版本控制：不要讓你的版本控制失控

失去對文件更改的控制是一場噩夢。 你知道這筆交易：你巧妙地創建副本，將其發送給同行審閱，然後每個人都開始發回單獨的文件和他們的評論。 如果您接受他們的反饋，您將開始在其中一個文檔（您的“主人”）中實施更改，因為您會繼續從其他人那裡引入額外的評論和編輯。 但是，如果反饋循環很長並且您完全分心，那麼很容易忘記哪個文檔是主文檔。

我敢肯定，您經歷過重寫重要更改或錯誤地重命名文件的噩夢，但在許多次修訂後才意識到這個錯誤。 我有，這太瘋狂了。 一位同事說，請參閱我的其他反饋/編輯。 我發誓我做了這些改變，我想。

更糟糕的是：東西在你抓住之前就已經印刷或出版了； 你後來才意識到這是一個非最終版本。 恐怖。

版本控制——或缺乏版本控制——可以摧毀任何善意的營銷組織。 忘記您正在進行的回合、哪個版本是工作版本以及發生了哪些變化，這令人抓狂、沮喪且效率低下。

那麼如何奪取這頭野獸的控制權呢？ 讓我們談談如何跟踪您的版本……在哪裡存儲它們、如何命名文件、如何跟踪更改等。

建立文件命名約定

一個簡單但非常有效的第一步是在整個組織中建立文件命名約定。

如果您從本文中沒有學到任何東西，請注意以下幾點：為您的文件建立一個簡單但一致的命名系統並堅持使用。 這可能包括數字或首字母或日期的組合。 而且你必須積極地使用它，每次修訂。

就個人而言，我會根據參與項目的人數使用不同的方法。 如果只有我在處理一個文件，比如這個博客的草稿，我會保留一個簡單的文件命名策略。 我只用版本號標記所有內容：“v1”、“v2”等。

但是一旦更多人參與進來，我就會變得更加細化。 當多人審閱時，我發現在文件名後附加首字母很方便，這樣我就可以輕鬆地看到我正在處理誰的審閱，或者掃描我的桌面以查看誰已經提供了輸入。 我還喜歡在文件名中添加日期，例如 FILENAME_060717。 （的確，大多數文字處理程序都在文件詳細信息中提供修訂歷史記錄——但如果您稍後重新打開文件並進行微小更改，那將不會保留。時鐘會重置。）編輯——在一天內輸入多個更改——我喜歡用“早上修訂”、“下午修訂”甚至“下午 2 點修訂”等標記實際文件名，以保持一切正常。

建立清晰的創意工作流程

控制野獸的另一個步驟是製定一個策略，由誰審查什麼，在什麼階段審查。 制定某種記錄在案的計劃（花哨的或複雜的）可以幫助您控製文件。 這些是創造性工作流程的標誌，這是我提倡的另一個過程。 事實上，您可以將兩者結合到一個過程中，一種高效的方法。 但同樣，就像命名約定一樣，您確實需要堅持計劃並執行它。

讓所有人都在同一頁面上

所以你有一個文件命名系統和一個計劃。 太好了——對你來說。 但是，如果您需要讓其他人參與該計劃，那麼讓每個人都在同一個眾所周知的頁面上工作是至關重要的。 這意味著不僅要為您自己，還要為整個組織實施規則和流程。

建立高效的跨職能工作流程，讓某人戴上 A 型帽子。 此人可以記錄流程，向同事發送有關如何命名和標記文件的說明，舉辦小型培訓課程，並進行抽查以確保和強制執行流程。 執行注重細節的例程並不是很有趣，但從長遠來看會節省時間。

跟踪變化的“詞”

沒有什麼比從貢獻者那裡收到一份乾淨的文件更讓我生氣的了。 我想，“嘿，哇——他們沒有任何改變”……只是開始通讀並驚恐地意識到，他們進行了大量的編輯而沒有註明。 當我在雜草叢中，逐行閱讀以比較新舊以捕捉變化時，我的耳朵就會冒煙。

