Comment minimiser les erreurs dans les feuilles de temps

À quelle fréquence oubliez-vous de pointer à l'arrivée ou à la sortie lorsque vous travaillez ? Même si vous êtes un travailleur bien organisé, nous parions que, les jours particulièrement chargés, remplir une feuille de temps vous échappe généralement. Et cette petite erreur peut affecter l'exactitude globale de vos feuilles de temps.

Pour vous aider à mieux comprendre le sujet des erreurs de feuille de temps, nous allons faire la lumière sur les cas les plus courants qui peuvent se produire sur un lieu de travail. Plus important encore, nous vous montrerons comment minimiser les erreurs dans les feuilles de temps.

Feuilles de temps papier vs numériques

Avant d'approfondir les bases des erreurs de feuille de temps, clarifions d'abord la différence entre les feuilles de temps papier et numériques.

Lors de l'utilisation de feuilles de temps papier , les employés doivent saisir leurs heures de travail manuellement. Ensuite, ils remettent une feuille de temps à un superviseur ou à un gestionnaire sur une base quotidienne, hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle. Les feuilles de temps papier incluent généralement des détails tels que :

• Heure de début,
• heure de fin,
• Pauses déjeuner,
• heures supplémentaires.

Une fois que les travailleurs ont fini de remplir les feuilles de temps, c'est à leurs gestionnaires de calculer le nombre total d'heures travaillées. De plus, certaines feuilles de temps contiennent des catégories telles que les vacances, les congés de maladie et autres.

D'autre part, les feuilles de temps numériques facilitent grandement le processus de suivi des heures de travail. Les employés peuvent soit entrer leurs heures manuellement à la fin de la journée, soit suivre le temps avec une minuterie pendant qu'ils travaillent. Ensuite, une feuille de temps numérique calculera automatiquement le nombre total d'heures de travail par jour, semaine, mois ou année. Ensuite, les managers ou les superviseurs peuvent analyser le temps passé par les employés. Une autre fonctionnalité pratique est que les travailleurs peuvent conserver un enregistrement des heures facturables et non facturables d'un projet.

Alors, quels sont les principaux avantages de l'utilisation d'une feuille de temps, quelle qu'elle soit ? Outre l'enregistrement du temps, les feuilles de temps vous aident à :

• Suivez l'assiduité et les heures supplémentaires, mais donnez également une meilleure idée du montant que les employés devraient être payés.
• Gardez un œil sur vos projets pour savoir avec certitude combien d'heures vous avez travaillé sur des projets particuliers. Ainsi, vous saurez combien vous devez facturer à vos clients. De plus, les feuilles de temps vous permettront de faire de meilleurs budgets de projet.
• Suivez les normes et la conformité de l'industrie, telles que la Fair Labor Standards Act (FLSA) et la Defense Contract Audit Agency (DCAA).

Quelles sont les erreurs de feuille de temps les plus courantes ?

Même lorsque vous êtes familiarisé avec les feuilles de temps et comment les remplir, il est toujours possible de faire des erreurs. Et c'est parfaitement bien. Mais, voici une chose, une fois que vous serez en mesure de reconnaître les erreurs de feuille de temps les plus courantes, vous serez moins susceptible de gâcher vos feuilles de temps.

Erreurs de frappe

En ce qui concerne les feuilles de temps papier, les employés doivent les remplir manuellement. Plus tard, les responsables examinent ces feuilles de temps et analysent les données. Ainsi, comme vous pouvez le deviner, si un employé a une écriture illisible, les gestionnaires ou les superviseurs pourraient mal interpréter certains chiffres. Par exemple, le chiffre 1 peut ressembler au chiffre 4, etc. Cela nous amène à notre prochaine erreur.

Erreurs de calcul

Si les responsables interprètent mal certaines parties d'une feuille de temps, ils ne pourront pas calculer correctement le nombre total d'heures travaillées. En plus de faire des erreurs à cause d'une écriture manuscrite illisible, d'autres types d'erreurs de calcul consistent à inverser des nombres et à en ajouter de mauvais.

Qu'est-ce que cela signifie en pratique ? Si les gestionnaires font un mauvais calcul, les employés ne recevront pas une somme d'argent appropriée pour le nombre total d'heures travaillées. Par conséquent, les travailleurs seront sous-payés ou surpayés.

De plus, les erreurs de calcul peuvent également affecter les clients. Voici pourquoi : avoir des feuilles de temps précises implique que votre entreprise peut également créer des factures précises pour les clients. Au contraire, des feuilles de temps inexactes n'entraîneront que des factures inexactes.

Vol de temps

Le vol de temps se produit lorsque les employés sont payés pour les heures qu'ils n'ont pas travaillées. Cette erreur de feuille de temps peut se manifester de plusieurs manières :

• les travailleurs prennent des pauses prolongées
• les travailleurs pointent à l'arrivée ou à la sortie au nom de leurs collègues (buddy punch)
• les travailleurs passent leur temps à faire des activités personnelles (navigation sur les réseaux sociaux, sites Web, etc.)
• les travailleurs oublient de pointer à l'arrivée ou à la sortie lorsqu'ils travaillent.

