Konferans Sezonu Hazırlığı: Ticari Fuarlardan En İyi Şekilde Yararlanın

Konferans sezonu üzerimizde. Gerçekte, bu sözde "mevsim" artık yıl boyu süren bir olaydır. Her zaman planlayacak, seyahat edecek veya katılacak bir şeyler vardır.

Konferansların biraz bunaltıcı olabileceğini hepimiz kabul edebiliriz. Ne de olsa, bir sürü insan, birçok aktivite ve birçok seçenek var. Ancak biraz planlama ve stratejiyle, konferans sezonunuzdan çok fazla değer elde etmeniz ve hatta süreç boyunca sorunsuz ve keyifli bir deneyim yaşamanız tamamen mümkündür. İşte bundan en iyi şekilde nasıl yararlanılacağı.

Etkinlik Planlama

İlk olarak, bir ticari fuar veya konferans planlamanın nasıl bir şey olduğuna bakalım. İster mevcut müşterileriniz için daha küçük bir şirket içi şov üzerinde çalışıyor olun, ister uluslararası çekiciliği olan büyük bir etkinlik üzerinde çalışıyor olun, başarılı bir şekilde plan yapmak için havada dönen çok sayıda plakaya sahip olmanız gerekir. Çok şey istemiyorsunuz, sadece harika konuşmacılar, birinci sınıf bir mekan, yüksek görünürlük alanı, etkili tanıtım, mükemmel yemekler, akılda kalıcı ürünler, endüstri lideri açılış konuşmaları ve hepsinden önemlisi dolu bir ev. Ayrıca, katılımcıların deneyiminin kusursuz ve büyüleyici olmasını istiyorsunuz. … Tekrar düşündüm de, çok şey istiyorsun. Ama harika konferanslar böyle yapılır.

Peki, konferansınız için tüm bu harika şeyleri nasıl elde edersiniz? İşte bazı yararlı ipuçları:

• Küçükten büyüğe her konuda beyin fırtınası yapın – Daha önce de söylediğim gibi, beyin fırtınası en sevdiğim etkinliklerden biridir. Bir beyaz tahtanın veya boş bir kağıdın önünde oturup hayal kurmayı seviyorum. Bir etkinlik planlarken, hem büyük hem de küçük hayaller kurarsınız. Kabul edelim, bazı katılımcılar ana sahnede yalnızca ücretsiz tanıtım ve açılış anları için geliyor. Evet, bu insanları çeken gösterişli şeyleri istiyorsunuz ama aynı zamanda daha küçük, daha önemsiz ayrıntılarla da ilgilenmek istiyorsunuz. Unutmayın, küçük ayrıntılar büyük bir etki yaratır. Konferans sezonunun zirvesinde, kayıtlar için diğer ticari fuarlarla rekabet edeceksiniz - ayrıntılara dikkat etmek konferansınızı yapabilir veya bozabilir!
• Bütçe – Sırada hayallerinizi rakamlarla gerçeğe dönüştürme zamanı. Ne kadar parayla çalışmak zorundasın? Bu, fikirlerinizi hayata geçirmenize ve somut planları bir araya getirmenize yardımcı olabilir. Tıpkı bir futbol takımının tüm parasını tek bir yıldız oyuncuya harcamamasının akıllıca olacağı gibi, bütçenizi tek bir "Vay canına" konuşmacısına veya anına harcamamaya dikkat edin. Her yönüyle zengin ve kapsamlı bir etkinlik sunmak istiyorsunuz.
• Bir planı belgeleyin – Elektronik tablo, not defterleri veya listeler kullanın. Pek çok liste. Onları kontrol ettiğinizden emin olun. Pazarlama otomasyonu, halihazırda yapılanları ve bundan sonra yapılacakları izlemenize yardımcı olarak burada yardımcı olabilir. (Birazdan bununla ilgili daha fazla bilgi.)
• Geriye bakın - Sağlam bir planınız olduğunu düşündüğünüzde, bir adım geri atın. Gerçekten. Geçmişte ne yaptığınızı incelemek için kitaplara bakın. Ne işe yaradı ne yaramadı? Müşteri anketleriniz veya başka geri bildirimleriniz var mı? Müfredatınızı, planınızı, programınızı, mekanınızı, yemeğinizi - her şeyi bilgilendirmek veya onaylamak için bunu kullanın. Veri toplamadıysanız, bu yıl başlayın. Gelecek yıl gelecekteki halinize teşekkür edeceksiniz.
• Pazarlama otomasyonuna yaslanın – Etkinlik planlama diyarında, pazarlama otomasyonu en yakın müttefiklerinizden biri olabilir. Kitlenizi bölümlere ayırmaktan e-posta davetlerinizi göndermeye kadar, bazı idari görevleri otomatikleştirebilir ve çabalarınızı başka bir yere odaklayabilirsiniz.
• İşe Alım – Etkinlik planlandıktan, tarih ayarlandıktan ve mekan güvence altına alındıktan sonra, katılımcıları çekmeye başlama zamanı. E-posta, sosyal medya, bloglar, doğrudan posta kullanabilirsiniz… liste uzayıp gidiyor. Bu katılımcıları yakalayın ve kaydolmalarını sağlayın. Pazarlama otomasyonu, bilgilerinizle kapıdan daha hızlı - ve daha akıllıca - çıkabilmeniz için etkinlik planlamasının idari bileşenlerini taktiksel olarak ele almanıza yardımcı olan, buradaki gerçekten arkadaşınızdır.
• Yetiştirme - İnsanlar katılmak için kaydolduktan sonra, özellikle ilgi alanlarına yönelik oturumlar gibi ilgilenecekleri etkinlik ayrıntılarıyla ilgili hedeflenen güncellemelerle sürekli olarak ilgilerini çekin (bkz: segmentasyon). Ayrıca, açılış konuşmacısı veya konferans eğlencesi (yemek, müzik vb.) Bu ayrıntıların nasıl ve ne zaman açıklanacağının temposunu siz belirlersiniz - aslında, tamamen ayrı bir blog gönderisine değebilir. Ancak hedef kitlenizi bilgilendirmek ve etkileşimde tutmak çok önemlidir.

