วิธีลดข้อผิดพลาดในแผ่นเวลา

คุณลืมตอกบัตรเข้าหรือออกเวลาทำงานบ่อยแค่ไหน? แม้ว่าคุณจะเป็นคนงานที่มีระเบียบเรียบร้อย แต่เราพนันได้เลยว่าในวันที่มีงานยุ่งเป็นพิเศษ การกรอกใบบันทึกเวลามักจะทำให้คุณเสียสมาธิ และความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ นี้อาจส่งผลต่อความแม่นยำโดยรวมของไทม์ชีทของคุณ

เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจหัวข้อข้อผิดพลาดของไทม์ชีทได้ดีขึ้น เราจะให้ความกระจ่างเกี่ยวกับกรณีทั่วไปที่อาจเกิดขึ้นในที่ทำงาน ที่สำคัญกว่านั้น เราจะแสดงวิธีลดข้อผิดพลาดในไทม์ชีทให้คุณเห็น

กระดาษเทียบกับแผ่นเวลาดิจิตอล

ก่อนที่เราจะเจาะลึกลงไปในพื้นฐานของความผิดพลาดของไทม์ชีท เรามาทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างกระดาษและไทม์ชีทดิจิทัลกันก่อน

เมื่อใช้ ไทม์ชีทแบบกระดาษ พนักงานต้องป้อนชั่วโมงทำงานด้วยตนเอง จากนั้นพวกเขาก็ยื่นใบบันทึกเวลาให้กับหัวหน้างานหรือผู้จัดการเป็นรายวัน รายสัปดาห์ รายสองสัปดาห์ หรือรายเดือน กระดาษลงเวลามักจะมีรายละเอียดเช่น:

• เวลาเริ่มต้น,
• เวลาสิ้นสุด
• พักกลางวัน,
• ชั่วโมงการทำงานล่วงเวลา

เมื่อพนักงานกรอกใบบันทึกเวลาเสร็จแล้ว ก็ขึ้นอยู่กับผู้จัดการของพวกเขาในการคำนวณชั่วโมงทำงานทั้งหมด นอกจากนี้ ไทม์ชีทบางรายการยังมีหมวดหมู่ต่างๆ เช่น เวลาวันหยุด การลาป่วย และอื่นๆ

ในทางกลับกัน แผ่นเวลาดิจิทัล ทำให้กระบวนการติดตามชั่วโมงทำงานง่ายขึ้นมาก พนักงานสามารถป้อนชั่วโมงด้วยตนเองเมื่อสิ้นสุดวัน หรือติดตามเวลาด้วยตัวจับเวลาขณะทำงาน จากนั้นไทม์ชีทดิจิทัลจะคำนวณชั่วโมงทำงานทั้งหมดต่อวัน สัปดาห์ เดือน หรือปีโดยอัตโนมัติ ถัดไป ผู้จัดการหรือหัวหน้างานสามารถวิเคราะห์เวลาที่พนักงานเข้าสู่ระบบได้ คุณลักษณะที่สะดวกสบายอีกประการหนึ่งคือ พนักงานสามารถเก็บบันทึกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินของโครงการได้

ดังนั้น ประโยชน์หลักของการใช้ไทม์ชีทคืออะไร? นอกจากการบันทึกเวลาแล้ว Timesheets ยังช่วยให้คุณ:

• ติดตามการเข้างานและค่าล่วงเวลา แต่ยังให้เบาะแสที่ดีกว่าว่าควรจ่ายเงินให้พนักงานเป็นจำนวนเท่าใด
• จับตาดูโครงการของคุณเพื่อดูว่าคุณทำงานในโครงการใดโครงการหนึ่งกี่ชั่วโมง ดังนั้น คุณจะรู้ว่าคุณต้องเรียกเก็บเงินลูกค้าของคุณเป็นจำนวนเท่าใด นอกจากนี้ Timesheets ยังช่วยให้คุณสร้างงบประมาณโครงการได้ดีขึ้น
• ปฏิบัติตามมาตรฐานอุตสาหกรรมและการปฏิบัติตาม เช่น พระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม (FLSA) และสำนักงานตรวจสอบสัญญากลาโหม (DCAA)

