Bagaimana meminimalkan kesalahan dalam timesheets

Seberapa sering Anda lupa untuk masuk atau keluar saat bekerja? Bahkan jika Anda seorang pekerja yang terorganisir dengan baik, kami yakin bahwa, pada hari-hari yang sangat sibuk, mengisi lembar waktu biasanya membuat Anda lupa. Dan kesalahan kecil ini dapat memengaruhi keakuratan keseluruhan lembar waktu Anda.

Untuk membantu Anda lebih memahami topik kesalahan absen, kami akan menjelaskan kasus paling umum yang dapat terjadi di tempat kerja. Lebih penting lagi, kami akan menunjukkan cara meminimalkan kesalahan dalam lembar waktu.

Kertas vs. lembar waktu digital

Sebelum kita menyelam lebih dalam ke dasar-dasar kesalahan timesheet, mari kita perjelas dulu perbedaan antara timesheets kertas dan digital.

Saat menggunakan timesheets kertas , karyawan harus memasukkan jam kerja mereka secara manual. Kemudian, mereka menyerahkan lembar waktu kepada supervisor atau manajer setiap hari, mingguan, dua mingguan, atau bulanan. Timesheet kertas biasanya menyertakan detail seperti:

• waktu mulai,
• akhir waktu,
• istirahat makan siang,
• jam lembur.

Setelah pekerja selesai mengisi lembar waktu, terserah manajer mereka untuk menghitung total jam kerja. Selain itu, beberapa timesheets berisi kategori seperti waktu liburan, cuti sakit, dan lain-lain.

Di sisi lain, timesheet digital membuat proses pelacakan jam kerja menjadi lebih mudah. Karyawan dapat memasukkan jam kerja mereka secara manual di penghujung hari atau melacak waktu dengan timer saat bekerja. Kemudian, timesheet digital akan secara otomatis menghitung total jam kerja per hari, minggu, bulan, atau tahun. Selanjutnya, manajer atau supervisor dapat menganalisis waktu yang telah dicatat oleh karyawan. Fitur lain yang nyaman adalah bahwa pekerja dapat menyimpan catatan jam yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih dari suatu proyek.

Jadi, apa manfaat utama menggunakan kartu absen dalam bentuk apa pun? Selain waktu perekaman, timesheets membantu Anda:

• Lacak kehadiran dan lembur, tetapi juga berikan petunjuk yang lebih baik tentang berapa banyak karyawan yang harus dibayar.
• Awasi proyek Anda untuk mengetahui dengan pasti berapa jam Anda telah mengerjakan proyek tertentu. Dengan demikian, Anda akan tahu berapa banyak yang Anda perlukan untuk menagih klien Anda. Selain itu, timesheet akan memungkinkan Anda untuk membuat anggaran proyek yang lebih baik.
• Ikuti standar dan kepatuhan industri, seperti The Fair Labor Standards Act (FLSA) dan The Defense Contract Audit Agency (DCAA).

Apa kesalahan timesheet yang paling umum?

Bahkan ketika Anda sudah familiar dengan timesheets dan cara mengisinya, membuat kesalahan masih bisa terjadi. Dan itu baik-baik saja. Tapi, ada satu hal, begitu Anda dapat mengenali kesalahan lembar waktu yang paling umum, Anda akan cenderung tidak mengacaukan lembar waktu Anda.

Kesalahan pengetikan

Ketika datang ke timesheets kertas, karyawan harus menyelesaikannya secara manual. Kemudian, manajer meninjau lembar waktu ini dan menganalisis data. Jadi, seperti yang bisa Anda tebak, jika seorang karyawan memiliki tulisan tangan yang tidak terbaca, manajer atau supervisor mungkin salah mengartikan beberapa angka. Misalnya, angka 1 bisa terlihat seperti angka 4, dll. Itu membawa kita ke kesalahan berikutnya.

