วิธีแยกรายละเอียดวันทำงานของคุณ (พร้อมเทมเพลต)

กระบวนการสร้างตารางการทำงานดีขึ้นทุกวัน เนื่องจากการแบ่งวันทำงานที่ดีทำให้คุณก้าวไปข้างหน้าและดียิ่งขึ้นไปอีก ทำให้คุณรู้สึกถึงวันที่ประสบความสำเร็จ คำแนะนำสั้นๆ แต่น่าอ่านนี้มีไว้เพื่อนำเสนอวิธีที่แตกต่างในการแบ่งวัน งาน และลำดับความสำคัญของคุณ และแสดงให้เห็นว่าการมุ่งเน้นไปที่สิ่งอื่นนอกเหนือจากกำหนดเวลาให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าได้อย่างไร

ตัดสินใจเกี่ยวกับลำดับความสำคัญในแต่ละวัน

ไม่ใช่ทุกงานที่สำคัญที่สุด

ก่อนเริ่มต้นของทุกวัน ให้ปราบปรามรายการสิ่งที่ต้องทำนั้นและค้นหาสิ่งที่สำคัญที่สุด โดยปกติจะมี 1 ถึง 3 งาน และคุณสามารถระบุได้อย่างง่ายดาย:

• คนอื่นขึ้นอยู่กับคุณที่ทำส่วนของคุณเพื่อให้พวกเขาสามารถทำหน้าที่ของพวกเขาได้
• เป็นเรื่องเร่งด่วนหรือมีกำหนดเวลาที่ใกล้เข้ามาอย่างรวดเร็ว
• ส่งผลต่ออาชีพการงานของคุณในระยะยาว

เพื่อแสดงให้เห็นสิ่งนี้ – และทุกแง่มุมของการแจกแจงวันทำงานของคุณ – เราจะพิจารณาตารางเวลาของฉันสักครู่ และวิธีที่ฉันพยายามเรียนรู้เกี่ยวกับนิสัยการทำงานของฉัน และปรับปรุงทีละเล็กทีละน้อยทุกวัน

ต่อไปนี้คือตัวอย่างว่ารายการลำดับความสำคัญของฉันอาจมีลักษณะอย่างไรในวันพุธ:

มีพนักงานใหม่เข้ามา และฉันกำลังเป็นพี่เลี้ยงให้กับพวกเขา มันดีสำหรับฉันและอาชีพของพวกเขา ดังนั้นพลังงานส่วนใหญ่ของฉันควรไปงานนี้ นอกจากนี้ยังมีงานบางอย่างที่ฉันไม่สามารถทำให้เสร็จได้ในวันก่อน และถึงแม้เส้นตายจะยังไม่ถึงวันจันทร์ แต่ฉันก็จะพยายามทำให้เสร็จได้ในวันนี้ สุดท้ายนี้ มีการนำเสนอที่ฉันอยากจะสร้างความประทับใจให้มากๆ ที่เหลือคืองานประจำที่ฉันสามารถทำได้

เหตุใดฉันจึงต้องมีรายการลำดับความสำคัญ

จากตัวอย่าง เราจะเห็นได้ว่าการระบุงานที่สำคัญต่อคุณมากที่สุดช่วยขจัด "สัญญาณรบกวน" ของงานอื่นๆ ได้อย่างไร

คุณรู้ว่าจะใช้พลังงานมากที่สุดที่ใด ซึ่งจะช่วยให้คุณไม่ต้องเสียเวลาและเครียดกับเรื่องอื่นๆ รายการนี้เป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญของทุกรายละเอียดวันทำงานที่ดีได้อย่างง่ายดาย

วาดส่วนก่อนทำงาน

ในขั้นตอนต่อไป ให้กำหนดสิ่งที่คุณทำเกี่ยวกับงานเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับวันนั้น

คุณเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำหรือไม่?

คุณแก้ไขเป้าหมายของคุณสำหรับสัปดาห์หรือไม่?

หรือคุณติดต่อเพื่อนร่วมงานของคุณ?