ข้อผิดพลาดของแผ่นเวลาที่พบบ่อยที่สุดคืออะไร

แม้ว่าคุณจะคุ้นเคยกับไทม์ชีทและวิธีกรอกข้อมูลแล้ว การทำผิดพลาดก็ยังสามารถเกิดขึ้นได้ และนั่นก็ไม่เป็นไร แต่นี่คือสิ่งที่ เมื่อคุณสามารถรับรู้ข้อผิดพลาดของไทม์ชีทที่พบบ่อยที่สุดได้ คุณจะมีโอกาสน้อยที่จะเลอะกับไทม์ชีทของคุณ

พิมพ์ผิด

เมื่อพูดถึงไทม์ชีทที่เป็นกระดาษ พนักงานต้องกรอกด้วยตนเอง ต่อมา ผู้จัดการจะตรวจสอบตารางเวลาเหล่านี้และวิเคราะห์ข้อมูล ดังนั้น อย่างที่คุณเดาได้ หากพนักงานมีลายมือที่อ่านไม่ออก ผู้จัดการหรือหัวหน้างานอาจตีความตัวเลขบางอย่างผิด ตัวอย่างเช่น เลข 1 อาจดูเหมือนเลข 4 เป็นต้น นั่นนำเราไปสู่ข้อผิดพลาดครั้งต่อไป

ข้อผิดพลาดในการคำนวณ

หากผู้จัดการอ่านส่วนใดส่วนหนึ่งของไทม์ชีทผิด พวกเขาจะไม่สามารถคำนวณชั่วโมงรวมที่ทำงานได้อย่างถูกต้อง นอกเหนือจากการทำผิดพลาดเนื่องจากการเขียนด้วยลายมือที่อ่านไม่ได้แล้ว ข้อผิดพลาดในการคำนวณประเภทอื่นๆ คือการกลับตัวเลขและเพิ่มตัวเลขที่ไม่ถูกต้อง

ในทางปฏิบัติหมายความว่าอย่างไร หากผู้จัดการคำนวณผิดพลาด พนักงานจะไม่ได้รับเงินจำนวนที่เหมาะสมสำหรับชั่วโมงทำงานทั้งหมด ดังนั้นคนงานจะได้รับค่าจ้างน้อยหรือเกิน

นอกจากนี้ ข้อผิดพลาดในการคำนวณยังส่งผลต่อลูกค้าอีกด้วย นี่คือเหตุผล: การมีไทม์ชีทที่แม่นยำหมายความว่าบริษัทของคุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าได้เช่นกัน ในทางกลับกัน Timesheets ที่ไม่ถูกต้องจะส่งผลให้ใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้องเท่านั้น

ขโมยเวลา

การขโมยเวลาเกิดขึ้นเมื่อพนักงานได้รับเงินสำหรับชั่วโมงที่ไม่ได้ทำงาน ข้อผิดพลาดของไทม์ชีทนี้สามารถแสดงได้หลายวิธี:

• คนงานหยุดยาว
• คนงานตอกบัตรเข้าหรือตอกบัตรแทนเพื่อนร่วมงาน (บัดดี้ชก)
• พนักงานใช้เวลาทำกิจกรรมส่วนตัว (การท่องโซเชียลมีเดีย เว็บไซต์ ฯลฯ)
• คนงานลืมตอกบัตรเข้าหรือออกเวลาทำงาน

เมื่อพูดถึงบัดดี้หมัด การขโมยเวลาประเภทนี้ทำให้บริษัทต้องเสียเงิน 50,000 ล้านดอลลาร์ต่อปี จากการสำรวจสมองทางสถิติ

เมื่อพูดถึงพนักงานที่หลงลืม เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การกล่าวขวัญว่ามีคนงานที่ไม่ได้บันทึกเวลาทำงาน โดยไม่ตั้งใจ ตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานมีจำนวนมากในจานตลอดวัน ดังนั้นการกรอกใบบันทึกเวลาก็จะเป็นการหลีกเลี่ยงความทรงจำของพวกเขา ในทางกลับกัน พนักงานบางคน จงใจ ให้ตัวติดตามเวลาทำงานต่อไปแม้ว่าพวกเขาจะทำงานเสร็จแล้วก็ตาม ดังนั้น เมื่อพนักงานจงใจลืมล็อกเอาท์ พวกเขาทำเช่นนี้เพื่อให้ได้รับชั่วโมงทำงานเพิ่มขึ้น (แม้ว่าจะไม่ได้ใส่ในหลายชั่วโมงนั้นก็ตาม) พฤติกรรมที่ร่มรื่นเช่นนี้ใช่ไหม?