Kesalahan perhitungan

Jika manajer salah membaca bagian tertentu dari lembar waktu, mereka tidak akan dapat menghitung total jam kerja dengan benar. Selain membuat kesalahan karena tulisan tangan yang tidak terbaca, jenis kesalahan perhitungan lainnya adalah membalik angka dan menambah angka yang salah.

Apa artinya dalam praktik? Jika manajer salah menghitung, karyawan tidak akan mendapatkan jumlah uang yang tepat untuk total jam kerja. Oleh karena itu, pekerja akan dibayar lebih rendah atau lebih.

Selain itu, kesalahan perhitungan juga dapat mempengaruhi klien. Inilah alasannya: memiliki timesheet yang tepat menyiratkan bahwa perusahaan Anda juga dapat membuat faktur yang tepat untuk klien. Sebaliknya, timesheets yang tidak akurat hanya akan menghasilkan faktur yang tidak akurat.

Pencurian waktu

Pencurian waktu terjadi ketika karyawan dibayar untuk jam-jam mereka tidak bekerja. Kesalahan absen ini dapat bermanifestasi dalam beberapa cara:

• pekerja mengambil istirahat panjang
• pekerja masuk atau keluar atas nama rekan kerja mereka (buddy punch)
• pekerja menghabiskan waktunya untuk melakukan aktivitas pribadi (browsing media sosial, website, dll)
• pekerja lupa untuk masuk atau keluar saat bekerja.

Berbicara tentang pukulan teman, jenis pencurian waktu ini merugikan perusahaan $ 50 miliar per tahun, menurut survei otak Statistic.

Dalam hal karyawan yang pelupa, perlu disebutkan bahwa ada pekerja yang gagal mencatat jam kerja mereka secara tidak sengaja . Misalnya, ketika karyawan memiliki banyak tugas sepanjang hari, maka mengisi lembar waktu hanya akan lepas dari ingatan mereka. Di sisi lain, beberapa pekerja sengaja membuat pelacak waktu mereka berjalan bahkan ketika mereka selesai dengan pekerjaan mereka. Jadi, ketika karyawan dengan sengaja lupa untuk logout, mereka melakukan ini untuk mendapatkan lebih banyak jam kerja (walaupun sebenarnya mereka tidak menghabiskan banyak waktu). Perilaku teduh seperti itu, bukan?

Pencurian upah

Sementara pencurian waktu adalah kegagalan karyawan, pencurian upah selalu merupakan kesalahan majikan. Kesalahan absen ini terjadi ketika majikan membayar lebih rendah kepada karyawan mereka. Oleh karena itu, pengusaha melanggar peraturan Fair Labor Standards Act (FLSA).

Ada beberapa jenis pencurian upah, seperti ketika majikan:

• gagal memberikan gaji kepada pekerja
• membayar karyawan mereka kurang dari upah minimum
• gagal membayar lembur karyawan atau kerja di luar jam kerja.

Timesheet rusak

Jenis kesalahan ini hanya dapat terjadi jika Anda menggunakan lembar waktu kertas. Seperti yang dapat Anda bayangkan, jika Anda menyimpan lembar waktu Anda di seluruh meja, kemungkinan besar Anda akan menumpahkan air atau kopi secara tidak sengaja. Dengan demikian, timesheets tersebut akan rusak, jadi Anda harus menulis ulang jam kerja Anda lagi. Plus, manajer Anda perlu menghitung ulang semua data.

Terlepas dari kerusakan ini, lembar waktu fisik dapat dengan mudah salah tempat di antara dokumen kerja lainnya.

Bagaimana cara meminimalkan kesalahan absen?

Tidak masalah jika Anda menggunakan kertas atau lembar waktu digital, kemungkinan besar Anda akan menghadapi beberapa kesalahan yang telah kami sebutkan sebelumnya. Untuk membantu Anda meminimalkan kesalahan ini, kami memberikan Anda beberapa tips praktis.

