Kontrola wersji: Nie pozwól, aby wersjonowanie wymknęło się spod kontroli

Utrata kontroli nad zmianami w pliku to koszmar. Znasz tę umowę: sprytnie tworzysz kopię, wysyłasz ją do recenzji wśród swoich rówieśników, a następnie wszyscy zaczynają odsyłać osobne pliki ze swoimi komentarzami. Jeśli zaakceptujesz ich opinie, zaczniesz wdrażać zmiany w jednym z dokumentów – swoim „głównym” – w miarę jak będziesz wprowadzać dodatkowe komentarze i poprawki od innych osób. Ale jeśli pętla sprzężenia zwrotnego jest długa i jesteś w ogóle rozkojarzony, przerażająco łatwo można stracić orientację, który dokument jest wzorcem.

Jestem pewien, że przeżyłeś koszmar nadpisywania ważnych zmian lub nieprawidłowej zmiany nazwy pliku, tylko po to, by uświadomić sobie błąd wiele rund poprawek później. Mam i to jest szalone. Proszę zobaczyć moje inne opinie/edycje, mówi kolega. Przysięgałem, że dokonałem tych zmian , tak myślę.

Co gorsza: rzecz jest drukowana lub publikowana, zanim ją złapiesz; dopiero później zdajesz sobie sprawę, że była to wersja nieostateczna. Przerażenie.

Kontrola wersji – lub jej brak – może zniszczyć każdą organizację marketingową, która ma dobre intencje. Utrata kontroli nad tym, w której rundzie jesteś, jaka jest działająca wersja i gdzie poszły zmiany, jest denerwująca, frustrująca i nieefektywna.

Jak więc przejąć kontrolę nad tą bestią? Porozmawiajmy o tym, jak śledzić swoje wersje… gdzie je przechowywać, jak nazywać pliki, jak śledzić zmiany itp.

Ustal konwencje nazewnictwa plików

Pierwszym prostym, ale niezwykle skutecznym krokiem jest ustanowienie konwencji nazewnictwa plików w całej organizacji.

Jeśli nic więcej nie chcesz wynieść z tego artykułu, zwróć uwagę na to: Ustal prosty, ale spójny system nazewnictwa dla swoich plików i trzymaj się go. Może to obejmować kombinację cyfr, inicjałów lub dat. I musisz używać go wojowniczo, z każdą poprawką.

Osobiście stosuję różne metody w zależności od tego, ile osób jest zaangażowanych w projekt. Jeśli tylko ja pracuję nad plikiem, takim jak wersja robocza tego bloga, stosuję prostą strategię nazewnictwa plików. Oznaczę wszystko tylko numerem wersji: „v1”, „v2” itp.

Ale gdy więcej osób się zaangażuje, staję się bardziej szczegółowy. Kiedy recenzuje wiele osób, uważam, że wygodnie jest dołączyć nazwę pliku z inicjałami, aby łatwo zobaczyć, z czyją recenzją pracuję, lub przeskanować pulpit, aby zobaczyć, kto już wprowadził dane. Lubię też dodawać datę do nazwy pliku, na przykład NAZWA_PLIKU_060717. (Prawdą jest, że większość programów do edycji tekstu zapewnia historię wersji w szczegółach pliku – ale to nie pozostaje, jeśli później ponownie otworzysz plik i wprowadzisz niewielką zmianę. Zegar się resetuje). edycje — wprowadzanie wielu zmian w ciągu jednego dnia — lubię oznaczyć rzeczywistą nazwę pliku znacznikiem czasu „poprawka poranna”, „wersja popołudniowa”, a nawet „wersja 14:00” itp., aby wszystko było jasne.

Skonfiguruj przejrzysty przepływ pracy twórczej

Kolejnym krokiem do przejęcia kontroli nad bestią jest ustalenie strategii, kto co przegląda i na jakim etapie. Posiadanie udokumentowanego planu — wymyślnego lub skomplikowanego — może pomóc w utrzymaniu kontroli nad plikami. Są to cechy charakterystyczne przepływu pracy twórczej, który jest kolejnym procesem, którego jestem zwolennikiem. W rzeczywistości możesz być w stanie połączyć te dwa procesy w jeden proces, wydajną pętlę. Ale znowu, podobnie jak w przypadku konwencji nazewnictwa, naprawdę musisz trzymać się planu i egzekwować go.

Umieść wszystkich na tej samej stronie

Masz więc system nazewnictwa plików i plan. To świetnie – dla Ciebie. Ale jeśli chcesz włączyć innych w ten plan, bardzo ważne jest, aby wszyscy pracowali nad tą samą przysłowiową stroną. Oznacza to wdrożenie zasad i procesów nie tylko dla siebie, ale dla całej organizacji.

Stwórz efektywny, wielozadaniowy przepływ pracy i zachęć kogoś do noszenia kapelusza typu A. Ta osoba może dokumentować proces, wysyłać współpracownikom instrukcje dotyczące nazywania i oznaczania plików, organizować mini sesje szkoleniowe i przeprowadzać wyrywkowe kontrole, aby upewnić się i egzekwować przestrzeganie procesu. Wykonywanie rutyny polegającej na pilnowaniu szczegółów nie jest zabawne, ale na dłuższą metę pozwoli zaoszczędzić czas.

„Słowo” o zmianach w torze

Nic tak nie wznieca we mnie gniewu, jak otrzymanie czystego pliku od autora. Myślę: „Hej, wow – nie mieli żadnych zmian”… tylko po to, by zacząć czytać i z przerażeniem zdać sobie sprawę, że dokonali legionów edycji bez ich zanotowania. Kiedy jestem w chwastach, czytam linijka po linijce, aby porównać stare i nowe, aby wychwycić zmiany, z moich uszu wydobywa się dym.

