الإعداد لموسم المؤتمر: حقق أقصى استفادة من العروض التجارية

موسم المؤتمرات على الأبواب. في الواقع ، هذا "الموسم" المزعوم أصبح الآن شأناً على مدار العام. هناك دائمًا شيء يمكن التخطيط له أو السفر إليه أو الحضور.

يمكننا جميعًا أن نعترف بأن المؤتمرات يمكن أن تكون مربكة بعض الشيء. بعد كل شيء ، هناك الكثير من الناس ، والكثير من الأنشطة ، والكثير من الخيارات. ولكن مع القليل من التخطيط والاستراتيجيات ، من الممكن تمامًا الحصول على الكثير من القيمة من موسم المؤتمرات - وحتى الاستمتاع بتجربة سلسة وممتعة على طول الطريق. إليك كيفية تحقيق أقصى استفادة منه.

التخطيط لحدث

أولاً ، دعنا نلقي نظرة على شكل التخطيط لمعرض تجاري أو مؤتمر. سواء كنت تعمل في عرض داخلي أصغر للعملاء الحاليين أو حدث كبير بجاذبية دولية ، فأنت بحاجة إلى الاحتفاظ بالكثير من اللوحات تدور في الهواء للتخطيط بنجاح. أنت لا تطلب الكثير ، فقط مكبرات صوت رائعة ، ومكان من الدرجة الأولى ، وفتحة عالية الوضوح ، وترويج فعال ، وطعام ممتاز ، وغنيمة لا تُنسى ، وخطابات رئيسية رائدة في الصناعة ، وقبل كل شيء ، منزل مزدحم. بالإضافة إلى ذلك ، تريد أن تكون تجربة الحضور سلسة ورائعة. ... في الفكر الثاني ، أنت تطلب الكثير. لكن هذه هي الطريقة التي تُعقد بها المؤتمرات الرائعة.

لذا ، كيف تحصل على كل هذه الأشياء الرائعة لمؤتمرك؟ وإليك بعض النصائح المفيدة:

• قم بالعصف الذهني لكل شيء ، من الصغير إلى الكبير - كما قلت من قبل ، يعد العصف الذهني أحد أنشطتي المفضلة. أحب أن أجلس أمام السبورة البيضاء أو قطعة من الورق الفارغة وأحلم. عند التخطيط لحدث ما ، عليك أن تحلم ، كبيرها وصغيرها. دعونا نواجه الأمر ، يظهر بعض الحاضرين فقط من أجل اللحظات المجانية والكلمة الرئيسية على المنصة الرئيسية. نعم ، أنت تريد الأشياء المبهجة التي تجذب هؤلاء الأشخاص ، ولكنك تريد أيضًا الاهتمام بالتفاصيل الأصغر والأكثر تافهة. تذكر أن التفاصيل الصغيرة لها تأثير كبير. في ذروة موسم المؤتمرات ، ستتنافس مع المعارض التجارية الأخرى للتسجيل - الانتباه إلى التفاصيل يمكن أن يؤدي إلى انتهاء مؤتمرك أو كسره!
• الميزانية - بعد ذلك ، حان الوقت لتحقيق أحلامك من خلال الأرقام. فقط كم من المال لديك للعمل؟ يمكن أن يساعدك ذلك في التفكير في أفكارك ووضع خطط ملموسة معًا. مثل فريق كرة القدم سيكون من الحكمة ألا ينفق كل أمواله على لاعب نجم واحد ، فاحرص على عدم تفجير ميزانيتك على متحدث أو لحظة واحدة "Big Wow". تريد تقديم حدث غني وشامل في جميع المجالات.
• توثيق خطة - استخدم جدول بيانات أو دفاتر ملاحظات أو قوائم. الكثير من القوائم. تأكد من التحقق منها. يمكن أن تساعدك أتمتة التسويق هنا - من خلال مساعدتك على تتبع ما تم إنجازه بالفعل وما هو التالي. (المزيد عن هذا في لحظة.)
• انظر إلى الوراء - بمجرد أن تعتقد أن لديك خطة قوية ، تراجع خطوة إلى الوراء. حرفياً. ابحث في الكتب لفحص ما قمت به في الماضي. ما الذي نجح وما الذي لم ينجح؟ هل لديك استطلاعات رأي العملاء أو غيرها من ردود الفعل؟ استخدم هذا لإبلاغ أو تأكيد منهجك ، وخطتك ، وجدولك الزمني ، ومكانك ، وطعامك - كل شيء. وإذا لم تقم بجمع البيانات ، فابدأ هذا العام. سوف تشكر نفسك في المستقبل العام المقبل.
• اعتمد على أتمتة التسويق - في أرض التخطيط للأحداث ، يمكن أن تكون أتمتة التسويق أحد أقرب حلفائك. من تقسيم جمهورك إلى إرسال دعوات البريد الإلكتروني ، يمكنك أتمتة بعض المهام الإدارية وتركيز جهودك في مكان آخر.
• التجنيد - بمجرد التخطيط للحدث ، وتحديد التاريخ ، وتأمين المكان ، حان الوقت لبدء جذب الحضور. يمكنك استخدام البريد الإلكتروني ، ووسائل التواصل الاجتماعي ، والمدونات ، والبريد المباشر ... والقائمة تطول. التقط هؤلاء الحاضرين واجعلهم يسجلون. أتمتة التسويق هي حقًا صديقك هنا ، حيث تساعدك على التعامل التكتيكي مع المكونات الإدارية لتخطيط الحدث حتى تتمكن من الخروج بشكل أسرع - وأكثر ذكاءً - بمعلوماتك.
• رعاية - بمجرد تسجيل الأشخاص للحضور ، اشرك اهتمامهم باستمرار مع التحديثات المستهدفة المتعلقة بتفاصيل الحدث التي سيهتمون بها ، مثل الجلسات الموجهة بشكل خاص نحو اهتماماتهم (انظر: التقسيم). ستحتاج أيضًا إلى إرسال تنبيهات تكشف عن سحوبات جذابة ، مثل المتحدث الرئيسي أو الترفيه في المؤتمر (الطعام والموسيقى وما إلى ذلك). إن إيقاع كيفية ووقت الكشف عن هذه التفاصيل هو ملك لك - في الواقع ، قد يكون من المفيد نشر مدونة منفصلة بالكامل. لكن إبقاء جمهورك على اطلاع ومشاركة أمر أساسي.

