Kontrol Versi: Jangan biarkan versi Anda lepas kendali

Kehilangan kendali atas perubahan dalam file adalah mimpi buruk. Anda tahu masalahnya: Anda dengan cerdik membuat salinan, mengirimkannya untuk ditinjau di antara rekan Anda, dan kemudian semua orang mulai mengirim kembali file terpisah dengan komentar mereka. Jika Anda menerima umpan balik mereka, Anda mulai menerapkan perubahan di salah satu dokumen – 'master' Anda – sambil terus memasukkan komentar dan suntingan tambahan dari orang lain. Namun jika loop umpan baliknya panjang dan Anda sama sekali terganggu, akan sangat mudah untuk kehilangan jejak dokumen mana yang menjadi masternya.

Saya yakin Anda pernah mengalami mimpi buruk karena menimpa perubahan penting atau mengganti nama file secara tidak benar, hanya untuk menyadari kesalahan tersebut di banyak putaran revisi nanti. Saya punya, dan itu gila. Silakan lihat umpan balik / suntingan saya yang lain, kata seorang kolega. Saya bersumpah saya membuat perubahan itu , saya pikir.

Lebih buruk lagi: Benda itu dicetak atau diterbitkan sebelum Anda menangkapnya; Anda baru menyadari kemudian bahwa itu adalah versi non-final. Kengerian.

Kontrol versi – atau kekurangannya – dapat menjatuhkan organisasi pemasaran yang bermaksud baik. Kehilangan jejak di babak mana Anda berada, versi mana yang berfungsi, dan ke mana perubahan terjadi, menjengkelkan, membuat frustrasi, dan tidak efisien.

Jadi bagaimana cara merebut kendali binatang ini? Mari kita bicara tentang cara melacak versi Anda … di mana menyimpannya, cara memberi nama file, cara mengikuti perubahan, dll.

Tetapkan konvensi penamaan file

Satu langkah pertama yang sederhana namun sangat efektif adalah membuat konvensi penamaan file di seluruh organisasi Anda.

Jika Anda tidak mengambil apa pun dari artikel ini, perhatikan ini: Buat sistem penamaan yang sederhana namun konsisten untuk file Anda dan patuhi itu. Ini mungkin termasuk kombinasi angka atau inisial atau tanggal. Dan Anda harus menggunakannya secara militan, dengan setiap revisi.

Secara pribadi, saya menggunakan metode yang berbeda tergantung pada berapa banyak orang yang terlibat dalam suatu proyek. Jika hanya saya yang mengerjakan file, seperti draf blog ini, saya tetap menggunakan strategi penamaan file yang sederhana. Saya melabeli semuanya dengan nomor versi saja: "v1", "v2", dll.

Tapi begitu lebih banyak orang terlibat, saya menjadi lebih terperinci. Saat banyak orang mengulas, saya merasa berguna untuk menambahkan nama file dengan inisial sehingga saya dapat dengan mudah melihat ulasan siapa yang sedang saya kerjakan atau memindai desktop saya untuk melihat siapa yang telah memberikan masukan. Saya juga suka menambahkan tanggal pada nama file, seperti FILENAME_060717. (Benar, sebagian besar program pengolah kata memberikan riwayat revisi dalam detail file – tetapi itu tidak berlaku jika Anda kemudian membuka kembali file dan membuat perubahan kecil. Jam disetel ulang.) Dan saat bekerja dengan ekstensif, serba cepat suntingan – memasukkan beberapa perubahan dalam satu hari – Saya suka memberi stempel waktu pada nama file yang sebenarnya dengan “revisi pagi”, “revisi sore”, atau bahkan “revisi jam 2 siang”, dll., agar semuanya tetap lurus.

Siapkan alur kerja materi iklan yang jelas

Langkah lain untuk mendapatkan kendali atas binatang itu adalah menetapkan strategi siapa yang meninjau apa, dan pada tahap apa. Memiliki semacam rencana yang didokumentasikan – mewah atau rumit – dapat membantu Anda tetap mengontrol file. Ini adalah keunggulan alur kerja kreatif, yang merupakan proses lain yang saya anjurkan. Nyatanya, Anda mungkin bisa mengawinkan keduanya menjadi satu proses, sebuah gerakan yang efisien. Tapi sekali lagi, seperti konvensi penamaan, Anda benar-benar harus tetap berpegang pada rencana dan menerapkannya.

Dapatkan semua orang di halaman yang sama

Jadi, Anda memiliki sistem penamaan file dan rencana. Itu bagus - untuk Anda. Tetapi jika Anda perlu memasukkan orang lain ke dalam rencana itu, sangat penting untuk membuat semua orang mengerjakan halaman pepatah yang sama. Ini berarti menerapkan aturan dan proses, bukan hanya untuk diri Anda sendiri, tetapi untuk seluruh organisasi.

Tetapkan alur kerja lintas fungsi yang efisien dan minta seseorang untuk memakai topi Tipe A. Orang ini dapat mendokumentasikan prosesnya, mengirimkan instruksi kepada rekan kerja tentang cara memberi nama dan melabeli file mereka, mengadakan sesi pelatihan mini, dan pemeriksaan langsung untuk memastikan dan menegakkan bahwa proses tersebut dipatuhi. Melakukan rutinitas ketat untuk detail tidak terlalu menyenangkan, tetapi akan menghemat waktu dalam jangka panjang.

Sebuah "Kata" di trek berubah

Tidak ada yang membuat saya marah seperti menerima file bersih dari kontributor. Saya berpikir, "Hei, wow - tidak ada perubahan"... hanya untuk mulai membaca dan menyadari, dengan ngeri, bahwa mereka telah membuat banyak suntingan tanpa memberi tahu mereka. Saat saya berada di rerumputan, membaca baris demi baris untuk membandingkan yang lama dan yang baru untuk menangkap perubahan, asap itu keluar dari telinga saya.

