Şeffaf Proje Planı Nedir ve Neden İhtiyacınız Var?

Az önce en büyük rakibinize gidebilecek büyük bir sözleşme imzaladınız. Ancak projeyi zamanında ve müşterinin parametreleri dahilinde tamamlamak için hız, çeviklik ve beceriler vaat ederek havuzdaki büyük balığın fiyatını düşük tuttunuz.

Bir işletme sahibi olarak, pazarlama ekibinizin müşteriyi şaşırtma yetenekleri ve becerileri hakkında endişelenmiyorsunuz. Bununla birlikte, son zamanlarda devam eden tüm kariyer değişiklikleriyle, sektörünüze yeni işler açmak için oldukça çekişmeli bir alanda projenin hayati detaylarının rakiplerinize sızmasını istemiyorsunuz. Ekibinizin de iç projelerle kendi pazarlamanızda başarılı olmasını istiyorsunuz.

Ancak aynı zamanda ekibinizi projenin her adımında güçlendirmek istiyorsunuz çünkü müşteri beklentilerinin üzerinde bir hizmet sunmak için mümkün olan her avantaja ihtiyaçları var. Proje yönetimi iletişiminde şeffaflığa öncelik vermek, başarılı olmak için ihtiyaç duyduğunuz hayati bir husustur.

Şeffaf bir plan, tüm paydaşların ihtiyaç duydukları bilgilere erişmelerini sağlamak için açık proje yönetimi iletişimi ile başlar. Belgelere, e-postalara, toplantılara, eğitime veya dijital ve fiziksel varlıklara erişmeleri gerekebilir. Bu öğelerin verimli ve bulunması kolay olması gerekirken, işbirliği yazılımı entegrasyonu proje yönetimine getirebileceğiniz bir diğer hayati unsuru temsil eder.

Bir bütün olarak proje söz konusu olduğunda herkesin aynı sayfada olmasına ihtiyacınız var, ancak aynı zamanda herkesin her bir görevi kimin yaptığını bildiğinden emin olmanız gerekiyor. Proje yöneticilerinin ayrıca bir projenin zamanında kaldığından emin olmak için belgelere, notlara ve paydaşlar arasındaki iletişimlere hızlı ve kolay bir şekilde erişmesi gerekir.

Şeffaflık, ekip üyelerinin proje zaman çizelgeleri içinde görevde kalmalarına, sorunları ortaya çıktıkça gidermelerine ve teslimatları zamanında karşılamak için bir projeyi ilerletmelerine yardımcı olur.

Aslında, proje yönetimi (PM) yazılımını haftalık olarak kullanan 243 sektör profesyoneli arasında yapılan bir ankete göre, proje yönetimi yazılımı kullanan kişiler işbirliği özelliklerine sahip olmayı tercih ediyor. Software Advice'a göre, ankete katılanların toplam %54'ü entegre işbirliği ve iletişim araçlarını tercih ederken, %13'ü bağımsız bir işbirliği aracını tercih etti. ^[1] İşbirliği özellikleri, sahiplerin ve yöneticilerin bir ekip içinde proje yönetimi iletişimini ve şeffaflığını sürdürmesine yardımcı olur.

Uzaktan çalışma çağında, iletişim ve işbirliği küçük işletmeler için daha da önemlidir. Hibrit küçük işletmelerde çalışanlar, yani çalışma haftasının bazı bölümlerinde yüz yüze ve uzaktan çalıştıkları anlamına geliyor, hibrit iş modelinin en önemli iki zorluğunun bir proje sırasında üretkenliği (%40) ve etkili iletişim ve işbirliğine (%35) sahip olmak olduğunu söylüyor. GetApp'ın ABD'deki küçük işletmelerde 503 karar verici ve 488 personel çalışanıyla yaptığı 2021 anketine ^[*] göre. Hibrit modelin benimsenmesi bu şirketlerin çoğunda gerçekleştiğinden, üretkenliği yönetmek ve proje ekibinde etkin iletişim ve işbirliğini sürdürmek iki sürekli zorluktur. Proje yönetimi araçlarınız, uzak ekiplerle bu devam eden iletişim için hayati öneme sahiptir.

Bir proje sahibi veya işletme sahibi olarak, şirketteki herkese karşı tam şeffaflık konusunda çekingen davranabilirsiniz. Herkesin sözleşmenin değerini veya sözleşme ayrıntılarını bilmesi gerekmez. Ancak, yöneticiler ve ekip üyeleri karlılık konusunda endişeleniyorsa, geçici çözümleriniz vardır. Bir sözleşmenin ne kadar değerli olduğunu tanımlamak yerine, her çalışanın belirli bir görev üzerinde çalışması gereken maksimum saatleri gösterin. Ardından, ekipler projeyi daha hızlı tamamlayabilirlerse daha karlı hale geleceği konusunda onları etkileyin.

Sahipler ve yöneticiler, finansallarını açıklamadan bir projenin yönlerini hala net bir şekilde tanımlayabilirler.

Son teslim tarihleri, bir projeyi ilerletmek ve zamanında tamamlamak için çok önemlidir. Herkesin, hedeflerine ulaşıp ulaşmadıklarını bilmek için bir projede harcanan zamanı izlemenin bir yolu olmalıdır. Bir projedeki her hedef net olmalı ve net bir son teslim tarihine sahip olmalıdır.

Paydaşlar, bir proje boyunca hangi görevleri tamamlamaları gerektiğini tam olarak bilmelidir. Personel devamsızlıkları veya birinin yardıma ihtiyacı olduğunda çakışma olabilirken, açıkça tanımlanmış rollere sahip olmak, çabaları tekrarlamadan herkesin görevine devam etmesine yardımcı olacaktır.

