4 Basit Adımda Bir Proje Şeffaflık Planı Nasıl Oluşturulur ve Uygulanır

Proje yönetimi iletişim planları, projenin planlandığı gibi ilerlemesini sağlamak için tüm paydaşlar arasında şeffaflığı içermelidir. Bu, paydaşları görevde, zamanında ve ayak parmaklarında tutar. Proje şeffaflığı planları, küçük işletme sahibi veya proje yöneticisi olarak, projenin ilerleyebilmesi için herkesi son teslim tarihlerine karşı sorumlu tutmanıza olanak tanır.

Aslında, çalışanlar ve proje yöneticileri, proje yönetimi araçlarının yanı sıra bir tür işbirliği yazılımına sahip olmayı tercih ediyor. Bunu ve proje şeffaflığına sahip olmak için diğer nedenleri, sonradan düşünülmesi yerine proje yönetimi planlamasında şeffaflığa öncelik verilmesiyle ilgili serimizin birinci bölümünde özetledik.

İkinci bölümde, proje yönetimi iletişim planlarını etkili kılan temel faktörleri, etkili bir iletişim planı oluşturmanın dört adımını ve başarıya ulaşmanıza yardımcı olacak araçları ele alacağız.

Proje yönetimi iletişiminde kritik faktörler nelerdir?

PM (proje yönetimi) stratejinizin daha geniş kapsamında, proje yönetimi iletişim planınız etkili iletişimin dört temel bileşenine odaklanmalıdır. Açık iletişim, dahili ekiplerinizin görevde ve zamanında kalmasına yardımcı olarak bir projenin başarıyla tamamlanmasını sağlar.

Kanallar

Herkes eşit erişime sahipken, projeleri tartışmak için aynı iletişim kanallarını kullanmalıdır. Kolaylık sağlamak için mesajlaşma sistemlerinde gruplar oluşturabilir ve bunları proje kategorisine, paydaş seviyelerine (yöneticiler, direktörler, ekip liderleri), görev türlerine (araştırma ve geliştirme, prototip oluşturma, mühendislik) veya ekip adlarına (kaplan, aslan, ornitorenk).

Örneğin, sisteminizde tartışma için ekibin her bir üyesine mesaj gönderen e-posta grupları oluşturabilirsiniz. İletişim kurmanın daha kolay bir yolu için, birçok canlı sohbet yazılımı seçeneği, grupların aynı anda konuşmasına olanak tanır.

Sonuçlar

Hangi sonuçlara veya hedeflere ulaşmaya çalışıyorsunuz? Paydaşlarınızın projenin ilerlemesini sağlamak için gerçekleştirmesi gereken her bir görevin nihai hedefleri nelerdir? Paydaşlar arasındaki iletişim, belirli bir göreve atıfta bulunmalıdır, böylece herkes, görev hedeflerine ulaşmak ve sonuç almak için neyin referans alındığını anlar.

Kitle

Mesajı gören izleyici, kendilerine iletilen anlama mümkün olduğunca basit bir şekilde sahip olmalıdır. Bu önemlidir çünkü iç paydaşlar ve dış paydaşlar projeye aynı düzeyde katılım göstermeyebilir. Proje yönetimi iletişim planının ana hatlarını çizdiğinizde kimin kiminle iletişim kuracağını belirleyebilirsiniz.

Diyelim ki proje yöneticisi, müşterinin yönetim kuruluyla ayda bir kez toplanıyor. Yönetici, o sırada dağıtılan herhangi bir yazılı rapor hakkında konuşabilirken, çok fazla ayrıntıya girmeden kolayca anlayacakları mesajlar vermelidir.

İleti

Paydaşlara verilen mesajlar, anlamı mümkün olduğunca en az sürtüşmeyle ve açık, basit anlamla iletmelidir. Neden? Niye? Böylece mesajı alan kişiler gerekirse uygun önlemleri alabilirler.

Bir PM iletişim planı oluşturmak için bu dört pratik adımı inceleyin

Şeffaf bir proje yönetimi iletişim planı oluşturmaya hazır mısınız?

Çevik metodoloji ve entegre proje yönetimi yöntemleri kullanmayı düşünün. Her proje yöneticisinin proje yaşam döngüsünü yönetmek için farklı bir yaklaşımı vardır. Anketimizde ^[*] , yöneticilerin yalnızca %17'sinin yalnızca çevik yöntemlere güvendiğini, %51'inin ise entegre proje yönetimi yöntemlerine inandığını bulduk. Her ikisini birleştirmek daha iyi sonuçlar verir.

