Como minimizar erros em planilhas de horas

Com que frequência você se esquece de marcar ou sair quando está trabalhando? Mesmo que você seja um trabalhador bem organizado, apostamos que, em dias particularmente ocupados, o preenchimento de uma planilha de horas geralmente escapa à sua mente. E esse pequeno erro pode afetar a precisão geral de suas planilhas de horas.

Para ajudá-lo a entender melhor o tópico de erros de quadro de horários, vamos esclarecer os casos mais comuns que podem acontecer em um local de trabalho. Mais importante, mostraremos como minimizar os erros nas planilhas de horas.

Folhas de horas em papel vs. digitais

Antes de nos aprofundarmos nos fundamentos dos erros do quadro de horários, vamos primeiro esclarecer a diferença entre quadros de horários em papel e digitais.

Ao usar planilhas de horas em papel , os funcionários precisam inserir suas horas de trabalho manualmente. Em seguida, eles entregam uma planilha de horas a um supervisor ou gerente diariamente, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. Os quadros de horários em papel geralmente incluem detalhes como:

• hora de início,
• Fim do tempo,
• pausas para almoço,
• horas extras.

Uma vez que os trabalhadores terminam de preencher as planilhas de horas, cabe a seus gerentes calcular o total de horas trabalhadas. Além disso, algumas planilhas de horas contêm categorias como férias, licença médica e outras.

Por outro lado, as planilhas de horas digitais facilitam muito o processo de acompanhamento das horas de trabalho. Os funcionários podem inserir suas horas manualmente no final do dia ou acompanhar o tempo com um cronômetro enquanto trabalham. Em seguida, um quadro de horários digital calculará automaticamente o total de horas de trabalho por dia, semana, mês ou ano. Em seguida, gerentes ou supervisores podem analisar o tempo que os funcionários registraram. Outro recurso conveniente é que os trabalhadores podem manter um registro das horas faturáveis ​​e não faturáveis ​​de um projeto.

Então, quais são os principais benefícios de usar um quadro de horários de qualquer tipo? Além do tempo de registro, as planilhas de horas ajudam você a:

• Acompanhe a frequência e as horas extras, mas também dê uma ideia melhor de quanto os funcionários devem ser pagos.
• Fique de olho em seus projetos para saber com certeza quantas horas você trabalhou em projetos específicos. Assim, você saberá quanto precisa cobrar de seus clientes. Além disso, os quadros de horários permitirão que você faça melhores orçamentos de projetos.
• Siga os padrões e a conformidade do setor, como o Fair Labor Standards Act (FLSA) e o Defense Contract Audit Agency (DCAA).

Quais são os erros mais comuns no quadro de horários?

Mesmo quando você está familiarizado com planilhas de horas e como preenchê-las, cometer erros ainda é possível. E isso está perfeitamente bem. Mas, aqui está uma coisa, uma vez que você seja capaz de reconhecer os erros mais comuns do quadro de horários, será menos provável que você estrague seus quadros de horários.

Erros de digitação

Quando se trata de planilhas de horas em papel, os funcionários precisam preenchê-las manualmente. Mais tarde, os gerentes revisam essas planilhas de horas e analisam os dados. Portanto, como você pode imaginar, se um funcionário tiver caligrafia ilegível, gerentes ou supervisores podem interpretar mal alguns números. Por exemplo, o número 1 pode se parecer com o número 4, etc. Isso nos leva ao nosso próximo erro.

Erros de cálculo

Se os gerentes interpretarem incorretamente partes específicas de uma planilha de horas, eles não poderão calcular o total de horas trabalhadas corretamente. Além de cometer erros por causa da caligrafia ilegível, outros tipos de erros de cálculo são reverter números e adicionar números errados.

O que significa na prática? Se os gerentes calcularem mal, os funcionários não receberão uma quantia adequada de dinheiro pelo total de horas trabalhadas. Portanto, os trabalhadores serão mal pagos ou pagos em excesso.

Além disso, erros de cálculo também podem afetar os clientes. Aqui está o porquê: ter planilhas de horas precisas significa que sua empresa também pode criar faturas precisas para os clientes. Pelo contrário, planilhas de horas imprecisas resultarão apenas em faturas imprecisas.

Roubo de tempo

O roubo de tempo ocorre quando os funcionários são pagos pelas horas que não trabalharam. Esse erro no quadro de horários pode se manifestar de várias maneiras:

• trabalhadores fazem pausas prolongadas
• trabalhadores marcam o ponto ou batem o ponto em nome de seus colegas (buddy punch)
• os trabalhadores passam seu tempo fazendo atividades pessoais (navegar nas mídias sociais, sites, etc.)
• os trabalhadores se esquecem de marcar o ponto ou o ponto de saída quando trabalham.