Herkesin, ayrılan zaman çerçevesi içinde hedeflerine ulaşmak için araçlara ve kaynaklara ihtiyacı vardır. Doğru araçlara, ürünlere ve hizmetlere sahip olduklarından emin olarak projedeki paydaşları güçlendirin. Proje yönetimi iletişimi burada çok önemlidir çünkü ekip liderleri ekip arkadaşlarına başarılı olmak için neye ihtiyaçları olduğunu sormalıdır.

Büyük veya küçük herhangi bir proje birkaç nedenden dolayı yanlış gidebilir. Sorunları ortaya çıktıkça yakalamak önemlidir, çünkü zorluk ileride daha büyük bir şeye dönüşürse beklemek yerine hemen düzeltmek daha kolaydır.

Personel arasındaki iç iletişimsizlik, bir projenin aşamalarını geciktirebilir. Bir müşterinin iletişim eksikliği, ekibinizin hatası olmasa bile, kaçırılan teslim tarihlerine de neden olabilir. Bir şeylerin ters gitmesi ihtimaline karşı değiştirilmiş zaman çizelgeleri oluşturun.

422 proje yöneticisiyle yaptığımız ankete göre, projelerin dörtte birinin zamanında sonuç verme şansı %50'den az. ^[**] Bu, müşterilere sağlanan iş değerinin azalmasına ve bütçeyi aşma ve tamamlama için orijinal zaman çizelgesinin ötesine geçme olasılığının artmasına katkıda bulunur.

Snafus'un üstünde kalmak ve bir şeyin plana göre gitmeyeceğini kabul etmek, sorunları etkili bir şekilde azaltmanın anahtarıdır.

Açıkça tanımlanmış bir proje planına sahip olmak, üzerinde çalışan herkese ve projenin kendisine yardımcı olur. Herkes beklentileri ve son teslim tarihlerini anlar, büyük resmi ve küçük ayrıntıları görür ve projeyi tamamlamaya doğru ilerletir.

5.1 Ekip çalışmasını optimize eder

Herkes, diğerlerinin hangi rolleri oynadığını bildiğinde, bireyler daha geniş bir proje kapsamında ekiplerinin işlevlerini daha iyi anlayabilir. Bunları bilmek proje yönetimi iletişimini, hesap verebilirliği ve (gerekirse) kimden yardım isteneceğini geliştirir.

5.2 Baş ağrılarını hafifletir

Bazı görevler, diğer görevler tamamlanana kadar başlatılamaz. Gecikmeler meydana geldiğinde, proje yöneticileri ve ekip üyeleri daha fazla gecikmeden nasıl kaçınılacağını belirleyebilir. Ayrıca, tüm ekibin teslim tarihlerine ulaşmanın önemini anlamasına yardımcı olacak bir öğrenme aracı olarak hizmet eder.

5.3 Çalışanları motive eder

Şeffaf teslim tarihleri ​​ve net proje yönetimi iletişimi, herkesi eylemlerinden sorumlu tutarak çalışanları motive eder. Kişiler, bir projeyi takip ederken, görevlerinin diğer herkes üzerindeki etkisini tam olarak görebilirler.

Proje planı şeffaflığını kolaylaştırabilecek bazı hızlı isabetler ve çözümler şunları içerir:

Tüm paydaşların takvimlerini/zaman çizelgelerini paylaşın. Sadece diğer görevlerin ne zaman tamamlandığını bilmek, özellikle de bağımlılıklar olduğunda, bir projeyi doğru hızda ilerletebilir.

Beyin fırtınası ve durum güncellemeleri için toplantılar düzenleyin. Haftalık ekip kontrolleri ve ardından aylık durum güncellemeleri burada uygundur. Bireysel check-in'ler, yardıma ihtiyacı olan birinin olup olmadığını sormak için iyi bir fikirdir.

Proje yönetimi yazılımı , iş akışı yönetimi yazılımı ve işbirliği araçları gibi dijital araçları kullanın . İlgili herkesle iletişimi geliştirirken sıradan görevleri azaltabilirler.

Hedeflere ulaşmadaki başarıları kutlayın! Bir proje tam anlamıyla tamamlanmamış olsa da, yeni bir seviyeye geçmek kutlamak için bir neden sunar.

Şeffaf bir proje planı oluşturmak için adım adım talimatları tartışacağımız bu serinin ikinci bölümü için bizi izlemeye devam edin.

Anket Metodolojileri

* GetApp Hibrit Çalışma Anketi, Nisan 2021'de ABD'de iki ila 250 çalışanı olan küçük işletmelerde 503 karar verici ve 488 personel arasında gerçekleştirildi. Bu anketin amacı, hibrit çalışma modeliyle ilgili zorluklar, tercihler ve sonuçlar hakkında bilgi edinmekti.

** Capterra'nın Proje Yönetimi Kullanıcı Anketi, Mart 2021'de, 367'si proje yönetimi yazılımı kullanıcısı olan ABD merkezli 422 proje yöneticisi arasında, proje yönetimi yazılımını kimlerin kullandığını, hangi özellikleri kullanıp kullanmadığını, hangilerini kullandığını öğrenmek için yapılmıştır. kullanmış olmayı dilediklerini ve yatırımlarından ne gibi sonuçlar aldıklarını. Nitelikli katılımcılar, karar vericilerdir veya kuruluşlarında günlük proje yönetimiyle önemli ölçüde ilgilenirler. Her bir katılımcının eldeki anlamı ve konuyu tam olarak anlamasını sağlamak için soruları ifade ettik.

Kaynaklar

1. Takımların İşbirliğinde İstedikleri Araçlar, Yazılım Önerileri