ما هي خطة المشروع الشفافة ولماذا تحتاجها؟

لقد حصلت للتو على عقد ضخم ، كان من الممكن أن يذهب إلى أكبر منافس لك. لكنك قللت من سعر السمكة الكبيرة في البركة من خلال التعهد بالسرعة والرشاقة والمهارات اللازمة لإكمال المشروع في الوقت المحدد وضمن معايير العميل.

بصفتك صاحب عمل ، فأنت لست قلقًا بشأن قدرات ومهارات فريق التسويق لديك لإبهار العميل. ومع ذلك ، مع كل التحولات المهنية الجارية مؤخرًا ، لا تريد أن تتسرب التفاصيل الحيوية للمشروع إلى منافسيك في مجال متنازع عليه بشدة لتأسيس أعمال جديدة في مجال عملك. تريد أن ينجح فريقك في التسويق الخاص بك مع المشاريع الداخلية أيضًا.

لكنك تريد أيضًا تمكين فريقك في كل خطوة من خطوات المشروع لأنهم يحتاجون إلى كل ميزة ممكنة لتحقيق ما يفوق توقعات العميل. يعد إعطاء الأولوية للشفافية في اتصالات إدارة المشروع جانبًا حيويًا تحتاجه للنجاح.

تبدأ الخطة الشفافة باتصال مفتوح لإدارة المشروع لضمان وصول جميع أصحاب المصلحة إلى المعلومات التي يحتاجون إليها. قد يحتاجون إلى الوصول إلى المستندات أو رسائل البريد الإلكتروني أو الاجتماعات أو التدريب أو الأصول الرقمية والمادية. يجب أن تكون هذه العناصر فعالة ويسهل العثور عليها ، بينما يمثل تكامل برامج التعاون عنصرًا حيويًا آخر يمكنك إحضاره إلى إدارة المشروع.

أنت بحاجة إلى أن يكون الجميع على نفس الصفحة عندما يتعلق الأمر بالمشروع ككل ، ولكن عليك أيضًا التأكد من أن كل شخص على دراية بمن يقوم بكل مهمة. يجب أن يكون لدى مديري المشاريع أيضًا طريقة سريعة وسهلة للوصول إلى المستندات والملاحظات والاتصالات بين أصحاب المصلحة للتأكد من بقاء المشروع في الموعد المحدد.

تساعد الشفافية أعضاء الفريق على الاستمرار في أداء المهام ضمن الجداول الزمنية للمشروع ، واستكشاف المشكلات وإصلاحها عند ظهورها ، وتحريك المشروع للوفاء بالتسليمات في الوقت المحدد.

في الواقع ، يفضل الأشخاص الذين يستخدمون برنامج إدارة المشاريع أن يكون لديه ميزات تعاون ، وفقًا لمسح شمل 243 متخصصًا في الصناعة يستخدمون برنامج إدارة المشاريع (PM) أسبوعيًا. فضل 54٪ من المستجيبين أدوات التعاون والتواصل المتكاملة ، بينما فضل 13٪ أداة تعاون قائمة بذاتها ، وفقًا لنصائح البرامج. ^[1] تساعد ميزات التعاون المالكين والمديرين في الحفاظ على اتصالات إدارة المشروع والشفافية داخل الفريق.

في عصر العمل عن بُعد ، يعد التواصل والتعاون أكثر أهمية للشركات الصغيرة. يقول الموظفون في الشركات الصغيرة الهجينة ، مما يعني أنهم يعملون بشكل شخصي وعن بُعد لأجزاء من أسبوع العمل ، أن التحديين الرئيسيين لنموذج العمل الهجين يشملان الحفاظ على الإنتاجية (40٪) والتواصل الفعال والتعاون (35٪) أثناء المشروع ، وفقًا لاستطلاع GetApp لعام 2021 ^[*] لـ 503 من صناع القرار و 488 موظفًا في الشركات الأمريكية الصغيرة. منذ اعتماد النموذج الهجين في معظم هذه الشركات ، هناك تحديان ثابتان يشملان إدارة الإنتاجية والحفاظ على التواصل الفعال والتعاون في فريق المشروع. تعتبر أدوات إدارة مشروعك أمرًا حيويًا لهذا الاتصال المستمر مع الفرق البعيدة.

