So minimieren Sie Fehler in Stundenzetteln

Wie oft vergessen Sie, sich bei der Arbeit ein- oder auszustempeln? Selbst wenn Sie ein gut organisierter Arbeiter sind, wetten wir, dass Ihnen das Ausfüllen eines Stundenzettels an besonders arbeitsreichen Tagen normalerweise in den Sinn kommt. Und dieser winzige Fehler kann die Gesamtgenauigkeit Ihrer Arbeitszeittabellen beeinträchtigen.

Damit Sie das Thema Stundenzettelfehler besser verstehen, beleuchten wir die häufigsten Fälle, die an einem Arbeitsplatz auftreten können. Noch wichtiger ist, dass wir Ihnen zeigen, wie Sie Fehler in Arbeitszeittabellen minimieren können.

Papier- vs. digitale Stundenzettel

Bevor wir tiefer in die Grundlagen von Stundenzettelfehlern eintauchen, wollen wir zunächst den Unterschied zwischen gedruckten und digitalen Stundenzetteln klären.

Bei der Verwendung von Stundenzetteln in Papierform müssen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten manuell eingeben. Dann übergeben sie täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich einen Stundenzettel an einen Vorgesetzten oder Manager. Stundenzettel in Papierform enthalten normalerweise Details wie:

• Startzeit,
• Endzeit,
• Mittagspausen,
• Überstunden.

Sobald die Mitarbeiter die Stundenzettel ausgefüllt haben, ist es Sache ihrer Vorgesetzten, die Gesamtarbeitszeit zu berechnen. Darüber hinaus enthalten einige Arbeitszeittabellen Kategorien wie Urlaubszeit, Krankheitstage und andere.

Auf der anderen Seite erleichtern digitale Stundenzettel den Prozess der Arbeitszeiterfassung erheblich. Mitarbeiter können ihre Stunden entweder am Ende des Tages manuell eingeben oder die Zeit mit einem Timer während der Arbeit verfolgen. Dann berechnet ein digitaler Stundenzettel automatisch die Gesamtarbeitszeit pro Tag, Woche, Monat oder Jahr. Als nächstes können Manager oder Vorgesetzte die von den Mitarbeitern erfasste Zeit analysieren. Eine weitere praktische Funktion ist, dass Mitarbeiter die abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden eines Projekts aufzeichnen können.

Was sind also die Hauptvorteile der Verwendung eines Stundenzettels jeglicher Art? Abgesehen von der Zeiterfassung helfen Ihnen Stundenzettel:

• Verfolgen Sie Anwesenheit und Überstunden, geben Sie aber auch einen besseren Hinweis darauf, wie viel Mitarbeiter bezahlt werden sollten.
• Behalten Sie Ihre Projekte im Auge, um sicher zu wissen, wie viele Stunden Sie an bestimmten Projekten gearbeitet haben. So wissen Sie, wie viel Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen müssen. Außerdem können Sie mit Arbeitszeittabellen bessere Projektbudgets erstellen.
• Befolgen Sie Branchenstandards und Compliance, wie z. B. The Fair Labor Standards Act (FLSA) und The Defense Contract Audit Agency (DCAA).

Was sind die häufigsten Fehler in Stundenzetteln?

Selbst wenn Sie sich mit Arbeitszeittabellen und deren Ausfüllen auskennen, können immer noch Fehler gemacht werden. Und das ist vollkommen in Ordnung. Aber hier ist eine Sache, sobald Sie in der Lage sind, die häufigsten Fehler in Stundenzetteln zu erkennen, werden Sie weniger wahrscheinlich Ihre Stundenzettel durcheinander bringen.

Tippfehler

Wenn es um Arbeitszeitnachweise in Papierform geht, müssen Mitarbeiter diese manuell ausfüllen. Später überprüfen Manager diese Arbeitszeittabellen und analysieren die Daten. Wie Sie sich vorstellen können, könnten Manager oder Vorgesetzte einige Zahlen falsch interpretieren, wenn ein Mitarbeiter eine unleserliche Handschrift hat. Beispielsweise kann die Zahl 1 wie die Zahl 4 aussehen usw. Das bringt uns zu unserem nächsten Fehler.

Rechenfehler

Wenn Manager bestimmte Teile eines Stundenzettels falsch lesen, können sie die Gesamtarbeitszeit nicht richtig berechnen. Abgesehen von Fehlern aufgrund unleserlicher Handschrift sind andere Arten von Rechenfehlern das Umkehren von Zahlen und das Addieren falscher Zahlen.

