Versionskontrolle: Lassen Sie Ihre Versionierung nicht außer Kontrolle geraten

Die Kontrolle über Änderungen in einer Datei zu verlieren, ist der Stoff für Alpträume. Sie kennen den Deal: Sie erstellen geschickt eine Kopie, senden sie zur Überprüfung an Ihre Kollegen herum, und dann beginnt jeder, separate Dateien mit ihren Kommentaren zurückzusenden. Wenn Sie ihr Feedback akzeptieren, beginnen Sie mit der Implementierung der Änderungen in einem der Dokumente – Ihrem „Master“ –, während Sie weitere Kommentare und Änderungen von anderen Personen einbringen. Aber wenn die Rückkopplungsschleife lang ist und Sie abgelenkt sind, kann es erschreckend leicht sein, den Überblick darüber zu verlieren, welches Dokument der Master ist.

Ich bin sicher, Sie haben den Alptraum erlebt, wichtige Änderungen zu überschreiben oder eine Datei falsch umzubenennen, nur um den Fehler viele Revisionsrunden später zu bemerken. Ich habe, und es macht verrückt. Bitte sehen Sie sich meine anderen Rückmeldungen/Änderungen an, sagt ein Kollege. Ich habe geschworen, dass ich diese Änderungen vorgenommen habe , glaube ich.

Schlimmer noch: Das Ding wird gedruckt oder veröffentlicht, bevor Sie es fangen; man merkt erst später, dass es sich um eine nicht finale Version handelt. Grusel.

Versionskontrolle – oder deren Fehlen – kann jede wohlmeinende Marketingorganisation zu Fall bringen. Den Überblick darüber zu verlieren, in welcher Runde Sie sich befinden, welche die funktionierende Version ist und wo Änderungen vorgenommen wurden, ist ärgerlich, frustrierend und ineffizient.

Wie also kann man diesem Biest die Kontrolle entreißen? Lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie Ihre Versionen im Auge behalten … wo Sie sie speichern, wie Sie Dateien benennen, wie Sie Änderungen verfolgen usw.

Legen Sie Dateinamenskonventionen fest

Ein einfacher, aber äußerst effektiver erster Schritt besteht darin, Dateinamenskonventionen in Ihrer gesamten Organisation festzulegen.

Wenn Sie aus diesem Artikel nichts weiter mitnehmen, beherzigen Sie Folgendes: Richten Sie ein einfaches, aber konsistentes Namenssystem für Ihre Dateien ein und halten Sie sich daran. Dies kann eine Kombination aus Ziffern oder Initialen oder Daten umfassen. Und Sie müssen es bei jeder Überarbeitung militant einsetzen.

Ich persönlich verwende unterschiedliche Methoden, je nachdem, wie viele Personen an einem Projekt beteiligt sind. Wenn nur ich an einer Datei arbeite, wie im Entwurf dieses Blogs, halte ich mich an eine einfache Dateibenennungsstrategie. Ich beschrifte alles nur mit der Versionsnummer: „v1“, „v2“ usw.

Aber sobald mehr Leute involviert sind, werde ich granularer. Wenn mehrere Personen eine Überprüfung vornehmen, finde ich es praktisch, einen Dateinamen mit Initialen anzuhängen, damit ich leicht sehen kann, an wessen Überprüfung ich arbeite, oder meinen Desktop scannen, um zu sehen, wer bereits Eingaben gemacht hat. Ich füge dem Dateinamen auch gerne ein Datum hinzu, z. B. FILENAME_060717. (Zwar bieten die meisten Textverarbeitungsprogramme eine Änderungshistorie in den Dateidetails – aber das bleibt nicht erhalten, wenn Sie später eine Datei erneut öffnen und eine winzige Änderung vornehmen. Die Uhr wird zurückgesetzt.) Und wenn Sie mit umfangreichem, schnellem Tempo arbeiten Bearbeitungen – mehrere Änderungen an einem Tag eingeben – Ich mag es, den tatsächlichen Dateinamen mit „Morgen-Revision“, „Nachmittags-Revision“ oder sogar „14-Uhr-Revision“ usw. mit einem Zeitstempel zu versehen, um alles übersichtlich zu halten.

