วิธีรักษาประสิทธิภาพการทำงานในสภาพแวดล้อมสำนักงาน

ผลผลิตได้รับผลกระทบจากความเครียดและความไม่พอใจ และความรู้สึกเหล่านี้สามารถเสริมสร้างได้ในสำนักงาน ผู้คนจะเริ่มมองว่าตัวเองเป็นฟันเฟืองในเครื่องจักร ผลผลิตลดลงโดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมขององค์กร ซึ่งผู้คนสามารถเริ่มรู้สึกเหมือนฟันเฟืองในเครื่องจักรได้อย่างง่ายดาย ทั้งหมดที่เริ่มมีความสำคัญคือกำหนดเวลาและความพึงพอใจของลูกค้าในขณะที่พวกเขาเองถูกละเลยอย่างรุนแรง

มีหลายวิธีในการจัดการกับประสิทธิภาพการทำงานของสำนักงาน บางอย่างใช้งานง่ายและให้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมอย่างที่คุณเห็น

ตัวเพิ่มผลผลิตพื้นที่ทางกายภาพ

ให้คนอื่นเลือกตกแต่งเป็นส่วนตัว

ไม่ว่าคุณจะมีสำนักงานแบบเปิดโล่งหรือพื้นที่สำนักงานที่กำหนดไว้สำหรับทีมต่างๆ ก็ตาม คุณควรให้โอกาสพนักงานแต่ละคนในการแสดงออก

พวกเขาควรได้รับการส่งเสริมให้ปรับแต่งพื้นที่ให้เหมาะสมตามต้องการ เพื่อให้รู้สึกผ่อนคลายมากขึ้น บางคนจะเลือกไม่ทำ เพราะเป็นการตอกย้ำความรู้สึกของการอยู่ที่สำนักงาน ซึ่งก็ดีเช่นกัน แต่สำหรับคนอื่นๆ ต้นไม้บนโต๊ะสองสามต้น รูปถ่าย พินบอร์ด ตุ๊กตาหรือแก้วน้ำส่วนตัวเพียงเล็กน้อยก็สามารถช่วยได้มาก รายการเหล่านี้ยังเป็นจุดเริ่มต้นการสนทนาที่ดีอีกด้วย

การตกแต่งนำสีสันมาสู่พื้นที่ทำงานของบุคคล และบุคลิกลักษณะเฉพาะที่พวกเขาต้องการเพื่อให้รู้สึกว่าเป็นส่วนสำคัญของบริษัท เป็นผลให้พวกเขารู้ว่างานของพวกเขา - และในฐานะปัจเจก - มีค่ามากกว่า

ให้แสงธรรมชาติส่องเข้ามาอย่างเต็มที่

เตือนพนักงานของคุณว่าพื้นที่สำนักงานไม่ใช่คุก เพียงแค่ปล่อยให้แสงแดดส่องเข้ามาแทนแสงนีออนจะช่วยเตือนพวกเขาถึงความก้าวหน้าของวันทำงานและเมื่อใกล้จะถึงจุดสิ้นสุด มันจะผลักดันให้พวกเขาทำสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จตรงเวลา ในขณะที่พื้นที่ปิดจะบิดเบือนการรับรู้ของเวลา ซึ่งอาจนำไปสู่การทำงานล่วงเวลาและความเหนื่อยหน่ายในที่สุด ดังที่ Rachel Hadler จาก Curbed.com กล่าวอย่างมีไหวพริบว่า:

“โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ไฟ LED ซึ่งยังคงเป็นแหล่งกำเนิดแสงหลักในสำนักงานในสหรัฐฯ สามารถทำให้ผู้คนวิกลจริตได้ช้า ๆ โดยการกะพริบในระดับที่มองไม่เห็น ทำให้พวกเขาปวดหัว และในกรณีของฉัน ความสงสัยที่ยังมีอยู่ว่าความเป็นจริงเป็นประสบการณ์ส่วนตัว”

หากงบประมาณและพื้นที่เช่า/อาคารของคุณเอื้ออำนวย ให้เปิดหน้าต่างใหม่ตามความเหมาะสม ตัวอย่างเช่น พื้นที่สำนักงานของเรามีแสงธรรมชาติส่องเข้ามาอย่างเต็มที่จากหน้าต่างบานใหญ่รอบผนัง