Falando em buddy punch, esse tipo de roubo de tempo custa às empresas US$ 50 bilhões por ano, de acordo com a pesquisa Statistic Brain.

Quando se trata de funcionários esquecidos, vale ressaltar que existem aqueles trabalhadores que não registram suas horas de trabalho involuntariamente . Por exemplo, quando os funcionários têm muito trabalho ao longo do dia, o preenchimento de uma planilha de horas simplesmente escapa da memória. Por outro lado, alguns trabalhadores mantêm deliberadamente seu rastreador de tempo mesmo quando terminam seu trabalho. Portanto, quando os funcionários se esquecem intencionalmente de sair, eles fazem isso para ganhar mais horas trabalhadas (mesmo que na verdade não tenham dedicado tantas horas). Tal comportamento obscuro, certo?

Roubo de salário

Enquanto o roubo de tempo é uma falha do empregado, o roubo de salário é sempre um erro do empregador. Esse erro de quadro de horários acontece quando os empregadores pagam menos de seus funcionários. Portanto, os empregadores violam os regulamentos do Fair Labor Standards Act (FLSA).

Existem vários tipos de roubo de salário, como quando um empregador:

• não dá os salários dos trabalhadores
• paga a seus funcionários menos de um salário mínimo
• deixar de pagar as horas extras do empregado ou o trabalho fora do relógio.

Quadros de horários danificados

Esse tipo de erro pode ocorrer apenas se você usar uma planilha de horas em papel. Como você pode imaginar, se você mantiver seus quadros de horários em toda a mesa, provavelmente derramará água ou café por acidente. Assim, tais planilhas de horas serão danificadas, então você precisará reescrever suas horas de trabalho novamente. Além disso, seu gerente precisará recalcular todos os dados.

Além desses danos, as planilhas de horas físicas podem facilmente ser extraviadas entre outros documentos de trabalho.

Como minimizar os erros do quadro de horários?

Não importa se você usa planilhas em papel ou digitais, as chances são de que você esteja lidando com alguns erros que mencionamos anteriormente. Para ajudar você a minimizar esses erros, trazemos algumas dicas práticas.

Defina um sistema de rastreamento de tempo transparente

Empregadores e gerentes devem definir um sistema de controle de tempo claro e garantir que todos os funcionários entendam essas regras. Portanto, os trabalhadores saberão exatamente como registrar suas horas, o que diminuirá os erros no quadro de horários.

As diretrizes de rastreamento de tempo devem incluir estas categorias:

• Métodos de registro de tempo . Como você deseja que seus funcionários registrem suas horas de trabalho? Por exemplo, adicionando manualmente seu tempo em um quadro de horários em papel uma vez por dia ou semana. Ou, usando um quadro de horários digital. Se os trabalhadores tiverem quaisquer problemas ou preocupações em relação ao sistema de rastreamento de tempo, certifique-se de resolver esses problemas. Forneça aos funcionários todos os detalhes sobre como usar as planilhas de horas corretamente e onde armazená-las com segurança, se você optar por planilhas em papel.
• Rastreamento de pausas . Em algumas empresas, manter o controle dos intervalos durante o dia é obrigatório, enquanto outras empresas pulam essa parte. Se sua empresa exige que os funcionários marquem os intervalos programados, informe-os como entrar nesse segmento. Além disso, se você, como empregador, tolerar a marcação de ponto mais cedo ou mais tarde, notifique seus funcionários sobre essa regra também.
• Acompanhamento de horas extras. Se sua empresa permite que os funcionários trabalhem horas extras, informe os trabalhadores. Além disso, defina as situações em que as horas extras são concedidas e diga aos seus trabalhadores como registrar essas horas extras. Assim, você evitará qualquer risco de roubo de salário.

Outra dica valiosa aqui é criar um documento que contenha todas as informações essenciais sobre o sistema de controle de horas. Em seguida, compartilhe este documento com todos os funcionários ou mantenha-o na página wiki da sua empresa.

Tenha uma política clara de roubo de tempo

A maneira mais conveniente de evitar o roubo de tempo em sua empresa é definir a política oficial de roubo de tempo da empresa. Certifique-se de incluir:

• exemplos de comportamento que contam como roubo de tempo,
• as consequências que os funcionários estão prestes a sofrer se violarem esses regulamentos.

Os gerentes também devem explicar o que não conta como roubo de tempo. Por exemplo, lembre aos funcionários que eles têm o direito de fazer pausas ao longo do dia. Obviamente, os trabalhadores devem obedecer às regras da empresa sobre pausas e sua duração.