บางทีคุณอาจทำกาแฟให้ตัวเองและเช็คอีเมล

เราทุกคนมีพิธีกรรมที่แตกต่างกันซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และสามารถเปลี่ยนแปลงได้ในแต่ละวัน และถ้าคุณไม่มีพิธีกรรม นี่เป็นเวลาที่ดีในการค้นหา มาดูตารางเวลาประจำวันของฉันอีกครั้ง:

ที่มา: เทมเพลตการแบ่งวันทำงานของ Clockify

ดังที่คุณเห็นจากตารางด้านบน แต่ละวันสามารถเริ่มต้นด้วยกิจกรรมต่างๆ ได้ และสำหรับวันพุธ ฉันเตรียมตัวสำหรับงานสำคัญที่สอง – งานที่เหลือ – โดยทำสิ่งที่ฉันพลาดไปและทำอย่างไรให้เสร็จ

เหตุใดฉันจึงต้องมีส่วน "ก่อนทำงาน"

กิจวัตรการทำงานตอนเช้าที่ดำเนินไปอย่างสบายๆ เป็นวิธีที่ดีในการแนะนำวันของคุณ แทนที่จะเริ่มต้นด้วยงานที่ยากที่สุดก่อน คุณประหยัดพลังงานด้วยบางสิ่งที่เบา และเตรียมจิตใจให้พร้อมสำหรับงานที่จะมาถึง

วาดออกระหว่างส่วนงาน

ชิ้นใหญ่ถัดไปในรายละเอียดของคุณคืองานจริง งานที่ยากขึ้นหรือเนื้อสัตว์และมันฝรั่งถ้าคุณต้องการ

มีทรัพยากรมากมายในการแบ่งงานขนาดใหญ่เป็นส่วนย่อยๆ และจัดตารางเวลา ดังนั้นเราจะไม่ลงรายละเอียดที่นี่ อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องพูดถึงพวกเขา

คุณสามารถ:

1. ใช้การบอกเวลาเพื่อสร้างแนวทางรายชั่วโมงในแต่ละวันของคุณ
2. ใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เพื่อจัดเรียงลำดับความสำคัญของคุณ
3. วิธี Get Things Done จะช่วยป้องกันไม่ให้คุณรู้สึกหนักใจ

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ฉันจะเน้นคือการแบ่งงานชิ้นนี้ออกเป็นสองส่วน: ก่อนพักทานอาหารและหลังจากนั้น

หากคุณเคยอ่านบทความอื่นๆ เกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงาน คุณอาจสังเกตเห็นว่าเราพูดถึงการจัดการระดับพลังงานตลอดทั้งวันอย่างไร และสิ่งสำคัญคือต้องตระหนักว่าพลังงานของคุณเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรหลังจากที่คุณรับประทานอาหารกลางวันที่ดีในที่ทำงาน ที่โดดเด่นที่สุดคือ ถามตัวเองว่า

• คุณรู้สึกอย่างไรก่อนอาหารกลางวันครึ่งชั่วโมงถึงหนึ่งชั่วโมง?
• คุณรู้สึกกระปรี้กระเปร่าหลังอาหารกลางวันหรือไม่?
• คุณรู้สึกง่วงนอนหรือไม่?
• นานแค่ไหนหลังอาหารกลางวันคุณเริ่มรู้สึกว่าโฟกัสลดลง (หรือเพิ่มขึ้น)?
• คุณเริ่มมีความอยากน้ำตาลและส่งผลต่อคุณอย่างไร?

อาหารมีบทบาทสำคัญในรถไฟเหาะพลังงานของร่างกาย และเรามักจะไม่สนใจอาหารนั้น Moreso เพราะเราอยู่ที่บ้าน หรือนอกบ้าน หรือไม่ต้องการสมาธิมากเกินไป อย่างไรก็ตามในที่ทำงานอาจกลายเป็นผลเสียได้

เหตุใดฉันจึงต้องการส่วน "ก่อนและหลังอาหาร"

การแบ่งตารางการทำงานออกเป็นช่วงก่อนและหลังอาหารกลางวันสามารถช่วยได้หลายอย่าง

อย่างแรก มันสามารถเผยให้เห็นว่ามื้ออาหารต่างๆ ส่งผลต่อการโฟกัสของคุณอย่างไร ตัวที่หนักกว่าจะทำให้คุณง่วง ในขณะที่ตัวที่เบากว่าจะช่วยให้คุณตื่นตัว ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถสังเกตได้ว่าคุณมีการประชุมใหญ่ในวันพฤหัสบดี เวลา 15.00 น. และตัดสินใจกินปลาและสลัดแทนสเต็กและมันฝรั่ง ถ้าครั้งหลังมักจะทำให้คุณอยากงีบหลับในภายหลัง

