Etkili gider yönetimi nasıl kurulur?

Harcama yönetiminizi optimize etmek, zamandan ve paradan tasarruf etmenize yardımcı olacaktır. İşletmenizi ölçeklendirmeyi veya birden çok yere yayılmayı planlıyorsanız, iyi bir gider yapısına sahip olmak size üzerine inşa edebileceğiniz sağlam bir temel sağlayacaktır.

Juni'de Kıdemli Finansal Planlama ve Büyüme Sorumlusu Patricia MacCarthy ile dijital ticaret işiniz için verimli gider yönetimi oluşturmaya yönelik adım adım bir kılavuz paylaşıyoruz.

‍

Sağlam bir politika yapısı oluşturun

İşletmenizde iyi bilinen bir gider politikası oluşturmak, iyi yönetimin anahtarıdır. Bir belge, dahili bir web sayfası veya Notion gibi bir yazılım gibi kolayca bulunabilen bir formatta standartlaştırılmış bir süreç, çalışanlarınızın uymasını kolaylaştıracaktır.

Poliçe yapınızda tavsiye edilen satıcıları listeleyebilir ve iş seyahati harcırahları gibi giderler için harcama limitleri belirleyebilirsiniz. Örneğin birinci sınıf veya business class seyahatlerinde neyin kabul edilebilir neyin kabul edilemez olduğunu netleştirmek de önemlidir. Ayrıca, çalışanların masrafları nasıl ödemesi gerektiği ve gerekirse nasıl geri ödeneceği hakkında bilgi de eklemelisiniz. Poliçenizde ne varsa, poliçenizin kolayca bulunabilen, iyi bilinen ve anlaşılır olduğundan emin olun.

‍

Şirket kredi kartlarını dağıtın

Çalışanlara şirket kartları vermek, yönetici finans ekiplerinin harcama yönetimi için harcadığı miktarı azaltabilir. Çalışanlar sadece kartı kullanıp kendi makbuzlarını yükleyebildiğinde, geri ödeme, makbuzları takip etme veya formları doldurma konusunda fazladan yöneticiye gerek kalmaz.

Şirket kartlarına genellikle harcama limitleri belirleme ve kartları kolayca etkinleştirme veya devre dışı bırakma özelliği eşlik eder, bu da otomatik kontrolleri çok daha sorunsuz hale getirir.

Juni ile SEK, GBP, EUR veya USD cinsinden istediğiniz kadar sanal kart oluşturabilir ve medya harcamalarını kart düzeyinde izlemek, sınırlamak veya bloke etmek için kontroller ayarlayabilirsiniz. Yöneticiler ve finans ekibiniz, artan görünürlük ve harcama kontrolünden faydalanacaktır. Nakit akışınızı artırmanız gerekiyorsa Juni Capital ile hızlı ve esnek finansman elde edebilirsiniz. Juni Capital hakkında daha fazlasını okuyun ve ülkeniz için müsaitlik durumunu buradan görün.

‍

Otomasyonlu bir gider yönetim sistemi seçin

Bir gider yönetim sistemi seçerken, zamandan tasarruf etmenize, hataları azaltmanıza ve iş akışınızı iyileştirmenize yardımcı olacak otomasyon içerdiğinden emin olun. Hangi yazılımı kullandığınız iş gereksinimlerinize bağlıdır. Ancak medya harcaması söz konusu olduğunda Juni, otomasyonla size zaman kazandırabilecek bir finansal platformdur.

Juni, Google Ads ve Facebook Ads faturalarınızı otomatik olarak toplayıp tarayabilir ve entegrasyonlarımızla tüm ödeme ayrıntılarını önceden doldurabilir. Ödenen faturalarınızı da doğru işlemlerle eşleştiriyoruz, böylece siz yapmak zorunda kalmıyorsunuz. Ayrıca tek bir akıllı kontrol panelinde reklam harcamanızla ilgili otomatik bilgilerden ve gerçek zamanlı verilerden yararlanabilirsiniz. Juni'nin geniş entegrasyon yelpazesi, giderlerinizi yönetmenize yardımcı olabilir.

‍

Muhasebe yazılımınızla entegre edin

Harcama yönetimi aracınız, muhasebe yazılımınızla entegre olmalıdır. Bu, günlük girişleri oluşturmak için işlemleri, makbuzları ve diğer bilgileri manuel olarak yükleme görevlerini ortadan kaldırarak size çok zaman kazandırır.

Juni, banka akışınızı otomatik olarak senkronize etmek için Xero ile entegre olur. Ayrıca Netsuite veya Fortnox gibi yazılımlara sorunsuz aktarım yapabilirsiniz. Yakında, SIE dosya dışa aktarmalarını ve diğer araçları piyasaya sürerek muhasebe sürecinizi basitleştirerek değerli zamanınızdan daha da fazla tasarruf edebilirsiniz.

