Como configurar uma gestão de despesas eficiente

A otimização do gerenciamento de despesas ajudará você a economizar tempo e dinheiro. Se você planeja expandir seus negócios ou expandir para vários locais, ter uma boa estrutura de despesas fornecerá uma base sólida para construir.

Conversamos com Patricia MacCarthy, associada sênior de planejamento financeiro e crescimento da Juni, que compartilha um guia passo a passo para criar um gerenciamento de despesas eficiente para o seu negócio de comércio digital.

‍

Crie uma estrutura política sólida

Estabelecer uma política de gastos bem conhecida dentro do seu negócio é fundamental para uma boa gestão. Um processo padronizado em um formato prontamente disponível, como um documento, uma página da Web interna ou um software como o Notion, facilitará a adesão de seus funcionários.

Em sua estrutura de política, você pode listar fornecedores recomendados e limites de gastos para despesas como diárias para viagens de negócios. Também é essencial esclarecer o que é e o que não é aceitável, por exemplo, em viagens de primeira classe ou classe executiva. Você também deve incluir informações sobre como os funcionários devem pagar as despesas e como ser reembolsados, se necessário. O que quer que esteja em sua apólice, certifique-se de que sua apólice seja fácil de encontrar, bem conhecida e compreensível.

‍

Distribuir cartões de crédito da empresa

Oferecer cartões da empresa aos funcionários pode reduzir a quantidade de gastos administrativos das equipes financeiras no gerenciamento de despesas. Quando os funcionários podem simplesmente usar o cartão e fazer upload de seus próprios recibos, não há necessidade de administração extra para reembolso, busca de recibos ou preenchimento de formulários.

Os cartões da empresa são normalmente acompanhados pela capacidade de definir limites de gastos e ativar ou desativar facilmente os cartões, tornando os controles automatizados muito mais fáceis.

Com o Juni, você pode criar quantos cartões virtuais em SEK, GBP, EUR ou USD precisar e definir controles para monitorar, limitar ou bloquear gastos com mídia no nível do cartão. Os gerentes e sua equipe financeira se beneficiarão com maior visibilidade e controle de gastos. Você pode obter financiamento rápido e flexível com a Juni Capital se precisar aumentar seu fluxo de caixa. Leia mais sobre a Juni Capital e veja a disponibilidade para o seu país aqui.

‍

Escolha um sistema de gerenciamento de despesas com automação

Ao escolher um sistema de gerenciamento de despesas, certifique-se de que ele inclua automação para ajudá-lo a economizar tempo, diminuir erros e melhorar seu fluxo de trabalho. Qual software você usa depende de suas necessidades de negócios. Mas, quando se trata de gastos com mídia, o Juni é uma plataforma financeira que pode economizar seu tempo com a automação.

A Juni pode coletar e digitalizar suas faturas de anúncios do Google e do Facebook automaticamente e preencher automaticamente todos os detalhes de pagamento com nossas integrações. Também combinamos suas faturas pagas com as transações certas, para que você não precise fazer isso. Você também pode se beneficiar de informações automatizadas e dados em tempo real sobre seus gastos com anúncios em um painel inteligente. A ampla gama de integrações do Juni pode ajudar a simplificar o gerenciamento de suas despesas.

‍

Integre com o seu software de contabilidade

Sua ferramenta de gerenciamento de despesas deve se integrar ao seu software de contabilidade. Isso eliminará as tarefas de upload manual de transações, recibos e outras informações para criar lançamentos contábeis, economizando muito tempo.

O Juni se integra ao Xero para sincronizar automaticamente seu feed bancário. Você também pode fazer exportações perfeitas para software como Netsuite ou Fortnox. Em breve, lançaremos exportações de arquivos SIE e outras ferramentas para simplificar seu processo de contabilidade para que você economize ainda mais tempo precioso.

‍

Verifique se você está rastreando e relatando

Acompanhamento e relatórios regulares em seu software de contabilidade, ERP ou plataforma financeira como o Juni são vitais para o gerenciamento eficaz de despesas. O rastreamento de despesas permite identificar tendências e tomar decisões com base nelas mais cedo ou mais tarde.

O rastreamento regular pode realmente economizar dinheiro - se você perceber que os gastos são muito altos em uma área específica, como viagens, você pode agir rapidamente para reduzi-los. Ou, se você perceber que as despesas são menores do que o previsto, talvez tenha dinheiro sobrando para investir em outra parte do negócio.

Outro benefício do rastreamento regular é detectar fraudes ou reivindicações de despesas ilegítimas, o que pode ser mais difícil de detectar se você administrar uma grande empresa com muitos funcionários. Identificar transações incomuns é mais fácil quando você tem um sistema automatizado e centralizado.

‍

Trabalhe com seus stakeholders

Ao configurar sua política de despesas e otimizá-la ao longo do tempo, é importante envolver as partes interessadas em toda a empresa. As pessoas com quem você fala variam de empresa para empresa, mas aqui estão alguns exemplos:

Comercial ou Vendas

O chefe de Comercial ou de Vendas pode oferecer orientações sobre orçamentos razoáveis ​​para representantes de vendas que precisem se encontrar com clientes e viajar com frequência. Eles também podem fornecer informações valiosas sobre o desenvolvimento de negócios e aspectos financeiros: eles terão um bom conhecimento do histórico de gastos em seu departamento. Eles devem ser capazes de fornecer uma visão informada dos custos aproximados de diferentes despesas.

Pessoas ou RH

A equipe de Pessoas ou RH poderá aconselhar sobre custos externos e de formação de equipes e também comparar o que outras empresas estão fazendo para atrair talentos e manter os funcionários engajados.

Liderança sênior e outros detentores de orçamento

A liderança sênior terá informações sobre quais despesas são necessárias em seus departamentos. Por exemplo, a liderança sênior de marketing pode aconselhar sobre que tipo de gasto será necessário para atrair clientes.

‍

O que considerar se você estiver expandindo para vários países

Quando você configura um sistema de gerenciamento de despesas sólido, a maior parte do seu trabalho pode ser transferida para outros países. Portanto, se você expandir os negócios e escalar globalmente, estará em uma boa posição para gerenciar as despesas com eficiência. No entanto, você precisa estar ciente de suas implicações fiscais.

Conheça suas implicações fiscais

As despesas comerciais podem ser deduzidas de sua responsabilidade fiscal. Mas, como isso funciona será diferente entre as diferentes regiões. Por exemplo, o que constitui uma quantia razoável de dinheiro para gastar em entretenimento, o que é aceitável classificar como despesa de trabalho e como essas despesas são codificadas em sua contabilidade.

Você precisa garantir que a orientação que está dando aos funcionários como empresa esteja alinhada em diferentes países e seus órgãos reguladores. A conformidade fiscal é um aspecto essencial da expansão para outros países, portanto, certifique-se de fazer a devida diligência e entender claramente o que é e o que não é aceitável.

‍

Revise regularmente sua política

Depois de criar sua política, você precisará revisá-la regularmente, especialmente se estiver expandindo o negócio. A boa notícia é que, mesmo se você expandir para vários países, a maior parte do seu gerenciamento de despesas provavelmente não precisará mudar - você só precisa se certificar de que está em conformidade.