Was ist ein transparenter Projektplan und warum brauchen Sie einen?

Sie haben gerade einen riesigen Vertrag an Land gezogen, einen, der an Ihren größten Konkurrenten hätte gehen können. Aber Sie haben den großen Fisch im Teich unterboten, indem Sie Geschwindigkeit, Agilität und Fähigkeiten versprochen haben, um das Projekt pünktlich und innerhalb der Parameter des Kunden abzuschließen.

Als Geschäftsinhaber machen Sie sich keine Sorgen um die Fähigkeiten und Fertigkeiten Ihres Marketingteams, um den Kunden zu begeistern. Bei all den Karrierewechseln in letzter Zeit möchten Sie jedoch nicht, dass wichtige Details des Projekts in einem hart umkämpften Bereich an Ihre Konkurrenten durchsickern, um neue Geschäfte in Ihrer Branche zu gewinnen. Sie möchten, dass Ihr Team auch mit internen Projekten im eigenen Marketing erfolgreich ist.

Sie möchten Ihr Team aber auch in jedem Schritt des Projekts stärken, denn es braucht jeden möglichen Vorteil, um die Erwartungen des Kunden zu übertreffen. Die Priorisierung von Transparenz in der Projektmanagementkommunikation ist ein wesentlicher Aspekt, den Sie für Ihren Erfolg benötigen.

Ein transparenter Plan beginnt mit einer offenen Projektmanagement-Kommunikation, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten Zugang zu den Informationen haben, die sie benötigen. Sie benötigen möglicherweise Zugriff auf Dokumente, E-Mails, Besprechungen, Schulungen oder digitale und physische Ressourcen. Diese Elemente sollten effizient und leicht zu finden sein, während die Integration von Collaboration-Software ein weiteres wichtiges Element darstellt, das Sie in das Projektmanagement einbringen können.

Sie müssen alle auf derselben Seite sein, wenn es um das Projekt als Ganzes geht, aber Sie müssen auch sicherstellen, dass jede Person weiß, wer welche Aufgabe erledigt. Projektmanager müssen außerdem eine schnelle und einfache Möglichkeit haben, auf Dokumente, Notizen und die Kommunikation zwischen den Beteiligten zuzugreifen, um sicherzustellen, dass ein Projekt im Zeitplan bleibt.

Transparenz hilft Teammitgliedern, innerhalb der Projektzeitpläne bei der Sache zu bleiben, auftretende Probleme zu beheben und ein Projekt voranzutreiben, um die Ergebnisse pünktlich zu erfüllen.

Laut einer wöchentlichen Umfrage unter 243 Branchenexperten, die Projektmanagement-Software (PM) verwenden, bevorzugen Benutzer von Projektmanagement-Software sogar Kollaborationsfunktionen. Laut Software Advice bevorzugten insgesamt 54 % der Befragten integrierte Collaboration- und Kommunikationstools, während 13 % ein eigenständiges Collaboration-Tool bevorzugten. ^[1] Kollaborationsfunktionen helfen Eigentümern und Managern, die Kommunikation und Transparenz des Projektmanagements innerhalb eines Teams aufrechtzuerhalten.

Im Zeitalter der Fernarbeit sind Kommunikation und Zusammenarbeit für kleine Unternehmen noch wichtiger. Mitarbeiter in hybriden Kleinunternehmen, d. h. sie arbeiten für Teile der Arbeitswoche persönlich und aus der Ferne, sagen, dass die beiden größten Herausforderungen des hybriden Arbeitsmodells die Aufrechterhaltung der Produktivität (40 %) und eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit (35 %) während eines Projekts sind , so die GetApp-Umfrage 2021 ^[*] unter 503 Entscheidungsträgern und 488 Mitarbeitern kleiner US-Unternehmen. Seit die Einführung des Hybridmodells in den meisten dieser Unternehmen stattgefunden hat, bestehen zwei ständige Herausforderungen darin, die Produktivität zu verwalten und eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit im Projektteam aufrechtzuerhalten. Ihre Projektmanagement-Tools sind für diese kontinuierliche Kommunikation mit Remote-Teams von entscheidender Bedeutung.

Als Projektinhaber oder Geschäftsinhaber sind Sie möglicherweise zurückhaltend, wenn es darum geht, mit allen im Unternehmen vollständige Transparenz zu haben. Nicht jeder muss den Vertragswert oder die Vertragsdetails kennen. Sie haben jedoch Workarounds, wenn Manager und Teammitglieder sich Sorgen um die Rentabilität machen. Anstatt zu definieren, wie viel ein Vertrag wert ist, zeigen Sie die maximalen Stunden auf, die jeder Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe benötigt. Dann beeindrucken Sie sie, dass es rentabler wird, wenn Teams das Projekt schneller erledigen können.

Eigentümer und Manager können Aspekte eines Projekts immer noch klar definieren, ohne seine Finanzen preiszugeben.

Fristen sind entscheidend, um ein Projekt voranzutreiben und pünktlich abzuschließen. Jeder sollte die Möglichkeit haben, die für ein Projekt aufgewendete Zeit zu verfolgen, um zu wissen, ob er seine Ziele erreicht. Jedes Ziel innerhalb eines Projekts sollte klar sein und eine klare Frist haben.

Stakeholder sollten genau wissen, welche Aufgaben sie während eines Projekts erfüllen müssen. Während es bei Abwesenheit von Mitarbeitern oder wenn jemand Hilfe braucht, zu Überschneidungen kommen kann, helfen klar definierte Rollen jedem dabei, seine Aufgaben zu erledigen, ohne doppelte Arbeit zu leisten.