แน่นอน ในฤดูร้อน มันอาจจะค่อนข้างน่าตกใจ แต่นั่นเป็นผ้าม่านสีขาวสำหรับ มันหาที่เปรียบมิได้ว่าการทำงานง่ายกว่ามากเพียงใดเมื่อคุณอยู่ใกล้หน้าต่าง เมื่อใดก็ตามที่ฉันล้า ฉันสามารถมองออกไปที่ถนน รถยนต์ และอาคารที่อยู่ห่างไกลได้ และเมื่อใกล้ถึงวัน ไม่มีอะไรจะดีไปกว่าวิวพระอาทิตย์ตก

เน้นกระตุ้นประสาทสัมผัส

ก่อนจะด่วนสรุป เราจะไม่พูดถึงการเติมเทียนหอมหรือน้ำมันให้เต็มพื้นที่ เปลี่ยนสำนักงานให้กลายเป็นป่าขนาดย่อม หรืออะไรทำนองนั้น เกี่ยวกับลูกเล่นเล็กๆ น้อยๆ ง่ายๆ ที่ช่วยเพิ่มพื้นที่ และด้วยเหตุนี้ – เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานผ่านความสะดวกสบาย

ภาพ

วิเคราะห์งานสีบนผนังบริษัท การศึกษาโดย Nancy Kwalek และเพื่อนร่วมงานของเธอจาก University of Austin, Texas พบว่าความสามารถในการรับรู้และการแก้ปัญหาของผู้ปฏิบัติงานขึ้นอยู่กับสีของผนังสำนักงาน อย่างไรก็ตาม พวกเขาเน้นว่าแต่ละคนสามารถตอบสนองต่อสีเดียวกันต่างกันไป ไม่ว่าพวกเขาจะฟุ้งซ่านได้ง่ายจากสิ่งเร้าภายนอกหรือไม่ก็ตามเป็นต้น

อีกสิ่งหนึ่งที่มีประโยชน์ที่ควรพิจารณาคือการจัดระเบียบ จัดเรียงพื้นที่ใหม่ หากจำเป็น ย้ายไปรอบๆ ชั้นวาง เครื่องพิมพ์ และแม้แต่โต๊ะทำงานหากขวางทาง ตัวอย่างเช่น การวางไม้แขวนเสื้อให้มากขึ้น เพื่อที่ผู้คนจะได้ไม่ทิ้งเสื้อแจ็คเก็ตไว้บนโต๊ะหรือเก้าอี้ เช่นเดียวกับการตกแต่งผนัง ความยุ่งเหยิงมีทั้งความฟุ้งซ่านและล้นหลาม

เสียง

สำนักงานแบบเปิดโล่งสามารถเป็นตัวการสำคัญเมื่อต้องคำนึงถึงประสิทธิภาพการทำงาน จากประสบการณ์ของฉันและเพื่อนร่วมงานของฉัน (ทั้งในอดีตและปัจจุบัน) ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าสภาพแวดล้อมที่มีเสียงดัง แม้ว่าผู้คนจะพยายามทำงานอย่างเงียบๆ และหลังจากนั้นไม่นาน แม้แต่หูฟังตัดเสียงรบกวนก็ช่วยไม่ได้หากหูของคุณเริ่มเจ็บจากการสวมใส่บ่อยเกินไป

กำหนดพื้นที่สำหรับการอภิปรายด้วยวาจา ดังนั้นจึงเป็นการกีดกันการเยี่ยมชมสถานีงานจากเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง และทำให้พวกเขาเสียสมาธิของคนอื่น ให้ทีมที่ต้องการโฟกัสมากที่สุดแยกสำนักงาน หรือพื้นที่เงียบสงบของแผนเปิด

กลิ่น/อากาศ

น้ำหอมปรับอากาศไม่จำเป็นเพราะหลายคนพบว่ากลิ่นแรงเกินไปหรือมีกลิ่นแรงเกินไป สิ่งสำคัญในที่นี้ก็ค่อนข้างง่ายเช่นกัน: ลงทุนในเครื่องปรับอากาศและการระบายอากาศที่มีคุณภาพ การขาดอากาศบริสุทธิ์นำไปสู่อาการง่วงนอนและความดันโลหิตลดลง ซึ่งเร่งความเหนื่อยล้าระหว่างทำงาน

