Controllo della versione: non lasciare che la tua versione sfugga al controllo

Perdere il controllo delle modifiche in un file è roba da incubi. Conosci l'accordo: crei abilmente una copia, la mandi in giro per la revisione tra i tuoi colleghi e poi tutti iniziano a inviare file separati con i loro commenti. Se accetti il ​​loro feedback, inizi a implementare le modifiche in uno dei documenti, il tuo "master", continuando a portare ulteriori commenti e modifiche da altre persone. Ma se il ciclo di feedback è lungo e sei del tutto distratto, può essere terribilmente facile perdere traccia di quale documento è il master.

Sono sicuro che hai vissuto l'incubo di sovrascrivere modifiche importanti o rinominare un file in modo errato, solo per realizzare l'errore molti cicli di revisione dopo. Sì, ed è pazzesco. Si prega di vedere i miei altri feedback/modifiche, dice un collega. Ho giurato di aver apportato quelle modifiche , credo.

Peggio ancora: la cosa viene stampata o pubblicata prima che tu la prenda; ti rendi conto solo dopo che si trattava di una versione non definitiva. Orrore.

Il controllo della versione, o la sua mancanza, può abbattere qualsiasi organizzazione di marketing ben intenzionata. Perdere traccia del round in cui ti trovi, qual è la versione funzionante e dove sono andate le modifiche, è esasperante, frustrante e inefficiente.

Quindi, come strappare il controllo a questa bestia? Parliamo di come tenere traccia delle tue versioni... dove memorizzarle, come nominare i file, come seguire le modifiche, ecc.

Stabilire convenzioni di denominazione dei file

Un primo passo semplice ma estremamente efficace consiste nello stabilire convenzioni di denominazione dei file all'interno dell'organizzazione.

Se non togli nient'altro da questo articolo, fai attenzione a questo: stabilisci un sistema di denominazione semplice ma coerente per i tuoi file e attieniti ad esso. Questo può includere una combinazione di numeri o iniziali o date. E devi usarlo in modo militante, con ogni singola revisione.

Personalmente utilizzo metodi diversi a seconda di quante persone sono coinvolte in un progetto. Se sono solo io a lavorare su un file, come la bozza di questo blog, mantengo una semplice strategia di denominazione dei file. Etichetta tutto con solo il numero di versione: "v1", "v2", ecc.

Ma una volta che più persone vengono coinvolte, divento più granulare. Quando più persone stanno rivedendo, trovo utile aggiungere un nome di file con le iniziali in modo da poter vedere facilmente con quale recensione sto lavorando o scansionare il mio desktop per vedere chi ha già dato l'input. Mi piace anche aggiungere una data al nome del file, ad esempio FILENAME_060717. (Vero, la maggior parte dei programmi di elaborazione testi fornisce una cronologia delle revisioni nei dettagli del file, ma ciò non si attacca se in seguito riapri un file e apporti una piccola modifica. L'orologio si azzera.) modifiche - inserendo più modifiche in un giorno - mi piace contrassegnare il nome del file effettivo con "revisione mattutina", "revisione pomeridiana" o anche "revisione 14:00", ecc., per mantenere tutto in ordine.

Imposta un chiaro flusso di lavoro creativo

Un altro passo per ottenere il controllo della bestia è impostare una strategia su chi rivede cosa e in quale fase. Avere una sorta di piano documentato, fantasioso o intricato, può aiutarti a mantenere il controllo dei file. Questi sono i tratti distintivi di un flusso di lavoro creativo, che è un altro processo che sostengo. In effetti, potresti essere in grado di sposare i due in un unico processo, un colpo di fulmine efficiente. Ma ancora una volta, come la convenzione sui nomi, devi davvero attenersi al piano e applicarlo.

Metti tutti sulla stessa pagina

Quindi hai un sistema di denominazione dei file e un piano. È fantastico - per te. Ma se hai bisogno di coinvolgere altri in quel piano, è fondamentale che tutti lavorino sulla stessa proverbiale pagina. Ciò significa implementare regole e processi, non solo per te stesso, ma per l'intera organizzazione.

Stabilisci un flusso di lavoro interfunzionale efficiente e fai in modo che qualcuno indossi il cappello di tipo A. Questa persona può documentare il processo, inviare istruzioni ai colleghi su come denominare ed etichettare i propri file, tenere mini sessioni di formazione e controlli a campione per garantire e far rispettare il processo. Fare la routine pignola per i dettagli non è molto divertente, ma a lungo termine farà risparmiare tempo.

Una “Parola” sui cambi traccia

Non c'è niente che susciti ira in me come ricevere un file pulito da un collaboratore. Penso: "Ehi, wow, non hanno apportato modifiche"... solo per iniziare a leggere e realizzare, con orrore, che hanno apportato legioni di modifiche senza annotarle. È quando sono tra le erbacce, leggendo riga per riga per confrontare il vecchio e il nuovo per cogliere i cambiamenti, che il fumo mi esce dalle orecchie.

