컨퍼런스 시즌 준비: 무역 박람회 최대한 활용하기

컨퍼런스 시즌이 다가오고 있습니다. 실제로 이 소위 "계절"은 이제 연중 내내 이어집니다. 항상 계획하거나 여행하거나 참석해야 할 것이 있습니다.

컨퍼런스가 부담스러울 수 있다는 점은 모두 인정할 수 있습니다. 결국, 많은 사람, 많은 활동 및 많은 선택이 있습니다. 그러나 약간의 계획과 전략만 있으면 컨퍼런스 시즌에서 많은 가치를 얻을 수 있으며 그 과정에서 순조롭고 즐거운 경험을 할 수도 있습니다. 이를 최대한 활용하는 방법은 다음과 같습니다.

이벤트 기획

먼저 무역 박람회나 컨퍼런스를 계획하는 것이 어떤 것인지 살펴보겠습니다. 기존 고객을 위한 소규모 사내 쇼를 진행하든, 국제적인 관심을 끌 수 있는 대규모 이벤트를 진행하든 성공적인 계획을 세우려면 많은 접시를 계속 회전시켜야 합니다. 많은 것을 요구하는 것이 아니라 훌륭한 연사, 최고 수준의 장소, 눈에 잘 띄는 슬롯, 효과적인 프로모션, 훌륭한 음식, 기억에 남을 만한 스웩, 업계를 선도하는 기조 연설, 그리고 무엇보다 꽉 찬 집만 요구하는 것입니다. 또한 참석자의 경험이 원활하고 훌륭하기를 원합니다. … 다시 생각해보면 당신은 많은 것을 요구하고 있습니다. 그러나 그것이 훌륭한 회의가 만들어지는 방법입니다.

그렇다면 회의를 위해 그 모든 훌륭한 것들을 어떻게 얻습니까? 다음은 몇 가지 유용한 팁입니다.

• 작은 것부터 큰 것까지 모든 것에 대해 브레인스토밍 – 전에 말했듯이 브레인스토밍은 제가 가장 좋아하는 활동 중 하나입니다. 나는 화이트보드나 빈 종이 앞에 ​​앉아 꿈을 꾸는 것을 좋아합니다. 행사를 기획하다 보면 크고 작은 꿈을 꾸게 됩니다. 현실을 직시하자, 일부 참석자들은 메인 무대에서 무료 장식물과 기조연설을 할 때만 나타납니다. 예, 사람들을 끌어들이는 화려한 것을 원하지만 더 작고 사소한 세부 사항도 처리하고 싶습니다. 작은 세부 사항이 더해지면 큰 영향을 미친다는 점을 기억하십시오. 컨퍼런스 시즌이 한창일 때 등록을 위해 다른 무역 박람회와 경쟁하게 될 것입니다. 세부 사항에 주의를 기울이면 컨퍼런스가 성공하거나 실패할 수 있습니다!
• 예산 – 다음은 꿈을 숫자로 실현할 때입니다. 얼마나 많은 돈으로 일해야합니까? 그것은 당신이 당신의 아이디어를 끌어내고 구체적인 계획을 세우는 데 도움이 될 수 있습니다. 축구 팀이 한 명의 스타 선수에게 모든 돈을 쓰지 않는 것이 현명한 것처럼, 한 번의 "대박" 연사 또는 순간에 예산을 낭비하지 않도록 주의하세요. 전반적으로 풍부하고 포괄적인 이벤트를 제공하려고 합니다.
• 계획 문서화 - 스프레드시트, 노트북 또는 목록을 사용합니다. 너무 많은 목록. 당신이 그들을 확인했는지 확인하십시오. 마케팅 자동화는 이미 수행된 작업과 다음 작업을 추적하도록 도와줌으로써 도움이 될 수 있습니다. (잠시 후에 자세히 설명합니다.)
• 뒤돌아보기 – 확실한 계획이 있다고 생각되면 한 걸음 뒤로 물러서십시오. 문자 그대로. 과거에 한 일을 검토하기 위해 책을 살펴보십시오. 무엇이 효과가 있었고 무엇이 효과가 없었습니까? 고객 설문조사나 기타 피드백이 있습니까? 이를 사용하여 커리큘럼, 계획, 일정, 장소, 음식 등 모든 것을 알리거나 확인하십시오. 그리고 데이터를 수집하지 않았다면 올해부터 시작하세요. 내년에는 미래의 자신에게 감사하게 될 것입니다.
• 마케팅 자동화 활용 – 이벤트 계획 분야에서 마케팅 자동화는 가장 가까운 동맹 중 하나가 될 수 있습니다. 청중 분류에서 이메일 초대 전송에 이르기까지 일부 관리 작업을 자동화하고 다른 곳에 노력을 집중할 수 있습니다.
• 모집 – 이벤트가 계획되고 날짜가 설정되고 장소가 확보되면 참석자 유치를 시작할 때입니다. 이메일, 소셜 미디어, 블로그, 다이렉트 메일 등을 사용할 수 있습니다. 목록은 계속됩니다. 참석자를 캡처하여 등록하도록 합니다. 마케팅 자동화는 이벤트 계획의 관리 구성 요소를 전술적으로 처리하여 귀하의 정보를 더 빠르고 더 스마트하게 사용할 수 있도록 도와주는 진정한 친구입니다.
• 육성 – 일단 사람들이 참석하기로 등록하면 관심 있는 이벤트 세부 정보에 대한 대상 업데이트(예: 특히 관심 분야에 맞춰진 세션)를 통해 지속적으로 관심을 유도합니다(세분화 참조). 또한 기조 연설자나 컨퍼런스 엔터테인먼트(음식, 음악 등)와 같은 유혹적인 무승부를 드러내는 알림을 보내고 싶을 것입니다. 이러한 세부 정보를 공개하는 방법과 시기의 흐름은 사용자가 설정합니다. 사실 전체 블로그 게시물의 가치가 있을 수 있습니다. 그러나 청중에게 정보를 제공하고 참여를 유지하는 것이 중요합니다.