Tetapkan sistem pelacakan waktu yang transparan

Pengusaha dan manajer harus menetapkan sistem pelacakan waktu yang jelas dan memastikan bahwa semua karyawan memahami aturan ini. Oleh karena itu, pekerja akan tahu persis bagaimana mencatat jam kerja mereka, yang akan mengurangi kesalahan lembar waktu.

Pedoman pelacakan waktu harus mencakup kategori berikut:

• Metode pencatatan waktu . Bagaimana Anda ingin karyawan Anda mencatat jam kerja mereka? Misalnya, dengan menambahkan waktu mereka secara manual di lembar waktu kertas sekali per hari atau minggu. Atau, dengan menggunakan timesheet digital. Jika pekerja memiliki masalah atau kekhawatiran mengenai sistem pelacakan waktu, pastikan untuk menyelesaikan masalah ini. Berikan karyawan semua perincian tentang cara menggunakan lembar waktu dengan benar dan di mana menyimpannya dengan aman, jika Anda memilih lembar waktu kertas.
• Pelacakan istirahat . Di beberapa perusahaan, mencatat istirahat di siang hari adalah wajib, sementara perusahaan lain melewatkan bagian ini. Jika perusahaan Anda menuntut agar karyawan mencatat waktu istirahat yang dijadwalkan, beri tahu mereka cara memasuki segmen ini. Selain itu, jika Anda, sebagai pemberi kerja, menoleransi masuk lebih awal atau terlambat, beri tahu pekerja Anda tentang aturan ini juga.
• Melacak lembur. Jika perusahaan Anda mengizinkan karyawan untuk bekerja lembur, pastikan untuk memberi tahu pekerja. Juga, tentukan situasi di mana lembur diberikan dan beri tahu pekerja Anda cara mencatat jam tambahan ini. Dengan demikian, Anda akan terhindar dari risiko pencurian upah.

Tip berharga lainnya di sini adalah membuat dokumen yang berisi semua informasi penting tentang sistem pelacakan waktu. Kemudian, bagikan dokumen ini dengan semua karyawan atau simpan di halaman wiki perusahaan Anda.

Memiliki kebijakan pencurian waktu yang jelas

Cara paling mudah untuk mencegah pencurian waktu di perusahaan Anda adalah dengan menetapkan kebijakan pencurian waktu resmi perusahaan. Pastikan untuk menyertakan:

• contoh perilaku yang dianggap sebagai pencurian waktu,
• konsekuensi yang akan dialami karyawan jika mereka melanggar peraturan ini.

Manajer juga harus menjelaskan apa yang tidak dihitung sebagai pencurian waktu. Misalnya, ingatkan karyawan bahwa mereka memiliki hak untuk istirahat sepanjang hari. Tentu saja, pekerja harus mematuhi aturan perusahaan tentang istirahat dan durasinya.

Dalam hal pencurian waktu, ini semua tentang mendorong kejujuran di antara karyawan dan staf. Jika pekerja merasa dipercaya dan dihargai, kemungkinan besar mereka akan melakukan pekerjaan mereka sebaik mungkin. Dengan demikian, mereka tidak akan mencoba menipu waktu.

Gunakan templat lembar waktu

Alih-alih khawatir tentang mengatur dan mengisi kategori penting dari lembar waktu Anda setiap hari, Anda dapat mencoba templat lembar waktu. Ada beragam jenis template, seperti:

• bulanan dan setengah bulanan
• mingguan dan dua mingguan
• lembar waktu pengawas harian dan harian
• lembar waktu proyek.

Jadi, misalnya, jika Anda seorang majikan, dan Anda membayar pekerja Anda sekali seminggu, Anda dapat menggunakan lembar waktu Mingguan. Dalam hal ini, karyawan perlu mencatat waktu mulai dan berakhir mereka, serta waktu makan siang. Ada juga kolom penambahan waktu liburan dan cuti sakit. Selain itu, supervisor dapat menghitung jam kerja reguler dan lembur karyawan untuk mendapatkan total jam kerja.