Was bedeutet es in der Praxis? Wenn sich Manager verrechnen, erhalten die Mitarbeiter für die geleisteten Arbeitsstunden kein angemessenes Geld. Daher werden Arbeitnehmer unter- oder überbezahlt.

Darüber hinaus können Rechenfehler auch Kunden betreffen. Hier ist der Grund: Präzise Arbeitszeittabellen zu haben bedeutet, dass Ihr Unternehmen auch präzise Rechnungen für Kunden erstellen kann. Im Gegenteil, ungenaue Stundenzettel führen nur zu ungenauen Rechnungen.

Zeitdiebstahl

Zeitdiebstahl tritt auf, wenn Mitarbeiter für die Stunden bezahlt werden, die sie nicht gearbeitet haben. Dieser Zeiterfassungsfehler kann sich auf verschiedene Weise manifestieren:

• Arbeitnehmer machen längere Pausen
• Mitarbeiter stempeln im Namen ihrer Kollegen ein oder aus (Buddy Punch)
• Arbeitnehmer verbringen ihre Zeit mit persönlichen Aktivitäten (Surfen von sozialen Medien, Websites usw.)
• Arbeitnehmer vergessen, sich während der Arbeit ein- oder auszustempeln.

Apropos Buddy Punch: Laut der Statistic Brain Survey kostet diese Art von Zeitdiebstahl Unternehmen 50 Milliarden Dollar pro Jahr.

Wenn es um vergessliche Mitarbeiter geht, ist zu erwähnen, dass es Arbeiter gibt, die ihre Arbeitszeiten versehentlich nicht erfassen . Wenn Mitarbeiter beispielsweise den ganzen Tag über viel zu tun haben, ist ihnen das Ausfüllen eines Stundenzettels einfach nicht mehr im Gedächtnis. Auf der anderen Seite behalten manche Arbeiter ihre Zeiterfassung bewusst auch dann am Laufen, wenn sie mit ihrer Arbeit fertig sind. Wenn Mitarbeiter also absichtlich vergessen, sich abzumelden, tun sie dies, um mehr Arbeitsstunden zu gewinnen (obwohl sie eigentlich nicht so viele Stunden investiert haben). So ein zwielichtiges Verhalten, oder?

Lohndiebstahl

Während Zeitdiebstahl das Versagen eines Mitarbeiters ist, ist Lohndiebstahl immer ein Fehler des Arbeitgebers. Dieser Zeiterfassungsfehler tritt auf, wenn Arbeitgeber ihre Mitarbeiter unterbezahlen. Daher verstoßen Arbeitgeber gegen die Vorschriften des Fair Labor Standards Act (FLSA).

Es gibt verschiedene Arten von Lohndiebstahl, z. B. wenn ein Arbeitgeber:

• versäumt es, den Arbeitern ihre Gehaltsschecks zu geben
• zahlen ihren Mitarbeitern weniger als den Mindestlohn
• die Überstunden oder die Arbeit außerhalb der Uhr nicht bezahlt.

Beschädigte Stundenzettel

Diese Art von Fehler kann nur auftreten, wenn Sie einen Stundenzettel in Papierform verwenden. Wie Sie sich vorstellen können, werden Sie wahrscheinlich versehentlich Wasser oder Kaffee verschütten, wenn Sie Ihre Stundenzettel überall auf dem Schreibtisch aufbewahren. Daher werden solche Arbeitszeittabellen beschädigt, sodass Sie Ihre Arbeitszeiten erneut umschreiben müssen. Außerdem muss Ihr Manager alle Daten neu berechnen.

Abgesehen von diesen Schäden können physische Stundenzettel leicht zwischen anderen Arbeitsdokumenten verlegt werden.

Wie können Fehler in Stundenzetteln minimiert werden?

Egal, ob Sie Papier- oder digitale Stundenzettel verwenden, die Chancen stehen gut, dass Sie mit einigen Fehlern zu kämpfen haben, die wir bereits erwähnt haben. Um Ihnen zu helfen, diese Fehler zu minimieren, geben wir Ihnen einige praktische Tipps.

Richten Sie ein transparentes Zeiterfassungssystem ein

Arbeitgeber und Manager sollten ein klares Zeiterfassungssystem einrichten und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter diese Regeln verstehen. Daher wissen die Mitarbeiter genau, wie sie ihre Stunden protokollieren, wodurch Fehler in der Arbeitszeiterfassung verringert werden.