حضور حدث

بصفتك أحد الحاضرين في معرض تجاري أو مؤتمر ، يجب عليك أيضًا التخطيط - مثل المؤتمر (المؤتمرات) الذي ستحضره والأشياء التي يجب القيام بها داخل الأحداث. فيما يلي بعض النصائح للمساعدة في زيادة موسم المؤتمرات الخاص بك ، وتحقيق أقصى استفادة من العروض التجارية التي قررت حضورها.

• ضع الأهداف - أول الأشياء أولاً. لماذا تحضر؟ كنت أتحدث مؤخرًا مع صديق حول احتمالية حضور مؤتمر وطني وكنت على الحياد بشأن صرف الأموال اللازمة. شاركت في الحكمة الحكيمة: "تأكد من أن لديك جدول أعمال - على الأقل شيء رئيسي واحد تريد الخروج منه من الحضور. بدون ذلك ، ستكون ضائعًا. "بعد أن حضرت نفس المؤتمر قبل عام بدون خطة ، يمكنني أن أخبرك أن هذه نصيحة رائعة. في هذا الحدث كنت أتجول بلا هدف ، غير متأكد من اللوحات التي سأحضرها أو الأنشطة التي يجب أن أشارك فيها. بالتأكيد ، تعلمت شيئًا ما ، لكن كان بإمكاني الحصول على الكثير منه - المزيد من الدفعة مقابل أموالي - إذا كنت كان له هدف فعلي ، فما هو هدفك من هذا المؤتمر؟ لماذا تحضر؟ يمكن أن يكون هذا الهدف محدودًا أو سامًا كما تريد. تتضمن بعض الأهداف العثور على شريك عمل جديد أو تأمين صفقة أو جمع خمس بطاقات عمل جديدة. هذه فقط أمثلة قليلة. أوصيك بقضاء بعض الوقت في كتابة أهدافك الخاصة وفك رموز ما تريد تحقيقه بالضبط.
• خطط لجدولك الزمني - هذا هو ابن عم ما سبق. بمجرد وضع أهدافك في الاعتبار ، انتقل إلى التفاصيل. انظر لترى من يتحدث أو لديه كشك في المؤتمر. إليك كيف أفعل ذلك:
  • أولاً ، قرأت جدول المؤتمر وألقي الضوء على اللوحات أو المتحدثين الذين يثيرون اهتمامي.
  • بعد ذلك ، أخرج قطعة من الورق أو أحضر مستند Google وأبدأ في رسم قائمة أمنياتي في الأيام لمعرفة مكان سقوط الرقائق. ألاحظ تاريخهم ووقتهم وموقعهم.
  • أنا أنظر إلى هذه القائمة كعرض تقويم يومي بعد ذلك. هذه لحظة كبيرة للتحقق من حدسي لأنني أستطيع أن أرى ما إذا كان من الممكن بالفعل حضور كل الأشياء التي أريدها. نظرًا لأن قانون مورفي يأتي عادةً للعب هنا ، غالبًا ما أجد نفسي منجذبًا نحو الأحداث المتداخلة. هذا هو الوقت الذي أحتاج فيه إلى تقييم ما هو ممكن حقًا للحضور ، ثم تعديل الجدول الزمني الخاص بي وفقًا لذلك. هل سأضطر إلى تقديم تنازلات - مبادلة إحداها بأخرى؟ هل أقوم فقط بملء اليوم "لأبقى مشغولاً" ، لكن لا شيء يجذب اهتمامي حقًا؟ هذه لحظة أخرى قد أقرر فيها الحضور - أو لا.
  • إذا بدت الأمور متوازنة إلى حد ما ، فسأقوم بالتسجيل للحضور. أقوم دائمًا بالتسجيل مسبقًا (إن أمكن) في الجلسات ذات الأهمية الخاصة.