ขโมยค่าจ้าง

แม้ว่าการขโมยเวลาเป็นความล้มเหลวของพนักงาน แต่การขโมยค่าจ้างก็เป็นความผิดพลาดของนายจ้างเสมอ ข้อผิดพลาดในไทม์ชีทนี้เกิดขึ้นเมื่อนายจ้างจ่ายเงินให้พนักงานต่ำกว่าความเป็นจริง ดังนั้น นายจ้างจึงละเมิดกฎข้อบังคับมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม (FLSA)

การขโมยค่าจ้างมีหลายประเภท เช่น เมื่อนายจ้าง:

• ไม่ยอมจ่ายเงินเดือนให้คนงาน
• จ่ายให้ลูกจ้างน้อยกว่าค่าจ้างขั้นต่ำ
• ไม่จ่ายค่าล่วงเวลาหรือทำงานนอกเวลาของพนักงาน

ไทม์ชีทที่เสียหาย

ข้อผิดพลาดประเภทนี้สามารถเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อคุณใช้แผ่นเวลากระดาษ อย่างที่คุณสามารถจินตนาการได้ หากคุณวางไทม์ชีทไว้บนโต๊ะ คุณอาจทำน้ำหรือกาแฟหกโดยบังเอิญ ดังนั้น Timesheets ดังกล่าวจะเสียหาย ดังนั้น คุณจะต้องเขียนชั่วโมงทำงานใหม่อีกครั้ง นอกจากนี้ ผู้จัดการของคุณจะต้องคำนวณข้อมูลทั้งหมดใหม่

นอกเหนือจากความเสียหายเหล่านี้ Timesheets ทางกายภาพสามารถวางผิดที่ได้อย่างง่ายดายท่ามกลางเอกสารงานอื่นๆ

จะลดข้อผิดพลาดของแผ่นเวลาได้อย่างไร

ไม่ว่าคุณจะใช้กระดาษหรือไทม์ชีทดิจิทัล มีโอกาสที่คุณจะจัดการกับข้อผิดพลาดที่เรากล่าวถึงก่อนหน้านี้ เพื่อช่วยคุณลดข้อผิดพลาดเหล่านี้ เราขอนำเสนอเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์

ตั้งค่าระบบติดตามเวลาที่โปร่งใส

นายจ้างและผู้จัดการควรกำหนดระบบติดตามเวลาที่ชัดเจน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนเข้าใจกฎเหล่านี้ ดังนั้น พนักงานจะทราบวิธีการบันทึกเวลาทำงานของตนได้อย่างแม่นยำ ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาดของแผ่นเวลา

แนวทางการติดตามเวลาควรรวมถึงหมวดหมู่เหล่านี้:

• วิธีการบันทึกเวลา คุณต้องการให้พนักงานบันทึกชั่วโมงทำงานอย่างไร? ตัวอย่างเช่น โดยการเพิ่มเวลาด้วยตนเองในแผ่นเวลากระดาษวันละครั้งหรือสัปดาห์ หรือโดยใช้แผ่นเวลาดิจิทัล หากพนักงานมีปัญหาหรือข้อกังวลใดๆ เกี่ยวกับระบบติดตามเวลา โปรดแก้ไขปัญหาเหล่านี้ ให้รายละเอียดทั้งหมดแก่พนักงานเกี่ยวกับวิธีใช้ไทม์ชีทอย่างถูกต้องและตำแหน่งที่จะจัดเก็บอย่างปลอดภัย หากคุณเลือกใช้ไทม์ชีทแบบกระดาษ
• ตัวแบ่งการติดตาม ในบางบริษัท การติดตามการหยุดพักระหว่างวันเป็นข้อบังคับ ในขณะที่บริษัทอื่นๆ ข้ามส่วนนี้ หากบริษัทของคุณต้องการให้พนักงานจับเวลาการหยุดพักตามกำหนดเวลา ให้พวกเขาทราบวิธีเข้าสู่ส่วนนี้ นอกจากนี้ หากคุณในฐานะนายจ้างไม่ยอมให้เข้าทำงานก่อนเวลาหรือสาย ให้แจ้งพนักงานของคุณเกี่ยวกับกฎนี้ด้วย
• ติดตามการทำงานล่วงเวลา หากบริษัทของคุณอนุญาตให้พนักงานทำงานล่วงเวลาได้ โปรดแจ้งให้พนักงานทราบ นอกจากนี้ ให้กำหนดสถานการณ์ภายใต้การอนุญาตให้ทำงานล่วงเวลาและบอกพนักงานของคุณถึงวิธีบันทึกชั่วโมงพิเศษเหล่านี้ ดังนั้น คุณจะหลีกเลี่ยงความเสี่ยงจากการถูกขโมยค่าจ้าง

