การเตรียมฤดูกาลประชุม: ใช้ประโยชน์สูงสุดจากงานแสดงสินค้า

ฤดูการประชุมมาถึงเราแล้ว ในความเป็นจริงสิ่งที่เรียกว่า "ฤดูกาล" นี้เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นตลอดทั้งปี มีอะไรให้วางแผนเสมอ เดินทางไป หรือเข้าร่วม

เราทุกคนสามารถยอมรับว่าการประชุมสามารถครอบงำได้เล็กน้อย เพราะมีคนมากมาย กิจกรรมมากมาย และตัวเลือกมากมาย แต่ด้วยการวางแผนและวางกลยุทธ์เพียงเล็กน้อย ก็เป็นไปได้ทั้งหมดที่จะได้รับคุณค่ามากมายจากฤดูกาลการประชุมของคุณ ‒ และยังได้รับประสบการณ์ที่ราบรื่นและสนุกสนานไปพร้อมกัน นี่คือวิธีการทำให้ดีที่สุด

การวางแผนกิจกรรม

อันดับแรก มาดูกันว่าการวางแผนงานแสดงสินค้าหรือการประชุมเป็นอย่างไร ไม่ว่าคุณกำลังทำงานในการแสดงภายในองค์กรขนาดเล็กสำหรับลูกค้าปัจจุบันหรืองานใหญ่ที่ได้รับความสนใจจากนานาชาติ คุณจำเป็นต้องหมุนจานจำนวนมากในอากาศเพื่อวางแผนให้ประสบความสำเร็จ คุณไม่จำเป็นต้องขออะไรมาก ขอเพียงแค่วิทยากรที่ยอดเยี่ยม สถานที่ชั้นยอด ช่องที่มีการมองเห็นสูง การส่งเสริมการขายที่มีประสิทธิภาพ อาหารชั้นเลิศ ของที่ระลึกที่น่าจดจำ คำปราศรัยระดับแนวหน้าของอุตสาหกรรม และเหนือสิ่งอื่นใด นอกจากนี้ คุณต้องการให้ประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมราบรื่นและน่าประทับใจ … ในความคิดที่สอง คุณกำลังขออะไรมากมาย แต่นั่นคือวิธีการสร้างการประชุมที่ยอดเยี่ยม

ดังนั้น คุณจะได้รับสิ่งที่ยอดเยี่ยมทั้งหมดสำหรับการประชุมของคุณได้อย่างไร นี่คือเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์:

• ระดมสมองทุกอย่างตั้งแต่เล็กไปจนถึงใหญ่ อย่างที่ฉันเคยพูดไปแล้ว การระดมสมองเป็นหนึ่งในกิจกรรมที่ฉันโปรดปราน ฉันชอบนั่งหน้าไวท์บอร์ดหรือกระดาษเปล่าแล้วฝัน เมื่อวางแผนงาน คุณจะได้ฝันทั้งเรื่องใหญ่และเรื่องเล็ก ลองดูสิ ผู้เข้าร่วมบางคนปรากฏตัวขึ้นเฉพาะช่วงของรางวัลและประเด็นสำคัญบนเวทีหลักเท่านั้น ใช่ คุณต้องการของกระฉับกระเฉงที่ดึงดูดคนเหล่านั้น แต่คุณก็ต้องการดูแลรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ไม่สำคัญมากขึ้นด้วย อย่าลืมว่ารายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ นั้นสร้างผลลัพธ์ที่ยิ่งใหญ่ได้ ในฤดูการประชุมที่สูงที่สุด คุณจะต้องแข่งขันกับงานแสดงสินค้าอื่นๆ เพื่อลงทะเบียน - การใส่ใจในรายละเอียดสามารถสร้างหรือทำลายการประชุมของคุณได้!
• งบประมาณ – ต่อไปก็ถึงเวลาทำให้ความฝันของคุณเป็นจริงด้วยตัวเลข คุณต้องทำงานด้วยเงินเท่าไหร่? ที่สามารถช่วยให้คุณโลดแล่นในความคิดของคุณและวางแผนที่เป็นรูปธรรมเข้าด้วยกัน เหมือนกับทีมฟุตบอลที่ฉลาดที่จะไม่ใช้เงินทั้งหมดไปกับผู้เล่นดาวเด่นคนหนึ่ง ระวังอย่าให้งบประมาณของคุณหมดไปกับลำโพงหรือช่วงเวลา "บิ๊กว้าว" คุณต้องการนำเสนอเหตุการณ์ที่สมบูรณ์และครอบคลุมทั่วทั้งกระดาน
• จัดทำแผนเป็นเอกสาร – ใช้สเปรดชีต สมุดบันทึก หรือรายการ รายการมากมาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำเครื่องหมายไว้ ระบบอัตโนมัติทางการตลาดสามารถช่วยได้ที่นี่ โดยช่วยคุณติดตามสิ่งที่ทำไปแล้วและสิ่งที่ต้องทำต่อไป (เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในอีกสักครู่)
• มองย้อนกลับไป - เมื่อคุณคิดว่าคุณมีแผนการที่มั่นคงแล้ว ให้ถอยออกมาหนึ่งก้าว อย่างแท้จริง. ดูในหนังสือเพื่อตรวจสอบสิ่งที่คุณได้ทำในอดีต อะไรได้ผลและอะไรไม่ได้ผล? คุณมีแบบสำรวจลูกค้าหรือข้อเสนอแนะอื่น ๆ หรือไม่? ใช้ข้อมูลนี้แจ้งหรือยืนยันหลักสูตร แผน ตารางเวลา สถานที่ อาหาร – ทุกอย่าง และถ้าคุณไม่ได้รวบรวมข้อมูลให้เริ่มปีนี้ คุณจะขอบคุณตัวเองในอนาคตในปีหน้า
• พึ่งพาระบบอัตโนมัติทางการตลาด – ในดินแดนแห่งการวางแผนงาน ระบบอัตโนมัติทางการตลาดสามารถเป็นหนึ่งในพันธมิตรที่ใกล้ชิดที่สุดของคุณ ตั้งแต่การแบ่งกลุ่มผู้ชมไปจนถึงการส่งคำเชิญทางอีเมล คุณสามารถทำให้งานด้านการดูแลระบบบางอย่างเป็นแบบอัตโนมัติและมุ่งเน้นความพยายามของคุณไปที่อื่นได้
• รับสมัคร – เมื่อวางแผนงาน กำหนดวัน และสถานที่แล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มดึงดูดผู้เข้าร่วม คุณสามารถใช้อีเมล โซเชียลมีเดีย บล็อก ไดเร็กเมล … รายการดำเนินต่อไป จับผู้เข้าร่วมเหล่านั้นและให้พวกเขาลงทะเบียน ระบบอัตโนมัติทางการตลาดคือเพื่อนแท้ของคุณที่นี่ ช่วยให้คุณจัดการกับองค์ประกอบด้านการบริหารของการวางแผนงานได้อย่างมีชั้นเชิง คุณจึงออกไปที่ประตูได้เร็วขึ้น ‒ และชาญฉลาดขึ้น ‒ ด้วยข้อมูลของคุณ
• การเลี้ยงดู – เมื่อผู้คนลงทะเบียนเพื่อเข้าร่วม ให้มีส่วนร่วมกับความสนใจอย่างต่อเนื่องด้วยการอัพเดทเป้าหมายเกี่ยวกับรายละเอียดกิจกรรมที่พวกเขาจะสนใจ เช่น เซสชันที่มุ่งความสนใจไปที่ความสนใจของพวกเขาโดยเฉพาะ (ดู: การแบ่งกลุ่ม) นอกจากนี้ คุณจะต้องส่งการแจ้งเตือนที่เผยให้เห็นสิ่งที่น่าดึงดูดใจ เช่น ผู้บรรยายหลักหรือความบันเทิงในการประชุม (อาหาร ดนตรี ฯลฯ) จังหวะของวิธีการและเวลาที่จะเปิดเผยรายละเอียดเหล่านี้เป็นของคุณที่จะกำหนด อันที่จริง มันอาจจะคุ้มค่ากับโพสต์บล็อกแยกต่างหากทั้งหมด แต่การทำให้ผู้ชมรับทราบข้อมูลและมีส่วนร่วมเป็นสิ่งสำคัญ

การเข้าร่วมกิจกรรม

ในฐานะผู้เข้าร่วมงานแสดงสินค้าหรือการประชุม คุณก็ต้องวางแผน เช่น การประชุมใดที่จะเข้าร่วมและสิ่งที่ต้องทำภายในงาน ต่อไปนี้คือเคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณใช้ฤดูกาลการประชุมให้เกิดประโยชน์สูงสุด และรับประโยชน์สูงสุดจากงานแสดงสินค้าที่คุณตัดสินใจเข้าร่วม