Richten Sie einen klaren kreativen Workflow ein

Ein weiterer Schritt, um die Kontrolle über das Biest zu erlangen, besteht darin, eine Strategie festzulegen, wer was in welcher Phase überprüft. Ein dokumentierter Plan – ausgefallen oder kompliziert – kann Ihnen dabei helfen, die Kontrolle über Ihre Dateien zu behalten. Dies sind die Kennzeichen eines kreativen Workflows, der ein weiterer Prozess ist, den ich befürworte. Tatsächlich können Sie die beiden möglicherweise in einem Prozess vereinen, einem effizienten Sturzflug. Aber noch einmal, wie bei der Namenskonvention müssen Sie sich wirklich an den Plan halten und ihn durchsetzen.

Bringen Sie alle auf die gleiche Seite

Sie haben also ein Dateibenennungssystem und einen Plan. Das ist großartig – für Sie. Aber wenn Sie andere in diesen Plan einbinden müssen, ist es wichtig, dass alle am gleichen Strang ziehen. Das bedeutet, Regeln und Prozesse umzusetzen, nicht nur für Sie selbst, sondern für die gesamte Organisation.

Etablieren Sie einen effizienten funktionsübergreifenden Workflow und bringen Sie jemanden dazu, den Typ-A-Hut zu tragen. Diese Person kann den Prozess dokumentieren, Anweisungen an Kollegen senden, wie sie ihre Dateien benennen und kennzeichnen, Mini-Schulungen abhalten und Stichproben durchführen, um sicherzustellen und durchzusetzen, dass der Prozess eingehalten wird. Die Routine der Detailtreue macht nicht viel Spaß, spart aber auf lange Sicht Zeit.

Ein „Wort“ zu Streckenänderungen

Es gibt nichts, was mich wütender macht, als eine saubere Datei von einem Mitwirkenden zu erhalten. Ich denke: „Hey, wow – sie hatten keine Änderungen“ … nur um mit dem Lesen anzufangen und mit Entsetzen festzustellen, dass sie Legionen von Bearbeitungen vorgenommen haben, ohne sie zu notieren. Wenn ich im Unkraut bin, Zeile für Zeile lese, um das Alte mit dem Neuen zu vergleichen, um Änderungen zu erkennen, kommt mir Rauch aus den Ohren.

Tools zur Änderungsverfolgung, wie die in Word oder Google Docs, bieten eine einfache Möglichkeit zum Kommentieren, Bearbeiten und Markieren. So kann ich schnell erkennen, wer wann welche Änderung vorgenommen hat.

Ich verfolge nicht nur Änderungen, wenn ich mit anderen zusammenarbeite. Ich schalte die Funktion ein, während ich meine eigene Arbeit erledige, um zu verfolgen, was ich tue. Ich finde es toll, dass das Programm meine Änderungen aufzeichnet und es mir leicht ermöglicht, zu starten und zurückzukehren, wenn meine Änderungen doch nicht so herausragend sind.

Ein Cousin von Track-Änderungen ist das Kommentar-Tool, das ich ebenso liebe. Ich verwende Kommentare, um mich an Status, Dinge, die ich zurückkommen und vervollständigen muss, oder Denkprozesse zu erinnern. Ich verwende Kommentare auch, um anderen zu erklären, warum ich bestimmte Formulierungen ändere, warum ich eine Passage für den Ton umschreibe und so weiter.

Ich weiß, was Sie in der Vergangenheit über Streckenänderungen gehört haben – und es stimmt. Es ist ein visuell überwältigendes Biest, mit dem man sich auseinandersetzen muss. Aber die Programme haben sich so entwickelt, dass dies überschaubar ist. Jetzt ist es möglich, Änderungen zu markieren, sie aber während des Vorgangs auszublenden, sodass Ihre Seite sauber und leicht lesbar bleibt und Sie sich nur auf den Fluss und das Aussehen der Kopie konzentrieren können.

Achtung: Stempeln Sie es erst „endgültig“, wenn es wirklich so ist

Es scheint etwas Magisches – und nicht auf eine gute Art – zu passieren, wenn ich einen Dateinamen mit dem Wort „final“ anhänge. Es ist wie ein Hinweis auf Murphys Gesetz: In dem Moment, in dem ich eine Datei für fertig erkläre, tröpfeln unweigerlich eine Menge Bearbeitungen und weitere Änderungen herein.