이벤트 참석

무역 박람회나 컨퍼런스의 참석자로서 여러분도 참석할 컨퍼런스와 이벤트 내에서 수행할 일과 같은 계획을 세워야 합니다. 다음은 컨퍼런스 시즌을 최대화하고 참석하기로 결정한 무역 박람회를 최대한 활용하는 데 도움이 되는 팁입니다.

• 목표 설정 – 가장 먼저 해야 할 일이 우선입니다. 참석하는 이유는 무엇입니까? 나는 최근에 친구와 전국 회의 참석 가능성에 대해 이야기하고 있었고 갈 돈을 지불할지 여부에 대해 울타리에 있었습니다. 그녀는 현명한 지혜를 공유했습니다. 그것 없이는 길을 잃습니다.”1년 전 계획 없이 같은 회의에 참석한 경험이 있는 저는 이것이 훌륭한 조언이라고 말할 수 있습니다. 그 행사에서 저는 어떤 패널에 참석해야 할지, 어떤 활동에 참여해야 할지 확신이 서지 않고 정처 없이 돌아다녔습니다. 물론, 뭔가 배웠지만, 그것으로부터 훨씬 더 많은 것을 얻을 수 있었습니다. 실제 목표가 있었습니다. 그렇다면 이번 회의의 목표는 무엇입니까? 참석하는 이유는 무엇입니까? 그 목표는 원하는 만큼 제한적일 수도 있고 높을 수도 있습니다. 일부 목표에는 새로운 비즈니스 파트너 찾기, 거래 확보 또는 5개의 새 명함 수집이 포함됩니다. 이것은 단지 몇 가지 예일 뿐입니다. 자신의 목표를 작성하고 정확히 무엇을 달성하고 싶은지 해독하는 데 시간을 할애하는 것이 좋습니다.
• 일정 계획 – 이것은 위의 사촌입니다. 목표를 염두에 두었다면 세부 사항을 자세히 살펴보십시오. 컨퍼런스에서 누가 말하고 있는지 또는 부스가 있는지 확인하십시오. 내가하는 방법은 다음과 같습니다.
  • 먼저 컨퍼런스 일정을 읽고 관심 있는 패널이나 연사를 강조 표시합니다.
  • 다음으로 종이 한 장을 꺼내거나 Google 문서를 불러와 칩이 떨어지는 곳을 확인하기 위해 희망 목록을 날짜별로 표시하기 시작합니다. 날짜, 시간 및 위치를 기록합니다.
  • 다음으로 이 목록을 일별 캘린더 보기로 봅니다. 내가 원하는 모든 일에 참석하는 것이 실제로 가능한지 확인할 수 있기 때문에 이것은 큰 직감의 순간입니다. 머피의 법칙이 여기에서 주로 작용하기 때문에 나는 종종 겹치는 사건에 끌리는 나 자신을 발견합니다. 참석할 수 있는 것이 무엇인지 평가하고 그에 따라 일정을 조정해야 할 때입니다. 양보해야 할까요? 하나를 다른 하나와 교환해야 할까요? 나는 단지 "바쁘게 지내기" 위해 하루를 채우고 있지만 진정으로 내 관심을 끄는 것은 아무것도 없습니까? 참석 여부를 결정할 수 있는 또 다른 순간입니다.
  • 상황이 상당히 균형 잡힌 것처럼 보이면 참석 등록을 통해 방아쇠를 당길 것입니다. 나는 항상 (가능한 경우) 특정 관심 세션에 미리 등록합니다.