เคล็ดลับที่มีค่าอีกประการหนึ่งคือการสร้างเอกสารที่มีข้อมูลสำคัญทั้งหมดเกี่ยวกับระบบติดตามเวลา จากนั้นแชร์เอกสารนี้กับพนักงานทุกคนหรือเก็บไว้ในหน้าวิกิของบริษัทคุณ

มีนโยบายขโมยเวลาที่ชัดเจน

วิธีที่สะดวกที่สุดในการป้องกันการขโมยเวลาที่บริษัทของคุณคือการกำหนดนโยบายการขโมยเวลาที่เป็นทางการของบริษัท อย่าลืมรวม:

• ตัวอย่างพฤติกรรมที่นับเป็นการขโมยเวลา
• ผลที่ตามมาที่พนักงานกำลังจะประสบหากฝ่าฝืนข้อบังคับเหล่านี้

ผู้จัดการควรอธิบายสิ่งที่ไม่นับเป็นการขโมยเวลาด้วย ตัวอย่างเช่น เตือนพนักงานว่าพวกเขามีสิทธิที่จะหยุดพักได้ตลอดทั้งวัน แน่นอน พนักงานควรปฏิบัติตามกฎของบริษัทเรื่องเวลาพักและระยะเวลาทำงาน

เมื่อพูดถึงการขโมยเวลา มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการส่งเสริมความซื่อสัตย์ในหมู่พนักงานและพนักงาน หากคนงานรู้สึกไว้วางใจและชื่นชม มีแนวโน้มมากขึ้นที่พวกเขาจะทำงานของตนให้ดีที่สุด ดังนั้นพวกเขาจะไม่พยายามหลอกนาฬิกา

ใช้เทมเพลตแผ่นเวลา

แทนที่จะกังวลเกี่ยวกับการจัดเรียงและการกรอกหมวดหมู่ที่สำคัญของไทม์ชีทของคุณทุกวัน คุณสามารถลองใช้เทมเพลตไทม์ชีทได้ มีเทมเพลตหลากหลายประเภท เช่น:

• รายเดือนและครึ่งเดือน
• รายสัปดาห์และรายปักษ์
• ใบบันทึกเวลาหัวหน้างานรายวันและรายวัน
• แผ่นเวลาโครงการ

ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นนายจ้าง และคุณจ่ายเงินให้คนงานสัปดาห์ละครั้ง คุณสามารถใช้ไทม์ชีทรายสัปดาห์ได้ ในกรณีนั้น พนักงานต้องจดเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด รวมทั้งเวลาพักกลางวันด้วย นอกจากนี้ยังมีคอลัมน์สำหรับเพิ่มเวลาวันหยุดและลาป่วย นอกจากนี้ หัวหน้างานสามารถคำนวณชั่วโมงปกติและค่าล่วงเวลาของพนักงานเพื่อคำนวณจำนวนชั่วโมงทำงานทั้งหมดได้

ที่มา: เทมเพลต Timesheet ที่พิมพ์ได้ฟรีโดย Clockify

หากคุณต้องการไทม์ชีทแบบกระดาษ เพียงพิมพ์เทมเพลตเหล่านี้ในรูปแบบ PDF และจดข้อมูลไว้ หรือถ้าคุณเป็นผู้จัดการ และคุณต้องการตรวจสอบงานของพนักงานของคุณ แนะนำให้พนักงานบันทึกเวลาทำการใน Google ชีตหรือแบบฟอร์ม Google เอกสารของเทมเพลตเหล่านี้ จากนั้นแชร์กับคุณ

เทมเพลต Timesheet มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณทำการคำนวณผิดพลาดบ่อยครั้ง ในการแก้ปัญหานี้ โปรดใช้เทมเพลตเวอร์ชัน Google ชีต ดังนั้น คุณจะสามารถอัพเกรดทักษะการคำนวณของคุณได้