ประการที่สอง คุณจะเริ่มตัดสินใจจัดกำหนดการได้ดีขึ้น การปรับเปลี่ยนงานตามระดับพลังงานของคุณเป็นกลวิธีที่มีคนคิดน้อย แต่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีประสิทธิภาพมากในทางปฏิบัติ

ประการที่สาม มันบังคับให้คุณไม่ละเลยอาหารซึ่งเป็นส่วนสำคัญของวันของคุณ เรามักจะยุ่งกับงานมาก เราเปลี่ยนเวลาอาหารไปจนสายเกินไปหรือละเลยโดยสิ้นเชิง วิธีนี้จะทำให้คุณเสี่ยงที่จะหิวมากเกินไปและเลือกซื้อของว่างจานด่วนเพื่อกันไม่ให้ขาด ยิ่งไปกว่านั้น คุณจะอดทนน้อยลงและหงุดหงิดมากขึ้นหากคุณไม่ได้พักทานอาหารอย่างเหมาะสม ซึ่งจะขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

นี่คือตัวอย่างจากกำหนดการของฉัน:

ในส่วนนี้ ฉันตัดสินใจทำงานที่เหลือในตอนเช้าต่อ โดยที่งานยังคงสดใสอยู่ในใจ มีกำหนดการประชุมก่อนพักกลางวัน ทันเวลาพอดี ระหว่างรับประทานอาหารกลางวัน เกิดปัญหาฉุกเฉินขึ้น แต่ฉันเลื่อนออกไปเป็นช่วงหลังอาหารกลางวัน เพื่อให้แน่ใจว่าฉันจะรู้สึกสดชื่น การฝึกอบรมพนักงานใหม่เกิดขึ้นหลังจากดื่มกาแฟของฉัน เนื่องจากฉันสังเกตว่าคาเฟอีนช่วยขจัดอาการง่วงนอนจากมื้อเที่ยงได้

ตอนนี้ คุณอาจจะสงสัยว่าเป็นไปได้ไหมที่จะบรรลุกรอบความคิดเชิงคำนวณแบบนี้ คำตอบคือใช่ แต่ด้วยการทำงานมาก และการลองผิดลองถูก มาดูวิธีการกัน

วิธีสังเกตระดับพลังงาน

การบรรลุถึงองค์กรแบบนี้… สัญชาตญาณ เรียกได้ว่าเป็นไปไม่ได้ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการเรียนรู้ที่จะฟังร่างกายและรับพฤติกรรมและนิสัยเป็นสิ่งที่คุณต้องทำตลอดทั้งวัน

ช่วงเวลาที่คุณสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงของโฟกัสหรือระดับพลังงาน ให้จดบันทึกไม่ว่าจะโพสต์อิทหรือผ่านแอปบันทึกเสียง ในตอนแรกอาจดูเหมือนไม่เป็นมืออาชีพ ว่าเป็นสิ่งที่ไม่เหมาะกับสภาพแวดล้อมในการทำงาน แต่ให้มองว่าเป็นการลงทุน ยิ่งคุณได้รับข้อมูลเชิงลึกมากเท่าไร คุณก็จะสามารถจัดกำหนดการงานของคุณในแต่ละวันได้ดียิ่งขึ้นเท่านั้น

นอกจากนี้ ให้ใช้เวลาค้นคว้าหาสูตรอาหารที่ช่วยเพิ่มผลผลิตและบำรุงสมอง อาจเป็นการทดลองเพิ่มเติมที่ยอดเยี่ยม

สังเกตความฟุ้งซ่านของคุณ

ในทำนองเดียวกัน ให้ใส่ใจเป็นพิเศษกับสิ่งรบกวนที่ (ไม่) ปกติของคุณมากที่สุด

พวกเขาสามารถตกรางตลอดช่วงบ่ายของคุณและนำไปสู่การเลื่อนงานบางอย่างออกไปหรือลืมไปโดยสิ้นเชิง หากคุณมีปัญหาในการระบุว่าเสียเวลาเปล่า คุณสามารถใช้กลยุทธ์เดียวกันกับระดับพลังงานได้

เมื่อคุณต้องทำลายวันทำงานของคุณ พยายามจับตัวเองขณะที่คุณเริ่มท่องโซเชียลมีเดียนานกว่า 5 นาที ทุกครั้งที่คุณตกลงที่จะช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานโดยไม่คิดถึงภาระงานของคุณเอง หรือทุกครั้งที่คุณเรียกประชุมอย่างกะทันหัน ผู้จัดการ.