بصفتك مالك مشروع أو صاحب عمل ، قد تكون متحفظًا بشأن الشفافية الكاملة مع كل فرد في الشركة. لا يحتاج الجميع إلى معرفة قيمة العقد أو تفاصيل العقد. ومع ذلك ، لديك حلول بديلة إذا كان المديرون وأعضاء الفريق قلقين بشأن الربحية. بدلاً من تحديد قيمة العقد ، اعرض الحد الأقصى للساعات التي يحتاجها كل موظف للعمل في مهمة معينة. ثم أقنعهم بأن الأمر سيصبح أكثر ربحية إذا تمكنت الفرق من إنجاز المشروع بشكل أسرع.

لا يزال بإمكان المالكين والمديرين تحديد جوانب المشروع بوضوح دون الكشف عن بياناته المالية.

المواعيد النهائية حاسمة لنقل المشروع واستكماله في الوقت المحدد. يجب أن يكون لدى الجميع طريقة لتتبع الوقت الذي يقضيه في المشروع لمعرفة ما إذا كانوا يحققون أهدافهم. يجب أن يكون كل هدف ضمن المشروع واضحًا وأن يكون له موعد نهائي واضح.

يجب أن يعرف أصحاب المصلحة بدقة المهام التي يجب عليهم إنجازها خلال المشروع. بينما يمكن أن يكون هناك تداخل في حالات غياب الموظفين أو إذا احتاج شخص ما إلى المساعدة ، فإن وجود أدوار محددة بوضوح سيساعد الجميع على الاستمرار في المهمة دون تكرار الجهود.

يحتاج الجميع إلى أدوات وموارد لتحقيق أهدافهم ضمن الإطار الزمني المخصص. تمكين أصحاب المصلحة في المشروع من خلال التأكد من أن لديهم الأدوات والمنتجات والخدمات المناسبة تحت تصرفهم. يعد الاتصال بإدارة المشروع أمرًا حيويًا هنا لأن قادة الفريق يجب أن يسألوا زملائهم في الفريق عما يحتاجون إليه للنجاح.

يمكن لأي مشروع ، كبير أو صغير ، أن يخطئ لعدة أسباب. من المهم اكتشاف المشكلات فور حدوثها لأنه من الأسهل إصلاحها على الفور بدلاً من الانتظار إذا كانت صعوبة الكرات الثلجية تتحول إلى شيء أكبر في المستقبل.

يمكن أن يؤدي سوء التواصل الداخلي بين الموظفين إلى تأخير مراحل المشروع. يمكن أن يؤدي نقص التواصل من جانب العميل أيضًا إلى عدم الالتزام بالمواعيد النهائية ، على الرغم من أن هذا ليس خطأ فريقك. بناء في الجداول الزمنية المتغيرة في حالة حدوث خطأ ما.

ربع المشاريع لديها فرصة أقل من 50٪ لتحقيق النتائج في الوقت المحدد ، وفقًا لمسحنا الذي شمل 422 مدير مشروع. ^[**] يساهم هذا في تقليل قيمة الأعمال المقدمة للعملاء وزيادة احتمالية تجاوز الميزانية وتجاوز الجدول الزمني الأصلي للإنجاز.

البقاء على رأس اللقطات والاعتراف بأن شيئًا ما لن يسير وفقًا للخطة هو المفتاح لتخفيف المشاكل بكفاءة.