En parlant de coup de poing, ce type de vol de temps coûte aux entreprises 50 milliards de dollars par an, selon l'enquête Statistic brain.

En ce qui concerne les employés oublieux, il convient de mentionner qu'il y a des travailleurs qui ne consignent pas leurs heures de travail par inadvertance . Par exemple, lorsque les employés ont beaucoup à faire tout au long de la journée, remplir une feuille de temps leur échappe tout simplement. D'un autre côté, certains travailleurs gardent délibérément leur compteur de temps même lorsqu'ils ont terminé leur travail. Ainsi, lorsque les employés oublient intentionnellement de se déconnecter, ils le font pour gagner plus d'heures travaillées (même s'ils n'ont pas fait autant d'heures). Un tel comportement louche, non ?

Vol de salaire

Alors que le vol de temps est l'échec d'un employé, le vol de salaire est toujours une erreur de l'employeur. Cette erreur de feuille de temps se produit lorsque les employeurs sous-payent leurs employés. Par conséquent, les employeurs violent les réglementations de la Fair Labor Standards Act (FLSA).

Il existe plusieurs types de vol de salaire, par exemple lorsqu'un employeur :

• ne donne pas aux travailleurs leurs chèques de paie
• paie ses employés moins que le salaire minimum
• omet de payer les heures supplémentaires des employés ou le travail en dehors des heures d'horloge.

Feuilles de temps endommagées

Ce type d'erreur ne peut se produire que si vous utilisez une feuille de temps papier. Comme vous pouvez l'imaginer, si vous gardez vos feuilles de temps partout sur le bureau, vous risquez de renverser de l'eau ou du café par accident. Ainsi, ces feuilles de temps seront endommagées, vous devrez donc réécrire à nouveau vos heures de travail. De plus, votre gestionnaire devra recalculer toutes les données.

En dehors de ces dommages, les feuilles de temps physiques peuvent facilement être égarées parmi d'autres documents de travail.

Comment minimiser les erreurs de feuille de temps ?

Que vous utilisiez des feuilles de temps papier ou numériques, il y a de fortes chances que vous soyez confronté à certaines erreurs que nous avons mentionnées précédemment. Pour vous aider à minimiser ces erreurs, nous vous apportons quelques conseils pratiques.

Mettre en place un système de suivi du temps transparent

Les employeurs et les gestionnaires doivent mettre en place un système clair de suivi du temps et s'assurer que tous les employés comprennent ces règles. Par conséquent, les travailleurs sauront exactement comment enregistrer leurs heures, ce qui réduira les erreurs de feuille de temps.

Les directives de suivi du temps doivent inclure ces catégories :

• Méthodes d'enregistrement du temps . Comment voulez-vous que vos employés enregistrent leurs heures de travail ? Par exemple, en ajoutant manuellement leur temps dans une feuille de temps papier une fois par jour ou par semaine. Ou, en utilisant une feuille de temps numérique. Si les travailleurs ont des problèmes ou des préoccupations concernant le système de suivi du temps, assurez-vous de résoudre ces problèmes. Fournissez aux employés tous les détails sur la façon d'utiliser correctement les feuilles de temps et où les stocker en toute sécurité, si vous optez pour des feuilles de temps papier.
• Suivi des pauses . Dans certaines entreprises, le suivi des pauses pendant la journée est obligatoire, tandis que d'autres entreprises sautent cette partie. Si votre entreprise exige que les employés chronométrent leurs pauses prévues, faites-leur savoir comment entrer dans ce segment. De plus, si vous, en tant qu'employeur, tolérez les arrivées anticipées ou tardives, informez également vos employés de cette règle.
• Suivi des heures supplémentaires. Si votre entreprise autorise les employés à faire des heures supplémentaires, assurez-vous d'en informer les travailleurs. Définissez également les situations dans lesquelles des heures supplémentaires sont accordées et indiquez à vos travailleurs comment enregistrer ces heures supplémentaires. Ainsi, vous éviterez tout risque de vol de salaire.

Un autre conseil précieux consiste à créer un document contenant toutes les informations essentielles sur le système de suivi du temps. Ensuite, partagez ce document avec tous les employés ou conservez-le sur la page wiki de votre entreprise.

Ayez une politique claire en matière de vol de temps

Le moyen le plus pratique de prévenir le vol de temps dans votre entreprise consiste à définir la politique officielle de l'entreprise en matière de vol de temps. Assurez-vous d'inclure :

• des exemples de comportements considérés comme du vol de temps,
• les conséquences que les employés sont sur le point de subir s'ils enfreignent ces réglementations.

Les managers doivent également expliquer ce qui ne compte pas comme un vol de temps. Par exemple, rappelez aux employés qu'ils ont le droit de prendre des pauses tout au long de la journée. Bien sûr, les travailleurs doivent respecter les règles de l'entreprise concernant les pauses et leur durée.