Jeder braucht Werkzeuge und Ressourcen, um seine Ziele innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens zu erreichen. Unterstützen Sie Projektbeteiligte, indem Sie sicherstellen, dass ihnen die richtigen Tools, Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung stehen. Die Kommunikation des Projektmanagements ist hier von entscheidender Bedeutung, da Teamleiter ihre Teamkollegen fragen sollten, was sie für den Erfolg benötigen.

Jedes Projekt, ob groß oder klein, kann aus mehreren Gründen schief gehen. Es ist wichtig, Probleme zu erkennen, sobald sie auftreten, da es einfacher ist, sie sofort zu beheben, als zu warten, wenn sich die Schwierigkeit später zu etwas Größerem entwickelt.

Interne Missverständnisse zwischen den Mitarbeitern können Phasen eines Projekts verzögern. Eine mangelnde Kommunikation seitens eines Kunden kann ebenfalls zu Terminüberschreitungen führen, obwohl dies nicht die Schuld Ihres Teams ist. Bauen Sie geänderte Zeitlinien ein, falls etwas schief geht.

Laut unserer Umfrage unter 422 Projektmanagern hat ein Viertel der Projekte eine Chance von weniger als 50 %, pünktlich Ergebnisse zu liefern. ^[**] Dies trägt zu einem reduzierten Geschäftswert bei, der den Kunden geliefert wird, und einer größeren Wahrscheinlichkeit, dass das Budget überschritten wird und der ursprüngliche Zeitplan für die Fertigstellung überschritten wird.

Den Überblick zu behalten und zu erkennen, dass etwas nicht nach Plan laufen wird, ist der Schlüssel zur effizienten Minderung von Problemen.

Ein klar definierter Projektplan hilft allen, die daran arbeiten, und dem Projekt selbst. Jeder versteht die Erwartungen und Fristen, sieht das große Ganze und die kleinen Details und treibt das Projekt zum Abschluss.

5.1 Optimiert die Teamarbeit

Wenn jeder weiß, welche Rollen alle anderen spielen, hat der Einzelne ein besseres Verständnis für die Funktionen seines Teams im größeren Rahmen eines Projekts. Das Wissen um diese Dinge verbessert die Kommunikation des Projektmanagements, die Rechenschaftspflicht und die Frage, wen Sie (falls erforderlich) um Unterstützung bitten können.

5.2 Lindert Kopfschmerzen

Einige Aufgaben können erst gestartet werden, wenn andere Aufgaben abgeschlossen sind. Wenn es zu Verzögerungen kommt, können Projektmanager und Teammitglieder erkennen, wie sie weitere Verzögerungen umgehen können. Es dient auch als Lernwerkzeug, um dem gesamten Team zu helfen, die Bedeutung der Einhaltung von Fristen zu verstehen.

5.3 Motiviert Mitarbeiter

Transparente Fristen und eine klare Projektmanagement-Kommunikation motivieren Mitarbeiter, indem sie alle für ihr Handeln verantwortlich machen. Einzelpersonen können genau sehen, welche Auswirkungen ihre Aufgaben auf die aller anderen haben, während sie ein Projekt verfolgen.

Einige schnelle Treffer und Lösungen, die die Transparenz des Projektplans erleichtern können, sind:

Teilen Sie Kalender/Zeitleisten aller Beteiligten. Nur zu wissen, wann andere Aufgaben abgeschlossen sind, insbesondere wenn es Abhängigkeiten gibt, kann ein Projekt im richtigen Tempo vorantreiben.

Halten Sie Meetings für Brainstorming und Statusaktualisierungen ab. Wöchentliche Team-Check-Ins und dann monatliche Status-Updates sind hier angebracht. Individuelle Check-ins sind eine gute Idee, um zu fragen, ob jemand Hilfe benötigt.

Verwenden Sie digitale Tools wie Projektmanagement-Software , Workflow-Management-Software und Collaboration-Tools. Sie können alltägliche Aufgaben reduzieren und gleichzeitig die Kommunikation mit allen Beteiligten verbessern.

Feiern Sie Erfolge beim Erreichen von Zielen! Auch wenn ein Projekt noch nicht ganz abgeschlossen ist, bietet das Erreichen eines neuen Levels einen Grund zum Feiern.

Seien Sie gespannt auf den zweiten Teil dieser Serie, in dem wir Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Erstellung eines transparenten Projektplans besprechen werden.

Erhebungsmethoden

* Die GetApp Hybrid Work Survey wurde im April 2021 unter 503 Entscheidungsträgern und 488 Mitarbeitern kleiner Unternehmen in den USA mit zwei bis 250 Mitarbeitern durchgeführt. Das Ziel dieser Umfrage war es, mehr über Herausforderungen, Präferenzen und Ergebnisse im Zusammenhang mit dem hybriden Arbeitsmodell zu erfahren.

** Die Project Management User Survey von Capterra wurde im März 2021 unter 422 in den USA ansässigen Projektmanagern durchgeführt, von denen 367 Benutzer von Projektmanagementsoftware sind, um herauszufinden, wer Projektmanagementsoftware verwendet, welche Funktionen sie verwenden oder nicht und welche sie wünschten, sie hätten verwendet, und welche Ergebnisse sie von ihrer Investition gesehen haben. Die qualifizierten Befragten sind Entscheidungsträger oder in erheblichem Umfang am täglichen Projektmanagement ihrer Organisation beteiligt. Wir haben die Fragen so formuliert, dass jeder Befragte die Bedeutung und das Thema vollständig verstanden hat.

Quellen

1. Was Teams von Collaboration-Tools und Software-Beratung erwarten