Контроль версий: не позволяйте вашей версии выйти из-под контроля

Потеря контроля над изменениями в файле — это кошмар. Вы знаете, что делать: вы ловко создаете копию, отправляете ее на рассмотрение своим коллегам, а затем все начинают присылать обратно отдельные файлы со своими комментариями. Если вы принимаете их отзывы, вы начинаете вносить изменения в один из документов — ваш «мастер» — по мере того, как вы продолжаете вносить дополнительные комментарии и правки от других людей. Но если петля обратной связи длинная и вы совсем не отвлекаетесь, можно ужасно легко потерять след того, какой документ является эталоном.

Я уверен, что вы пережили кошмар перезаписи важных изменений или неправильного переименования файла только для того, чтобы осознать ошибку много раз спустя. У меня есть, и это сводит с ума. Пожалуйста, ознакомьтесь с другими моими отзывами/правками, — говорит коллега. Я поклялся, что сделал эти изменения , я думаю.

Что еще хуже: вещь печатается или публикуется до того, как вы ее поймаете; вы только позже понимаете, что это была не окончательная версия. Ужастик.

Контроль версий — или его отсутствие — может разрушить любую маркетинговую организацию, имеющую благие намерения. Потерять представление о том, в каком раунде вы находитесь, какая версия является рабочей и куда внесены изменения, сводит с ума, разочаровывает и неэффективно.

Так как же вырвать контроль над этим зверем? Давайте поговорим о том, как отслеживать ваши версии… где их хранить, как давать имена файлам, как следить за изменениями и т. д.

Установите соглашения об именах файлов

Одним из простых, но чрезвычайно эффективных первых шагов является установление соглашений об именах файлов в вашей организации.

Если вы ничего больше не вынесете из этой статьи, обратите внимание на следующее: установите простую, но последовательную систему именования для ваших файлов и придерживайтесь ее. Это может включать комбинацию цифр, инициалов или дат. И вы должны использовать его воинственно, с каждой доработкой.

Лично я использую разные методы в зависимости от того, сколько людей задействовано в проекте. Если только я работаю над файлом, как черновик этого блога, я придерживаюсь простой стратегии именования файлов. Я маркирую все только номером версии: «v1», «v2» и т. д.

Но как только вовлекается больше людей, я становлюсь более детализированным. Когда несколько человек рецензируют, я считаю удобным добавлять к имени файла инициалы, чтобы я мог легко увидеть, с чьим рецензированием я работаю, или просканировать свой рабочий стол, чтобы увидеть, кто уже внес свой вклад. Мне также нравится добавлять дату к имени файла, например FILENAME_060717. (Действительно, большинство текстовых редакторов предоставляют историю изменений в сведениях о файле, но это не сохраняется, если вы позже снова открываете файл и вносите небольшое изменение. Часы сбрасываются.) А при работе с обширными, быстро меняющимися редактирование — внесение нескольких изменений в день — мне нравится ставить метку времени на фактическом имени файла с помощью «утренней версии», «дневной версии» или даже «2pm версии» и т. д., чтобы все было четко.

Настройте четкий творческий рабочий процесс

Еще один шаг к тому, чтобы получить контроль над зверем, — установить стратегию того, кто что проверяет и на каком этапе. Наличие какого-либо задокументированного плана — причудливого или сложного — может помочь вам сохранить контроль над файлами. Это отличительные черты творческого рабочего процесса, а это еще один процесс, за который я выступаю. На самом деле, вы можете объединить эти два процесса в один, эффективным махом. Но опять же, как и в случае с соглашением об именах, вам действительно нужно придерживаться плана и обеспечивать его соблюдение.

Получите всех на одной странице

Итак, у вас есть система именования файлов и план. Это здорово - для вас. Но если вам нужно вовлечь других в этот план, очень важно, чтобы все работали над одной и той же общеизвестной страницей. Это означает внедрение правил и процессов не только для себя, но и для всей организации.

Наладьте эффективный кросс-функциональный рабочий процесс и заставьте кого-нибудь носить шляпу типа А. Этот человек может документировать процесс, отправлять коллегам инструкции о том, как давать имена и маркировать их файлы, проводить мини-тренинги и выборочные проверки, чтобы обеспечить и обеспечить соблюдение процесса. Выполнение рутинной работы с вниманием к деталям не очень весело, но в долгосрочной перспективе это сэкономит время.

«Слово» на пути к изменениям

Ничто так не раздражает меня, как получение чистого файла от автора. Я думаю: «Эй, ничего себе — у них не было изменений»… только чтобы начать читать и с ужасом осознать, что они внесли легионы правок, не пометив их. Когда я в сорняках, читаю строку за строкой, чтобы сравнить старое и новое, чтобы уловить изменения, у меня дым идет из ушей.