Quando se trata de roubo de tempo, trata-se de incentivar a honestidade entre funcionários e funcionários. Se os trabalhadores se sentirem confiáveis ​​e apreciados, é mais provável que desempenhem seu trabalho da melhor maneira possível. Assim, eles não tentarão enganar o relógio.

Use modelos de quadro de horários

Em vez de se preocupar em organizar e preencher categorias vitais de seus quadros de horários todos os dias, você pode experimentar os modelos de quadro de horários. Existem diversos tipos de templates, como:

• mensal e semestral
• semanal e quinzenal
• planilha de horas diária e diária do supervisor
• planilha de horas do projeto.

Assim, por exemplo, se você é um empregador e paga seus funcionários uma vez por semana, pode usar o quadro de horários semanal. Nesse caso, os funcionários precisam anotar seus horários de início e término, bem como a hora do almoço. Há também colunas para adicionar tempo de férias e licença médica. Além disso, os supervisores podem calcular as horas regulares e extras do funcionário para obter o total de horas trabalhadas.

Fonte: Modelos de quadro de horários imprimíveis gratuitos da Clockify

Se preferir planilhas em papel, basta imprimir esses modelos em PDF e anotar os dados. Como alternativa, se você for um gerente e quiser revisar o trabalho de seus funcionários, aconselhe-os a registrar suas horas no Google Sheets ou nos formulários do Google Docs desses modelos e compartilhá-los com você.

Os modelos de quadro de horários são particularmente úteis se você cometer erros de cálculo com frequência. Para resolver esse problema, use a versão dos modelos do Planilhas Google. Assim, você poderá atualizar suas habilidades de cálculo.

Revise as planilhas de horas antes de enviá-las

Empregadores e gerentes devem dar a seus funcionários a chance de revisar as planilhas de horas antes de enviá-las aos superiores. Essa é a melhor maneira de os trabalhadores perceberem os erros com antecedência e corrigirem quaisquer erros antes que eles causem mais problemas. Como já explicamos, o envio de planilhas de horas corretas garante o pagamento adequado e reduz o risco de roubo de tempo e salário.

Preencher planilhas de horas todos os dias

Talvez você tenha o hábito de registrar suas horas de trabalho durante toda a semana na sexta-feira. Mas, você tem certeza de que se lembrará de todas as tarefas em que trabalhou durante a semana? Caso contrário, você terá algumas lacunas em sua linha do tempo semanal.

Para evitar esses erros, considere preencher sua planilha de horas todos os dias. Por que isso é tão importante? Bem, de acordo com a pesquisa do AffinityLive, os funcionários que lidam com suas planilhas de horas uma vez por dia são mais precisos na manutenção de registros em comparação com os trabalhadores que preenchem as planilhas de horas uma vez por semana.

Agora, se você está preocupado em esquecer de registrar suas horas de trabalho todos os dias, temos duas ótimas soluções para você:

• Convite do calendário. Adicione um convite de calendário para o mesmo horário todos os dias, digamos, nos últimos 30 minutos do seu dia de trabalho. Em seguida, gaste alguns minutos inserindo os dados em sua planilha de horas. Além disso, os gerentes podem fazer convites semanais para todos os membros da equipe. Melhor ainda, os líderes podem nomear esses convites como “Revisão do quadro de horários”, que será um lembrete perfeito para verificar novamente seus quadros de horários uma vez por semana.
• Clockify lembrete. Se você optar por um quadro de horários digital, como o Clockify, experimente um lembrete de quadro de horários. Primeiro, você terá que definir o número alvo de horas (por dia, semana ou mês) que a equipe deve acompanhar. Em seguida, escolha se o lembrete será enviado se alguém registrar mais ou menos horas do que o objetivo. A pessoa que não rastreou o número de horas alvo receberá um e-mail do Clockify, parecido com este.

Fonte: alvos e lembretes no Clockify

Você perceberá que preencher seus quadros de horários todos os dias logo se tornará sua nova rotina.

Conclusão

Cometer erros ao preencher os quadros de horários pode acontecer com bastante frequência. Para evitar erros no quadro de horários, como roubo de horas e salários, os empregadores ou gerentes devem definir o sistema oficial de rastreamento de horas da empresa e a política de roubo de horas. Quanto aos funcionários, eles precisam revisar cuidadosamente seus quadros de horários antes de enviá-los aos superiores. Essa é a melhor maneira de detectar erros desde o início. Por fim, o uso de modelos de quadro de horários pode ser útil para qualquer pessoa, pois esses modelos reduzem o risco de erros de cálculo.