Proje yönetimi yazılımı seçenekleri boldur. 1.350'den fazla mevcut ile, henüz yoksa ihtiyaçlarınıza uygun olanı seçebilirsiniz. Doğru yazılım, basit iletişim kanalları ve uyarı sistemleri ile işbirliğini kolaylaştırır.

Kapsamlı platformlara sahip PM yazılımı, görevler ve projelerde süreyi takip ederken, görevler tamamlandığında zaman çizelgelerini otomatik olarak ileriye taşıyabilen otomasyona sahiptir. Kullanımı kolay ve raporlama yetenekleri olan birini seçin.

Bir projedeki herkes, bir proje yönetim sistemi içindeki her bir ekip üyesinin rolünü anlamalıdır. Bunu, projeyi başlatmak için paydaşlar çapında bir toplantı sırasında herkesin gözden geçirdiği bir planlama belgesinde özetleyebilirsiniz. Toplantının nedeni insanların “X olursa kime rapor veririm?” gibi sorular sorması içindir. Sorular ve cevaplar için ilk başlangıçtan sonra düzenli toplantılar yapın çünkü onları kimin duyması gerekebileceğini asla bilemezsiniz.

Dwight Eisenhower ^[1] bir keresinde “Planlar işe yaramaz, ancak planlama vazgeçilmezdir” demişti.

Planlarınızı ne kadar iyi hazırlarsanız düzenleyin, bir şeyler ters gidecek veya en azından farklı bir eylem planı önerecektir. Bu nedenle, bir proje çerçevesinde değişkenler ve esneklik için plan yapmanız gerekir. Son teslim tarihlerine mümkün olduğunca bağlı kalınmalı, ancak şirketten ayrılan kişiler veya müşterilerin/müşterilerin geri dönüş yapması gibi öngörülemeyen durumlar için proje boyunca biraz boşluk bırakılmalıdır.

Düzenli toplantılara ek olarak, ekipler belirli dönüm noktalarına ulaştığında güncelleme toplantıları yapın. Bunlar, herkesin sonraki adımların ne olduğunu ve bundan sonra ne olması gerektiğini bildiğinden emin olmak için tüm paydaşlarla iletişim kurmak için önemlidir.

Şeffaflığı ve iletişimi teşvik etmek için doğru proje yönetimi araçlarını seçin

Dijital araçlar, uzaktaki ekipler de dahil olmak üzere kişilerin sohbet etmesi, belge göndermesi, revizyon yapması, son teslim tarihi belirlemesi ve çıktıları göndermesi için pratik bir çerçeve sunarak proje yönetimi iletişim planınızı etkinleştirebilir.

Herkesin görebileceği paylaşılan takvimlere, ekip tartışmaları için sohbet portallarına, video konferans yeteneklerine, dosya paylaşımına ve görev tamamlama için otomatik uyarılara sahip tam entegre proje yönetimi platformlarını arayın.

Herkes aynı projede ve aynı sayfada olduğunda şeffaflığınız karşılığını verir. Olası bir seçenek olarak proje görselleştirme için en iyi beş proje yönetimi çözümümüze bir göz atın.

Yukarıda bahsedilen doğru araçlardan ve dört pratik adımdan yararlanmak, baştan sona paydaşlar arasında şeffaflık elde etmenizi sağlar. Ekibiniz, beklentileri karşılarken veya aşarken projeleri zamanında bitirecek ve daha yüksek müşteri memnuniyeti seviyeleri ile siz ve şirketiniz daha büyük başarılar elde edecek ve büyümeye devam edeceksiniz.

Anket metodolojisi

* Capterra'nın Proje Yönetimi Kullanıcı Anketi Mart 2021'de ABD merkezli 422 proje yöneticisi arasında gerçekleştirildi. Nitelikli katılımcılar, karar vericilerdir veya kuruluşlarında günlük proje yönetimine önemli ölçüde dahil olurlar. Her bir katılımcının eldeki anlamı ve konuyu tam olarak anlamasını sağlamak için soruları ifade ettik.

Kaynaklar

1. Dwight Eisenhower'dan alıntı, Goodreads