Narzędzia do śledzenia zmian, takie jak Word czy Dokumenty Google, zapewniają łatwy sposób dodawania adnotacji, edytowania i oznaczania. Pomaga mi to szybko zobaczyć, kto i kiedy wprowadził jaką zmianę.

Nie tylko śledzę zmiany podczas pracy z innymi. Włączam tę funkcję podczas wykonywania własnej pracy, aby mieć oko na to, co robię. Uwielbiam to, że program zapisuje moje zmiany i łatwo pozwala mi je zapisywać i cofać, jeśli moje edycje nie są jednak tak doskonałe.

Kuzynem zmian w śledzeniu jest narzędzie do komentowania, które równie uwielbiam. Używam komentarzy, aby przypomnieć sobie o statusie, rzeczach, które muszę wrócić i dokończyć, lub o procesie myślowym. Używam również komentarzy, aby wyjaśnić innym, dlaczego dokonuję pewnych zmian w brzmieniu, dlaczego przepisałem fragment dla tonu i tak dalej.

Wiem, co słyszeliście w przeszłości o zmianach torów – i to prawda. To przytłaczająca wizualnie bestia do walki. Ale programy ewoluowały w sposób, który sprawia, że ​​jest to wykonalne. Teraz można zaznaczać zmiany, ale ukrywać je na bieżąco, dzięki czemu strona pozostaje przejrzysta i łatwa do odczytania, a Ty możesz skupić się tylko na przebiegu i wyglądzie kopii.

Uwaga: nie oznaczaj go jako „ostateczny”, dopóki tak naprawdę nie jest

Jest coś magicznego – i to nie w dobry sposób – co wydaje się dziać, gdy do nazwy pliku dołączam słowo „ostateczny”. To jak wskazówka dla prawa Murphy'ego: w momencie, gdy ogłaszam, że plik jest gotowy, nieuchronnie napływa mnóstwo poprawek i dalszych zmian.

Aby oszukać siebie (i Murphy'ego), nauczyłem się nie używać słowa „ostateczny” w moich plikach, dopóki rzecz nie zostanie wysłana, uruchomiona i nie opuści przysłowiowego budynku. Zamiast tego trzymam się powyższych konwencji nazewnictwa, więc wiem, która wersja jest najnowsza. Dopiero później, gdy wszystko jest gotowe, wracam i robię kopię „Tego, który poszedł do druku” i zmieniam jego tytuł na „Ostateczny”.

Jak dojść do „końcowego” etapu? Zapewnij okno do wewnętrznej oceny klienta. A potem, kiedy jest zamknięte, jest zamknięte. O ile nie jest to kwestia prawna, wysyłaj, kiedy mówisz i trzymaj się tego. Twoi klienci staną w kolejce.

Utwórz archiwum

Archiwizacja – na pulpicie lub dysku w chmurze – to kolejny świetny sposób na śledzenie wersji.

Pracując nad wieloma plikami, przechowuję je w folderze na pulpicie o nazwie „Poprzednie wersje”. W ten sposób, kiedy otwieram mój główny folder roboczy, widzę tylko absolutnie najnowsze. Pomaga mi to uniknąć przytłoczenia lub przeskanowania i pobrania niewłaściwego pliku. Tworzy również ładne archiwum. Kiedy pracuję w ten sposób, tworzę folder, który przechwytuje wszystkie zmiany i poprawki po drodze. Tak więc, jeśli kiedykolwiek będę musiał wrócić do poprzedniej iteracji, łatwo ją znaleźć.

Kiedy wszystko jest powiedziane i zrobione, mogę mieć trzy lub 300 wersji poprawionych plików. Podobnie jak w przypadku zeznań podatkowych, lubię je przechowywać przez jakiś czas… przynajmniej do czasu, gdy moje akta znikną z obiegu. W ten sposób mam przejrzyste archiwum wszystkich zmian, które zostały wprowadzone w trakcie procesu rewizji – coś, do czego mogę wrócić, gdybym musiał wrócić do poprzedniej iteracji, zobaczyć, gdzie wprowadzono dziwną zmianę lub nieznaną edycję itp.

Uwielbiam też pracować z dyskami w chmurze – takimi jak Google Drive, SharePoint czy Dropbox. Właściwie obecnie pracuję prawie wyłącznie na plikach z tych systemów. W ten sposób wiem, że zawsze pracuję nad najnowszą wersją pliku i mogę wykonywać swoją pracę z dowolnego komputera, zamiast wysyłać sobie kopie plików e-mailem. Wiele osób może współtworzyć, edytować lub poprawiać jednocześnie. I utrzymuje automatyczne archiwum.

Rozstanie z myślami: zachowaj czujność podczas wprowadzania zmian

Ostatnia rada: w miarę możliwości staraj się ograniczyć rozpraszanie podczas pracy nad plikami i zmianami. Zamknij drzwi, napij się kawy i wyłącz muzykę (lub włącz, jeśli to pomaga ci się skupić). Nie ma nic gorszego niż wprowadzenie wielu doskonałych zmian, tylko po to, by później zdać sobie sprawę, że dokonałeś ich w niewłaściwej wersji pliku i musisz ponownie wykonać swoją pracę. Lub zapisałeś zmiany w dziwnym miejscu, a plik zniknął. Więc zwróć uwagę.

I to jest ostateczne.

Jaki jest twój ulubiony sposób na zachowanie kontroli wersji? Albo jaką horrorem związanym z plikami chcesz się podzielić?