การเพิ่มผลผลิตในรูปแบบอื่นๆ

นอกเหนือจากการทำให้สำนักงานเป็นพื้นที่ที่น่าทำงานโดยรวมแล้ว ยังมีปัจจัยอื่นๆ ที่ส่งผลหรือลดประสิทธิภาพการทำงานของผู้คน มีตั้งแต่ประเภทของเครื่องมือที่คุณใช้ ไปจนถึงวิธีจัดการพนักงาน

เลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมที่สุด

คุณจะใช้ซอฟต์แวร์ทุกประเภท ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมของคุณ โดยปกติแล้ว สิ่งพื้นฐานที่สุดที่เราทุกคนต้องการคือ:

1. ตัวติดตามเวลา
2. เครื่องมือการจัดการโครงการ
3. ซอฟต์แวร์ประมวลผลภาพ
4. บริการบนคลาวด์ (เช่น google docs, สเปรดชีต, Zoom เป็นต้น)

คุณจะใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างไร คุณทำการเลือกที่รอบคอบ กล่าวคือ คุณพบซอฟต์แวร์ที่หยิบง่าย ใช้งานง่าย แต่ยังให้ความท้าทายในการเรียนรู้อย่างแท้จริง

ด้วยวิธีนี้ ผู้ที่มีความโน้มเอียงทางเทคโนโลยีน้อยกว่าจะไม่รู้สึกท้อแท้กับการเสียเวลาอันมีค่าในการพยายามทำความเข้าใจเครื่องมือ และสำหรับผู้ที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีมากขึ้น ก็จะยังคงมีช่วงการเรียนรู้สำหรับแง่มุมที่ซับซ้อนกว่านั้น

การระดมความคิดทำให้เกิดความสามัคคีในทีม

เป็นที่ทราบกันดีว่าสภาพแวดล้อมขององค์กรจะเข้าสู่ "โหมดบด" อย่างรวดเร็ว ทุกคนต้องเข้ามาทำงานเพื่อให้ตรงตามกำหนดเวลา และการสื่อสารจะลดระดับข้อความแชทของทีม อีเมล และการประชุมฝ่ายเดียวที่ดำเนินไปนานหลายชั่วโมง

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานขนาดใหญ่ ให้ทำงานในทีมที่มีส่วนร่วมเพื่อทำงานร่วมกันแบบตัวต่อตัว ค้นหาว่าส่วนใดของงานที่พวกเขาทำได้ผ่านการระดมความคิด และทำให้แน่ใจว่ามีสำนักงานว่างเพียงพอที่จะอำนวยความสะดวก

คุณสามารถป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาดจำนวนมากและเร่งกระบวนการได้ในขณะเดียวกันก็เพิ่มแรงจูงใจง่ายๆ โดยการกระตุ้นให้ผู้คนทำงานร่วมกันบ่อยขึ้น นอกจากนี้ หากคุณมีการประชุมระดับองค์กร (หรืออีเมล) ให้ยกย่องหรือขอบคุณอย่างเปิดเผยกับทีมที่ใช้วิธีนี้ มันทำหน้าที่เป็นตัวอย่างที่ดีสำหรับผู้อื่นและเป็นการผลักดันในเชิงบวกเพิ่มเติมไปในทิศทางนั้น

คุณยังเป็นผู้นำแบบเป็นตัวอย่าง และมีการประชุมและระดมความคิดในสำนักงานเดียวกันได้

ดำเนินการเช็คอินเป็นประจำ

เมื่อพนักงานของคุณมีพนักงานนับสิบ แต่ถ้าไม่ใช่หลายร้อยคน สิ่งสำคัญคือต้อง "ตรวจสอบชีพจร" เป็นประจำเกี่ยวกับความพึงพอใจของพวกเขาที่สำนักงาน บางทีพวกเขาอาจไม่พอใจกับความก้าวหน้าในอาชีพ มีปัญหากับงาน หรือมีปัญหากับพนักงานคนอื่น และทั้งหมดนี้เป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่ส่งผลต่อผลิตภาพในบริษัทขนาดใหญ่