ข้างบนนี้เป็นตัวอย่างของการเบี่ยงเบนความสนใจสองครั้งในสองวันที่แยกจากกัน การสรุปและวิเคราะห์สิ่งเหล่านี้เหมือนในตารางของเราจะให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่คุณว่าคุณเสียเวลาส่วนใหญ่ไปที่ไหน ดังนั้น คุณจึงสามารถเริ่มหาวิธีแก้ไขหรือหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนดังกล่าวได้

เรามักไม่ให้ความคิดสองอย่างว่าทำไมเราถึงฟุ้งซ่านหรือเมื่อใด แต่การใช้วิธีการเช่นนี้สามารถปรับปรุงวิธีการที่คุณเข้าใกล้สิ่งรบกวนได้อย่างมาก และเพิ่มความสำเร็จของคุณในการกำจัดสิ่งรบกวนเหล่านั้น

บางครั้ง แค่ติดตั้งตัวบล็อกเว็บไซต์ก็ไม่เพียงพอ

รวมคูลดาวน์วันทำงาน

คูลดาวน์ของวันทำงานคือการเปลี่ยนแปลงระหว่างงานกับเวลาว่าง รวมถึงงานที่เราชอบเรียกว่า "พิธีกรรมวันสิ้นสุดการทำงาน" เช่นเดียวกับที่คุณมีพิธีกรรมในตอนเช้าเพื่อเพิ่มความพร้อมสำหรับวัน ดังนั้นคุณควรมีบางอย่างสำหรับการผ่อนคลายในตอนท้าย

โดยปกติ เราทำงานสุดท้ายของวันให้เสร็จ ปิดคอมพิวเตอร์ และเริ่มสงสัยว่าจะทำอะไรต่อไป (ถ้าเราไม่มีงานบ้าน เช่น ล้างจาน อาหาร ไปรับลูก การนัดหมาย ฯลฯ) และถึงแม้จะเป็นช่วงหลัง การเปลี่ยนแปลงก็เกิดขึ้นอย่างกะทันหัน ทำให้สมองของเราต้องใช้เวลาพอสมควรในการปิด "โหมดการทำงาน"

ทำไมฉันถึงต้องการคูลดาวน์ของวันทำงาน

เพื่อนสนิทคนหนึ่งของฉันเคยพูดว่าเขาเคยเดินกลับบ้านเป็นเวลา 40 นาทีแทนที่จะขี่จักรยานได้อย่างไร เพราะเขาต้องการเดินออกจากความคับข้องใจในวันนั้น เพราะถ้าเขากลับบ้านเร็วกว่านี้ เขาก็จะนำมันมาสู่ชีวิตส่วนตัวของเขา และมันจะ "เสีย" เวลาที่เหลือจากการทำงานของเขา

ในทำนองเดียวกัน คุณต้องมีงานเล็กๆ น้อยๆ ในตอนท้ายของวันเพื่อส่งสัญญาณให้สมองของคุณเริ่มผ่อนคลาย ลองดูที่รายการด้านล่าง:

ภาพด้านบนเป็นส่วนหนึ่งของกำหนดการของฉันที่แสดงการสิ้นสุดของงานในวันทำงาน – การเขียนสรุปวัน (ทางด้านขวา) และทำแบบร่างรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับวันถัดไป สิ่งเหล่านี้เรียบง่ายอย่างเจ็บปวด แต่มีประสิทธิภาพมากในการให้ความรู้สึกปิด วันทำงานอยู่ข้างหลังคุณ และตอนนี้ก็ถึงเวลาพักผ่อนแล้ว

เทมเพลตการแบ่งวันทำงานของ Clockify

ข้อความที่ตัดตอนมาของกำหนดการที่เราใช้ที่นี่มาจากเทมเพลตที่คุณสามารถหาได้ในบล็อกของเรา

ไม่ใช่แค่ไทม์ชีท แต่เป็นกำหนดการที่เน้นที่การแบ่งวันของคุณเพื่อให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกที่มีประโยชน์ที่สุดเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ของคุณ

หากคุณต้องการทดลองใช้ด้วยตนเอง คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลต PDF ได้จากลิงก์ต่อไปนี้:

ดาวน์โหลดเทมเพลตรายละเอียดวันทำงานที่นี่

ดาวน์โหลดเทมเพลตรายการลำดับความสำคัญที่นี่

ดาวน์โหลดเทมเพลตรายละเอียดการรบกวน Workday ที่นี่