‍

Takip ettiğinizden ve rapor ettiğinizden emin olun

Muhasebe yazılımınızda, ERP'de veya Juni gibi bir finansal platformda düzenli takip ve raporlama, etkin gider yönetimi için hayati önem taşır. Harcamaların takibi, trendleri tespit etmenize ve bunlara dayalı olarak er ya da geç kararlar almanıza olanak tanır.

Düzenli izleme aslında size para kazandırabilir - seyahat gibi belirli bir alanda harcamanın çok yüksek olduğunu görürseniz, harcamayı azaltmak için hemen harekete geçebilirsiniz. Veya giderlerin beklenenden daha düşük olduğunu fark ederseniz, belki de işletmede başka bir yere yatırım yapmak için paranız kalmıştır.

Düzenli takibin bir başka yararı da, birçok çalışanı olan büyük bir işletme yürütüyorsanız yakalanması daha zor olabilecek dolandırıcılık veya gayri meşru harcama taleplerinin tespit edilmesidir. Merkezi, otomatikleştirilmiş bir sisteme sahip olduğunuzda olağandışı işlemleri belirlemek daha kolaydır.

‍

Paydaşlarınızla çalışın

Harcama politikanızı oluştururken ve zaman içinde optimize ederken, işletme genelindeki paydaşlarla etkileşim kurmak önemlidir. Kiminle konuştuğunuz işletmeden işletmeye değişir, ancak işte bazı örnekler:

Ticari veya Satış

Ticaret veya Satış başkanı, müşterilerle buluşması ve sık seyahat etmesi gerekebilecek satış temsilcileri için makul bütçeler konusunda yönergeler sunabilir. Ayrıca iş geliştirme ve finansal açıdan değerli girdiler sağlayabilirler: departmanlarındaki geçmiş harcamalar hakkında iyi bir bilgiye sahip olacaklardır. Farklı giderler için kaba maliyetler hakkında bilgili bir görünüm verebilmelidirler.

İnsanlar veya İK

İnsanlar veya İK ekibi, tesis dışı ve ekip oluşturma maliyetleri konusunda tavsiyelerde bulunabilecek ve ayrıca diğer firmaların yetenekleri çekmek ve çalışanları meşgul etmek için neler yaptığını kıyaslayabilecektir.

Kıdemli liderlik ve diğer bütçe sahipleri

Kıdemli liderlik, departmanlarında hangi harcamaların gerekli olduğu konusunda girdiye sahip olacaktır. Örneğin, üst düzey pazarlama liderliği, müşterileri çekmek için ne tür bir harcama yapılması gerektiği konusunda tavsiyelerde bulunabilir.

‍

Birden çok ülkeye ölçeklendiriyorsanız nelere dikkat etmelisiniz?

Sağlam bir gider yönetim sistemi kurduğunuzda, işlerinizin çoğu başka ülkelere aktarılabilir olacaktır. Bu nedenle, işletmenizi büyütür ve küresel ölçekte ölçeklendirirseniz, giderleri verimli bir şekilde yönetmek için iyi bir konumda olursunuz. Ancak, vergi sonuçlarınızın farkında olmanız gerekir.

Vergi sonuçlarınızı bilin

İşletme giderleri vergi borcunuzdan düşülebilir. Ancak, bunun nasıl çalıştığı farklı bölgeler arasında farklılık gösterecektir. Örneğin, eğlenceye harcamak için makul miktarda parayı nelerin oluşturduğu, iş gideri olarak sınıflandırılması için kabul edilebilir olanın ne olduğu ve bu giderlerin muhasebenizde nasıl kodlandığı.

Bir işletme olarak çalışanlara verdiğiniz rehberliğin farklı ülkeler ve düzenleyici kurumlar arasında uyumlu olmasını sağlamalısınız. Vergi uyumluluğu, diğer ülkelere ölçeklendirmenin önemli bir yönüdür, bu nedenle durum tespiti yaptığınızdan ve neyin kabul edilebilir neyin kabul edilemez olduğunu net bir şekilde anladığınızdan emin olun.

‍

Politikanızı düzenli olarak gözden geçirin

Politikanızı oluşturduktan sonra, özellikle işletmenizi ölçeklendiriyorsanız, politikanızı düzenli olarak gözden geçirmeniz gerekecektir. İyi haber şu ki, birden fazla ülkeye genişleseniz bile, gider yönetiminizin çoğunun muhtemelen değişmesi gerekmeyecek - sadece uyumlu olduğunuzdan emin olmanız gerekiyor.