Lorsqu'il s'agit de vol de temps, il s'agit d'encourager l'honnêteté parmi les employés et le personnel. Si les travailleurs se sentent dignes de confiance et appréciés, il est plus probable qu'ils accomplissent leur travail du mieux qu'ils peuvent. Ainsi, ils n'essaieront pas de tromper l'horloge.

Utiliser des modèles de feuille de temps

Au lieu de vous soucier d'organiser et de remplir chaque jour des catégories essentielles de vos feuilles de temps, vous pouvez essayer les modèles de feuille de temps. Il existe différents types de modèles, tels que :

• mensuel et bimensuel
• hebdomadaire et bihebdomadaire
• feuille de temps horaire et journalière du superviseur
• feuille de temps du projet.

Ainsi, par exemple, si vous êtes un employeur et que vous payez vos employés une fois par semaine, vous pouvez utiliser la feuille de temps hebdomadaire. Dans ce cas, les employés doivent noter leurs heures de début et de fin, ainsi que l'heure du déjeuner. Il existe également des colonnes pour ajouter des vacances et des congés de maladie. De plus, les superviseurs peuvent calculer les heures normales et supplémentaires des employés pour obtenir le nombre total d'heures travaillées.

Source : Modèles de feuilles de temps imprimables gratuits par Clockify

Si vous préférez les feuilles de temps papier, imprimez simplement ces modèles au format PDF et notez les données. Alternativement, si vous êtes un responsable et que vous souhaitez examiner le travail de vos employés, conseillez à vos employés d'enregistrer leurs heures dans Google Sheets ou les formulaires Google Docs de ces modèles, puis partagez-les avec vous.

Les modèles de feuille de temps sont particulièrement utiles si vous faites fréquemment des erreurs de calcul. Pour résoudre ce problème, veillez à utiliser la version Google Sheets des modèles. Ainsi, vous pourrez améliorer vos compétences en calcul.

Examinez les feuilles de temps avant de les soumettre

Les employeurs et les gestionnaires devraient donner à leurs employés la possibilité d'examiner les feuilles de temps avant de les envoyer à leurs supérieurs. C'est le meilleur moyen pour les travailleurs de remarquer les erreurs dès le début et de les corriger avant qu'elles ne causent d'autres problèmes. Comme nous l'avons déjà expliqué, soumettre des feuilles de temps correctes garantit un paiement correct et réduit le risque de vol de temps et de salaire.

Remplir des feuilles de temps tous les jours

Peut-être avez-vous l'habitude de consigner vos heures de travail pour toute la semaine le vendredi. Mais, êtes-vous sûr de vous souvenir de chaque tâche sur laquelle vous avez travaillé pendant la semaine ? Sinon, vous aurez des lacunes dans votre chronologie hebdomadaire.

Pour éviter de telles erreurs, pensez à remplir votre feuille de temps tous les jours. Pourquoi est-ce si important ? Eh bien, selon les recherches d'AffinityLive, les employés qui gèrent leurs feuilles de temps une fois par jour sont plus précis dans la tenue des dossiers que les travailleurs qui remplissent des feuilles de temps une fois par semaine.

Maintenant, si vous craignez d'oublier d'enregistrer vos heures de travail tous les jours, nous avons deux excellentes solutions pour vous :

• Invitation de calendrier. Ajoutez une invitation de calendrier pour la même heure chaque jour, disons, les 30 dernières minutes de votre journée de travail. Passez ensuite quelques minutes à saisir les données dans votre feuille de temps. De plus, les managers peuvent faire des invitations hebdomadaires pour tous les membres de l'équipe. Mieux encore, les dirigeants peuvent nommer ces invitations "Révision des feuilles de temps", ce qui sera un rappel parfait pour revérifier vos feuilles de temps une fois par semaine.
• Rappel d'horloge. Si vous optez pour une feuille de temps numérique telle que Clockify, assurez-vous d'essayer un rappel de feuille de temps. Tout d'abord, vous devrez définir le nombre d'heures cible (par jour, semaine ou mois) que l'équipe doit suivre. Ensuite, choisissez si le rappel sera envoyé si quelqu'un se connecte plus ou moins que les heures cibles. La personne qui n'a pas suivi le nombre d'heures cible recevra un e-mail de Clockify, ressemblant à ceci.

Source : Cibles et rappels dans Clockify

Vous vous rendrez compte que remplir vos feuilles de temps chaque jour deviendra bientôt votre nouvelle routine.

Conclusion

Faire des erreurs lors de la rédaction des feuilles de temps peut arriver assez souvent. Pour éviter les erreurs de feuille de temps telles que le vol de temps et de salaire, les employeurs ou les responsables doivent définir le système officiel de suivi du temps et la politique de vol de temps de l'entreprise. Quant aux employés, ils doivent examiner attentivement leurs feuilles de temps avant de les soumettre à leurs supérieurs. C'est la meilleure façon de repérer les erreurs dès le début. Enfin, l'utilisation de modèles de feuilles de temps peut être utile à tous, car ces modèles réduisent le risque d'erreurs de calcul.