Qu'est-ce qu'un plan de projet transparent et pourquoi en avez-vous besoin ?

Vous venez de décrocher un énorme contrat, qui aurait pu être attribué à votre plus grand concurrent. Mais vous avez sous-estimé le gros poisson de l'étang en promettant vitesse, agilité et compétences pour terminer le projet dans les délais et dans les paramètres du client.

En tant que propriétaire d'entreprise, vous ne vous inquiétez pas des capacités et des compétences de votre équipe marketing pour épater le client. Cependant, avec tous les changements de carrière en cours ces derniers temps, vous ne voulez pas que des détails vitaux du projet soient divulgués à vos concurrents dans un domaine très disputé pour décrocher de nouvelles affaires au sein de votre secteur. Vous voulez que votre équipe réussisse également votre propre marketing avec des projets internes.

Mais vous souhaitez également responsabiliser votre équipe à chaque étape du projet, car elle a besoin de tous les avantages possibles pour dépasser les attentes du client. Donner la priorité à la transparence dans la communication de la gestion de projet est un aspect essentiel dont vous avez besoin pour réussir.

Un plan transparent commence par une communication ouverte de gestion de projet pour s'assurer que toutes les parties prenantes ont accès aux informations dont elles ont besoin. Ils peuvent avoir besoin d'accéder à des documents, des e-mails, des réunions, des formations ou des actifs numériques et physiques. Ces éléments doivent être efficaces et faciles à trouver, tandis que l'intégration de logiciels de collaboration représente un autre élément essentiel que vous pourriez apporter à la gestion de projet.

Vous avez besoin que tout le monde soit sur la même page en ce qui concerne le projet dans son ensemble, mais vous devez également vous assurer que chaque personne sait qui effectue chaque tâche. Les chefs de projet doivent également disposer d'un moyen simple et rapide d'accéder aux documents, notes et communications entre les parties prenantes pour s'assurer qu'un projet respecte le calendrier.

La transparence aide les membres de l'équipe à rester concentrés sur les tâches dans les délais du projet, à résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent et à faire avancer un projet pour atteindre les livrables à temps.

En fait, les personnes qui utilisent un logiciel de gestion de projet préfèrent qu'il ait des fonctionnalités de collaboration, selon une enquête menée auprès de 243 professionnels de l'industrie qui utilisent un logiciel de gestion de projet (PM) chaque semaine. Au total, 54 % des personnes interrogées préfèrent les outils de collaboration et de communication intégrés, tandis que 13 % préfèrent un outil de collaboration autonome, selon Software Advice. ^[1] Les fonctionnalités de collaboration aident les propriétaires et les gestionnaires à maintenir la communication et la transparence de la gestion de projet au sein d'une équipe.

À l'ère du travail à distance, la communication et la collaboration sont encore plus importantes pour les petites entreprises. Les employés des petites entreprises hybrides, c'est-à-dire qu'ils travaillent en personne et à distance pendant une partie de la semaine de travail, affirment que les deux principaux défis du modèle de travail hybride incluent le maintien de la productivité (40 %) et une communication et une collaboration efficaces (35 %) pendant un projet. , selon l'enquête 2021 de GetApp ^[*] auprès de 503 décideurs et 488 employés de petites entreprises américaines. Depuis que l'adoption du modèle hybride s'est produite dans la plupart de ces entreprises, deux défis constants incluent la gestion de la productivité et le maintien d'une communication et d'une collaboration efficaces au sein de l'équipe de projet. Vos outils de gestion de projet sont essentiels à cette communication continue avec les équipes distantes.

En tant que porteur de projet ou propriétaire d'entreprise, vous pouvez être réticent à avoir une transparence totale avec tous les membres de l'entreprise. Tout le monde n'a pas besoin de connaître la valeur du contrat ou les détails du contrat. Cependant, vous avez des solutions de contournement si les responsables et les membres de l'équipe s'inquiètent de la rentabilité. Plutôt que de définir la valeur d'un contrat, indiquez le nombre maximum d'heures dont chaque membre du personnel a besoin pour travailler sur une tâche particulière. Ensuite, faites-leur comprendre qu'il devient plus rentable si les équipes peuvent réaliser le projet plus rapidement.

Les propriétaires et les gestionnaires peuvent toujours définir clairement les aspects d'un projet sans divulguer ses finances.

Les délais sont cruciaux pour faire avancer un projet et le terminer à temps. Tout le monde devrait avoir un moyen de suivre le temps passé sur un projet pour savoir s'il atteint ses objectifs. Chaque objectif d'un projet doit être clair et avoir un délai précis.

Les parties prenantes doivent savoir précisément quelles tâches elles doivent accomplir tout au long d'un projet. Bien qu'il puisse y avoir un chevauchement pour les absences du personnel ou si quelqu'un a besoin d'aide, le fait d'avoir des rôles clairement définis aidera tout le monde à rester concentré sur sa tâche sans dupliquer les efforts.

