Preparação para a temporada de conferências: aproveite ao máximo as feiras

A temporada de conferências está chegando. Na realidade, esta chamada “temporada” agora é um assunto que dura o ano todo. Sempre há algo para planejar, viajar ou participar.

Todos podemos admitir que as conferências podem ser um pouco avassaladoras. Afinal, são muitas pessoas, muitas atividades e muitas escolhas. Mas com um pouco de planejamento e estratégia, é totalmente possível obter muito valor de sua temporada de conferências - e até mesmo ter uma experiência tranquila e agradável ao longo do caminho. Veja como tirar o melhor proveito disso.

Planejando um evento

Primeiro, vamos ver como é planejar uma feira ou conferência. Esteja você trabalhando em um show interno menor para clientes existentes ou em um grande evento com apelo internacional, você precisa manter muitos pratos girando no ar para planejar com sucesso. Você não está pedindo muito, apenas ótimos palestrantes, um local de alto nível, um espaço de alta visibilidade, promoção eficaz, comida excelente, brindes memoráveis, palestras importantes do setor e, acima de tudo, casa lotada. Além disso, você deseja que a experiência dos participantes seja perfeita e impressionante. … Pensando bem, você está pedindo muito. Mas é assim que grandes conferências são feitas.

Então, como você consegue todas essas grandes coisas para a sua conferência? Aqui estão algumas dicas úteis:

• Brainstorm de tudo, do pequeno ao grande – Como eu disse antes, o brainstorming é uma das minhas atividades favoritas. Adoro sentar em frente a um quadro branco ou a um pedaço de papel em branco e sonhar. Ao planejar um evento, você começa a sonhar, grandes e pequenos. Vamos enfrentá-lo, alguns participantes aparecem apenas para os momentos livres e palestras no palco principal. Sim, você quer as coisas chamativas que atraem essas pessoas, mas também quer cuidar dos detalhes menores e mais triviais. Lembre-se, pequenos detalhes resultam em um grande impacto. No auge da temporada de conferências, você estará competindo com outras feiras por inscrições – atenção aos detalhes pode fazer ou quebrar sua conferência!
• Orçamento – Em seguida, é hora de transformar seus sonhos em realidade com números. Com quanto dinheiro você tem para trabalhar? Isso pode ajudá-lo a reunir suas ideias e elaborar planos concretos. Assim como um time de futebol seria sensato em não gastar todo o seu dinheiro em um jogador famoso, tome cuidado para não estourar seu orçamento em um orador ou momento “Big Wow”. Você deseja oferecer um evento rico e abrangente em todos os aspectos.
• Documente um plano – Use planilhas, cadernos ou listas. Tantas listas. Certifique-se de verificá-los. A automação de marketing pode ajudar aqui – ajudando você a rastrear o que já foi feito e o que está por vir. (Mais sobre isso em um momento.)
• Olhe para trás – Depois de pensar que tem um plano sólido, dê um passo para trás. Literalmente. Procure nos livros para examinar o que você fez no passado. O que funcionou e o que não funcionou? Você tem pesquisas com clientes ou outros comentários? Use isso para informar ou confirmar seu currículo, plano, programação, local, alimentação - tudo. E se você não coletou dados, comece este ano. Você agradecerá ao seu futuro eu no próximo ano.
• Aposte na automação de marketing – Na terra do planejamento de eventos, a automação de marketing pode ser um dos seus aliados mais próximos. Desde a segmentação de seu público até o envio de convites por e-mail, você pode automatizar algumas das tarefas mais administrativas e concentrar seus esforços em outro lugar.
• Recrutar – Com o evento planejado, a data definida e o local garantido, é hora de começar a atrair participantes. Você pode usar e-mail, mídia social, blogs, mala direta... a lista continua. Capture esses participantes e faça com que eles se registrem. A automação de marketing é realmente sua amiga aqui, ajudando você a lidar taticamente com os componentes administrativos do planejamento de eventos para que você possa sair mais rápido - e mais inteligente - com suas informações.
• Cuidar – Uma vez que as pessoas se inscrevem para participar, envolva continuamente seu interesse com atualizações direcionadas sobre os detalhes do evento nos quais eles estarão interessados, como sessões voltadas especificamente para seus interesses (consulte: segmentação). Você também desejará enviar alertas revelando atrativos atraentes, como o orador principal ou o entretenimento da conferência (comida, música, etc.). A cadência de como e quando revelar esses detalhes é sua para definir – na verdade, pode valer a pena uma postagem de blog separada inteira. Mas manter seu público informado e engajado é fundamental.

Participar de um evento

Como participante de uma feira ou conferência, você também deve planejar – como quais conferências participar e quais coisas dentro dos eventos fazer. Aqui estão algumas dicas para ajudar a maximizar sua temporada de conferências e aproveitar ao máximo as feiras que você decidir participar.