更改跟踪工具，如 Word 或 Google Docs 中的工具，提供了一種註釋、編輯和標記的簡便方法。 這有助於我快速了解誰在何時進行了哪些更改。

與他人合作時，我不只是跟踪變化。 我在做自己的工作時打開該功能以密切關注我在做什麼。 我喜歡這個程序會記錄我的更改，如果我的編輯畢竟不是那麼出色，我可以輕鬆地設置和恢復。

跟踪更改的表親是評論工具，我同樣喜歡它。 我使用評論來提醒自己狀態、我需要回來完成的事情或思考過程。 我還使用評論向其他人解釋為什麼我要進行某些措辭更改，為什麼我重寫了一段語氣等等。

我知道您過去聽說過有關軌道變更的內容——這是真的。 這是一個視覺上難以抗拒的野獸。 但是這些程序已經以一種使它易於管理的方式發展。 現在可以標記更改但在您進行時隱藏它們，因此您的頁面保持乾淨且易於閱讀，您可以只關注副本的流程和外觀。

注意：在它真正完成之前，不要將其標記為“最終”

當我在文件名後附加單詞“final”時，似乎發生了一些神奇的事情——而且不是以一種好的方式。 這就像墨菲定律的提示：當我宣布文件完成的那一刻，不可避免地會有大量的編輯和進一步的變化。

為了欺騙我自己（和 Murphy），我學會了在我的文件上使用“最終”這個詞，直到我的文件已經發貨、啟動並離開眾所周知的大樓。 相反，我繼續遵循上面的命名約定，所以我知道哪個版本是最新的。 只是稍後，一旦一切都完成了，我才會回來複製一份即將出版的，並將其重命名為“最終版”。

如何進入“最終”階段？ 為內部客戶審查提供一個窗口。 然後，當它關閉時，它就關閉了。 除非這是一個法律問題，否則請在您說出並堅持的時候發貨。 你的客戶會排隊。

創建存檔

在您的桌面或云驅動器上存檔是另一種跟踪版本的好方法。

當我處理多個文件時，我將它們存儲在桌面上一個名為“以前的版本”的文件夾中。 這樣，當我打開我的主要工作文件夾時，我只能看到絕對最新的。 它有助於防止我不知所措或掃描並抓取錯誤的文件。 它還可以創建一個很好的存檔。 當我以這種方式工作時，我創建了一個文件夾，用於捕獲沿途的所有編輯和修訂。 所以，如果我需要恢復到以前的迭代，很容易找到。

歸根結底，我可能有三個或 300 個版本的修訂文件。 就像稅務記錄一樣，我喜歡保留這些文件一段時間……至少在我的文件被拿出來之前。 這樣，我就有了整個修訂過程中所做的所有更改的清晰存檔——如果我需要恢復到以前的迭代，我可以回顧一些東西，看看在哪裡引入了奇怪的更改或不熟悉的編輯，等等。

我也喜歡使用雲驅動器——例如 Google Drive 或 SharePoint 或 Dropbox。 事實上，這些天我幾乎只處理這些系統之外的文件。 這樣我就知道我一直在處理最新版本的文件，而且我可以在任何計算機上完成我的工作，而不必通過電子郵件將文件副本發送給自己。 多人可以同時貢獻、編輯或修改。 它保留一個自動存檔。

離別的想法：進行編輯時要保持警惕

最後一點建議：在處理文件和更改時，盡量減少分心。 關上門，喝點咖啡，然後關掉音樂（或者打開，如果這能幫助你集中註意力的話）。 沒有什麼比進行大量出色更改更糟糕的了，後來才意識到您將它們更改為錯誤的文件版本並且需要重做您的工作。 或者，您將更改保存在一個陌生的地方並且文件現在丟失了。 所以要注意。

這是最終的。

您最喜歡保持版本控制的方式是什麼？ 或者您必須分享什麼與文件相關的恐怖故事？