Alat pelacak perubahan, seperti yang ada di Word atau Google Documents, menyediakan cara mudah untuk membuat anotasi, mengedit, dan menandai. Ini membantu saya dengan cepat melihat siapa yang membuat perubahan apa dan kapan.

Saya tidak hanya melacak perubahan saat bekerja dengan orang lain. Saya mengaktifkan fungsi saat melakukan pekerjaan saya sendiri untuk mengawasi apa yang saya lakukan. Saya suka bahwa program mencatat perubahan saya dan dengan mudah memungkinkan saya untuk melakukan stet dan mengembalikan jika suntingan saya tidak begitu bagus.

Sepupu perubahan trek adalah alat komentar, yang sama-sama saya sukai. Saya menggunakan komentar untuk mengingatkan diri sendiri tentang status, hal-hal yang perlu saya kembalikan dan selesaikan, atau proses berpikir. Saya juga menggunakan komentar untuk menjelaskan kepada orang lain mengapa saya mengubah kata-kata tertentu, mengapa saya menulis ulang suatu bagian untuk nada, dan sebagainya.

Saya tahu apa yang pernah Anda dengar di masa lalu tentang perubahan trek – dan itu benar. Ini adalah binatang yang luar biasa secara visual untuk bertengkar. Tetapi program telah berkembang sedemikian rupa sehingga hal ini dapat dikelola. Sekarang mungkin untuk menandai perubahan tetapi menyembunyikannya saat Anda pergi, sehingga halaman Anda tetap bersih dan mudah dibaca dan Anda dapat fokus hanya pada alur dan tampilan salinan.

Perhatian: Jangan cap "final" sampai benar-benar

Ada sesuatu yang ajaib – dan bukan dengan cara yang baik – yang tampaknya terjadi saat saya menambahkan nama file dengan kata "final". Ini seperti isyarat untuk Hukum Murphy: Saat saya mengumumkan bahwa sebuah file telah selesai, pasti ada sejumlah pengeditan dan perubahan lebih lanjut.

Untuk mengelabui diri saya sendiri (dan Murphy), saya telah belajar untuk tidak menggunakan kata "final" pada file saya sampai file tersebut dikirim, diluncurkan, dan meninggalkan gedung pepatah. Sebaliknya, saya tetap mengikuti konvensi penamaan di atas sehingga saya tahu versi mana yang terbaru. Baru kemudian, setelah semuanya selesai, saya kembali dan membuat salinan One That Went To Press dan menamainya "Final".

Bagaimana menuju ke tahap "final"? Sediakan jendela untuk peninjauan klien internal. Dan kemudian, ketika ditutup, ditutup. Kecuali itu masalah hukum, kirimkan saat Anda mengatakannya dan patuhi itu. Klien Anda akan mengantre.

Buat arsip

Pengarsipan – di desktop atau drive cloud Anda – adalah cara hebat lainnya untuk melacak versi.

Saat saya mengerjakan banyak file, saya menyimpannya di folder di desktop saya yang disebut "Versi Sebelumnya". Dengan cara ini, ketika saya membuka folder kerja utama saya, saya hanya melihat yang terbaru. Ini membantu saya agar tidak kewalahan atau memindai dan mengambil file yang salah. Itu juga membuat arsip yang bagus. Ketika saya bekerja dengan cara ini, saya membuat folder yang menangkap semua pengeditan dan revisi di sepanjang jalan. Jadi, jika saya perlu kembali ke iterasi sebelumnya, itu mudah ditemukan.

Ketika semua dikatakan dan dilakukan, saya mungkin memiliki tiga atau 300 versi file yang direvisi. Sama seperti catatan pajak, saya suka menyimpan ini untuk sementara waktu… setidaknya sampai file saya keluar dari pintu. Dengan cara ini, saya memiliki arsip yang jelas dari semua perubahan yang telah dilakukan selama proses revisi – sesuatu untuk dilihat kembali jika saya perlu kembali ke iterasi sebelumnya, melihat di mana perubahan yang aneh atau suntingan asing diperkenalkan, dll.

Saya juga senang bekerja dengan drive awan – seperti Google Drive atau SharePoint atau Dropbox. Nyatanya, saya hampir secara eksklusif mengerjakan file dari sistem ini akhir-akhir ini. Dengan begitu, saya tahu bahwa saya selalu mengerjakan versi terbaru dari sebuah file, dan saya dapat melakukan pekerjaan saya dari komputer mana pun, daripada harus mengirim sendiri salinan file melalui email. Banyak orang dapat berkontribusi, mengedit, atau merevisi secara bersamaan. Dan itu menyimpan arsip otomatis.

Pikiran perpisahan: Berhati-hatilah saat melakukan pengeditan

Satu nasihat terakhir: Sebisa mungkin, cobalah untuk membatasi gangguan Anda saat mengerjakan file dan perubahan. Tutup pintu, minum kopi, dan matikan musik (atau nyalakan, jika itu membantu Anda fokus). Tidak ada yang lebih buruk daripada membuat sejumlah perubahan yang sangat baik, hanya untuk kemudian menyadari bahwa Anda membuat versi file yang salah dan perlu mengulang pekerjaan Anda. Atau, Anda telah menyimpan perubahan di tempat yang asing dan file tersebut sekarang hilang. Jadi perhatikan.

Dan itu sudah final.

Apa cara favorit Anda untuk mempertahankan kontrol versi? Atau cerita horor terkait file apa yang ingin Anda bagikan?