참고: 예를 들어 회사에서 특정 회의에 참석을 요청하는 경우 참석 여부를 결정할 수 있는 사치가 없다는 것을 알고 있습니다. 그러나 적어도 관심을 가질 특정 세션을 선택하고 선택하거나 새로운 것을 배우는 데 도움이 되는 선택권을 가질 수 있기를 바랍니다.

• 거래 요청 – 이벤트에 발을 들이기 전에 돈을 절약할 수 있는 곳을 확인하십시오. 많은 컨퍼런스에서 조기 등록을 제공합니다. "업계 관계자" 또는 자원봉사자라면 무료로 입장할 수도 있습니다. 주최자에게 물어보십시오. 또한 숙박 시설을 예약할 때 숙박 및 교통에 대한 거래를 찾으십시오. 예를 들어 많은 이벤트 기획자는 호텔리어 및 항공사와 파트너 관계를 맺습니다. 현장에 도착하면 다음과 같은 몇 가지 할 일이 있습니다.
• 전략적으로 패널 참석 ‒ 많은 무역 박람회 또는 산업 행사에서 브레이크아웃 세션을 제공합니다. 듣고 싶은 것을 선택하기가 어려울 수 있습니다. 겹치는 여러 항목에 관심이 있는 경우 두 가지 모두에 참여해 보세요. 예를 들어 하나는 30분, 다른 하나는 30분입니다.
• 기조연설을 건너뛰지 마십시오 . 메인스테이지 이벤트는 큰 폭로, 즉 "대박"이 발생하는 곳입니다. 당신은 이것들로부터 많은 전술적 조언을 얻지 못할 수도 있지만, 아마도 당신은 고무된 기분으로 떠날 것입니다. 추가 이점은 이것들이 좋은 워터 쿨러 토론 주제이기 때문에 파티에서 얼음을 깨뜨릴 무언가가 있다는 것입니다.
• 기조연설은 건너뛰세요 . 알아요. 저는 제 자신과 모순되었습니다. 그러나 때로는 휴식이 필요합니다. 기조 연설은 그러한 자연스러운 휴식 중 하나가 될 수 있습니다. 이러한 메인 스테이지 이벤트는 종종 나중에 볼 수 있도록 기록되거나 적어도 블로그에 게시되므로 나중에 "Cliffs Notes" 버전을 얻을 수 있고 대신 그 기조 연설 시간을 네트워킹, 휴식 또는 일부 "실제" 작업에 사용할 수 있습니다.
• 배지 착용 - 이벤트가 진행되는 동안 시내 곳곳에서 회의 배지를 착용하십시오. 공공장소에서 이름표를 달고 다니는 것이 이상하게 느껴질 수도 있지만(저만 그런가요?) 많은 지역 기업이 컨퍼런스 참석자에게 할인을 제공하기 때문에 효과가 있을 수 있습니다. 그리고 이것은 이벤트를 위해 시내에 누가 있는지 확인하고 스타벅스나 Lyft에서 줄을 서서 기다리는 동안 네트워킹 대화를 시작할 수 있는 좋은 방법입니다.
• 파티에 가십시오 – 대부분의 모든 회의에는 참석자를 축하하기 위한 몇 가지 중요한 할 일이 있습니다. 약간의 다운타임 동안 이들을 날려버리고 싶은 유혹이 들 수 있지만, 사실 이러한 당사자들은 연결을 만들기에 자연스러운 장소입니다. 당신은 누구와 팔꿈치를 닦을 지 결코 알 수 없습니다.
• 자신을 돌보십시오 – 이 요령은 종종 잊혀지지만 매우 중요합니다! 자신을 위한 시간을 갖고, 10분간 낮잠을 자고, 일찍 자리를 잡고, 호텔 체육관의 러닝머신에 올라타고, 술이나 단 음식을 과도하게 섭취하지 마세요. 휴식을 취하기 위해 회의에서 멀리 떨어져 전략적으로 "캠퍼스 외부"에 머무르는 것을 고려할 수도 있습니다.

그것은 포장입니다!

귀하가 가장 좋아하는 컨퍼런스나 이번 컨퍼런스 시즌의 여행 일정에 대해 듣고 싶습니다. 다가오는 마케팅 이벤트의 다소 포괄적인 목록은 다음과 같습니다. 런던 지역에 계시다면 Act-On i <3 마케팅 행사에 참석해 보십시오. 자세한 내용은 여기를 참조하십시오.