버전 관리: 버전 관리가 통제 불능 상태가 되지 않도록 하십시오.

파일의 변경 사항에 대한 통제력을 잃는 것은 악몽과 같은 일입니다. 당신은 거래를 알고 있습니다 : 당신은 교묘하게 사본을 만들고 동료들 사이에서 검토를 위해 보내면 모든 사람들이 자신의 의견과 함께 별도의 파일을 다시 보내기 시작합니다. 그들의 피드백을 수락하면 문서 중 하나인 '마스터'에서 변경 사항을 구현하기 시작하고 다른 사람들로부터 추가 의견과 편집을 계속 가져옵니다. 그러나 피드백 루프가 길고 주의가 산만하다면 어떤 문서가 마스터인지 추적하기가 매우 쉬울 수 있습니다.

중요한 변경 사항을 덮어쓰거나 파일 이름을 잘못 변경하는 악몽을 꾸다가 나중에 많은 개정 라운드에서 실수를 깨닫게 되셨을 것입니다. 나는 가지고 있고 그것은 미친 짓입니다. 다른 피드백/수정 사항을 참조하십시오. 동료가 말했습니다. 나는 그런 변화를 만들었다 고 맹세했다.

설상가상으로, 그 물건은 당신이 그것을 잡기도 전에 인쇄되거나 출판됩니다. 최종 버전이 아니라는 사실을 나중에야 알게 됩니다. 공포.

버전 제어 또는 그 부족은 선의의 마케팅 조직을 무너뜨릴 수 있습니다. 진행 중인 라운드, 작업 중인 버전, 변경 사항이 적용되는 위치를 추적하지 못하는 것은 짜증나고 실망스럽고 비효율적입니다.

그렇다면 어떻게 이 야수를 제어할 수 있을까요? 버전을 추적하는 방법, 버전을 저장하는 위치, 파일 이름을 지정하는 방법, 변경 사항을 따르는 방법 등에 대해 이야기해 봅시다.

파일 명명 규칙 설정

간단하지만 매우 효과적인 첫 번째 단계는 조직 전체에 파일 명명 규칙을 설정하는 것입니다.

이 기사에서 다른 것을 빼지 않으려면 다음 사항에 유의하십시오. 파일에 대해 단순하지만 일관된 이름 지정 시스템을 설정하고 이를 고수하십시오. 여기에는 숫자나 이니셜 또는 날짜의 조합이 포함될 수 있습니다. 그리고 개정할 때마다 전투적으로 사용해야 합니다.

개인적으로 프로젝트에 참여하는 사람의 수에 따라 다른 방법을 사용합니다. 이 블로그의 초안과 같이 나만 파일 작업을 하는 경우 간단한 파일 이름 지정 전략을 유지합니다. "v1", "v2" 등의 버전 번호만 붙입니다.

그러나 더 많은 사람들이 참여하면 더 세분화됩니다. 여러 사람이 리뷰를 작성할 때 파일 이름에 이니셜을 추가하여 작업 중인 리뷰를 쉽게 확인하거나 바탕 화면을 스캔하여 누가 이미 의견을 제공했는지 확인하는 것이 편리합니다. 또한 FILENAME_060717과 같이 파일 이름에 날짜를 추가하고 싶습니다. (사실, 대부분의 워드 프로세싱 프로그램은 파일 세부 사항에 개정 기록을 제공하지만 나중에 파일을 다시 열어 약간의 변경을 가해도 유지되지 않습니다. 시계가 재설정됩니다.) 편집 - 하루에 여러 변경 사항 입력 - "아침 개정", "오후 개정" 또는 "오후 개정" 등으로 실제 파일 이름에 타임 스탬프를 찍는 것을 좋아합니다.

명확한 크리에이티브 워크플로 설정

짐승을 통제하기 위한 또 다른 단계는 누가 무엇을, 어떤 단계에서 검토하는지에 대한 전략을 설정하는 것입니다. 화려하거나 복잡하게 문서화된 일종의 계획이 있으면 파일을 계속 제어하는 ​​데 도움이 될 수 있습니다. 이것이 제가 옹호하는 또 다른 프로세스인 창의적인 워크플로의 특징입니다. 실제로 두 가지 프로세스를 하나의 프로세스로 결합하여 효율적으로 급습할 수 있습니다. 그러나 명명 규칙과 마찬가지로 계획을 고수하고 실행해야 합니다.

모든 사람을 같은 페이지에 표시

따라서 파일 명명 시스템과 계획이 있습니다. 훌륭합니다 – 당신을 위해. 그러나 다른 사람을 해당 계획에 연결해야 하는 경우 모든 사람이 동일한 속담 페이지에서 작업하도록 하는 것이 중요합니다. 이는 자신뿐만 아니라 전체 조직을 위한 규칙과 프로세스를 구현하는 것을 의미합니다.

효율적인 교차 기능 워크플로를 설정하고 누군가에게 Type A 모자를 쓰게 하십시오. 이 사람은 프로세스를 문서화하고, 동료에게 파일 이름 지정 및 레이블 지정 방법에 대한 지침을 보내고, 미니 교육 세션을 개최하고, 프로세스가 준수되는지 확인하고 시행하기 위해 불시 점검할 수 있습니다. 세부 사항에 집착하는 루틴을 수행하는 것은 그다지 재미있는 일이 아니지만 장기적으로 시간을 절약할 수 있습니다.

트랙 변경에 대한 "단어"

기여자로부터 깨끗한 파일을 받는 것만큼 저를 화나게 하는 것은 없습니다. 나는 "이봐, 와우 – 그들은 변경 사항이 없었어"라고 생각합니다 ... 단지 읽기 시작하고 공포와 함께 그들이 수정 사항을 표시하지 않고 군단을 편집했다는 것을 깨달았습니다. 잡초 속에서 한 줄 한 줄 읽고 옛 것과 새 것을 비교하며 변화를 포착할 때 그 연기가 귀에서 나온다.

