如何建立高效的費用管理

優化您的費用管理將有助於節省您的時間和金錢。 如果您計劃擴展業務或擴展到多個地點，良好的費用結構將為您提供堅實的基礎。

我們採訪了 Juni 的高級財務規劃和增長助理 Patricia MacCarthy，她分享了為您的數字商務業務創建高效費用管理的分步指南。

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建立堅實的政策結構

在企業內部建立眾所周知的費用政策是良好管理的關鍵。 採用現成格式的標準化流程（例如文檔、內部網頁或 Notion 等軟件）將使您的員工能夠輕鬆遵守。

在您的政策結構中，您可以列出推薦的供應商和支出限額，例如商務旅行的每日津貼。 澄清什麼是可接受的和不可接受的也很重要，例如頭等艙或商務艙旅行。 您還應該包括有關員工應如何支付費用以及如何在必要時獲得報銷的信息。 無論您的保單內容是什麼，請確保您的保單易於查找、眾所周知且易於理解。

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分發公司信用卡

向員工發放公司卡可以減少管理財務團隊在費用管理上的支出。 當員工只需使用該卡並上傳自己的收據時，就無需在報銷、追踪收據或填寫表格方面進行額外的管理。

公司卡通常能夠設置支出限額並輕鬆激活或停用卡，從而使自動控制更加順暢。

借助 Juni，您可以根據需要創建任意數量的瑞典克朗、英鎊、歐元或美元虛擬卡，並設置控件以在卡級別監控、限製或阻止媒體支出。 經理和您的財務團隊將受益於支出可見性和控制的增強。 如果您需要增加現金流，您可以通過 Juni Capital 獲得快速、靈活的融資。 閱讀有關 Juni Capital 的更多信息並查看您所在國家/地區的可用性。

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選擇具有自動化功能的費用管理系統

選擇費用管理系統時，請確保它包含自動化功能，以幫助您節省時間、減少錯誤並改進工作流程。 您使用哪種軟件取決於您的業務需求。 但是，就媒體支出而言，Juni 是一個可以通過自動化節省您時間的財務平台。

Juni 可以自動收集和掃描您的 Google Ads 和 Facebook Ads 發票，並通過我們的集成預先填寫所有付款詳細信息。 我們還會將您的已付款發票與正確的交易進行匹配，因此您無需這樣做。 您還可以在一個智能儀表板中受益於有關廣告支出的自動洞察和實時數據。 Juni 的廣泛集成可以幫助您簡化費用管理。

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與您的會計軟件集成

您的費用管理工具應與您的會計軟件集成。 這將省去手動上傳交易、收據和其他信息來創建日記帳分錄的任務，從而節省您大量時間。

Juni 與 Xero 集成以自動同步您的銀行信息。 您還可以無縫導出到 Netsuite 或 Fortnox 等軟件。 很快，我們將推出 SIE 文件導出和其他工具來簡化您的會計流程，以便您可以節省更多寶貴的時間。

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確保您正在跟踪和報告

在會計軟件、ERP 或 Juni 等財務平台中進行定期跟踪和報告對於有效的費用管理至關重要。 跟踪費用可以讓您發現趨勢並根據趨勢盡快做出決策。

定期跟踪實際上可以為您省錢——如果您發現旅行等特定領域的支出過高，您可以迅速採取行動減少支出。 或者，如果您發現費用低於預期，也許您還有剩餘資金可以投資於業務的其他方面。

定期跟踪的另一個好處是發現欺詐或非法費用索賠，如果您經營一家擁有許多員工的大型企業，這可能更難發現。 當您擁有集中式自動化系統時，識別異常交易會更容易。

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與您的利益相關者合作

在製定費用政策並隨著時間的推移對其進行優化時，與整個企業的利益相關者互動非常重要。 與您交談的對象因企業而異，但以下是一些示例：

商業或銷售

商務或銷售主管可以為可能需要與客戶會面和經常出差的銷售代表提供合理預算的指導。 他們還可以從業務發展和財務方面提供寶貴的意見：他們將充分了解其部門的歷史支出。 他們應該能夠對不同費用的粗略成本有一個明智的了解。

人員或人力資源

人員或人力資源團隊將能夠就異地和團隊建設成本提供建議，並對其他公司為吸引人才和保持員工敬業度所做的工作進行基準測試。

高層領導和其他預算持有者

高層領導將對其部門內哪些費用是必要的提出意見。 例如，高級營銷領導可以就需要什麼樣的支出來吸引客戶提供建議。

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如果您要擴展到多個國家/地區，需要考慮什麼

當你建立了完善的費用管理體係後，你的大部分工作將可以轉移到其他國家。 因此，如果您在全球範圍內發展業務並擴大規模，您將能夠有效地管理費用。 但是，您需要了解您的稅務影響。

了解您的稅務影響

業務費用可以從您的納稅義務中扣除。 但是，不同地區的運作方式會有所不同。 例如，花在娛樂上的合理金額是多少，什麼可以歸類為工作費用，以及這些費用如何在您的會計中編碼。

您需要確保您為企業員工提供的指導在不同國家及其監管機構中保持一致。 稅務合規性是擴展到其他國家/地區的一個重要方面，因此請確保您進行盡職調查並清楚了解什麼是可以接受的，什麼是不可以接受的。

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定期審查您的政策

創建策略後，您需要定期對其進行審查，尤其是在擴展業務時。 好消息是，即使您擴展到多個國家/地區，您的大部分費用管理也可能不需要改變 - 您只需要確保合規即可。