คนส่วนใหญ่จะหลีกเลี่ยงการพูดถึงความคับข้องใจของพวกเขา พวกเขายังปล่อยให้พวกเขาเปื่อยเน่าจนทำให้พวกเขาต้องหยุดงานหรือสูญเสียระดับพลังงานอย่างมีนัยสำคัญซึ่งส่งผลต่อสุขภาพของพวกเขา ดังนั้นการเข้าหาพวกเขาก่อนจึงเป็นความช่วยเหลือที่สำคัญและเป็นขั้นตอนหนึ่งในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

นี่คือจุดเริ่มต้นบางส่วน:

• แนะนำแบบสำรวจแบบไม่ระบุชื่อรายปักษ์หรือรายเดือนพร้อมคำถามทั่วไปเกี่ยวกับความพึงพอใจของพนักงาน
• ด้วย HR ให้วางแผนเซสชัน 1:1 สำหรับแนวทางที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น (ให้ผู้คนแสดงความคิดเห็น แต่อย่าบังคับพวกเขา เนื่องจากบางคนมีปัญหาในการเปิดใจรับ HR)
• จัดการประชุมและการฝึกอบรมด้านการศึกษาเกี่ยวกับความเหนื่อยหน่าย ความกล้าแสดงออก และถือเป็นเวทีสาธารณะเพื่อขับเคลื่อนการสนทนา

ยิ่งคุณช่วยให้ผู้คนเข้าใจและเปิดกว้างเกี่ยวกับปัญหาที่พวกเขามีมากขึ้น พวกเขาก็จะใช้พลังงานน้อยลงในการกังวลเกี่ยวกับปัญหาในการทำงาน

ให้ข้อเสนอแนะเชิงลึกที่มีความหมาย

เราได้กล่าวถึงหัวข้อนี้ในเชิงลึกในบล็อกของเรา ในการติดตามผลการปฏิบัติงานของพนักงาน (ที่เราได้รวมเทมเพลตไว้ด้วย)

ด้วยเอกสารแสดงผลงาน พร้อมด้วยความช่วยเหลือจากหัวหน้าทีมและ HR คุณจะได้ภาพที่ดีว่าแต่ละแผนกทำงานอย่างไร และพนักงานคนใดต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ความท้าทายที่มากขึ้น และอื่นๆ

ที่มา: Clockify.me

สิ่งเหล่านี้ยังช่วยให้คุณกำหนดมาตรฐานประสิทธิภาพได้แม่นยำยิ่งขึ้นและจัดการความคาดหวังของคุณในอนาคตกับโครงการในอนาคต

ส่งเสริมความโปร่งใส

ผ่านไทม์ชีทที่ทำให้ชัดเจนว่าใครกำลังทำงานอะไรอยู่ พวกเขาให้ทางลัดโดยทำให้ชัดเจนเมื่อเพื่อนร่วมงานบางคนสามารถติดต่อเพื่อนร่วมทีมของพวกเขาและไม่จำเป็นต้องอัปเดต ตัวอย่างเช่น ใน Clockify คุณสามารถเปิดใช้งานพนักงานเพื่อดูแผ่นเวลารวม และทำให้พวกเขารู้ว่าเพื่อนร่วมงานของพวกเขากำลังทำอะไรอยู่:

ที่มา: Clockify.me

จากนี้ ฉันเห็นได้ว่า สมมติว่านาเดียกำลังแก้ไขจุดบกพร่อง และรู้ว่าเธอต้องการความสนใจเป็นพิเศษ ฉันสามารถติดต่อเธอได้ภายในหนึ่งชั่วโมงหรือประมาณนั้น ในขณะที่ฮันนาห์มีการประชุมกับลูกค้า ฉันก็อยากได้ยินว่ามันเป็นอย่างไร เมื่อเห็นว่างานผ่านไปครึ่งชั่วโมงแล้ว ฉันสามารถส่งข้อความไปถามเธอได้

เป็นวิธีที่ดีในการสร้างความเคารพซึ่งกันและกันต่อเวลา ยิ่งไปกว่านั้น ผู้คนจะเสียเวลาน้อยลงในการรอคำตอบจากใครบางคน และเลือกที่จะทำงานอื่น เป็นต้น

ปล่อยให้การจัดการขนาดเล็กในอดีต

แนวทางปฏิบัตินี้ใช้เพียงแต่ทำให้พนักงานผิดหวัง และทำให้พวกเขาเชื่อใจผู้อยู่ในระดับสูงน้อยลง