Bir Etkinliğe Katılmak

Bir ticari fuar veya konferansın katılımcısı olarak siz de hangi konferanslara katılacağınızı ve etkinliklerde hangi şeyleri yapacağınızı planlamalısınız. Konferans sezonunuzu en iyi şekilde geçirmenize ve katılmaya karar verdiğiniz ticari fuarlardan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacak ipuçlarını burada bulabilirsiniz.

• Hedefler belirleyin - İlk önce ilk şeyler. Neden katılıyorsun? Geçenlerde bir arkadaşımla muhtemelen ulusal bir konferansa katılma konusunda konuşuyordum ve gitmek için parayı harcayıp harcamama konusunda kararsızdım. Bilge bir bilgeliği paylaştı: "Bir ajandanız olduğundan emin olun - katılmaktan elde etmek istediğiniz en az bir önemli şey. Bu olmadan, kayboldunuz.” Aynı konferansa bir yıl önce plansız olarak katıldığım için, bunun harika bir tavsiye olduğunu söyleyebilirim. O etkinlikte amaçsızca dolaştım, hangi panellere katılacağımı, hangi etkinliklere katılacağımı şaşırdım. Elbette bir şeyler öğrendim, ama daha fazlasını alabilirdim - paramın karşılığını daha fazla - eğer yapabilseydim. gerçek bir hedefi vardı. Peki, bu konferans için hedefiniz nedir? Neden katılıyorsun? Bu hedef, istediğiniz kadar sınırlı veya yüce olabilir. Bazı hedefler arasında yeni bir iş ortağı bulmak, bir anlaşma yapmak veya beş yeni kartvizit toplamak yer alır. Bunlar sadece birkaç örnek. Kendi hedeflerinizi yazmaya ve tam olarak neyi başarmak istediğinizi deşifre etmeye zaman ayırmanızı tavsiye ederim.
• Programınızı planlayın - Bu, yukarıdakilerin bir kuzeni. Hedeflerinizi aklınızda tuttuktan sonra, ayrıntılara inin. Konferansta kimin konuştuğunu veya standı olduğunu görmek için bakın. Bunu nasıl yapacağım:
  • Önce konferans programını okurum ve ilgimi çeken panelleri veya konuşmacıları öne çıkarırım.
  • Ardından, bir parça kağıt çıkarırım veya bir Google dokümanı açarım ve fişlerin nereye düştüğünü görmek için dilek listemi günlere göre çizmeye başlarım. Tarihlerini, saatlerini ve yerlerini not ediyorum.
  • Sırada günlük takvim görünümü olarak bu listeye bakıyorum. Bu büyük bir içgüdü kontrolü anı çünkü istediğim her şeye katılmanın gerçekten mümkün olup olmadığını görebiliyorum. Murphy Yasası genellikle burada devreye girdiğinden, sık sık kendimi örtüşen olaylara doğru çekerken buluyorum. Bu, nelere katılmanın gerçekten mümkün olduğunu değerlendirmem ve ardından programımı buna göre ayarlamam gereken zamandır. Taviz vermem gerekecek mi - bir harikayı diğeriyle takas etmek? Günü "meşgul kalmak" için mi dolduruyorum ama hiçbir şey gerçekten ilgimi çekmiyor mu? Bu, katılıp katılmamaya karar verebileceğim başka bir an.
  • Her şey oldukça dengeli görünüyorsa, katılmak için kayıt yaptırarak tetiği çekeceğim. Her zaman (mümkünse) özel ilgi seansları için önceden kaydolurum.

