วิธีตั้งค่าการจัดการค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการค่าใช้จ่ายให้เหมาะสมจะช่วยประหยัดเวลาและเงินของคุณ หากคุณวางแผนที่จะขยายธุรกิจของคุณหรือขยายไปยังหลายๆ แห่ง การมีโครงสร้างค่าใช้จ่ายที่ดีจะทำให้คุณมีรากฐานที่มั่นคงในการต่อยอด

เราได้พูดคุยกับ Patricia MacCarthy, Senior Financial Planning & Growth Associate ที่ Juni ซึ่งแบ่งปันคำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อสร้างการจัดการค่าใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจการค้าดิจิทัลของคุณ

‍

สร้างโครงสร้างนโยบายที่มั่นคง

การกำหนดนโยบายค่าใช้จ่ายที่เป็นที่รู้จักภายในธุรกิจของคุณเป็นกุญแจสำคัญสำหรับการจัดการที่ดี กระบวนการที่ได้มาตรฐานในรูปแบบที่พร้อมใช้งาน เช่น เอกสาร หน้าเว็บภายใน หรือซอฟต์แวร์อย่าง Notion จะทำให้พนักงานของคุณปฏิบัติตามได้ง่าย

ในโครงสร้างนโยบายของคุณ คุณสามารถระบุผู้ขายที่แนะนำและวงเงินใช้จ่ายสำหรับค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ค่าเบี้ยเลี้ยงต่อวันสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องชี้แจงว่าอะไรเป็นที่ยอมรับและไม่เป็นที่ยอมรับ เช่น เกี่ยวกับการเดินทางในชั้นหนึ่งหรือชั้นธุรกิจ คุณควรรวมข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่พนักงานควรจ่ายค่าใช้จ่ายและวิธีรับเงินคืนหากจำเป็น ไม่ว่าจะอยู่ในนโยบายของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายของคุณค้นหาง่าย เป็นที่รู้จักและเข้าใจได้

‍

จำหน่ายบัตรเครดิตของบริษัท

การให้บัตรบริษัทแก่พนักงานสามารถลดจำนวนเงินที่ทีมการเงินของผู้ดูแลระบบใช้จ่ายในการจัดการค่าใช้จ่าย เมื่อพนักงานสามารถใช้บัตรและอัปโหลดใบเสร็จของตนเองได้ จึงไม่จำเป็นต้องมีผู้ดูแลระบบเพิ่มเติมในการชำระเงินคืน ไล่ตามใบเสร็จ หรือกรอกแบบฟอร์ม

โดยทั่วไปบัตรบริษัทจะมาพร้อมกับความสามารถในการกำหนดวงเงินใช้จ่ายและเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานบัตรได้อย่างง่ายดาย ทำให้การควบคุมอัตโนมัติราบรื่นขึ้นมาก

ด้วย Juni คุณสามารถสร้างการ์ดเสมือนได้มากเท่าที่ต้องการใน SEK, GBP, EUR หรือ USD ตามที่คุณต้องการ และตั้งค่าการควบคุมเพื่อตรวจสอบ จำกัด หรือบล็อกการใช้จ่ายด้านสื่อที่ระดับการ์ด ผู้จัดการและทีมการเงินของคุณจะได้รับประโยชน์จากการมองเห็นที่เพิ่มขึ้นและการควบคุมการใช้จ่าย คุณสามารถจัดหาเงินทุนได้อย่างรวดเร็วและยืดหยุ่นด้วย Juni Capital หากคุณต้องการเพิ่มกระแสเงินสด อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Juni Capital และดูความพร้อมให้บริการสำหรับประเทศของคุณที่นี่

‍

เลือกระบบจัดการค่าใช้จ่ายด้วยระบบอัตโนมัติ

เมื่อเลือกระบบการจัดการค่าใช้จ่าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีระบบอัตโนมัติเพื่อช่วยคุณประหยัดเวลา ลดข้อผิดพลาด และปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณ ซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ขึ้นอยู่กับความต้องการทางธุรกิจของคุณ แต่เมื่อพูดถึงการใช้จ่ายด้านสื่อ Juni เป็นแพลตฟอร์มทางการเงินที่สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้ด้วยระบบอัตโนมัติ

Juni สามารถรวบรวมและสแกนใบแจ้งหนี้ Google Ads และ Facebook Ads ของคุณโดยอัตโนมัติ และกรอกรายละเอียดการชำระเงินทั้งหมดล่วงหน้าด้วยการผสานการทำงานของเรา นอกจากนี้ เรายังจับคู่ใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วของคุณกับธุรกรรมที่ถูกต้อง ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องทำ คุณยังสามารถรับประโยชน์จากข้อมูลเชิงลึกอัตโนมัติและข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับค่าโฆษณาของคุณในแดชบอร์ดอัจฉริยะอันเดียว การผสานรวมที่หลากหลายของ Juni สามารถช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณ

‍

ผสานรวมกับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ

เครื่องมือการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณควรรวมเข้ากับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ วิธีนี้จะตัดงานของการอัปโหลดธุรกรรม ใบเสร็จรับเงิน และข้อมูลอื่นๆ ด้วยตนเองเพื่อสร้างรายการบันทึกประจำวัน ซึ่งช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มาก

Juni ผสานรวมกับ Xero เพื่อซิงค์ฟีดธนาคารของคุณโดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถส่งออกไปยังซอฟต์แวร์เช่น Netsuite หรือ Fortnox ได้อย่างราบรื่น เร็วๆ นี้ เราจะเปิดตัวการส่งออกไฟล์ SIE และเครื่องมืออื่นๆ เพื่อทำให้กระบวนการทางบัญชีของคุณง่ายขึ้น เพื่อให้คุณประหยัดเวลาอันมีค่ามากยิ่งขึ้น