إن وجود خطة مشروع محددة بوضوح يساعد كل شخص يعمل عليها وعلى المشروع نفسه. يفهم الجميع التوقعات والمواعيد النهائية ، ويرى الصورة الكبيرة والتفاصيل الصغيرة ، وينقل المشروع نحو الانتهاء.

5.1 يحسن العمل الجماعي

عندما يعرف الجميع الأدوار التي يلعبها الآخرون ، يكون لدى الأفراد فهم أفضل لوظائف فريقهم في النطاق الأكبر للمشروع. إن معرفة هذه الأشياء يحسن الاتصال بإدارة المشروع والمساءلة ومن يطلب المساعدة (إذا لزم الأمر).

5.2 يخفف الصداع

لا يمكن بدء بعض المهام حتى تكتمل المهام الأخرى. عند حدوث تأخيرات ، يمكن لمديري المشروع وأعضاء الفريق تحديد كيفية تجنب المزيد من التأخيرات. كما أنها تعمل كأداة تعليمية لمساعدة الفريق بأكمله على فهم أهمية الالتزام بالمواعيد النهائية.

5.3 يحفز الموظفين

تحفز المواعيد النهائية الشفافة والتواصل الواضح لإدارة المشروع الموظفين من خلال مساءلة الجميع عن أفعالهم. يمكن للأفراد رؤية تأثير مهامهم بالضبط على الآخرين أثناء تتبعهم للمشروع.

تتضمن بعض الحلول والحلول السريعة التي يمكن أن تسهل شفافية خطة المشروع ما يلي:

مشاركة التقويمات / الجداول الزمنية لجميع أصحاب المصلحة. إن مجرد معرفة وقت اكتمال المهام الأخرى ، خاصةً عند وجود تبعيات ، يمكن أن يحرك المشروع بالسرعة الصحيحة.

عقد اجتماعات لتبادل الأفكار وتحديثات الحالة. تعتبر تسجيلات وصول الفريق الأسبوعية ثم تحديثات الحالة الشهرية مناسبة هنا. تعتبر عمليات تسجيل الوصول الفردية فكرة جيدة للسؤال عما إذا كان أي شخص بحاجة إلى المساعدة.

استخدم الأدوات الرقمية مثل برامج إدارة المشاريع وبرامج إدارة سير العمل وأدوات التعاون. يمكنهم تقليل المهام العادية مع تحسين التواصل مع جميع المعنيين.

احتفل بالنجاحات في تحقيق الأهداف! على الرغم من عدم اكتمال المشروع بالكامل ، فإن الوصول إلى مستوى جديد يقدم سببًا للاحتفال.

ترقبوا الجزء الثاني من هذه السلسلة ، حيث سنناقش الإرشادات خطوة بخطوة لإنشاء خطة مشروع شفافة.

منهجيات المسح

* تم إجراء استبيان GetApp Hybrid Work في أبريل 2021 بين 503 من صانعي القرار و 488 موظفًا في الشركات الصغيرة في الولايات المتحدة مع موظفين إلى 250 موظفًا. كان الهدف من هذا الاستطلاع هو التعرف على التحديات والتفضيلات والنتائج المتعلقة بنموذج العمل الهجين.

** تم إجراء استبيان مستخدم إدارة المشاريع من Capterra في مارس 2021 بين 422 مدير مشروع في الولايات المتحدة ، 367 منهم من مستخدمي برامج إدارة المشاريع ، لمعرفة من يستخدم برامج إدارة المشاريع ، والميزات التي يستخدمونها أو لا يستخدمونها ، وأيها كانوا يرغبون في استخدامها ، والنتائج التي رأوها من استثمارهم. المستجيبون المؤهلون هم صناع القرار أو لديهم مشاركة كبيرة في إدارة المشاريع اليومية في مؤسستهم. قمنا بصياغة الأسئلة للتأكد من أن كل مستجيب يفهم تمامًا المعنى والموضوع المطروح.

مصادر

1. ما تريده الفرق في أدوات التعاون ، نصائح البرامج