什麼是透明的項目計劃以及為什麼需要一個？

你剛剛獲得了一份巨額合同，這份合同本可以交給你最大的競爭對手。 但是，您通過承諾在客戶的參數範圍內按時完成項目的速度、敏捷性和技能，低估了池塘中的大魚。

作為企業主，您不必擔心營銷團隊能否讓客戶驚嘆。 然而，隨著最近所有職業轉變的發生，您不希望項目的重要細節洩露給競爭激烈的領域的競爭對手，以便在您的行業內獲得新業務。 您還希望您的團隊通過內部項目在自己的營銷中取得成功。

但是，您還希望在項目的每一步都賦予您的團隊權力，因為他們需要所有可能的優勢來提供超出客戶期望的服務。 優先考慮項目管理溝通的透明度是您成功所需的一個重要方面。

透明的計劃始於公開的項目管理溝通，以確保所有利益相關者都能訪問他們需要的信息。 他們可能需要訪問文檔、電子郵件、會議、培訓或數字和物理資產。 這些項目應該高效且易於查找，而協作軟件集成代表了您可以為項目管理帶來的另一個重要元素。

當涉及到整個項目時，您需要每個人都在同一頁面上，但您還需要確保每個人都知道誰在執行每項任務。 項目經理還必須有一種快速簡便的方法來訪問文檔、註釋和利益相關者之間的溝通，以確保項目按計劃進行。

透明度可幫助團隊成員在項目時間表內完成任務，解決出現的問題，並推動項目按時完成交付。

事實上，根據對每週使用項目管理 (PM) 軟件的 243 位行業專業人士進行的一項調查，使用項目管理軟件的人更喜歡它具有協作功能。 根據 Software Advice 的數據，共有 54% 的受訪者更喜歡集成協作和通信工具，而 13% 的受訪者更喜歡獨立的協作工具。 ^[1]協作功能可幫助所有者和經理保持團隊內的項目管理溝通和透明度。

在遠程工作的時代，溝通和協作對於小型企業來說更加重要。 混合小型企業的員工，這意味著他們在工作週的部分時間裡親自和遠程工作，他們表示混合工作模式的兩大挑戰包括在項目期間保持生產力 (40%) 和有效的溝通和協作 (35%) ，根據 GetApp 2021 年對美國小企業 503 名決策者和 488 名員工的調查^[*] 。 由於這些公司中的大多數都採用了混合模型，因此兩個持續的挑戰包括管理生產力以及在項目團隊中保持有效的溝通和協作。 您的項目管理工具對於與遠程團隊的持續溝通至關重要。

作為項目所有者或企業所有者，您可能不願與公司中的每個人保持完全透明。 不是每個人都需要知道合同的價值或合同細節。 但是，如果經理和團隊成員擔心盈利能力，您有一些變通方法。 與其定義一份合同的價值，不如展示每位員工完成特定任務所需的最長時間。 然後給他們留下深刻印象，如果團隊能夠更快地完成項目，它將變得更有利可圖。

所有者和管理者仍然可以清楚地定義項目的各個方面，而不會洩露其財務狀況。

截止日期對於推進項目並按時完成至關重要。 每個人都應該有辦法跟踪花費在項目上的時間，以了解他們是否實現了目標。 項目中的每個目標都應該是明確的，並且有明確的截止日期。

利益相關者應該準確地知道他們在整個項目中必須完成的任務。 雖然員工缺勤或有人需要幫助可能會有重疊，但明確定義的角色將幫助每個人在不重複工作的情況下繼續完成任務。

每個人都需要工具和資源來在規定的時間內完成他們的目標。 通過確保他們擁有正確的工具、產品和服務，為項目中的利益相關者賦權。 項目管理溝通在這里至關重要，因為團隊領導應該詢問他們的隊友他們需要什麼才能成功。

任何項目，無論大小，都可能出於多種原因出錯。 在問題發生時及時發現問題很重要，因為如果難度滾雪球到更遠的地方，立即解決比等待更容易。

員工之間的內部溝通不暢可能會延遲項目的各個階段。 客戶缺乏溝通也可能導致錯過最後期限，即使這不是您團隊的錯。 建立改變的時間表，以防出現問題。

根據我們對 422 名項目經理的調查，四分之一的項目按時交付結果的機會不到 50%。 ^[**]這會降低交付給客戶的業務價值，並且更有可能超出預算並超出最初的完成時間表。

保持混亂並認識到某些事情不會按計劃進行是有效緩解問題的關鍵。

有一個明確定義的項目計劃可以幫助每個人參與它和項目本身。 每個人都了解期望和期限，看到大局和小細節，並將項目推向完成。

5.1優化團隊合作

當每個人都知道其他人扮演什麼角色時，個人就會更好地了解他們團隊在更大範圍內的項目職能。 了解這些事情可以改善項目管理溝通、問責制以及向誰尋求幫助（如果需要）。

5.2減輕頭痛

在其他任務完成之前，某些任務無法啟動。 當延遲發生時，項目經理和團隊成員可以確定如何迴避進一步的延遲。 它還可以作為一種學習工具，幫助整個團隊了解按時完成任務的重要性。

5.3激勵員工

透明的截止日期和清晰的項目管理溝通通過讓每個人對自己的行為負責來激勵員工。 個人在跟踪項目時可以準確地看到他們的任務對其他人的影響。

一些可以促進項目計劃透明度的快速點擊和解決方案包括：

共享所有利益相關者的日曆/時間表。 只要知道其他任務何時完成，尤其是存在依賴關係時，就可以以正確的速度推進項目。

舉行集思廣益和狀態更新會議。 每週團隊簽到，然後每月更新狀態在這裡是合適的。 單獨簽到是詢問是否有人需要幫助的好主意。

使用項目管理軟件、工作流管理軟件和協作工具等數字工具。 他們可以減少平凡的任務，同時改善與所有相關人員的溝通。

慶祝成功實現目標！ 即使一個項目沒有一路完成，達到一個新的水平也是值得慶祝的理由。

請繼續關注本系列的第二部分，我們將在其中討論創建透明項目計劃的分步說明。

調查方法

* GetApp 混合工作調查於 2021 年 4 月在美國擁有 2 至 250 名員工的小型企業的 503 名決策者和 488 名員工中進行。 本次調查的目的是了解與混合工作模式相關的挑戰、偏好和結果。

** Capterra 的項目管理用戶調查於 2021 年 3 月在 422 名美國項目經理（其中 367 名是項目管理軟件用戶）中進行，以了解誰在使用項目管理軟件、他們使用或不使用哪些功能、哪些功能他們希望他們曾經使用過，以及他們從投資中看到了什麼結果。 合格的受訪者是決策者或在其組織中大量參與日常項目管理。 我們對問題的措辭是為了確保每個受訪者都完全理解手頭的含義和主題。

來源

1. 團隊想要什麼協作工具、軟件建議