Richtlinien zur Zeiterfassung sollten diese Kategorien umfassen:

• Methoden der Zeiterfassung . Wie sollen Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen? Zum Beispiel, indem sie ihre Zeit einmal pro Tag oder Woche manuell in einen Papierzeitzettel eintragen. Oder mit einem digitalen Stundenzettel. Wenn Mitarbeiter Probleme oder Bedenken bezüglich des Zeiterfassungssystems haben, stellen Sie sicher, dass Sie diese Probleme lösen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern alle Details darüber, wie Stundenzettel richtig verwendet werden und wo sie sicher aufbewahrt werden können, wenn Sie sich für Stundenzettel in Papierform entscheiden.
• Pausen verfolgen . In manchen Unternehmen ist das Protokollieren der Pausen während des Tages obligatorisch, während andere Unternehmen diesen Teil überspringen. Wenn Ihr Unternehmen verlangt, dass Mitarbeiter ihre geplanten Pausen einhalten, teilen Sie ihnen mit, wie sie in dieses Segment eintreten können. Wenn Sie als Arbeitgeber frühes oder spätes Kommen tolerieren, informieren Sie außerdem Ihre Arbeitnehmer über diese Regel.
• Überstunden verfolgen. Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeitern erlaubt, Überstunden zu leisten, informieren Sie die Mitarbeiter unbedingt. Definieren Sie außerdem Situationen, in denen Überstunden gewährt werden, und teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, wie sie diese Überstunden protokollieren können. So vermeiden Sie das Risiko eines Lohndiebstahls.

Ein weiterer wertvoller Tipp hier ist, ein Dokument zu erstellen, das alle wesentlichen Informationen zum Zeiterfassungssystem enthält. Teilen Sie dieses Dokument dann mit allen Mitarbeitern oder bewahren Sie es auf der Wiki-Seite Ihres Unternehmens auf.

Haben Sie eine klare Zeitdiebstahlrichtlinie

Der bequemste Weg, Zeitdiebstahl in Ihrem Unternehmen zu verhindern, besteht darin, die offizielle Zeitdiebstahlrichtlinie des Unternehmens festzulegen. Unbedingt einbeziehen:

• Beispiele für Verhalten, das als Zeitdiebstahl gilt,
• die Konsequenzen, die Mitarbeiter zu spüren bekommen, wenn sie gegen diese Vorschriften verstoßen.

Manager sollten auch erklären, was nicht als Zeitdiebstahl gilt. Erinnern Sie Mitarbeiter beispielsweise daran, dass sie das Recht haben, den ganzen Tag über Pausen einzulegen. Selbstverständlich sollten sich Arbeitnehmer an die betrieblichen Regelungen zu Pausen und deren Dauer halten.

Wenn es um Zeitdiebstahl geht, geht es darum, die Ehrlichkeit von Mitarbeitern und Mitarbeitern zu fördern. Wenn Arbeitnehmer sich vertrauenswürdig und geschätzt fühlen, ist es wahrscheinlicher, dass sie ihre Arbeit so gut wie möglich erledigen. Daher werden sie nicht versuchen, die Uhr zu täuschen.

Verwenden Sie Stundenzettel-Vorlagen

Anstatt sich jeden Tag Gedanken über das Anordnen und Ausfüllen wichtiger Kategorien Ihrer Stundenzettel zu machen, können Sie Vorlagen für Stundenzettel ausprobieren. Es gibt verschiedene Arten von Vorlagen, wie zum Beispiel:

• monatlich und halbmonatlich
• wöchentlich und zweiwöchentlich
• tägliche stündliche und tägliche Supervisor-Zeiterfassung
• Projektzeiterfassung.

Wenn Sie beispielsweise ein Arbeitgeber sind und Ihre Arbeitnehmer einmal pro Woche bezahlen, können Sie die wöchentliche Arbeitszeittabelle verwenden. In diesem Fall müssen die Mitarbeiter ihre Start- und Endzeiten sowie die Mittagszeit notieren. Es gibt auch Spalten zum Hinzufügen von Urlaubszeiten und Krankenständen. Darüber hinaus können Vorgesetzte die regulären Arbeitszeiten und Überstunden der Mitarbeiter berechnen, um die Gesamtarbeitszeit zu erhalten.

