什么是透明的项目计划以及为什么需要一个？

你刚刚获得了一份巨额合同，这份合同本可以交给你最大的竞争对手。 但是，您通过承诺在客户的参数范围内按时完成项目的速度、敏捷性和技能，低估了池塘中的大鱼。

作为企业主，您不必担心营销团队能否让客户惊叹。 然而，随着最近所有的职业转变，您不希望项目的重要细节泄露给竞争激烈的领域的竞争对手，以便在您的行业内获得新业务。 您还希望您的团队通过内部项目在自己的营销中取得成功。

但是，您还希望在项目的每一步都赋予您的团队权力，因为他们需要所有可能的优势来提供超出客户期望的服务。 优先考虑项目管理沟通的透明度是您成功所需的一个重要方面。

透明的计划始于公开的项目管理沟通，以确保所有利益相关者都能访问他们需要的信息。 他们可能需要访问文档、电子邮件、会议、培训或数字和物理资产。 这些项目应该高效且易于查找，而协作软件集成代表了您可以为项目管理带来的另一个重要元素。

当涉及到整个项目时，您需要每个人都在同一页面上，但您还需要确保每个人都知道谁在执行每项任务。 项目经理还必须有一种快速简便的方法来访问文档、注释和利益相关者之间的沟通，以确保项目按计划进行。

透明度可帮助团队成员在项目时间表内完成任务，解决出现的问题，并推动项目按时完成交付。

事实上，根据对每周使用项目管理 (PM) 软件的 243 位行业专业人士进行的一项调查，使用项目管理软件的人更喜欢它具有协作功能。 根据 Software Advice 的数据，共有 54% 的受访者更喜欢集成协作和通信工具，而 13% 的受访者更喜欢独立的协作工具。 ^[1]协作功能可帮助所有者和经理保持团队内的项目管理沟通和透明度。

在远程工作的时代，沟通和协作对于小型企业来说更加重要。 混合小型企业的员工，这意味着他们在工作周的部分时间里亲自和远程工作，他们表示混合工作模式的两大挑战包括在项目期间保持生产力 (40%) 和有效的沟通和协作 (35%) ，根据 GetApp 2021 年对美国小企业 503 名决策者和 488 名员工的调查^[*] 。 由于这些公司中的大多数都采用了混合模型，因此两个持续的挑战包括管理生产力以及在项目团队中保持有效的沟通和协作。 您的项目管理工具对于与远程团队的持续沟通至关重要。

作为项目所有者或企业所有者，您可能不愿与公司中的每个人保持完全透明。 不是每个人都需要知道合同的价值或合同细节。 但是，如果经理和团队成员担心盈利能力，您有一些变通方法。 与其定义一份合同的价值，不如展示每位员工完成特定任务所需的最长时间。 然后给他们留下深刻印象，如果团队能够更快地完成项目，它将变得更有利可图。

所有者和管理者仍然可以清楚地定义项目的各个方面，而不会泄露其财务状况。

截止日期对于推进项目并按时完成至关重要。 每个人都应该有办法跟踪花费在项目上的时间，以了解他们是否实现了目标。 项目中的每个目标都应该是明确的，并且有明确的截止日期。

利益相关者应该准确地知道他们在整个项目中必须完成的任务。 虽然员工缺勤或有人需要帮助可能会有重叠，但明确定义的角色将帮助每个人在不重复工作的情况下继续完成任务。

每个人都需要工具和资源来在规定的时间内完成他们的目标。 通过确保他们拥有正确的工具、产品和服务，为项目中的利益相关者赋权。 项目管理沟通在这里至关重要，因为团队领导应该询问他们的队友他们需要什么才能成功。

任何项目，无论大小，都可能出于多种原因出错。 在问题发生时及时发现问题很重要，因为如果难度滚雪球到更远的地方，立即解决比等待更容易。

员工之间的内部沟通不畅可能会延迟项目的各个阶段。 客户缺乏沟通也可能导致错过最后期限，即使这不是您团队的错。 建立改变的时间表，以防出现问题。

根据我们对 422 名项目经理的调查，四分之一的项目按时交付结果的机会不到 50%。 ^[**]这会降低交付给客户的业务价值，并且更有可能超出预算并超出最初的完成时间表。

保持混乱并认识到某些事情不会按计划进行是有效缓解问题的关键。

有一个明确定义的项目计划可以帮助每个人参与它和项目本身。 每个人都了解期望和期限，看到大局和小细节，并将项目推向完成。

5.1优化团队合作

当每个人都知道其他人扮演什么角色时，个人就会更好地了解他们团队在更大范围内的项目职能。 了解这些事情可以改善项目管理沟通、问责制以及向谁寻求帮助（如果需要）。

5.2减轻头痛

在其他任务完成之前，某些任务无法启动。 当延迟发生时，项目经理和团队成员可以确定如何回避进一步的延迟。 它还可以作为一种学习工具，帮助整个团队了解按时完成任务的重要性。

5.3激励员工

透明的截止日期和清晰的项目管理沟通通过让每个人对自己的行为负责来激励员工。 个人在跟踪项目时可以准确地看到他们的任务对其他人的影响。

一些可以促进项目计划透明度的快速点击和解决方案包括：

共享所有利益相关者的日历/时间表。 只要知道其他任务何时完成，尤其是存在依赖关系时，就可以以正确的速度推进项目。

举行集思广益和状态更新会议。 每周团队签到，然后每月更新状态在这里是合适的。 单独签到是询问是否有人需要帮助的好主意。

使用项目管理软件、工作流管理软件和协作工具等数字工具。 他们可以减少平凡的任务，同时改善与所有相关人员的沟通。

庆祝成功实现目标！ 即使一个项目没有一路完成，达到一个新的水平也是值得庆祝的理由。

请继续关注本系列的第二部分，我们将在其中讨论创建透明项目计划的分步说明。

调查方法

* GetApp 混合工作调查于 2021 年 4 月在美国拥有 2 至 250 名员工的小型企业的 503 名决策者和 488 名员工中进行。 本次调查的目的是了解与混合工作模式相关的挑战、偏好和结果。

** Capterra 的项目管理用户调查于 2021 年 3 月在 422 名美国项目经理（其中 367 名是项目管理软件用户）中进行，以了解谁在使用项目管理软件、他们使用或不使用哪些功能、哪些功能他们希望他们曾经使用过，以及他们从投资中看到了什么结果。 合格的受访者是决策者或在其组织中大量参与日常项目管理。 我们对问题的措辞是为了确保每个受访者都完全理解手头的含义和主题。

来源

1. 团队想要什么协作工具、软件建议