พยายามรักษาการครองราชย์อย่างหลวม ๆ ว่าเกิดอะไรขึ้นเมื่อใดก็ได้ มอบหมายสิ่งที่คุณทำได้ให้กับผู้ที่อยู่ด้านล่างคุณโดยตรง แต่วิงวอนพวกเขาด้วยว่าอย่ามองข้ามไหล่ของทุกคน สิ่งอื่น ๆ ที่คุณสามารถทำได้:

• มีการประชุมน้อยลง – กรองสิ่งที่ไม่สำคัญออกไปและจำกัดให้เหลือสัปดาห์ละครั้งหรือแม้แต่เดือนละครั้งเพื่อรับข้อมูลอัปเดต
• อย่าสแปมอีเมล ;
• อย่าติดต่อพนักงานนอกเวลาทำงาน (และพยายามพักผ่อนตามเวลาส่วนตัวของคุณให้มากที่สุด จำไว้ว่าคนอื่นมีภาระงานที่แตกต่างจากคุณและไม่สามารถทำได้ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน พนักงานที่พักผ่อนเต็มที่คือพนักงานที่มีประสิทธิผล
• เชื่อมั่นในวิจารณญาณของผู้อื่น – คุณไม่จำเป็นต้องเป็นคนที่ฉลาดที่สุดในห้องนั้น หรือต้องเป็นคนเดียวที่มีทางออกที่ดีที่สุด เลิกใช้การควบคุมนั้น ระดมความคิดแก้ปัญหากับผู้อื่น และปล่อยให้การตัดสินใจเป็นของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณจะรวมคนอื่นในเรื่องที่สำคัญ สร้างความไว้วางใจ แต่ยังยกน้ำหนักบางส่วนออกจากบ่าของคุณ

จัดให้มีเงื่อนไขสำหรับการพัฒนาอาชีพ

หนึ่งในตัวทำลายประสิทธิภาพการทำงานที่ใหญ่ที่สุดคือความรู้สึกที่คุณขาดความก้าวหน้า ว่าคุณกำลังยืนอยู่กับที่ในขณะที่ทุกคนรอบๆ ตัวคุณก้าวไปข้างหน้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งในที่ทำงานสิ่งนี้มีส่วนทำให้เกิดความทุกข์มากขึ้น ผู้คนจำนวนมากจะออกจากงานเพราะพวกเขารู้สึกว่าไม่มีทางที่จะก้าวไปข้างหน้าในบริษัทได้เพียงพอ

ดังนั้น จะเป็นการดีที่สุดสำหรับคุณและบริษัทของคุณที่จะจัดให้มีทางเลือกในการปรับปรุงอาชีพกับ HR เช่น การประชุม การฝึกอบรม การศึกษาในสำนักงาน ฯลฯ พิจารณาว่าแต่ละรางวัลจะได้รับใบรับรองหลังจากนั้น ซึ่งพนักงานสามารถใส่เข้าไปได้ ประวัติย่อของพวกเขา ไม่เพียงเป็นแรงจูงใจที่ดีเท่านั้น แต่ยังเป็นการพิสูจน์ทางกายภาพของทักษะอื่นที่พวกเขาได้รับหรือทำให้สมบูรณ์แบบอีกด้วย

สรุปแล้ว

ต้นทุนการผลิตลดลงมาก เรารู้เรื่องนี้ และเรารู้ด้วยว่ามันเป็นสิ่งลวงตาที่สามารถเล็ดลอดเข้ามาในสำนักงานได้จากหลายด้าน สิ่งสำคัญคือต้องค้นหาว่าประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานของคุณลดลงที่จุดใดและจัดการได้ทันท่วงที เราได้พูดคุยกันถึงวิธีที่ด้านหนึ่ง พื้นที่ทางกายภาพ สีของผนัง ความรก และแม้กระทั่งกลิ่น อาจทำให้ผลผลิตลดลงได้ และอีกด้านหนึ่ง ยังขาดความคิดเห็น การสื่อสารที่ผิดพลาด การจัดการขนาดเล็ก และอื่นๆ อีกมากมาย การปรับปรุงทีละน้อยในแต่ละด้านเหล่านี้ คุณจะต้องเห็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่เมื่อเวลาผ่านไป