Comment mettre en place une gestion efficace des dépenses

Optimiser la gestion de vos dépenses vous fera gagner du temps et de l'argent. Si vous envisagez de faire évoluer votre entreprise ou de vous étendre à plusieurs endroits, une bonne structure de dépenses vous donnera une base solide sur laquelle bâtir.

Nous avons parlé à Patricia MacCarthy, Senior Financial Planning & Growth Associate chez Juni, qui partage un guide étape par étape pour créer une gestion efficace des dépenses pour votre entreprise de commerce numérique.

‍

Créer une structure de politique solide

Établir une politique de dépenses bien connue au sein de votre entreprise est la clé d'une bonne gestion. Un processus standardisé dans un format facilement disponible, comme un document, une page Web interne ou un logiciel comme Notion, facilitera l'adhésion de vos employés.

Dans votre structure de politique, vous pouvez répertorier les fournisseurs recommandés et les limites de dépenses pour les dépenses telles que les indemnités journalières pour les voyages d'affaires. Il est également essentiel de clarifier ce qui est et n'est pas acceptable, par exemple, autour des voyages en première classe ou en classe affaires. Vous devez également inclure des informations sur la manière dont les employés doivent payer leurs dépenses et comment se faire rembourser si nécessaire. Quel que soit le contenu de votre police, assurez-vous qu'elle est facile à trouver, bien connue et compréhensible.

‍

Distribuer les cartes de crédit de l'entreprise

Donner des cartes d'entreprise aux employés peut réduire le montant que les équipes financières administratives dépensent pour la gestion des dépenses. Lorsque les employés peuvent simplement utiliser la carte et télécharger leurs propres reçus, il n'y a pas besoin d'administration supplémentaire pour le remboursement, la recherche de reçus ou le remplissage de formulaires.

Les cartes d'entreprise sont généralement accompagnées de la possibilité de définir des limites de dépenses et d'activer ou de désactiver facilement les cartes, ce qui rend les contrôles automatisés beaucoup plus fluides.

Avec Juni, vous pouvez créer autant de cartes virtuelles en SEK, GBP, EUR ou USD que vous le souhaitez et définir des contrôles pour surveiller, limiter ou bloquer les dépenses multimédias au niveau de la carte. Les responsables et votre équipe financière bénéficieront d'une visibilité et d'un contrôle accrus des dépenses. Vous pouvez obtenir un financement rapide et flexible avec Juni Capital si vous avez besoin d'augmenter votre trésorerie. En savoir plus sur Juni Capital et voir la disponibilité pour votre pays ici.

‍

Choisissez un système de gestion des dépenses avec automatisation

Lorsque vous choisissez un système de gestion des dépenses, assurez-vous qu'il inclut l'automatisation pour vous aider à gagner du temps, à réduire les erreurs et à améliorer votre flux de travail. Le logiciel que vous utilisez dépend des besoins de votre entreprise. Mais, en ce qui concerne les dépenses médiatiques, Juni est une plate-forme financière qui peut vous faire gagner du temps grâce à l'automatisation.

Juni peut collecter et scanner automatiquement vos factures Google Ads et Facebook Ads et pré-remplir tous les détails de paiement avec nos intégrations. Nous associons également vos factures payées aux bonnes transactions, pour que vous n'ayez pas à le faire. Vous pouvez également bénéficier d'informations automatisées et de données en temps réel sur vos dépenses publicitaires dans un tableau de bord intelligent. La large gamme d'intégrations de Juni peut vous aider à rationaliser la gestion de vos dépenses.

‍

Intégration avec votre logiciel de comptabilité

Votre outil de gestion des dépenses doit s'intégrer à votre logiciel de comptabilité. Cela éliminera les tâches de téléchargement manuel des transactions, des reçus et d'autres informations pour créer des écritures de journal, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps.

Juni s'intègre à Xero pour synchroniser automatiquement votre flux bancaire. Vous pouvez également effectuer des exportations transparentes vers des logiciels tels que Netsuite ou Fortnox. Bientôt, nous lançons les exportations de fichiers SIE et d'autres outils pour simplifier votre processus comptable afin que vous puissiez gagner encore plus de temps précieux.