Quelle: Kostenlose druckbare Stundenzettel-Vorlagen von Clockify

Wenn Sie Arbeitszeitnachweise in Papierform bevorzugen, drucken Sie diese Vorlagen einfach im PDF-Format aus und notieren Sie die Daten. Wenn Sie ein Manager sind und die Arbeit Ihrer Mitarbeiter überprüfen möchten, raten Sie Ihren Mitarbeitern alternativ dazu, ihre Stunden in Google Sheets oder Google Docs-Formularen dieser Vorlagen zu erfassen und sie dann mit Ihnen zu teilen.

Arbeitszeittabellen-Vorlagen sind besonders praktisch, wenn Sie häufig Berechnungsfehler machen. Um dieses Problem zu lösen, verwenden Sie unbedingt die Google Sheets-Version der Vorlagen. So werden Sie in der Lage sein, Ihre Rechenfähigkeiten zu verbessern.

Überprüfen Sie Stundenzettel, bevor Sie sie einreichen

Arbeitgeber und Manager sollten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Stundenzettel zu überprüfen, bevor sie sie an Vorgesetzte senden. Das ist die beste Möglichkeit für Mitarbeiter, Fehler frühzeitig zu erkennen und Fehler zu beheben, bevor sie weitere Probleme verursachen. Wie wir bereits erklärt haben, stellt das Einreichen korrekter Arbeitszeitnachweise eine ordnungsgemäße Bezahlung sicher und senkt das Risiko von Zeit- und Lohndiebstahl.

Füllen Sie jeden Tag Stundenzettel aus

Vielleicht haben Sie die Angewohnheit, am Freitag Ihre Arbeitszeiten für die gesamte Woche einzutragen. Aber sind Sie sicher, dass Sie sich an jede einzelne Aufgabe erinnern, an der Sie während der Woche gearbeitet haben? Wenn nicht, werden Sie einige Lücken in Ihrer wöchentlichen Zeitleiste haben.

Um solche Fehler zu vermeiden, sollten Sie Ihren Stundenzettel jeden Tag ausfüllen. Warum ist es so wichtig? Nun, laut einer Studie von AffinityLive sind Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeittabellen einmal am Tag bearbeiten, genauer bei der Aufzeichnung von Aufzeichnungen als Arbeitnehmer, die Arbeitszeittabellen einmal pro Woche ausfüllen.

Wenn Sie jetzt befürchten, dass Sie vergessen, Ihre Arbeitszeiten jeden Tag zu protokollieren, haben wir zwei großartige Lösungen für Sie:

• Kalender einladen. Fügen Sie jeden Tag zur gleichen Zeit eine Kalendereinladung hinzu, sagen wir, die letzten 30 Minuten Ihres Arbeitstages. Verbringen Sie dann ein paar Minuten damit, die Daten in Ihren Stundenzettel einzugeben. Darüber hinaus können Manager wöchentliche Einladungen für alle Teammitglieder erstellen. Besser noch, Führungskräfte können diese Einladungen „Überprüfung der Arbeitszeittabellen“ nennen, was eine perfekte Erinnerung daran ist, Ihre Arbeitszeittabellen einmal pro Woche zu überprüfen.
• Clockify-Erinnerung. Wenn Sie sich für einen digitalen Stundenzettel wie Clockify entscheiden, probieren Sie unbedingt eine Stundenzettel-Erinnerung aus. Zuerst müssen Sie die Zielanzahl der Stunden (pro Tag, Woche oder Monat) festlegen, die das Team verfolgen soll. Wählen Sie dann aus, ob die Erinnerung gesendet wird, wenn jemand mehr oder weniger als die Sollstunden protokolliert. Die Person, die die Zielstundenzahl nicht verfolgt hat, erhält eine E-Mail von Clockify, die so aussieht.

Quelle: Ziele und Erinnerungen in Clockify

Sie werden feststellen, dass das tägliche Ausfüllen Ihrer Arbeitszeittabellen bald zu Ihrer neuen Routine werden wird.

Fazit

Fehler beim Ausfüllen von Stundenzetteln können ziemlich oft passieren. Um Arbeitszeiterfassungsfehler wie Zeit- und Lohndiebstahl zu verhindern, sollten Arbeitgeber oder Manager das offizielle Zeiterfassungssystem und die Zeitdiebstahlrichtlinie des Unternehmens festlegen. Mitarbeiter müssen ihre Arbeitszeittabellen sorgfältig prüfen, bevor sie sie an Vorgesetzte senden. Das ist der beste Weg, Fehler frühzeitig zu erkennen. Schließlich kann die Verwendung von Stundenzettelvorlagen für jeden hilfreich sein, da diese Vorlagen das Risiko von Berechnungsfehlern verringern.