ملحوظة: أدرك أنه قد لا يكون لديك رفاهية تقرير ما إذا كنت ستذهب أم لا - على سبيل المثال ، إذا طلبت شركتك وجودك في مؤتمر معين. ولكن هنا نأمل أن يكون لديك على الأقل خيار انتقاء واختيار جلسات معينة من شأنها أن تثير اهتمامك أو تساعدك على تعلم شيء جديد.

• اسأل عن الصفقات - قبل أن تطأ الحدث ، تحقق من المكان الذي يمكنك حفظ بعض العجين فيه. تقدم العديد من المؤتمرات التسجيل المبكر للطيور. إذا كنت من "المطلعين على الصناعة" أو متطوعًا ، فقد تتمكن من الدخول مجانًا. اسأل المنظمين. أيضًا ، عند حجز مكان إقامتك ، ابحث عن صفقات بشأن السكن والمواصلات. يشترك العديد من منظمي الأحداث مع أصحاب الفنادق وشركات الطيران ، على سبيل المثال ، بمجرد أن تبدأ العمل ، إليك بعض المهام:
• حضور اللوحات بشكل استراتيجي - تقدم العديد من المعارض التجارية أو الأحداث الصناعية جلسات جانبية. قد يكون من الصعب تحديد ما تريد سماعه. إذا كنت مهتمًا بالعديد من الأشياء المتداخلة ، فحاول أن تتحدث عن كليهما - 30 دقيقة في واحدة ، و 30 دقيقة في أخرى ، على سبيل المثال.
• لا تتخطى الكلمات الأساسية - الأحداث الرئيسية هي المكان الذي تكشف فيه الأحداث الكبرى - "العجائب الكبيرة" - تحدث. قد لا تحصل على الكثير من النصائح التكتيكية من خلال هذه النصائح ، ولكن من المحتمل أن تبتعد وأنت تشعر بالانتعاش. ميزة إضافية هي أنها أيضًا موضوعات مناقشة جيدة حول مبرد المياه ، لذلك سيكون لديك شيء لكسر الجليد به في الحفلات.
• لا تتخطى الكلمات الأساسية - أعلم ، لقد ناقضت نفسي للتو. لكن في بعض الأحيان تحتاج فقط إلى استراحة. يمكن أن تكون الكلمة الرئيسية واحدة من تلك الاستراحات الطبيعية. غالبًا ما يتم تسجيل هذه الأحداث الرئيسية للعرض لاحقًا ، أو على الأقل التدوين عنها ، لذلك يمكنك الحصول على إصدار "Cliffs Notes" لاحقًا واستخدام وقت الكلمة الرئيسية هذا بدلاً من ذلك للتواصل أو الراحة أو إنجاز بعض الأعمال "الحقيقية".
• ارتد شارتك - أثناء الحدث ، ارتد شارة المؤتمر الخاصة بك في جميع أنحاء المدينة. بقدر ما قد تشعر بارتداء بطاقة اسم في الأماكن العامة (أنا فقط؟) ، يمكن أن تؤتي ثمارها لأن العديد من الشركات المحلية تقدم خصومات لحضور المؤتمر. وهذه طريقة رائعة لتحديد من في المدينة لحضور الحدث وإجراء محادثات عبر الشبكات أثناء الانتظار في طابور في Starbucks أو من أجل Lyft.
• اذهب إلى الحفلات - يحتوي كل مؤتمر في معظمه على واحد إن لم يكن العديد من المهام الكبيرة للاحتفال بالحضور. على الرغم من أنه قد يكون من المغري تفجيرها لبعض الوقت ، فإن الحقيقة هي أن هذه الأطراف هي مكان طبيعي لإجراء الاتصالات. أنت لا تعرف أبدًا مع من ستقوم بتنظيف مرفقيك.
• اعتني بنفسك - غالبًا ما يتم نسيان هذه النصيحة ، ولكنها مهمة جدًا! خذ وقتًا لنفسك ، واذهب بعيدًا لقيلولة لمدة 10 دقائق ، وادخل في وقت مبكر ، واقفز على جهاز الجري في صالة الألعاب الرياضية بالفندق ، ولا تفرط في تناول المشروبات الكحولية أو الحلويات. يمكنك حتى التفكير بشكل استراتيجي في البقاء "خارج الحرم الجامعي" بعيدًا عن المؤتمر للحصول على استراحة.

هذا هو التفاف!

أود أن أسمع عن بعض المؤتمرات المفضلة لديك أو ما هو مدرج في جدول سفرك لموسم المؤتمرات هذا. فيما يلي قائمة شاملة لأحداث التسويق القادمة. وإذا كنت في منطقة لندن ، ففكر في حضور حدث التسويق Act-On i <3. احصل على مزيد من التفاصيل هنا.