‍

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังติดตามและรายงาน

การติดตามและการรายงานเป็นประจำในซอฟต์แวร์บัญชี ERP หรือแพลตฟอร์มทางการเงินอย่าง Juni มีความสำคัญต่อการจัดการค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ การติดตามค่าใช้จ่ายช่วยให้คุณมองเห็นแนวโน้มและตัดสินใจตามแนวโน้มได้เร็วกว่าในภายหลัง

การติดตามเป็นประจำช่วยให้คุณประหยัดเงินได้ หากคุณเห็นว่าการใช้จ่ายสูงเกินไปในบางพื้นที่ เช่น การเดินทาง คุณสามารถดำเนินการอย่างรวดเร็วเพื่อลดค่าใช้จ่าย หรือหากคุณสังเกตเห็นว่าค่าใช้จ่ายต่ำกว่าที่คาดไว้ คุณอาจมีเงินเหลือสำหรับลงทุนในธุรกิจอื่น

ข้อดีอีกประการของการติดตามเป็นประจำคือการตรวจจับการฉ้อโกงหรือการเรียกร้องค่าใช้จ่ายที่ผิดกฎหมาย ซึ่งอาจตรวจจับได้ยากขึ้นหากคุณดำเนินธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมาก การระบุธุรกรรมที่ผิดปกติจะง่ายขึ้นเมื่อคุณมีระบบอัตโนมัติแบบรวมศูนย์

‍

ทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

เมื่อตั้งค่านโยบายค่าใช้จ่ายและปรับให้เหมาะสมเมื่อเวลาผ่านไป การมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั่วทั้งธุรกิจถือเป็นสิ่งสำคัญ คนที่คุณพูดด้วยจะแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ แต่นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

การค้าหรือการขาย

หัวหน้าฝ่ายการค้าหรือการขายสามารถเสนอแนวทางเกี่ยวกับงบประมาณที่เหมาะสมสำหรับตัวแทนขายที่อาจจำเป็นต้องพบปะกับลูกค้าและเดินทางบ่อย นอกจากนี้ยังสามารถให้ข้อมูลที่มีค่าจากการพัฒนาธุรกิจและด้านการเงิน: พวกเขาจะมีความรู้ที่ดีเกี่ยวกับการใช้จ่ายที่ผ่านมาในแผนกของตน พวกเขาควรจะสามารถให้มุมมองที่มีข้อมูลเกี่ยวกับต้นทุนคร่าวๆ สำหรับค่าใช้จ่ายต่างๆ

คนหรือHR

ทีมงานฝ่ายบุคคลหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะสามารถให้คำแนะนำเกี่ยวกับต้นทุนนอกสถานที่และการสร้างทีม และยังเปรียบเทียบสิ่งที่บริษัทอื่นๆ กำลังทำเพื่อดึงดูดผู้มีความสามารถพิเศษและทำให้พนักงานมีส่วนร่วม

ผู้นำระดับสูงและผู้ถืองบประมาณอื่น ๆ

ผู้นำระดับสูงจะมีข้อมูลว่าค่าใช้จ่ายใดที่จำเป็นภายในแผนกของตน ตัวอย่างเช่น ผู้บริหารระดับสูงด้านการตลาดสามารถให้คำแนะนำเกี่ยวกับการใช้จ่ายที่จำเป็นเพื่อดึงดูดลูกค้า

‍

สิ่งที่ควรพิจารณาหากคุณกำลังขยายไปยังหลายประเทศ

เมื่อคุณตั้งค่าระบบการจัดการค่าใช้จ่ายที่ดี งานส่วนใหญ่ของคุณจะสามารถถ่ายโอนไปยังประเทศอื่นได้ ดังนั้น หากคุณขยายธุรกิจและขยายไปทั่วโลก คุณจะอยู่ในตำแหน่งที่ดีในการจัดการค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม คุณต้องระวังผลกระทบทางภาษีของคุณ

รู้ผลกระทบทางภาษีของคุณ

ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจอาจถูกหักออกจากภาระภาษีของคุณ แต่วิธีการทำงานนี้จะแตกต่างกันไปในแต่ละภูมิภาค ตัวอย่างเช่น อะไรเป็นจำนวนเงินที่สมเหตุสมผลสำหรับการใช้จ่ายเพื่อความบันเทิง ค่าใช้จ่ายในการทำงานที่ชั้นเรียนยอมรับได้ และค่าใช้จ่ายเหล่านี้ถูกเข้ารหัสในบัญชีของคุณอย่างไร

คุณต้องแน่ใจว่าคำแนะนำที่คุณให้กับพนักงานในฐานะธุรกิจนั้นสอดคล้องกันในแต่ละประเทศและหน่วยงานกำกับดูแลของพวกเขา การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีเป็นสิ่งสำคัญในการปรับขนาดไปยังประเทศอื่นๆ ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจสอบสถานะและเข้าใจอย่างชัดเจนว่าอะไรคือสิ่งที่ยอมรับได้และไม่ยอมรับ

‍

ตรวจสอบนโยบายของคุณเป็นประจำ

เมื่อคุณสร้างนโยบายแล้ว คุณจะต้องตรวจสอบเป็นประจำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังปรับขนาดธุรกิจ ข่าวดีก็คือแม้ว่าคุณจะขยายไปยังหลายประเทศ การจัดการค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่ของคุณอาจไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง คุณเพียงแค่ต้องแน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามข้อกำหนด