Gli strumenti di rilevamento delle modifiche, come quello in Word o Google Documenti, forniscono un modo semplice per annotare, modificare e contrassegnare. Questo mi aiuta a vedere rapidamente chi ha apportato quale modifica e quando.

Non tengo traccia dei cambiamenti solo quando lavoro con gli altri. Attivo la funzione mentre svolgo il mio lavoro per tenere sotto controllo ciò che sto facendo. Adoro il fatto che il programma tenga traccia delle mie modifiche e mi consenta facilmente di avviare e ripristinare se le mie modifiche non sono poi così eccezionali.

Un cugino dei cambi di traccia è lo strumento dei commenti, che amo ugualmente. Uso i commenti per ricordare a me stesso lo stato, le cose che devo tornare e completare o il processo di pensiero. Uso i commenti anche per spiegare agli altri perché sto apportando alcune modifiche al testo, perché ho riscritto un passaggio per il tono e così via.

So cosa hai sentito in passato sui cambi di traccia, ed è vero. È una bestia visivamente travolgente da combattere. Ma i programmi si sono evoluti in un modo che lo rende gestibile. Ora è possibile contrassegnare le modifiche ma nasconderle man mano che procedi, così la tua pagina rimane pulita e facile da leggere e puoi concentrarti solo sul flusso e sull'aspetto del testo.

Attenzione: non stamparlo come "definitivo" fino a quando non lo è davvero

C'è qualcosa di magico, e non in senso positivo, che sembra accadere quando aggiungo al nome di un file la parola "final". È come uno spunto per la legge di Murphy: nel momento in cui dichiaro che un file è finito, inevitabilmente arrivano una serie di modifiche e ulteriori modifiche.

Per ingannare me stesso (e Murphy), ho imparato a non usare la parola "finale" sui miei file fino a quando la cosa non è stata spedita, lanciata e ha lasciato il proverbiale edificio. Invece, continuo a seguire le convenzioni di denominazione di cui sopra, quindi so qual è la versione più recente. Solo più tardi, una volta che tutto è finito, torno indietro e faccio una copia di One That Went To Press e lo rinomino "Final".

Come arrivare alla fase “finale”? Fornire una finestra per la revisione interna del cliente. E poi, quando è chiuso, è chiuso. A meno che non si tratti di un problema legale, spedisci quando lo dici e rispettalo. I tuoi clienti si metteranno in riga.

Crea un archivio

L'archiviazione, sul desktop o su un'unità cloud, è un altro ottimo modo per tenere traccia delle versioni.

Mentre lavoro su più file, li nascondo in una cartella sul mio desktop chiamata "Versioni precedenti". In questo modo, quando apro la mia cartella di lavoro principale, vedo solo l'ultimo in assoluto. Mi aiuta a evitare di essere sopraffatto o di scansionare e afferrare il file sbagliato. È anche un bell'archivio. Quando lavoro in questo modo, creo una cartella che cattura tutte le modifiche e le revisioni lungo il percorso. Quindi, se mai dovessi tornare a un'iterazione precedente, è facile da trovare.

Quando tutto è stato detto e fatto, potrei avere tre o 300 versioni di file revisionati. Proprio come i documenti fiscali, mi piace conservarli per un periodo... almeno finché i miei file non sono fuori dalla porta. In questo modo, ho un archivio chiaro di tutte le modifiche che sono state apportate durante il processo di revisione: qualcosa a cui guardare indietro nel caso avessi bisogno di tornare a un'iterazione precedente, vedere dove è stato introdotto uno strano cambiamento o una modifica sconosciuta, ecc.

Mi piace anche lavorare con le unità cloud, come Google Drive o SharePoint o Dropbox. In effetti, al giorno d'oggi lavoro quasi esclusivamente su file di questi sistemi. In questo modo so di lavorare sempre sull'ultima versione di un file e posso svolgere il mio lavoro da qualsiasi computer, invece di dovermi inviare tramite e-mail le copie dei file. Più persone possono contribuire, modificare o rivedere contemporaneamente. E mantiene un archivio automatico.

Pensieri d'addio: fai attenzione quando apporti le modifiche

Un ultimo consiglio: per quanto possibile, cerca di limitare le distrazioni quando lavori su file e modifiche. Chiudi la porta, bevi un caffè e spegni la musica (o accendila, se ti aiuta a concentrarti). Non c'è niente di peggio che apportare una serie di modifiche eccellenti, solo per rendersi conto in seguito che le hai apportate alla versione sbagliata di un file e devi rifare il tuo lavoro. Oppure hai salvato le modifiche in un posto strano e ora il file è scomparso. Quindi fai attenzione.

E questo è definitivo.

Qual è il tuo modo preferito per mantenere il controllo della versione? O quale storia dell'orrore relativa ai file devi condividere?