Not: Gidip gitmemeye karar verme lüksüne sahip olmayabileceğinizin farkındayım – örneğin, şirketiniz belirli bir konferansta hazır bulunmanızı talep ediyorsa. Ancak, en azından ilginizi çekecek veya yeni bir şeyler öğrenmenize yardımcı olacak belirli oturumları seçme ve seçme seçeneğine sahip olabileceğinizi umuyoruz.

• Fırsat isteyin - Etkinliğe ayak basmadan önce, biraz para biriktirebileceğiniz yerleri kontrol edin. Birçok konferans erken kayıt imkanı sunar. Bir "sektör uzmanı" veya gönüllü iseniz, ücretsiz olarak bile girebilirsiniz. Organizatörlere sorun. Ayrıca, konaklama yerinizi ayırtırken, konaklama ve ulaşım için fırsatlar arayın. Örneğin, birçok etkinlik planlayıcısı otelciler ve havayolları ile ortaklık kurar. Yere indiğinizde, yapılacak birkaç şey şunlardır:
• Panellere stratejik olarak katılın ‒ Birçok ticaret fuarı veya endüstri etkinliği ara oturumlar sunar. Ne duymak istediğinizi seçmek zor olabilir. Çakışan birkaç şeyle ilgileniyorsanız, her ikisine de uğramayı deneyin - örneğin, birinde 30 dakika, diğerinde 30 dakika.
• Açılış konuşmalarını atlamayın – Ana sahne olayları, büyük ifşaların – “büyük vay canına” – gerçekleştiği yerdir. Bunlardan çok fazla taktiksel tavsiye alamayabilirsiniz, ancak muhtemelen neşelenmiş hissederek uzaklaşacaksınız. Ek bir avantaj, bunların aynı zamanda iyi su soğutucu tartışma konuları olmasıdır, bu nedenle partilerde buzları kıracak bir şeyiniz olur.
• Ana notları atlayın - biliyorum, kendimle çeliştim. Ama bazen sadece bir molaya ihtiyacın olur. Açılış konuşması, bu doğal aralardan biri olabilir. Bu ana sahne olayları genellikle daha sonra görüntülemek veya en azından blog yazmak için kaydedilir, böylece "Cliffs Notes" sürümünü daha sonra alabilir ve bunun yerine açılış konuşmasını ağ kurmak, dinlenmek veya "gerçek" bir iş yapmak için kullanabilirsiniz.
• Rozetinizi takın – Etkinlik devam ederken konferans rozetinizi şehrin her yerinde takın. Halka açık bir yerde bir isim etiketi takmak ne kadar aptalca görünse de (sadece ben mi?), Pek çok yerel işletme konferans katılımcıları için indirimler sunduğu için işe yarayabilir. Ve bu, etkinlik için şehirde kimlerin olduğunu belirlemenin ve Starbucks'ta veya Lyft'iniz için sırada beklerken ağ oluşturma konuşmaları başlatmanın harika bir yoludur.
• Partilere gidin – Çoğu konferansta, katılımcıları kutlamak için birkaç olmasa da bir büyük yapılacak iş bulunur. Bunları bir süre boşvermek cazip gelse de, gerçek şu ki bu taraflar bağlantı kurmak için doğal bir yer. Kiminle dirsek teması kuracağını asla bilemezsin.
• Kendinize iyi bakın – Bu ipucu genellikle unutulur ama çok önemlidir! Kendinize zaman ayırın, 10 dakikalık bir şekerleme için sıvışın, erken kalkın, otelin spor salonunun koşu bandına atlayın ve içki ya da tatlılarda aşırıya kaçmayın. Ara vermek için stratejik olarak "kampüs dışında", konferanstan uzakta kalmayı bile düşünebilirsiniz.

Bu bir sarma!

En sevdiğiniz konferanslardan bazılarını veya bu konferans sezonu için seyahat programınızda neler olduğunu duymak isterim. İşte yaklaşan pazarlama etkinliklerinin oldukça kapsamlı bir listesi. Londra bölgesindeyseniz, Act-On i <3 pazarlama etkinliğimize katılmayı düşünün. Buradan daha fazla ayrıntı alın.