka harus dapat memberikan pandangan yang terinformasi tentang biaya kasar untuk biaya yang berbeda.

Orang atau SDM

Orang-orang atau tim SDM akan dapat memberi nasihat tentang biaya di luar lokasi dan pembangunan tim dan juga mengukur apa yang dilakukan perusahaan lain untuk menarik bakat dan membuat karyawan tetap terlibat.

Kepemimpinan senior dan pemegang anggaran lainnya

Kepemimpinan senior akan memiliki masukan tentang pengeluaran mana yang diperlukan dalam departemen mereka. Misalnya, kepemimpinan pemasaran senior dapat memberi nasihat tentang pengeluaran seperti apa yang diperlukan untuk menarik pelanggan.

‍

Apa yang harus dipertimbangkan jika Anda menskalakan ke beberapa negara

Saat Anda menyiapkan sistem manajemen pengeluaran yang baik, sebagian besar pekerjaan Anda akan dapat ditransfer ke negara lain. Jadi, jika Anda mengembangkan bisnis dan menskalakan secara global, Anda akan berada dalam posisi yang baik untuk mengelola pengeluaran secara efisien. Namun, Anda perlu menyadari implikasi pajak Anda.

Ketahui implikasi pajak Anda

Pengeluaran bisnis dapat dikurangkan dari kewajiban pajak Anda. Namun, cara kerjanya akan berbeda di setiap daerah. Misalnya, berapa jumlah uang yang wajar untuk dibelanjakan untuk hiburan, apa yang dapat digolongkan sebagai biaya kerja, dan bagaimana biaya ini dikodekan dalam pembukuan Anda.

Anda perlu memastikan bahwa panduan yang Anda berikan kepada karyawan sebagai bisnis selaras di berbagai negara dan badan pengaturnya. Kepatuhan pajak adalah aspek penting dalam penskalaan ke negara lain, jadi pastikan Anda melakukan uji tuntas dan memahami dengan jelas apa yang bisa dan tidak bisa diterima.

‍

Tinjau kebijakan Anda secara teratur

Setelah Anda membuat kebijakan, Anda harus meninjaunya secara rutin, terutama jika Anda ingin meningkatkan skala bisnis. Kabar baiknya adalah meskipun Anda memperluas ke beberapa negara, sebagian besar manajemen pengeluaran Anda mungkin tidak perlu diubah - Anda hanya perlu memastikan bahwa Anda patuh.