Word 또는 Google Docs와 같은 변경 추적 도구를 사용하면 쉽게 주석을 달고 편집하고 마크업할 수 있습니다. 이를 통해 누가 언제 무엇을 변경했는지 빠르게 확인할 수 있습니다.

나는 다른 사람들과 함께 작업할 때 변경 사항을 추적하지 않습니다. 나는 내 자신의 일을 하는 동안 내가 하고 있는 일을 감시하기 위해 기능을 켭니다. 나는 프로그램이 내 변경 사항을 기록하고 내 편집 내용이 그다지 훌륭하지 않은 경우 쉽게 조정하고 되돌릴 수 있다는 것을 좋아합니다.

트랙 변경의 사촌은 내가 똑같이 좋아하는 댓글 도구입니다. 댓글을 사용하여 상태, 돌아와서 완료해야 할 사항 또는 사고 과정을 상기시킵니다. 또한 댓글을 사용하여 특정 문구를 변경하는 이유, 어조에 대한 구절을 다시 쓴 이유 등을 다른 사람들에게 설명합니다.

나는 당신이 트랙 변경에 대해 과거에 들었던 것을 알고 있으며 그것은 사실입니다. 언쟁하기에는 시각적으로 압도적인 야수입니다. 그러나 프로그램은 이를 관리할 수 있는 방식으로 발전했습니다. 이제 변경 사항을 표시할 수 있지만 이동하면서 숨길 수 있으므로 페이지가 깨끗하고 읽기 쉽게 유지되며 복사본의 흐름과 모양에만 집중할 수 있습니다.

주의: 실제로 완료될 때까지 "최종"이라는 스탬프를 찍지 마십시오.

파일 이름에 "final"이라는 단어를 추가하면 마법 같은 일이 발생합니다. 이것은 머피의 법칙에 대한 단서와 같습니다. 파일이 완료되었다고 선언하는 순간 필연적으로 수많은 편집과 추가 변경 사항이 흘러 들어옵니다.

나 자신(그리고 머피)을 속이기 위해, 물건이 배송되고 출시되고 속담 건물을 떠날 때까지 내 파일에 "최종"이라는 단어를 사용하지 않는 법을 배웠습니다. 대신 위의 명명 규칙을 계속 유지하므로 최신 버전을 알 수 있습니다. 나중에 모든 작업이 완료되면 돌아와서 One That Went To Press의 사본을 만들고 이름을 "Final"로 바꿉니다.

"마지막" 단계에 도달하는 방법? 내부 클라이언트 검토를 위한 창을 제공합니다. 그리고 닫히면 닫힙니다. 법적 문제가 아닌 이상 말할 때 배송하고 고수하십시오. 당신의 고객은 줄을 서게 될 것입니다.

아카이브 만들기

데스크톱 또는 클라우드 드라이브에 보관하는 것은 버전을 추적하는 또 다른 좋은 방법입니다.

여러 파일로 작업할 때 "이전 버전"이라는 내 데스크탑의 폴더에 파일을 보관합니다. 이렇게 하면 기본 작업 폴더를 열 때 가장 최신 항목만 볼 수 있습니다. 압도당하거나 잘못된 파일을 스캔하여 가져오는 일을 방지하는 데 도움이 됩니다. 또한 멋진 아카이브를 만듭니다. 이 방식으로 작업할 때 모든 편집 및 개정 내용을 캡처하는 폴더를 만듭니다. 따라서 이전 반복으로 되돌려야 하는 경우 쉽게 찾을 수 있습니다.

종합해보면 수정된 파일의 버전이 3개 또는 300개일 수 있습니다. 세금 기록과 마찬가지로, 나는 이것을 한동안 보관하고 싶습니다. 적어도 내 파일이 문 밖으로 나올 때까지는요. 이렇게 하면 개정 프로세스 전반에 걸쳐 이루어진 모든 변경 사항을 명확하게 보관할 수 있습니다. 이전 반복으로 되돌려야 할 때 되돌아보고 이상한 변경 사항이나 익숙하지 않은 편집이 도입된 위치 등을 확인할 수 있습니다.

저는 또한 Google Drive, SharePoint 또는 Dropbox와 같은 클라우드 드라이브로 작업하는 것을 좋아합니다. 사실 저는 요즘 거의 이러한 시스템에서 파일 작업을 합니다. 이렇게 하면 항상 최신 버전의 파일로 작업하고 파일 사본을 이메일로 보내지 않고도 모든 컴퓨터에서 작업을 수행할 수 있습니다. 여러 사람이 동시에 기여, 편집 또는 개정할 수 있습니다. 그리고 자동 아카이브를 유지합니다.

이별 생각: 편집할 때 주의하십시오.

마지막 조언: 파일 및 변경 작업을 할 때 가능한 한 주의가 산만해지지 않도록 하십시오. 문을 닫고 커피를 마시고 음악을 끕니다(집중하는 데 도움이 되는 경우 음악을 켭니다). 많은 훌륭한 변경 사항을 만드는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다. 그러나 나중에 파일의 잘못된 버전으로 변경했고 작업을 다시 수행해야 한다는 사실을 깨닫게 됩니다. 또는 이상한 위치에 변경 사항을 저장했는데 파일이 사라졌습니다. 그러니 주의하세요.

그리고 그것은 최종입니다.

버전 제어를 유지하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까? 또는 어떤 파일 관련 공포 이야기를 공유해야 합니까?