Sumber: Template Timesheet Gratis yang Dapat Dicetak oleh Clockify

Jika Anda lebih suka lembar waktu kertas, cetak saja templat ini dalam PDF dan tuliskan datanya. Atau, jika Anda seorang manajer, dan Anda ingin meninjau pekerjaan karyawan Anda, sarankan pekerja Anda untuk mencatat jam kerja mereka di formulir Google Spreadsheet atau Google Documents dari template ini, lalu bagikan dengan Anda.

Templat lembar waktu sangat berguna jika Anda sering melakukan kesalahan perhitungan. Untuk mengatasi masalah ini, pastikan untuk menggunakan template versi Google Sheets. Dengan demikian, Anda akan dapat meningkatkan keterampilan perhitungan Anda.

Tinjau lembar waktu sebelum mengirimkannya

Majikan dan manajer harus memberi karyawan mereka kesempatan untuk meninjau lembar waktu sebelum mengirimnya ke atasan. Itulah cara terbaik bagi pekerja untuk menyadari kesalahan sejak dini dan memperbaiki kesalahan sebelum menyebabkan masalah lebih lanjut. Seperti yang telah kami jelaskan, mengirimkan timesheets yang benar memastikan pembayaran yang tepat dan menurunkan risiko pencurian waktu dan upah.

Isi timesheets setiap hari

Mungkin Anda memiliki kebiasaan mencatat jam kerja Anda selama seminggu penuh pada hari Jumat. Tapi, apakah Anda yakin akan mengingat setiap tugas yang telah Anda kerjakan selama seminggu? Jika tidak, Anda akan memiliki beberapa celah dalam timeline mingguan Anda.

Untuk menghindari kesalahan seperti itu, pertimbangkan untuk mengisi absen Anda setiap hari. Mengapa begitu penting? Nah, menurut penelitian AffinityLive, karyawan yang menangani timesheets mereka sekali per hari lebih akurat dalam pencatatan dibandingkan dengan pekerja yang mengisi timesheets sekali per minggu.

Sekarang, jika Anda khawatir akan lupa mencatat jam kerja Anda setiap hari, kami memiliki dua solusi hebat untuk Anda:

• Undangan kalender. Tambahkan undangan kalender untuk waktu yang sama setiap hari, katakanlah, 30 menit terakhir hari kerja Anda. Kemudian luangkan beberapa menit untuk memasukkan data di lembar waktu Anda. Selain itu, manajer dapat membuat undangan mingguan untuk semua anggota tim. Lebih baik lagi, para pemimpin dapat menamai undangan ini sebagai “Tinjauan Timesheet”, yang akan menjadi pengingat sempurna untuk memeriksa ulang lembar waktu Anda sekali seminggu.
• Pengingat clockify. Jika Anda memilih timesheet digital seperti Clockify, pastikan untuk mencoba pengingat timesheet. Pertama, Anda harus menetapkan target jumlah jam (per hari, minggu, atau bulan) yang harus dilacak oleh tim. Kemudian, pilih apakah pengingat akan dikirim jika seseorang mencatat lebih atau kurang dari jam target. Orang yang belum melacak target jumlah jam akan mendapatkan email dari Clockify, terlihat seperti ini.

Sumber: Target dan pengingat di Clockify

Anda akan menyadari bahwa menyelesaikan lembar waktu Anda setiap hari akan segera menjadi rutinitas baru Anda.

Kesimpulan

Membuat kesalahan saat mengisi timesheets bisa terjadi cukup sering. Untuk mencegah kesalahan timesheet seperti pencurian waktu dan upah, pemberi kerja atau manajer harus menetapkan sistem pelacakan waktu resmi dan kebijakan pencurian waktu perusahaan. Sedangkan untuk karyawan, mereka perlu meninjau timesheets mereka dengan cermat sebelum menyerahkannya kepada atasan. Itulah cara terbaik untuk mengenali kesalahan sejak dini. Terakhir, menggunakan templat lembar waktu dapat membantu siapa saja karena templat ini mengurangi risiko kesalahan penghitungan.