‍

Assurez-vous que vous suivez et signalez

Un suivi et des rapports réguliers dans votre logiciel de comptabilité, votre ERP ou une plateforme financière comme Juni sont essentiels pour une gestion efficace des dépenses. Le suivi des dépenses vous permet de repérer les tendances et de prendre des décisions en fonction de celles-ci le plus tôt possible.

Un suivi régulier peut en fait vous faire économiser de l'argent - si vous constatez que les dépenses sont trop élevées dans un domaine particulier comme les voyages, vous pouvez agir rapidement pour les réduire. Ou, si vous remarquez que les dépenses sont inférieures aux prévisions, il vous reste peut-être de l'argent à investir ailleurs dans l'entreprise.

Un autre avantage du suivi régulier est la détection des fraudes ou des notes de frais illégitimes, qui pourraient être plus difficiles à détecter si vous dirigez une grande entreprise avec de nombreux employés. L'identification des transactions inhabituelles est plus facile lorsque vous disposez d'un système centralisé et automatisé.

‍

Travaillez avec vos parties prenantes

Lors de la mise en place de votre politique de dépenses et de son optimisation au fil du temps, il est important de dialoguer avec les parties prenantes de l'entreprise. Les personnes à qui vous parlez varient d'une entreprise à l'autre, mais voici quelques exemples :

Commercial ou Vente

Le chef du service commercial ou des ventes peut offrir des lignes directrices sur les budgets raisonnables pour les représentants des ventes qui peuvent avoir besoin de rencontrer des clients et de voyager souvent. Ils pourraient également apporter une contribution précieuse d'un point de vue du développement commercial et financier : ils auront une bonne connaissance de l'historique des dépenses de leur département. Ils devraient être en mesure de donner une vue éclairée des coûts approximatifs pour différentes dépenses.

Personnes ou RH

L'équipe des ressources humaines ou des ressources humaines sera en mesure de donner des conseils sur les coûts hors site et de constitution d'équipes et également de comparer ce que font d'autres entreprises pour attirer les talents et maintenir l'engagement des employés.

Cadres supérieurs et autres responsables du budget

Les cadres supérieurs auront leur mot à dire sur les dépenses nécessaires au sein de leurs départements. Par exemple, la haute direction du marketing peut donner des conseils sur le type de dépenses qui seront nécessaires pour attirer les clients.

‍

Éléments à prendre en compte si vous évoluez vers plusieurs pays

Lorsque vous mettez en place un bon système de gestion des dépenses, la plupart de votre travail sera transférable dans d'autres pays. Ainsi, si vous développez votre activité et évoluez à l'échelle mondiale, vous serez en bonne position pour gérer efficacement les dépenses. Cependant, vous devez être conscient de vos implications fiscales.

Connaissez vos implications fiscales

Les dépenses professionnelles peuvent être déduites de votre impôt à payer. Mais, comment cela fonctionne sera différent selon les régions. Par exemple, qu'est-ce qui constitue une somme d'argent raisonnable à dépenser pour les divertissements, qu'est-ce qu'il est acceptable de classer comme dépense professionnelle et comment ces dépenses sont codées dans votre comptabilité.

Vous devez vous assurer que les conseils que vous donnez aux employés en tant qu'entreprise s'alignent sur les différents pays et leurs organismes de réglementation. La conformité fiscale est un aspect essentiel de la mise à l'échelle vers d'autres pays, alors assurez-vous de faire preuve de diligence raisonnable et de bien comprendre ce qui est acceptable et ce qui ne l'est pas.

‍

Révisez régulièrement votre politique

Une fois que vous avez créé votre politique, vous devrez la revoir régulièrement, surtout si vous faites évoluer l'entreprise. La bonne nouvelle est que même si vous vous étendez à plusieurs pays, la plupart de vos dépenses de gestion n'auront probablement pas besoin de changer - vous avez juste besoin de vous assurer que vous êtes conforme.