Tout le monde a besoin d'outils et de ressources pour atteindre ses objectifs dans les délais impartis. Autonomisez les parties prenantes du projet en vous assurant qu'elles disposent des bons outils, produits et services. La communication dans la gestion de projet est ici essentielle, car les chefs d'équipe doivent demander à leurs coéquipiers ce dont ils ont besoin pour réussir.

Tout projet, grand ou petit, peut mal tourner pour plusieurs raisons. Il est important de détecter les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent, car il est plus facile de les résoudre immédiatement que d'attendre si la difficulté se transforme en quelque chose de plus important plus tard.

Une mauvaise communication interne entre le personnel peut retarder les phases d'un projet. Un manque de communication de la part d'un client peut également entraîner des délais non respectés, même si ce n'est pas la faute de votre équipe. Intégrez des échéanciers modifiés au cas où quelque chose tournerait mal.

Un quart des projets ont moins de 50 % de chances de livrer des résultats dans les délais, selon notre enquête auprès de 422 chefs de projet. ^[**] Cela contribue à la réduction de la valeur commerciale fournie aux clients et à une plus grande probabilité de dépassement du budget et au-delà du calendrier initial d'achèvement.

Rester au top des snafus et reconnaître que quelque chose ne se passera pas comme prévu est la clé pour atténuer efficacement les problèmes.

Avoir un plan de projet clairement défini aide tous ceux qui y travaillent et le projet lui-même. Tout le monde comprend les attentes et les délais, voit le tableau d'ensemble et les petits détails, et fait avancer le projet vers son achèvement.

5.1 Optimise le travail d'équipe

Lorsque tout le monde sait quels rôles chacun joue, les individus ont une meilleure compréhension des fonctions de leur équipe dans le cadre plus large d'un projet. Connaître ces éléments améliore la communication de la gestion de projet, la responsabilité et la personne à qui demander de l'aide (si nécessaire).

5.2 Atténue les maux de tête

Certaines tâches ne peuvent pas démarrer tant que d'autres ne sont pas terminées. Lorsque des retards surviennent, les chefs de projet et les membres de l'équipe peuvent déterminer comment éviter d'autres retards. Il sert également d'outil d'apprentissage pour aider toute l'équipe à comprendre l'importance de respecter les délais.

5.3 Motive les employés

Des délais transparents et une communication claire sur la gestion de projet motivent les employés en tenant chacun responsable de ses actions. Les individus peuvent voir exactement quel impact leurs tâches ont sur celles des autres lorsqu'ils suivent un projet.

Voici quelques exemples de résultats rapides et de solutions qui peuvent faciliter la transparence du plan de projet :

Partagez les calendriers/échéanciers de toutes les parties prenantes. Le simple fait de savoir quand d'autres tâches sont terminées, en particulier lorsqu'il existe des dépendances, peut faire avancer un projet au bon rythme.

Organisez des réunions pour le remue-méninges et les mises à jour de statut. Les vérifications hebdomadaires de l'équipe, puis les mises à jour mensuelles du statut sont appropriées ici. Les enregistrements individuels sont une bonne idée de demander si quelqu'un a besoin d'aide.

Utilisez des outils numériques tels que des logiciels de gestion de projet , des logiciels de gestion de flux de travail et des outils de collaboration. Ils peuvent réduire les tâches banales tout en améliorant la communication avec toutes les personnes impliquées.

Célébrez les réussites dans la réalisation des objectifs ! Même si un projet n'est pas terminé, passer à un nouveau niveau offre une raison de célébrer.

Restez à l'écoute pour la deuxième partie de cette série, où nous discuterons des instructions étape par étape pour créer un plan de projet transparent.

Méthodologies d'enquête

* L'enquête GetApp Hybrid Work Survey a été menée en avril 2021 auprès de 503 décideurs et 488 employés de petites entreprises aux États-Unis comptant de 2 à 250 employés. L'objectif de cette enquête était d'en savoir plus sur les défis, les préférences et les résultats liés au modèle de travail hybride.

** L'enquête Project Management User Survey de Capterra a été menée en mars 2021 auprès de 422 chefs de projet basés aux États-Unis, dont 367 utilisateurs de logiciels de gestion de projet, pour savoir qui utilise un logiciel de gestion de projet, les fonctionnalités qu'ils utilisent ou non, lesquelles qu'ils auraient aimé utiliser et quels résultats ils ont vus de leur investissement. Les répondants qualifiés sont des décideurs ou participent de manière significative à la gestion de projet au quotidien dans leur organisation. Nous avons formulé les questions de manière à ce que chaque répondant comprenne parfaitement le sens et le sujet traité.

Sources

1. Ce que veulent les équipes dans les outils de collaboration, les conseils logiciels