• กำหนดเป้าหมาย - สิ่งแรกก่อน ทำไมคุณถึงเข้าร่วม? เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันกำลังพูดกับเพื่อนเกี่ยวกับการเข้าร่วมการประชุมระดับชาติและอยู่ในรั้วว่าจะจ่ายเงินออกไปหรือไม่ เธอแบ่งปันภูมิปัญญาที่ชาญฉลาด: "ให้แน่ใจว่าคุณมีวาระการประชุม - อย่างน้อยหนึ่งสิ่งสำคัญที่คุณต้องการออกจากการเข้าร่วม หากไม่มีสิ่งนั้น คุณจะหลงทาง” การเข้าร่วมการประชุมเดียวกันเมื่อปีที่แล้วโดยไม่มีแผน ฉันบอกคุณได้ว่านี่เป็นคำแนะนำที่ดี ในเหตุการณ์นั้น ฉันเดินไปรอบๆ อย่างไร้จุดหมาย ไม่แน่ใจว่าจะเข้าร่วมแผงใดหรือจะเข้าร่วมในกิจกรรมใด แน่นอน ฉันได้เรียนรู้บางอย่าง แต่ฉันสามารถได้รับประโยชน์มากขึ้นจากมัน - คุ้มค่ากับเงินที่จ่ายไปมากกว่านี้ - ถ้าฉันจะ มีเป้าหมายที่แท้จริง แล้วเป้าหมายของคุณสำหรับการประชุมครั้งนี้คืออะไร? ทำไมคุณถึงเข้าร่วม? เป้าหมายนั้นสามารถจำกัดหรือสูงส่งได้มากเท่าที่คุณต้องการ เป้าหมายบางอย่างรวมถึงการหาพันธมิตรทางธุรกิจรายใหม่ การบรรลุข้อตกลง หรือการรวบรวมนามบัตรใหม่ห้าใบ นี่เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนเท่านั้น ฉันขอแนะนำให้คุณใช้เวลาเขียนเป้าหมายของคุณเองและถอดรหัสสิ่งที่คุณต้องการบรรลุ
• วางแผนตารางเวลาของคุณ – นี่คือลูกพี่ลูกน้องของข้างต้น เมื่อคุณมีเป้าหมายในใจแล้ว ให้ลงลึกในรายละเอียด ดูเพื่อดูว่าใครกำลังพูดหรือมีบูธในการประชุม นี่คือวิธีที่ฉันทำ:
  • อันดับแรก ฉันอ่านกำหนดการประชุมและเน้นแผงหรือวิทยากรที่ฉันสนใจ
  • ต่อไป ฉันดึงกระดาษแผ่นหนึ่งออกมาหรือเปิด Google doc และเริ่มวางแผนรายการสินค้าที่ต้องการในแต่ละวันเพื่อดูว่าชิปตกที่ใด ฉันจดวันที่ เวลา และสถานที่ของพวกเขา
  • ฉันดูรายการนี้เป็นมุมมองปฏิทินรายวันถัดไป นี่เป็นช่วงเวลาที่ต้องตรวจสอบลำไส้ครั้งใหญ่ เพราะฉันสามารถเห็นได้ว่าสามารถเข้าร่วมทุกสิ่งที่ฉันต้องการได้จริงหรือไม่ เนื่องจากกฎของเมอร์ฟีมักจะเข้ามามีบทบาทที่นี่ ฉันมักจะพบว่าตัวเองมีแรงดึงดูดต่อเหตุการณ์ที่ทับซ้อนกัน นี่คือเวลาที่ฉันต้องประเมินว่าสามารถเข้าร่วมอะไรได้บ้าง แล้วปรับตารางเวลาของฉันให้เหมาะสม ฉันจะต้องทำข้อตกลง - แลกเปลี่ยนสิ่งที่ดีกับอีกสิ่งหนึ่งหรือไม่? ฉันแค่เติมวันเพื่อ "ยุ่ง" แต่ไม่มีอะไรดึงดูดความสนใจของฉันอย่างแท้จริง? นี่เป็นอีกช่วงเวลาหนึ่งที่ฉันอาจตัดสินใจเข้าร่วมหรือไม่เข้าร่วม
  • หากสิ่งต่าง ๆ ดูค่อนข้างสมดุล ฉันจะกระตุ้นด้วยการลงทะเบียนเพื่อเข้าร่วม ฉันลงทะเบียนล่วงหน้าเสมอ (ถ้าเป็นไปได้) สำหรับเซสชันที่สนใจเป็นพิเศษ

หมายเหตุ: ฉันทราบดีว่าคุณอาจไม่มีความฟุ่มเฟือยในการตัดสินใจว่าจะไปหรือไม่ เช่น หากบริษัทของคุณขอให้คุณเข้าร่วมการประชุมบางงาน แต่หวังว่าอย่างน้อยคุณจะมีทางเลือกในการเลือกเซสชันเฉพาะที่คุณสนใจหรือช่วยให้คุณเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ

• ขอข้อเสนอ – ก่อนที่คุณจะก้าวเท้าไปที่งาน ตรวจสอบว่าคุณสามารถประหยัดแป้งได้ที่ไหน การประชุมหลายแห่งเปิดให้ลงทะเบียนล่วงหน้า หากคุณเป็น “คนวงใน” หรืออาสาสมัคร คุณอาจสามารถเข้าร่วมได้ฟรี สอบถามผู้จัด. เช่นเดียวกัน เมื่อจองที่พัก ให้หาข้อตกลงเกี่ยวกับที่พักและการเดินทาง ตัวอย่างเช่น นักวางแผนงานอีเวนต์จำนวนมากเป็นพันธมิตรกับเจ้าของโรงแรมและสายการบิน เมื่อคุณเริ่มดำเนินการแล้ว ต่อไปนี้คือสิ่งที่ต้องทำ:
• เข้าร่วมการอภิปรายอย่างมีกลยุทธ์ ‒ งานแสดงสินค้าหรืองานอุตสาหกรรมหลายงานเสนอเซสชั่นแยกย่อย การเลือกสิ่งที่คุณต้องการฟังอาจเป็นเรื่องยาก หากคุณสนใจหลายสิ่งที่ทับซ้อนกัน ลองเลือกทั้งสองอย่าง เช่น 30 นาทีในอันเดียว และ 30 นาทีในอันอื่น เป็นต้น
• อย่าข้ามการกล่าวสุนทรพจน์ - เหตุการณ์สำคัญบนเวทีคือที่ที่การเปิดเผยครั้งใหญ่ - "บิ๊กว้าว" - เกิดขึ้น คุณอาจไม่ได้รับคำแนะนำด้านกลยุทธ์มากนักจากสิ่งเหล่านี้ แต่คุณอาจจะเดินจากไปอย่างรู้สึกสบายตัว ประโยชน์เพิ่มเติมคือสิ่งเหล่านี้เป็นหัวข้อสนทนาเกี่ยวกับเครื่องทำน้ำเย็นที่ดี ดังนั้นคุณจะมีบางอย่างที่จะทำลายน้ำแข็งด้วยในงานปาร์ตี้
• อย่าข้ามการกล่าวสุนทรพจน์ - ฉันรู้ว่าฉันแค่ขัดแย้งในตัวเอง แต่บางครั้งคุณก็ต้องหยุดพัก ประเด็นสำคัญอาจเป็นหนึ่งในการหยุดพักตามธรรมชาติ กิจกรรมบนเวทีเหล่านี้มักถูกบันทึกไว้สำหรับการดูในภายหลัง หรืออย่างน้อยก็มีบล็อกเกี่ยวกับ ดังนั้นคุณจึงสามารถรับ "Cliffs Notes" เวอร์ชันในภายหลังได้ และใช้เวลาในประเด็นสำคัญนั้นในเครือข่าย พักผ่อน หรือทำงาน "จริง" บางอย่างแทน
• สวมตราของคุณ – ในขณะที่กิจกรรมกำลังดำเนินอยู่ สวมตราการประชุมของคุณไปทั่วเมือง คุณอาจจะรู้สึกว่าติดป้ายชื่อในที่สาธารณะ (แค่ฉันเหรอ?) อาจได้ผลเพราะธุรกิจในท้องถิ่นหลายแห่งเสนอส่วนลดสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม และนี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการระบุว่าใครอยู่ในเมืองสำหรับกิจกรรมนี้ และเริ่มการสนทนาเครือข่ายในขณะที่รอคิวที่ Starbucks หรือ Lyft ของคุณ
• ไปงานปาร์ตี้ – ทุกการประชุมส่วนใหญ่จะมีงานใหญ่ที่ต้องทำเพื่อฉลองให้กับผู้เข้าร่วม ซึ่งอาจดึงดูดให้เลิกสนใจไปสักระยะหนึ่ง ความจริงก็คือปาร์ตี้เหล่านี้เป็นสถานที่ธรรมชาติในการเชื่อมโยง คุณไม่มีทางรู้ว่าคุณจะฟาดฟันกับใคร
• ดูแลตัวเอง – เคล็ดลับนี้มักถูกลืม แต่สำคัญมาก! ให้เวลากับตัวเอง งีบหลับสัก 10 นาที เข้านอนแต่หัวค่ำ กระโดดขึ้นลู่วิ่งของโรงยิมของโรงแรม และอย่าดื่มเหล้าหรือของหวานมากเกินไป คุณอาจพิจารณาถึงกลยุทธ์ที่จะอยู่ "นอกมหาวิทยาลัย" ให้ห่างจากการประชุมเพื่อพักสมอง

นั่นคือห่อ!

ฉันชอบที่จะได้ยินเกี่ยวกับการประชุมที่คุณชื่นชอบหรือสิ่งที่อยู่ในกำหนดการเดินทางของคุณสำหรับฤดูกาลการประชุมนี้ ต่อไปนี้คือรายการกิจกรรมทางการตลาดที่กำลังจะมีขึ้นค่อนข้างครอบคลุม และหากคุณอยู่ในพื้นที่ลอนดอน ลองเข้าร่วมกิจกรรมการตลาด Act-On i <3 ของเรา รับรายละเอียดเพิ่มเติมที่นี่