Um mich (und Murphy) auszutricksen, habe ich gelernt, das Wort „endgültig“ nicht in meinen Akten zu verwenden, bis das Ding versendet, gestartet und das sprichwörtliche Gebäude verlassen hat. Stattdessen halte ich mich an die oben genannten Namenskonventionen, damit ich weiß, welche Version die neueste ist. Erst später, wenn alles fertig ist, komme ich zurück und mache eine Kopie von One That Went To Press und benenne es in „Final“ um.

Wie komme ich zur „letzten“ Phase? Stellen Sie ein Fenster für die interne Überprüfung durch den Kunden bereit. Und wenn es geschlossen ist, ist es geschlossen. Sofern es sich nicht um ein rechtliches Problem handelt, versenden Sie, wann Sie es sagen, und halten Sie sich daran. Ihre Kunden werden sich einreihen.

Erstellen Sie ein Archiv

Die Archivierung – auf Ihrem Desktop oder einem Cloud-Laufwerk – ist eine weitere großartige Möglichkeit, Versionen im Auge zu behalten.

Wenn ich an mehreren Dateien arbeite, verstaue ich sie in einem Ordner auf meinem Desktop mit dem Namen „Vorherige Versionen“. Auf diese Weise sehe ich, wenn ich meinen Hauptarbeitsordner öffne, nur das absolut Neueste. Es hilft mir, nicht überwältigt zu werden oder zu scannen und die falsche Datei zu greifen. Es macht auch für ein schönes Archiv. Wenn ich auf diese Weise arbeite, erstelle ich einen Ordner, der alle Änderungen und Überarbeitungen auf dem Weg erfasst. Wenn ich also jemals zu einer früheren Iteration zurückkehren muss, ist sie leicht zu finden.

Wenn alles gesagt und getan ist, habe ich vielleicht drei oder 300 Versionen von überarbeiteten Dateien. Ähnlich wie Steuerunterlagen bewahre ich diese gerne für eine Weile auf … zumindest bis meine Akten aus der Tür sind. Auf diese Weise habe ich ein übersichtliches Archiv aller Änderungen, die während des Überarbeitungsprozesses vorgenommen wurden – etwas, auf das ich zurückblicken kann, falls ich zu einer früheren Iteration zurückkehren muss, sehen muss, wo eine seltsame Änderung oder eine unbekannte Bearbeitung eingeführt wurde usw.

Ich arbeite auch gerne mit Cloud-Laufwerken – wie Google Drive oder SharePoint oder Dropbox. Tatsächlich arbeite ich heutzutage fast ausschließlich mit Dateien aus diesen Systemen. Auf diese Weise weiß ich, dass ich immer an der neuesten Version einer Datei arbeite, und ich kann meine Arbeit von jedem Computer aus erledigen, anstatt mir Kopien der Dateien per E-Mail zusenden zu müssen. Mehrere Personen können gleichzeitig beitragen, bearbeiten oder überarbeiten. Und es führt ein automatisches Archiv.

Abschiedsgedanken: Seien Sie wachsam, wenn Sie Ihre Änderungen vornehmen

Ein letzter Ratschlag: Versuchen Sie, Ihre Ablenkungen bei der Arbeit an Dateien und Änderungen so weit wie möglich einzuschränken. Schließen Sie die Tür, trinken Sie einen Kaffee und schalten Sie die Musik aus (oder ein, wenn Ihnen das hilft, sich zu konzentrieren). Es gibt nichts Schlimmeres, als eine Menge hervorragender Änderungen vorzunehmen, nur um später festzustellen, dass Sie sie an der falschen Version einer Datei vorgenommen haben und Ihre Arbeit wiederholen müssen. Oder Sie haben die Änderungen an einem fremden Ort gespeichert und die Datei ist jetzt verschwunden. Also pass auf.

Und das ist endgültig.

Was ist Ihre bevorzugte Art, die Versionskontrolle zu behalten? Oder welche dateibezogene Horrorgeschichte haben Sie zu teilen?