• Estabeleça metas – as primeiras coisas primeiro. Por que você está participando? Recentemente, conversei com um amigo sobre a possibilidade de participar de uma conferência nacional e estava em dúvida se deveria desembolsar o dinheiro para ir. Ela compartilhou uma sabedoria sábia: “Certifique-se de ter uma agenda - pelo menos uma coisa importante que você deseja obter ao comparecer. Sem isso, você está perdido.” Tendo participado da mesma conferência há um ano sem um plano, posso dizer que este é um ótimo conselho. Naquele evento, eu vaguei sem rumo, sem saber em quais painéis participar ou em quais atividades participar. Claro, aprendi alguma coisa, mas poderia ter tirado muito mais proveito disso - mais retorno para o meu dinheiro - se eu tivesse tinha um objetivo real. Então, qual é o seu objetivo para esta conferência? Por que você está participando? Esse objetivo pode ser tão limitado ou tão elevado quanto você quiser. Alguns objetivos incluem encontrar um novo parceiro de negócios, fechar um negócio ou coletar cinco novos cartões de visita. Estes são apenas alguns exemplos. Eu recomendo que você gaste tempo escrevendo seus próprios objetivos e decifrando o que, exatamente, você deseja alcançar.
• Planeje sua programação – Este é um primo do anterior. Depois de ter seus objetivos em mente, analise os detalhes. Olhe para ver quem está falando ou tem um estande na conferência. Aqui está como eu faço:
  • Primeiro, leio a programação da conferência e destaque os painéis ou palestrantes que me interessam.
  • Em seguida, pego um pedaço de papel ou abro um documento do Google e começo a traçar minha lista de desejos nos dias para ver onde ficam as fichas. Anoto a data, a hora e o local.
  • Eu olho para esta lista como uma exibição de calendário diário a seguir. Este é um grande momento de verificação porque posso ver se é realmente possível atender a todas as coisas que desejo. Como a Lei de Murphy geralmente entra em jogo aqui, muitas vezes me vejo gravitando em torno de eventos sobrepostos. É nesse momento que preciso avaliar o que é realmente possível assistir e, em seguida, ajustar minha agenda de acordo. Terei que fazer concessões – trocar um ótimo por outro? Estou apenas preenchendo o dia para “manter-me ocupado”, mas nada está realmente capturando meu interesse? Este é mais um momento em que posso decidir comparecer – ou não.
  • Se as coisas parecerem bastante equilibradas, então puxarei o gatilho me inscrevendo para participar. Sempre me inscrevo com antecedência (se possível) para sessões de interesse particular.

Nota: Sei que você pode não ter o luxo de decidir se vai ou não – por exemplo, se sua empresa está solicitando sua presença em uma determinada conferência. Mas espero que você possa pelo menos ter a opção de escolher sessões específicas que irão interessá-lo ou ajudá-lo a aprender algo novo.

• Peça promoções – Antes de pisar no evento, verifique onde você pode economizar. Muitas conferências oferecem inscrição antecipada. Se você é um “insider da indústria” ou voluntário, você pode até conseguir entrar de graça. Pergunte aos organizadores. Além disso, ao reservar suas acomodações, procure ofertas de hospedagem e transporte. Muitos planejadores de eventos fazem parceria com hoteleiros e companhias aéreas, por exemplo. Depois de chegar ao local, aqui estão algumas tarefas:
• Participe de painéis estrategicamente ‒ Muitas feiras ou eventos do setor oferecem sessões temáticas. Pode ser difícil selecionar o que você quer ouvir. Se você estiver interessado em várias coisas que se sobrepõem, tente participar de ambas – 30 minutos em uma e 30 minutos em outra, por exemplo.
• Não pule as palestras – Os eventos principais são onde as grandes revelações – os “grandes uau” – acontecem. Você pode não obter muitos conselhos táticos com isso, mas provavelmente sairá se sentindo animado. Um benefício adicional é que esses também são bons tópicos de discussão sobre bebedouros, então você terá algo para quebrar o gelo nas festas.
• Pule as palestras - eu sei, apenas me contradisse. Mas às vezes você só precisa de uma pausa. Uma palestra pode ser uma daquelas pausas naturais. Esses eventos do palco principal geralmente são gravados para visualização posterior, ou pelo menos blogados, para que você possa obter a versão “Cliffs Notes” mais tarde e, em vez disso, usar esse tempo de apresentação para fazer networking, descansar ou fazer algum trabalho “real”.
• Use seu crachá – Durante o evento, use seu crachá da conferência pela cidade. Por mais idiota que você se sinta usando um crachá em público (só eu?), Pode valer a pena porque muitas empresas locais oferecem descontos para os participantes da conferência. E essa é uma ótima maneira de identificar quem está na cidade para o evento e iniciar conversas de networking enquanto espera na fila do Starbucks ou do seu Lyft.
• Vá para as festas – Quase todas as conferências têm uma, senão várias, grandes tarefas para celebrar os participantes. Por mais tentador que seja dar um tempo nisso, o fato é que essas festas são um lugar natural para fazer conexões. Você nunca sabe com quem vai se acotovelar.
• Cuide-se – Essa dica é muitas vezes esquecida, mas tão importante! Reserve um tempo para você, tire uma soneca de 10 minutos, deite-se cedo, suba na esteira da academia do hotel e não exagere na bebida ou nos doces. Você pode até considerar ficar estrategicamente “fora do campus”, longe da conferência, para fazer uma pausa.

Isso é um embrulho!

Eu adoraria saber sobre algumas de suas conferências favoritas ou o que está em sua agenda de viagens para esta temporada de conferências. Aqui está uma lista bastante abrangente dos próximos eventos de marketing. E se você estiver na área de Londres, considere participar de nosso evento de marketing Act-On i <3. Obtenha mais detalhes aqui.