ตรวจสอบตารางเวลาก่อนส่ง

นายจ้างและผู้จัดการควรให้โอกาสพนักงานตรวจสอบใบบันทึกเวลาก่อนที่จะส่งไปยังผู้บังคับบัญชา นั่นเป็นวิธีที่ดีที่สุดสำหรับผู้ปฏิบัติงานที่จะสังเกตเห็นข้อผิดพลาดตั้งแต่เนิ่นๆ และแก้ไขข้อผิดพลาดก่อนที่จะเกิดปัญหาเพิ่มเติม ดังที่เราได้อธิบายไปแล้ว การส่งไทม์ชีทที่ถูกต้องจะช่วยรับประกันการชำระเงินที่เหมาะสม และลดความเสี่ยงของการขโมยเวลาและค่าจ้าง

กรอกใบบันทึกเวลาทุกวัน

บางทีคุณอาจมีนิสัยชอบเข้าสู่ระบบชั่วโมงทำงานตลอดทั้งสัปดาห์ในวันศุกร์ แต่คุณแน่ใจหรือว่าคุณจะจำทุกงานเดียวที่คุณได้ทำในระหว่างสัปดาห์? ถ้าไม่เช่นนั้น คุณจะมีช่องว่างในไทม์ไลน์รายสัปดาห์ของคุณ

เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดดังกล่าว ให้กรอกใบบันทึกเวลาของคุณทุกวัน ทำไมมันจึงสำคัญ? จากการวิจัยของ AffinityLive พนักงานที่จัดการไทม์ชีทของพวกเขาวันละครั้งจะมีความแม่นยำในการเก็บบันทึกมากกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับพนักงานที่กรอกไทม์ชีทสัปดาห์ละครั้ง

ตอนนี้ หากคุณกังวลว่าคุณจะลืมบันทึกชั่วโมงการทำงานของคุณทุกวัน เรามีวิธีแก้ปัญหาที่ยอดเยี่ยมสองวิธีสำหรับคุณ:

• ปฏิทินเชิญ เพิ่มคำเชิญในปฏิทินในเวลาเดียวกันทุกวัน สมมติว่า 30 นาทีสุดท้ายของวันทำงานของคุณ จากนั้นใช้เวลาสองสามนาทีป้อนข้อมูลในแผ่นเวลาของคุณ นอกจากนี้ ผู้จัดการสามารถเชิญสมาชิกในทีมทุกคนทุกสัปดาห์ ยังดีกว่า ผู้นำสามารถตั้งชื่อคำเชิญเหล่านี้ว่า "การตรวจสอบไทม์ชีท" ซึ่งจะเป็นเครื่องเตือนใจที่สมบูรณ์แบบให้ตรวจสอบไทม์ชีทของคุณอีกครั้งสัปดาห์ละครั้ง
• Clockify เตือนความจำ หากคุณเลือกใช้แผ่นเวลาดิจิทัล เช่น Clockify อย่าลืมลองใช้ตัวเตือนแผ่นเวลา ขั้นแรก คุณจะต้องกำหนดจำนวนชั่วโมงเป้าหมาย (ต่อวัน สัปดาห์ หรือเดือน) ที่ทีมควรติดตาม จากนั้นเลือกว่าจะส่งการเตือนความจำหากมีคนบันทึก มาก หรือ น้อย กว่าชั่วโมงเป้าหมาย ผู้ที่ไม่ได้ติดตามจำนวนชั่วโมงเป้าหมายจะได้รับอีเมลจาก Clockify หน้าตาแบบนี้

ที่มา: เป้าหมายและการเตือนความจำใน Clockify

คุณจะรู้ว่าการทำตารางลงเวลาให้เสร็จทุกวันจะกลายเป็นกิจวัตรใหม่ของคุณในไม่ช้า

บทสรุป

การทำผิดพลาดเมื่อกรอกใบบันทึกเวลาสามารถเกิดขึ้นได้ค่อนข้างบ่อย เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดของไทม์ชีท เช่น การขโมยเวลาและค่าจ้าง นายจ้างหรือผู้จัดการควรกำหนดระบบติดตามเวลาอย่างเป็นทางการของบริษัทและนโยบายการขโมยเวลา สำหรับพนักงาน พวกเขาต้องตรวจสอบใบบันทึกเวลาอย่างละเอียดถี่ถ้วนก่อนส่งให้ผู้บังคับบัญชา นั่นเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการตรวจหาข้อผิดพลาดตั้งแต่เนิ่นๆ สุดท้าย การใช้เทมเพลตไทม์ชีทจะเป็นประโยชน์สำหรับทุกคน เนื่องจากเทมเพลตเหล่านี้ช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดในการคำนวณ