كيفية تقليل الأخطاء في الجداول الزمنية

كم مرة تنسى تسجيل الدخول أو الخروج عند العمل؟ حتى لو كنت عاملاً منظمًا جيدًا ، فنحن نراهن على أنه في الأيام المزدحمة بشكل خاص ، عادة ما يزعجك ملء جدول زمني. ويمكن أن يؤثر هذا الخطأ الصغير على الدقة الإجمالية للجداول الزمنية الخاصة بك.

لمساعدتك على فهم موضوع أخطاء الجدول الزمني بشكل أفضل ، سنلقي الضوء على الحالات الأكثر شيوعًا التي يمكن أن تحدث في مكان العمل. والأهم من ذلك ، سنوضح لك كيفية تقليل الأخطاء في الجداول الزمنية.

الورق مقابل الجداول الزمنية الرقمية

قبل أن نتعمق في أساسيات أخطاء الجدول الزمني ، دعنا أولاً نوضح الفرق بين الجداول الزمنية الورقية والرقمية.

عند استخدام الجداول الزمنية الورقية ، يتعين على الموظفين إدخال ساعات عملهم يدويًا. بعد ذلك ، يقومون بتسليم جدول زمني إلى مشرف أو مدير على أساس يومي أو أسبوعي أو كل أسبوعين أو شهريًا. عادةً ما تتضمن الجداول الزمنية للورق تفاصيل مثل:

• وقت البدء،
• وقت النهاية،
• استراحة الغداء،
• ساعات العمل الإضافي.

بمجرد انتهاء العمال من ملء الجداول الزمنية ، فإن الأمر متروك لمديريهم لحساب إجمالي ساعات العمل. بالإضافة إلى ذلك ، تحتوي بعض الجداول الزمنية على فئات مثل وقت الإجازة والإجازة المرضية وغيرها.

من ناحية أخرى ، تجعل الجداول الزمنية الرقمية عملية تتبع ساعات العمل أسهل بكثير. يمكن للموظفين إما إدخال ساعات عملهم يدويًا في نهاية اليوم أو تتبع الوقت باستخدام مؤقت أثناء العمل. بعد ذلك ، يقوم الجدول الزمني الرقمي تلقائيًا بحساب إجمالي ساعات العمل في اليوم أو الأسبوع أو الشهر أو السنة. بعد ذلك ، يمكن للمديرين أو المشرفين تحليل الوقت الذي قام فيه الموظفون بتسجيل الدخول. ميزة أخرى مريحة هي أنه يمكن للعمال الاحتفاظ بسجل للساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة للمشروع.

إذن ، ما هي الفوائد الرئيسية لاستخدام الجدول الزمني من أي نوع؟ بصرف النظر عن وقت التسجيل ، تساعدك الجداول الزمنية:

• تتبع الحضور والعمل الإضافي ، ولكن أيضًا تعطي فكرة أفضل عن مقدار رواتب الموظفين.
• راقب مشاريعك لتعرف على وجه اليقين عدد الساعات التي عملت فيها في مشاريع معينة. وبالتالي ، ستعرف مقدار ما تحتاجه لشحن عملائك. إلى جانب ذلك ، ستسمح لك الجداول الزمنية بعمل ميزانيات أفضل للمشروع.
• اتبع معايير الصناعة والامتثال ، مثل قانون معايير العمل العادلة (FLSA) ووكالة تدقيق عقود الدفاع (DCAA).

ما هي أخطاء الجدول الزمني الأكثر شيوعًا؟

حتى عندما تكون على دراية بالجداول الزمنية وكيفية ملؤها ، لا يزال من الممكن ارتكاب الأخطاء. وهذا جيد تمامًا. ولكن ، إليك شيء ما ، بمجرد أن تتمكن من التعرف على أخطاء الجدول الزمني الأكثر شيوعًا ، ستقل احتمالية العبث بجداولك الزمنية.

أخطاء الكتابة

عندما يتعلق الأمر بالجداول الزمنية الورقية ، يتعين على الموظفين إكمالها يدويًا. في وقت لاحق ، يقوم المديرون بمراجعة هذه الجداول الزمنية وتحليل البيانات. لذلك ، كما يمكنك التخمين ، إذا كان لدى الموظف خط يد غير مقروء ، فقد يسيء المديرون أو المشرفون تفسير بعض الأرقام. على سبيل المثال ، يمكن أن يبدو الرقم 1 مثل الرقم 4 ، وما إلى ذلك. وهذا يقودنا إلى الخطأ التالي.

أخطاء الحساب

إذا أخطأ المديرون في قراءة أجزاء معينة من الجدول الزمني ، فلن يتمكنوا من حساب إجمالي ساعات العمل بشكل صحيح. بصرف النظر عن ارتكاب الأخطاء بسبب الكتابة اليدوية غير القابلة للقراءة ، فإن أنواعًا أخرى من أخطاء الحساب تعمل على عكس الأرقام وإضافة أرقام خاطئة.

ماذا يعني ذلك عمليا؟ إذا أخطأ المديرون في التقدير ، فلن يحصل الموظفون على مبلغ مناسب من المال مقابل إجمالي ساعات العمل. لذلك ، سيحصل العمال على رواتب منخفضة أو زائدة.

علاوة على ذلك ، يمكن أن تؤثر أخطاء الحساب على العملاء أيضًا. إليك السبب: وجود جداول زمنية دقيقة يعني أن شركتك يمكنها إنشاء فواتير دقيقة للعملاء أيضًا. على العكس من ذلك ، لن تؤدي الجداول الزمنية غير الدقيقة إلا إلى فواتير غير دقيقة.

سرقة الوقت

تحدث سرقة الوقت عندما يتقاضى الموظفون رواتبهم مقابل الساعات التي لم يعملوا فيها. يمكن أن يظهر خطأ الجدول الزمني هذا بعدة طرق:

• يأخذ العمال فترات راحة طويلة
• يقوم العمال بتسجيل الدخول أو الخروج نيابة عن زملائهم (لكمة الأصدقاء)
• يقضي العمال وقتهم في القيام بالأنشطة الشخصية (تصفح وسائل التواصل الاجتماعي والمواقع الإلكترونية وما إلى ذلك)
• ينسى العمال تسجيل الدخول أو الخروج عند العمل.

عند الحديث عن الأصدقاء ، فإن هذا النوع من سرقة الوقت يكلف الشركات 50 مليار دولار سنويًا ، وفقًا لمسح إحصائي للدماغ.

عندما يتعلق الأمر بالموظفين النسيان ، فمن الجدير بالذكر أن هناك هؤلاء العمال الذين يفشلون في تسجيل ساعات عملهم عن غير قصد . على سبيل المثال ، عندما يكون لدى الموظفين الكثير على لوحتهم على مدار اليوم ، فملء الجدول الزمني ببساطة هرب من ذاكرتهم. من ناحية أخرى ، يعمل بعض العمال عن عمد على الاستمرار في تعقب وقتهم حتى عند انتهائهم من عملهم. لذلك ، عندما ينسى الموظفون عن عمد تسجيل الخروج ، فإنهم يفعلون ذلك لكسب المزيد من ساعات العمل (على الرغم من أنهم لم يقضوا هذه الساعات العديدة). هذا السلوك المشبوه ، أليس كذلك؟

سرقة الأجور

في حين أن سرقة الوقت هي فشل الموظف ، فإن سرقة الأجر هي دائمًا خطأ صاحب العمل. يحدث خطأ الجدول الزمني هذا عندما يدفع أصحاب العمل أجورًا أقل من اللازم لموظفيهم. لذلك ، ينتهك أصحاب العمل لوائح قانون معايير العمل العادلة (FLSA).

هناك عدة أنواع من سرقة الأجور ، على سبيل المثال عندما يكون صاحب العمل:

• لم يمنح العمال رواتبهم
• تدفع لموظفيها أقل من الحد الأدنى للأجور
• فشل في دفع أجور الموظف الإضافي أو العمل على مدار الساعة.

الجداول الزمنية التالفة

يمكن أن يحدث هذا النوع من الخطأ فقط إذا كنت تستخدم جدول زمني ورقي. كما يمكنك أن تتخيل ، إذا احتفظت بالجداول الزمنية الخاصة بك في جميع أنحاء المكتب ، فمن المحتمل أن تسكب الماء أو القهوة عن طريق الصدفة. وبالتالي ، ستتلف هذه الجداول الزمنية ، لذا ستحتاج إلى إعادة كتابة ساعات العمل مرة أخرى. بالإضافة إلى ذلك ، سيحتاج مديرك إلى إعادة حساب جميع البيانات.

بصرف النظر عن هذه الأضرار ، يمكن بسهولة وضع الجداول الزمنية المادية في غير محلها بين مستندات العمل الأخرى.

كيفية تقليل أخطاء الجدول الزمني؟

بغض النظر عما إذا كنت تستخدم جداول زمنية ورقية أو رقمية ، فمن المحتمل أنك ستتعامل مع بعض الأخطاء التي ذكرناها سابقًا. لمساعدتك في تقليل هذه الأخطاء ، نقدم لك بعض النصائح العملية.

ضع نظام تتبع للوقت يتسم بالشفافية

يجب على أصحاب العمل والمديرين وضع نظام واضح لتتبع الوقت والتأكد من أن جميع الموظفين يفهمون هذه القواعد. لذلك ، سيعرف العمال بالضبط كيفية تسجيل ساعاتهم ، مما سيقلل من أخطاء الجدول الزمني.

يجب أن تتضمن إرشادات تتبع الوقت الفئات التالية:

• طرق تسجيل الوقت . كيف تريد أن يسجل موظفوك ساعات عملهم؟ على سبيل المثال ، عن طريق إضافة وقتهم يدويًا في جدول زمني ورقي مرة واحدة يوميًا أو أسبوعًا. أو باستخدام جدول زمني رقمي. إذا كان لدى العمال أي مشاكل أو مخاوف تتعلق بنظام تتبع الوقت ، فتأكد من حل هذه المشكلات. زود الموظفين بجميع التفاصيل حول كيفية استخدام الجداول الزمنية بشكل صحيح ومكان تخزينها بأمان ، إذا اخترت الجداول الزمنية الورقية.
• فواصل التتبع . في بعض الشركات ، يعد تتبع فترات الراحة أثناء اليوم أمرًا إلزاميًا ، بينما تتخطى الشركات الأخرى هذا الجزء. إذا طلبت شركتك من الموظفين تسجيل فترات الراحة المجدولة ، فأخبرهم بكيفية الدخول في هذا المقطع. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت ، بصفتك صاحب عمل ، تتسامح مع ساعات العمل المبكرة أو المتأخرة ، فأبلغ العاملين لديك بهذه القاعدة أيضًا.
• تتبع العمل الإضافي. إذا كانت شركتك تسمح للموظفين بالعمل الإضافي ، فتأكد من إبلاغ العمال. أيضًا ، حدد المواقف التي يُمنح بموجبها العمل الإضافي وأخبر العاملين لديك بكيفية تسجيل هذه الساعات الإضافية. وبالتالي ، سوف تتجنب أي خطر لسرقة الأجور.

نصيحة أخرى قيّمة هنا هي إنشاء مستند يحتوي على جميع المعلومات الأساسية حول نظام تتبع الوقت. بعد ذلك ، شارك هذا المستند مع جميع الموظفين أو احتفظ به على صفحة wiki الخاصة بشركتك.

لديك سياسة واضحة لسرقة الوقت

الطريقة الأكثر ملاءمة لمنع سرقة الوقت في شركتك هي تعيين سياسة الشركة الرسمية لسرقة الوقت. تأكد من تضمين:

• أمثلة على السلوك الذي يعتبر سرقة للوقت ،
• العواقب التي سيواجهها الموظفون إذا خالفوا هذه اللوائح.

يجب على المديرين أيضًا شرح ما لا يعتبر سرقة للوقت. على سبيل المثال ، ذكر الموظفين أن لهم الحق في أخذ فترات راحة طوال اليوم. بالطبع ، يجب على العمال الالتزام بقواعد الشركة بشأن فترات الراحة ومدتها.

عندما يتعلق الأمر بسرقة الوقت ، فإن الأمر كله يتعلق بتشجيع الصدق بين الموظفين والموظفين. إذا شعر العمال بالثقة والتقدير ، فمن الأرجح أنهم سيؤدون عملهم بأفضل ما في وسعهم. وبالتالي ، لن يحاولوا خداع الساعة.

استخدم قوالب الجدول الزمني

بدلاً من القلق بشأن ترتيب وملء الفئات الحيوية لجداولك الزمنية كل يوم ، يمكنك تجربة قوالب الجدول الزمني. هناك أنواع متنوعة من القوالب ، مثل:

• شهريًا ونصف شهريًا
• أسبوعيًا ونصف شهري
• الجدول الزمني اليومي للساعة والمشرف اليومي
• الجدول الزمني للمشروع.

لذلك ، على سبيل المثال ، إذا كنت صاحب عمل وتدفع لعمالك مرة واحدة في الأسبوع ، يمكنك استخدام الجدول الزمني الأسبوعي. في هذه الحالة ، يحتاج الموظفون إلى تدوين أوقات البدء والانتهاء ، وكذلك وقت الغداء. هناك أيضًا أعمدة لإضافة وقت الإجازة والإجازة المرضية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمشرفين حساب ساعات العمل العادية والعمل الإضافي للحصول على إجمالي ساعات العمل.

المصدر: قوالب الجدول الزمني القابلة للطباعة مجانًا بواسطة Clockify

إذا كنت تفضل الجداول الزمنية الورقية ، فما عليك سوى طباعة هذه القوالب في ملف PDF وتدوين البيانات. بدلاً من ذلك ، إذا كنت مديرًا وترغب في مراجعة عمل موظفيك ، فأنصح العاملين لديك بتسجيل ساعات عملهم في جداول بيانات Google أو نماذج مستندات Google لهذه القوالب ، ثم شاركها معك.

تكون قوالب الجدول الزمني مفيدة بشكل خاص إذا كنت ترتكب أخطاء حسابية بشكل متكرر. لحل هذه المشكلة ، تأكد من استخدام إصدار جداول بيانات Google من القوالب. وبالتالي ، ستتمكن من ترقية مهاراتك الحسابية.

مراجعة الجداول الزمنية قبل إرسالها

يجب على أصحاب العمل والمديرين إعطاء موظفيهم فرصة لمراجعة الجداول الزمنية قبل إرسالها إلى الرؤساء. هذه هي أفضل طريقة تمكن العمال من ملاحظة الأخطاء مبكرًا وإصلاح أي أخطاء قبل أن يتسببوا في مزيد من المشاكل. كما أوضحنا بالفعل ، فإن تقديم الجداول الزمنية الصحيحة يضمن الدفع المناسب ويقلل من مخاطر الوقت وسرقة الأجور.

املأ الجداول الزمنية كل يوم

ربما تكون معتادًا على تسجيل الدخول إلى ساعات العمل الخاصة بك طوال الأسبوع يوم الجمعة. ولكن ، هل أنت متأكد من أنك ستتذكر كل مهمة عملت عليها خلال الأسبوع؟ إذا لم يكن كذلك ، سيكون لديك بعض الفجوات في الجدول الزمني الأسبوعي الخاص بك.

لتجنب مثل هذه الأخطاء ، ضع في اعتبارك ملء الجدول الزمني الخاص بك كل يوم. لماذا هو مهم جدا؟ حسنًا ، وفقًا لأبحاث AffinityLive ، فإن الموظفين الذين يتعاملون مع جداولهم الزمنية مرة واحدة يوميًا يكونون أكثر دقة في حفظ السجلات مقارنة بالعاملين الذين يملأون الجداول الزمنية مرة واحدة في الأسبوع.

الآن ، إذا كنت قلقًا من أن تنسى تسجيل ساعات عملك كل يوم ، فلدينا حلين رائعين لك:

• دعوة التقويم. أضف دعوة تقويم لنفس الوقت كل يوم ، لنفترض ، آخر 30 دقيقة من يوم عملك. ثم اقض بضع دقائق في إدخال البيانات في الجدول الزمني الخاص بك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمديرين إجراء دعوات أسبوعية لجميع أعضاء الفريق. والأفضل من ذلك ، يمكن للقادة تسمية هذه الدعوات باسم "مراجعة الجدول الزمني" ، والتي ستكون تذكيرًا مثاليًا لمراجعة الجداول الزمنية مرة واحدة في الأسبوع.
• كلوكيفي تذكير. إذا اخترت جدول زمني رقمي مثل Clockify ، فتأكد من تجربة تذكير الجدول الزمني. أولاً ، سيتعين عليك تعيين العدد المستهدف من الساعات (في اليوم أو الأسبوع أو الشهر) التي يجب على الفريق تتبعها. بعد ذلك ، اختر ما إذا كان سيتم إرسال التذكير إذا قام شخص ما بتسجيل أكثر أو أقل من الساعات المستهدفة. الشخص الذي لم يتتبع العدد المستهدف من الساعات سيتلقى بريدًا إلكترونيًا من Clockify ، يبدو هكذا.

المصدر: الأهداف والتذكيرات في Clockify

ستدرك أن إكمال الجداول الزمنية كل يوم سيصبح قريبًا روتينك الجديد.

خاتمة

يمكن أن يحدث ارتكاب الأخطاء عند إكمال الجداول الزمنية في كثير من الأحيان. لمنع أخطاء الجدول الزمني مثل سرقة الوقت والأجور ، يجب على أصحاب العمل أو المديرين تعيين نظام تتبع الوقت الرسمي للشركة وسياسة سرقة الوقت. أما بالنسبة للموظفين ، فهم بحاجة إلى مراجعة جداولهم الزمنية بعناية قبل تقديمها إلى رؤسائهم. هذه هي أفضل طريقة لاكتشاف الأخطاء في وقت مبكر. أخيرًا ، يمكن أن يكون استخدام قوالب الجدول الزمني مفيدًا لأي شخص نظرًا لأن هذه النماذج تقلل من مخاطر أخطاء الحساب.