會議季節準備：充分利用貿易展覽

會議季即將來臨。 實際上，這個所謂的“季節”現在是全年無休的事情。 總有一些事情需要計劃、旅行或參加。

我們都承認會議可能有點讓人不知所措。 畢竟人多，活動多，選擇多。 但是，只要稍作規劃和製定戰略，就完全有可能從您的會議季中獲得很多價值 ‒ 甚至在此過程中獲得順暢愉快的體驗。 以下是如何充分利用它。

策劃活動

首先，讓我們看看策劃貿易展覽會或會議是什麼感覺。 無論您是在為現有客戶舉辦小型內部演出，還是在舉辦具有國際吸引力的大型活動，您都需要保持大量盤子在空中旋轉才能成功規劃。 您的要求並不多，只要出色的演講者、一流的場地、高知名度的時段、有效的宣傳、美味的食物、令人難忘的贓物、行業領先的主題演講，最重要的是，座無虛席。 此外，您希望與會者的體驗是無縫的和令人驚嘆的。 ……轉念一想，你要求的太多了。 但這就是召開偉大會議的方式。

那麼，您如何為您的會議獲得所有這些好東西呢？ 以下是一些有用的提示：

• 集思廣益，從小到大——正如我之前所說，集思廣益是我最喜歡的活動之一。 我喜歡坐在白板或白紙前做夢。 計劃活動時，您會夢想成真，無論大小。 讓我們面對現實吧，一些與會者只出現在主舞台上的免費贈品和主題演講時刻。 是的，你想要吸引那些人的引人注目的東西，但你也想處理更小、更瑣碎的細節。 請記住，小細節加起來會產生很大的影響。 在會議季的高峰期，您將與其他貿易展競爭註冊 - 對細節的關注可以成就或破壞您的會議！
• 預算——接下來，是時候用數字把你的夢想變成現實了。 你需要多少錢才能工作？ 這可以幫助您深入了解您的想法並將具體計劃放在一起。 就像一支足球隊最好不要把所有的錢都花在一個明星球員身上一樣，注意不要把預算花在一個“大哇”的演講者或一個時刻上。 您想要全面提供豐富、全面的活動。
• 記錄計劃——使用電子表格、筆記本或列表。 這麼多清單。 確保將它們勾選。 營銷自動化可以在這方面提供幫助——通過幫助您跟踪已經完成的事情和接下來要做的事情。 （稍後會詳細介紹。）
• 回頭看看——一旦您認為自己有了可靠的計劃，就退後一步。 字面上地。 查看書籍以檢查您過去所做的事情。 什麼有效，什麼無效？ 您有客戶調查或其他反饋嗎？ 用它來通知或確認你的課程、計劃、日程、地點、食物——一切。 如果您沒有收集數據，請從今年開始。 明年你會感謝未來的自己。
• 依靠營銷自動化——在活動策劃領域，營銷自動化可以成為您最親密的盟友之一。 從細分受眾到發送電子郵件邀請，您可以自動執行一些更多的管理任務，並將精力集中在其他地方。
• 招募——計劃好活動、確定日期並確定場地後，就可以開始吸引與會者了。 您可以使用電子郵件、社交媒體、博客、直郵……等等。 捕獲那些與會者並讓他們註冊。 營銷自動化確實是您的好幫手，它可以幫助您從戰術上解決活動策劃的管理問題，這樣您就可以更快更智能地利用您的信息出門。
• 培養——一旦人們報名參加，就通過有針對性的更新他們感​​興趣的活動細節，持續吸引他們的興趣，例如專門針對他們興趣的會議（參見：細分）。 您還需要發送顯示誘人抽獎的提醒，例如主旨演講人或會議娛樂活動（食物、音樂等）。 如何以及何時披露這些細節的節奏由您決定——事實上，這可能值得一整篇單獨的博客文章。 但讓您的聽眾了解情況並參與其中是關鍵。

參加活動

作為貿易展覽或會議的與會者，您也必須計劃——比如參加哪些會議以及活動中要做哪些事情。 以下提示可幫助您最大限度地擴大會議季，並充分利用您決定參加的貿易展。

• 設定目標——要事第一。 你為什麼要參加？ 我最近和一個朋友談論可能參加一個全國性的會議，但對於是否花錢去參加，我猶豫不決。 她分享了明智的智慧：“確保你有一個議程——至少有一件你不想參加的關鍵事情。 沒有那個，你就迷路了。”一年前參加過同一個會議而沒有計劃，我可以告訴你這是一個很好的建議。 在那次活動中，我漫無目的地四處遊蕩，不確定要參加哪些小組討論或參加哪些活動。當然，我學到了一些東西，但我本可以從中得到更多——更多的收穫——如果我能有一個實際的目標。那麼，你這次會議的目標是什麼？ 你為什麼要參加？ 這個目標可以是有限的，也可以是崇高的，只要你喜歡。 一些目標包括尋找新的商業夥伴、達成交易或收集五張新名片。 這些只是幾個例子。 我建議你花時間寫下你自己的目標，並明確你想要實現的目標。
• 計劃你的日程——這是上述的表親。 一旦你有了目標，就要深入細節。 看看誰在會議上發言或有展位。 我是這樣做的：
  • 首先，我閱讀會議日程並突出顯示我感興趣的小組或演講者。
  • 接下來，我拿出一張紙或調出一份谷歌文檔，開始將我的願望清單繪製成日子，看看籌碼落在哪裡。 我記下了他們的日期、時間和地點。
  • 接下來我將此列表視為每日日曆視圖。 這是一個重要的直覺檢查時刻，因為我可以看看是否真的有可能參加我想參加的所有活動。 由於墨菲定律通常在這裡發揮作用，我經常發現自己被重疊的事件所吸引。 這是我需要評估什麼是真正可以參加的時候，然後相應地調整我的日程安排。 我是否必須做出讓步——以一種偉大的方式換取另一種偉大的事物？ 我是否只是為了“保持忙碌”而充實一天，但沒有什麼能真正引起我的興趣？ 這是另一個我可能決定參加或不參加的時刻。
  • 如果事情看起來相當平衡，那麼我會通過註冊參加來拉動扳機。 我總是提前（如果可能的話）報名參加特別感興趣的會議。

注意：我知道你可能無法決定是否去——例如，如果你的公司要求你參加某個會議。 但希望您至少可以選擇讓您感興趣或幫助您學習新知識的特定課程。

• 尋求交易——在你踏上活動之前，檢查一下你可以節省一些錢的地方。 許多會議提供早鳥註冊。 如果您是“業內人士”或志願者，您甚至可以免費參加。 問組織者。 同樣，在預訂住宿時，請尋求住宿和交通方面的優惠。 例如，許多活動策劃者與酒店經營者和航空公司合作。一旦你到達現場，這裡有一些待辦事項：
• 有策略地參加小組討論‒ 許多貿易展覽或行業活動都提供分組會議。 很難選擇您想听的內容。 如果您對重疊的幾件事感興趣，請嘗試同時參與兩者——例如，一個 30 分鐘，另一個 30 分鐘。
• 不要跳過主題演講——主要活動是大揭秘——“大驚喜”——發生的地方。 你可能不會從中得到很多戰術建議，但你可能會感到鼓舞而離開。 一個額外的好處是，這些也是很好的飲水機討論主題，因此您可以在聚會上打破僵局。
• 請跳過主題演講——我知道，我只是自相矛盾。 但有時你只是需要休息一下。 主題演講可以是那些自然的休息時間之一。 這些主要活動通常會被記錄下來供以後查看，或者至少在博客上記錄下來，因此您可以稍後獲得“Cliffs Notes”版本，而不是利用那個主題演講時間來交流、休息或完成一些“真正的”工作。
• 佩戴您的徽章——在活動進行期間，在城裡各處佩戴您的會議徽章。 儘管您可能會覺得在公共場合佩戴名牌（只有我？），但它可能會帶來回報，因為許多本地企業為會議參加者提供折扣。 而且，這是確定誰在城裡參加活動並在星巴克或 Lyft 排隊等候時進行社交對話的好方法。
• 參加派對——幾乎每場會議都有一個（如果不是幾個）大的待辦事項來慶祝與會者。 儘管在一段時間內取消這些活動可能很誘人，但事實是這些派對是建立聯繫的自然場所。 你永遠不知道你會和誰擦肩而過。
• 照顧好自己——這個提示經常被遺忘，但卻非常重要！ 給自己留點時間，小睡 10 分鐘，早點睡，跳上酒店健身房的跑步機，不要過量飲酒或吃甜食。 你甚至可以考慮戰略性地留在“校外”，遠離會議，休息一下。

這是一個包裝！

我很想知道您最喜歡的一些會議，或者您在這個會議季的旅行日程安排。 這是即將舉行的營銷活動的相當全面的列表。 如果您在倫敦地區，請考慮參加我們的 Act-On i <3 營銷活動。 在此處獲取更多詳細信息。