Инструменты отслеживания изменений, такие как в Word или Google Docs, позволяют легко комментировать, редактировать и помечать документы. Это помогает мне быстро увидеть, кто внес какие изменения и когда.

Я не просто отслеживаю изменения при работе с другими. Я включаю эту функцию, когда делаю свою работу, чтобы следить за тем, что я делаю. Мне нравится, что программа ведет учет моих изменений и легко позволяет мне ставить и откатывать, если мои правки в конце концов не так уж хороши.

Двоюродным братом отслеживания изменений является инструмент комментариев, который я тоже люблю. Я использую комментарии, чтобы напомнить себе о статусе, о вещах, которые мне нужно вернуться и завершить, или о мыслительном процессе. Я также использую комментарии, чтобы объяснить другим, почему я вношу определенные изменения в формулировку, почему я переписал отрывок для тона и так далее.

Я знаю, что вы слышали в прошлом о смене трека – и это правда. Это визуально ошеломляющий зверь, с которым можно спорить. Но программы развились таким образом, что это стало управляемым. Теперь можно отмечать изменения, но скрывать их по мере продвижения, поэтому ваша страница остается чистой и удобной для чтения, а вы можете сосредоточиться только на потоке и внешнем виде копии.

Предостережение: не ставьте штамп «окончательный», пока он действительно не станет

Кажется, что-то волшебное — и не в хорошем смысле — происходит, когда я добавляю к имени файла слово «final». Это похоже на действие закона Мерфи: в тот момент, когда я объявляю файл законченным, неизбежно в него вносится множество правок и дополнительных изменений.

Чтобы обмануть себя (и Мерфи), я научился не использовать слово «окончательный» в своих файлах до тех пор, пока они не будут отправлены, запущены и не покинут пресловутое здание. Вместо этого я продолжаю придерживаться соглашений об именах, указанных выше, чтобы знать, какая версия является последней. Только позже, когда все будет готово, я вернусь, сделаю копию «Тот, что ушел в печать» и переименую ее в «Окончательную».

Как попасть в «финальную» стадию? Предоставьте окно для внутреннего обзора клиента. А потом, когда он закрыт, он закрыт. Если это не юридический вопрос, отправляйте, когда скажете, и придерживайтесь его. Ваши клиенты выстроятся в очередь.

Создать архив

Архивирование — на рабочем столе или на облачном диске — еще один отличный способ отслеживать версии.

Когда я работаю с несколькими файлами, я прячу их в папку на рабочем столе под названием «Предыдущие версии». Таким образом, когда я открываю свою основную рабочую папку, я вижу только самую последнюю версию. Это помогает мне не перегружаться или не сканировать и не захватить неправильный файл. Это также делает для хорошего архива. Когда я работаю таким образом, я создаю папку, в которой фиксируются все правки и ревизии по пути. Так что, если мне когда-нибудь понадобится вернуться к предыдущей итерации, ее легко найти.

Когда все сказано и сделано, у меня может быть три или 300 версий исправленных файлов. Как и в случае с налоговыми отчетами, я предпочитаю хранить их какое-то время… по крайней мере, пока мои файлы не выйдут за дверь. Таким образом, у меня есть четкий архив всех изменений, которые были сделаны в процессе пересмотра — что-то, к чему можно вернуться, если мне нужно вернуться к предыдущей итерации, посмотреть, где были внесены странные изменения или незнакомые правки и т. д.

Мне также нравится работать с облачными дисками, такими как Google Drive, SharePoint или Dropbox. Фактически, в настоящее время я почти исключительно работаю с файлами вне этих систем. Таким образом, я знаю, что всегда работаю с последней версией файла и могу выполнять свою работу с любого компьютера, вместо того чтобы отправлять себе копии файлов по электронной почте. Несколько человек могут вносить свой вклад, редактировать или пересматривать одновременно. И он хранит автоматический архив.

Прощальные мысли: будьте внимательны при внесении правок

И последний совет: насколько это возможно, постарайтесь ограничить свои отвлекающие факторы при работе с файлами и изменениями. Закройте дверь, выпейте кофе и выключите музыку (или включите, если это поможет вам сосредоточиться). Нет ничего хуже, чем внести множество отличных изменений, только чтобы потом понять, что вы внесли их в неправильную версию файла и вам нужно переделать свою работу. Или вы сохранили изменения в незнакомом месте, и теперь файл пропал. Так что обратите внимание.

И это окончательно.

Какой ваш любимый способ сохранить контроль версий? Или какой ужасной историей, связанной с файлами, вы можете поделиться?