Come impostare una gestione efficiente delle spese

Ottimizzare la gestione delle spese ti aiuterà a risparmiare tempo e denaro. Se hai intenzione di espandere la tua attività o espanderti in più sedi, avere una buona struttura delle spese ti darà una solida base su cui costruire.

Abbiamo parlato con Patricia MacCarthy, Senior Financial Planning & Growth Associate presso Juni, che condivide una guida dettagliata per creare una gestione efficiente delle spese per la tua attività di commercio digitale.

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Creare una solida struttura politica

Stabilire una politica di spesa ben nota all'interno della tua azienda è la chiave per una buona gestione. Un processo standardizzato in un formato prontamente disponibile, come un documento, una pagina Web interna o un software come Notion, semplificherà l'adesione dei dipendenti.

Nella struttura della tua polizza, puoi elencare i fornitori consigliati e i limiti di spesa per le spese come le indennità giornaliere per i viaggi di lavoro. È inoltre essenziale chiarire ciò che è accettabile e ciò che non lo è, ad esempio, nei viaggi in prima classe o in business class. Dovresti anche includere informazioni su come i dipendenti dovrebbero pagare le spese e su come ottenere un rimborso se necessario. Qualunque cosa ci sia nella tua polizza, assicurati che la tua polizza sia facile da trovare, ben nota e comprensibile.

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Distribuire carte di credito aziendali

L'assegnazione di carte aziendali ai dipendenti può ridurre la quantità di denaro che i team finanziari amministrativi spendono per la gestione delle spese. Quando i dipendenti possono semplicemente utilizzare la carta e caricare le proprie ricevute, non c'è bisogno di ulteriore amministrazione per il rimborso, la ricerca di ricevute o la compilazione di moduli.

Le carte aziendali sono in genere accompagnate dalla possibilità di impostare limiti di spesa e attivare o disattivare facilmente le carte, rendendo i controlli automatizzati molto più fluidi.

Con Juni, puoi creare tutte le carte virtuali in SEK, GBP, EUR o USD di cui hai bisogno e impostare controlli per monitorare, limitare o bloccare la spesa media a livello di carta. I manager e il tuo team finanziario beneficeranno di una maggiore visibilità e controllo della spesa. Puoi ottenere finanziamenti rapidi e flessibili con Juni Capital se hai bisogno di aumentare il tuo flusso di cassa. Leggi di più su Juni Capital e vedi la disponibilità per il tuo paese qui.

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Scegli un sistema di gestione delle spese con automazione

Quando scegli un sistema di gestione delle spese, assicurati che includa l'automazione per aiutarti a risparmiare tempo, ridurre gli errori e migliorare il tuo flusso di lavoro. Il software che utilizzi dipende dalle tue esigenze aziendali. Ma, quando si tratta di spesa per i media, Juni è una piattaforma finanziaria che può farti risparmiare tempo con l'automazione.

Juni può raccogliere e scansionare automaticamente le fatture di Google Ads e Facebook Ads e precompilare tutti i dettagli di pagamento con le nostre integrazioni. Abbiniamo anche le tue fatture pagate alle transazioni corrette, così non dovrai farlo tu. Puoi anche beneficiare di approfondimenti automatizzati e dati in tempo reale sulla tua spesa pubblicitaria in un'unica dashboard intelligente. L'ampia gamma di integrazioni di Juni può aiutarti a semplificare la gestione delle tue spese.

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Integrazione con il tuo software di contabilità

Il tuo strumento di gestione delle spese dovrebbe integrarsi con il tuo software di contabilità. Ciò eliminerà le attività di caricamento manuale di transazioni, ricevute e altre informazioni per creare voci di diario, risparmiando un sacco di tempo.

Juni si integra con Xero per sincronizzare automaticamente il tuo feed bancario. Puoi anche eseguire esportazioni senza soluzione di continuità su software come Netsuite o Fortnox. Presto lanceremo l'esportazione di file SIE e altri strumenti per semplificare il tuo processo di contabilità e farti risparmiare ancora più tempo prezioso.

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Assicurati di monitorare e segnalare

Il monitoraggio e il reporting regolari nel tuo software di contabilità, ERP o una piattaforma finanziaria come Juni sono fondamentali per una gestione efficace delle spese. Il monitoraggio delle spese ti consente di individuare le tendenze e prendere decisioni basate su di esse prima piuttosto che dopo.

Il monitoraggio regolare può effettivamente farti risparmiare denaro: se vedi che la spesa è troppo alta in un'area particolare come i viaggi, puoi agire rapidamente per ridurla. Oppure, se noti che le spese sono inferiori al previsto, forse hai ancora soldi da investire altrove nell'attività.

Un altro vantaggio del monitoraggio regolare è l'individuazione di frodi o note spese illegittime, che potrebbero essere più difficili da rilevare se gestisci una grande azienda con molti dipendenti. Identificare transazioni insolite è più facile quando si dispone di un sistema centralizzato e automatizzato.

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Lavora con i tuoi stakeholder

Quando imposti la tua politica di spesa e la ottimizzi nel tempo, è importante coinvolgere le parti interessate in tutta l'azienda. Le persone con cui parli variano da azienda ad azienda, ma ecco alcuni esempi:

Commerciale o Vendite

Il responsabile commerciale o delle vendite può offrire linee guida su budget ragionevoli per i rappresentanti di vendita che potrebbero aver bisogno di incontrare clienti e viaggiare spesso. Potrebbero anche fornire un contributo prezioso dallo sviluppo aziendale e dall'aspetto finanziario: avranno una buona conoscenza della spesa storica nel loro dipartimento. Dovrebbero essere in grado di fornire una visione informata dei costi approssimativi per le diverse spese.

Persone o risorse umane

Il team People o HR sarà in grado di fornire consulenza sui costi fuori sede e di team building e anche di confrontare ciò che altre aziende stanno facendo per attrarre talenti e mantenere i dipendenti coinvolti.

Leadership senior e altri detentori di budget

La dirigenza senior avrà input su quali spese sono necessarie all'interno dei loro dipartimenti. Ad esempio, la dirigenza senior del marketing può consigliare quale tipo di spesa sarà necessaria per attirare i clienti.

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Cosa considerare se stai scalando in più paesi

Quando imposti un solido sistema di gestione delle spese, la maggior parte del tuo lavoro sarà trasferibile in altri paesi. Quindi, se fai crescere l'attività e la scala a livello globale, sarai in una buona posizione per gestire le spese in modo efficiente. Tuttavia, è necessario essere consapevoli delle implicazioni fiscali.

Conosci le tue implicazioni fiscali

Le spese aziendali possono essere detratte dal debito fiscale. Ma il modo in cui funziona differirà tra le diverse regioni. Ad esempio, cosa costituisce una ragionevole quantità di denaro da spendere per l'intrattenimento, cosa è accettabile classificare come spesa di lavoro e come queste spese sono codificate nella tua contabilità.

Devi assicurarti che la guida che stai fornendo ai dipendenti come azienda sia allineata tra i diversi paesi e i loro organismi di regolamentazione. La conformità fiscale è un aspetto essenziale del ridimensionamento in altri paesi, quindi assicurati di fare la dovuta diligenza e di capire chiaramente cosa è e cosa non è accettabile.

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Rivedi regolarmente la tua politica

Dopo aver creato la tua politica, dovrai rivederla regolarmente, soprattutto se stai ridimensionando il business. La buona notizia è che anche se ti espandi in più paesi, la maggior parte della tua gestione delle spese probabilmente non dovrà cambiare: devi solo assicurarti di essere conforme.